学校档案管理的培训参照市公开课一等奖省赛课微课金奖课件

规范档案管理服务学校发展GUIFANDANG’ANGUANLIFUWUXUEXIAOFAZHAN1/81规范档案管理服务学校发展档案和资料（文件）区分学校档案工作内容和基本标准档案搜集和整理档案立卷和归档档案保管和利用完善学校档案工作

2/81一、档案和资料

DANG’ANHEZILIAO3/81（一）什么是档案

档案：国家机构、社会组织、企事业单位和个人在政治、经济、科技、文化等社会实践活动中直接形成含有使用价值历史统计材料。反应社会科学技术、生产建设和各项工作活动、民俗活动历史真实面貌。中国古代有甲骨、金文、石刻、竹简、木牍、缣帛等档案。当代档案，按内容和性质，有文书档案、科技档案、人事档案、艺术档案和其它各类专门性档案；按形式，有文件、电报、书信、手稿、报表、图纸、照片、影片、唱片、录音带、录像带等。

——《辞海》4/81（一）什么是档案

本法所称档案，是指过去和现在国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成对国家和社会有保留价值各种文字、图表、声像等不一样形式历史统计。

——《中华人民共和国档案法》

5/81（二）什么是中小学校档案

中小学校档案是指学校在各项活动中形成含有现实查考使用价值和历史研究价值各种文字、图表、声像等不一样形式历史统计。

——《上海市中小学校档案管理暂行方法》6/81（二）什么是中小学校档案

中小学校档案，包含文书档案、教育教学档案、教师业务档案、会计档案、科技档案、声像档案。

——《上海市中小学校档案管理暂行方法》

各门类档案，包含文书档案、教学档案、教师业务档案、会计档案、基建档案、设备档案、科研档案、产品档案、声像档案、荣誉档案等。

——上海市教委：《上海市中小学档案工作标准》7/81（三）档案与资料（文件）区分1、同本单位实践活动关系不一样。

凡是直接记叙和反应本单位活动并经归档保留属档案；资料则多是未经归档保留，或为了工作参考目标而搜集、购置来材料。2、对本单位发挥作用不一样。

档案是本单位活动直接统计，所以含有历史查考作用和凭证作用；而资料则多是搜集或利用各种伎俩搜集来各种材料，对本单位活动不含有凭证作用。8/81（三）档案与资料（文件）区分

●档案由文件转化而来,文件办理完成，经过判定、整理、归档后形成档案。●文件是档案前身，档案是文件归宿。9/81二、学校档案管理

工作内容和基本标准

XUEXIAODANG’ANGUANLIDE

GONGZUONEIRONGHEJIBENGYUANZE

10/81（一）学校档案管理工作内容

档案工作包含：档案搜集、整理、立卷、归档、保管和提供利用。——《上海市中小学校档案管理暂行方法》

11/81（一）学校档案管理工作内容档案工作主要步骤收集整理立卷归档保管利用12/81（二）档案工作基本标准

搜集齐全分类合理立卷科学归档及时保管安全使用方便

13/81三、档案搜集和整理

DANG’ANDESHOUJIHEZHENGLI14/81（一）归档范围是什么？

按照国家档案局关于文件材料归档要求，应该立卷归档材料由单位文书或者业务机构搜集齐全，并进行整理、立卷，定时交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档。——《中华人民共和国档案法实施方法》

15/81（一）归档范围是什么？

凡是在学校各项活动中形成含有保留、查考、利用价值各种文字、图表、声像材料，包含党组织、行政、工会、团体（学生会）组织以及教育、教学、科技活动、生产、基建、设备、人事、保卫、会计等工作中形成各种材料均属于归档范围。——《上海市中小学校档案管理暂行方法》

16/81（一）归档范围是什么？

依据法规性规章文件：《上海市中、小学档案案卷类目及保管期限表》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限要求》

17/81（一）归档范围是什么？沪档[1992]第51号沪档[1992]第50号18/81（一）归档范围是什么？《上海市中、小学档案案卷类目及保管期限表》

一、文书档案；二、教学档案；三、会计档案；四、科技档案；五、声像档案。

19/81（一）归档范围是什么？“文书档案”范围

包括学校以下七个部门——党支部校长室（办公室）教诲处（教务处、政教处）总务处校办厂工会团体（学生会、教工团支部）20/81（一）归档范围是什么？“教学档案”范围：包括学校工作十个方面——教学管理综合类招生工作类教材类课堂教学类试验实习类学籍管理类体育保健类毕业分配类教师队伍建设类教师业务档案

21/81（一）归档范围是什么？上海市中、小学档案案卷类目及保管期限表一、文书档案

1、党支部

1-1上级党委下发关于学校开展党支部工作情况通知、要求长久

1-2

本校党支部年度（或年）工作计划、总结和主要工作汇报、汇报永久

1-3本校支委会会议统计永久

1-4本校党支部大会会议统计长久

1-5

本校党员名册、党员、党组织统计年报表永久

1-6

本校党支部改选工作意见及改选结果，上级党委批复永久

1-7本校党员教育，民主评议材料主要长久普通短期

22/81（一）归档范围是什么？

1-8

党组织发展党员工作意见、汇报，上级对发展党员预审、批复、转正通知主要永久普通短期

1-9本校党组织和党员评先创优活动材料市级以上永久

区县级以下长久

1-10

本校党员违纪处罚汇报和上级党委或本机关同意批复永久

1-11本校教职员复查，更正结论汇报上级党委批复永久

1-12党纪检工作意见、汇报及相关材料长久

1-13本校党员组织关系转移介绍信、存根长久

1-14本校党费收、缴、支出凭证材料短期23/81（一）归档范围是什么？2、校长室（办公室）

2-1本校编制年鉴、大事记永久

2-2本校校务日志长久

2-3本校校史、组织机构沿革永久

2-4本校年工作计划、总结和主要工作汇报永久

2-5本校行政会议或校务会议统计永久

2-6本校制订管理制度、条例、岗位责任制等材料长久

2-7本校重大活动材料（校庆、校友会、校运会、校艺术节等）永久

2-8本校庆贺教师节活动形成材料◎主要长久◎普通短期

2-9市、区（县）教育局相关人事、工资、福利问题要求、方法、通知◎主要长久◎普通短期

2-10本校向上级汇报、请示及批复◎主要永久◎普通短期24/81（一）归档范围是什么？2-11本校专题工作调查、检验、普查材料◎主要永久◎普通长久2-12本校外事接待工作形成相关材料◎主要长久◎普通短期2-13各类报登载载相关本校情况通讯报道和上级领导对本校主要题词◎主要永久◎普通长久2-14本校关于机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印信等请示、批复和汇报永久2-15本校教职员名册、履历表及劳开工资年报表永久2-16本校中层干部、年级组长、教研组长名册长久2-17本校评选各种先进集体、先进个人材料◎市级以上永久◎区县级以下长久2-18反应本校成绩荣誉证书、有纪念凭证作用实物、校刊资料◎市级以上永久◎区县级以下长久2-19本校教职员犯错误处罚材料长久2-20本校发生各种事故汇报和相关材料◎主要永久◎普通长久25/81（一）归档范围是什么？2-21本校教师工作情况记录表、统计册、考评表长久2-22本校教职员工资调整和评定工资计划、总结、审批表、统计表及新教师转正、定级相关材料长久2-23本校教职员调动介绍信、存根及相关审批表长久2-24本校教职员离退休名册和改变待遇审批表长久2-25本校教职员三十年教龄荣誉证书名册长久2-26本校教职员申请出国、出境材料长久2-27本校教职员申请离职、辞职材料长久2-28本校教师支援外省市及郊县等相关材料短期2-29本校职改领导小组、评审小组建立请示、批复、评审会议统计、计划、总结等长久2-30本校教职员职称申请表长久26/81（一）归档范围是什么？2-31各系列专业技术职务评审结果批复、名册永久2-32发放专业技术职务资格证书名册、聘用名册长久2-33相关职改工作中形成有查考、利用价值文件材料长久2-34本校相关安全、保卫工作材料短期2-35本校聘用退休工人、代课教师审批表及相关材料短期2-36本校教职员困难补助材料短期2-37本校教职员考勤统计短期2-38本校教职员住房情况及分房统计短期2-39本校教职员献血名单短期2-40本校教职员独生儿女名单长久2-41本校死亡人员抚恤统计短期2-42本校关于处理人民来信来访材料主要普通长久短期2-43本校关于人代会代表推荐材料长久2-44本校各民主党派、少数民族名册、统计表及港、澳、台、国外亲属名册长久27/81（一）归档范围是什么？二、教学档案

1、教学管理综合类

1-1市、区（县）教育局颁发相关教育、教学工作文件长久

1-2本校关于督导工作自评汇报和上级对本校督导评定意见永久

1-3本校关于督导工作形成其它材料长久

1-4本校教学管理、教育教学研究、教育教学改革工作，班主任工作形成方案、调查汇报、经典材料等◎主要永久◎普通长久

1-5本校教学考评、学期课程总表、教师任课一览表、教职员工作量等材料长久

1-6本校制订教育常规、纪律制度长久28/81（一）归档范围是什么？提议：在不违反文件精神前提下，学校能够确定一份——《□□学校（幼稚园）档案案卷类目及保管期限表》

29/81（一）归档范围是什么？《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限要求》第十二条：

“各机关应依据本要求，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。”

30/81（一）归档范围是什么？

学校应建立、健全档案工作各项管理制度，包含归档、借阅、统计、保密、判定销毁、库房管理等制度，各类文件材料(包含文书、教学、科研、教师业务、会计、基建、设备、产品、声像、荣誉等)归档范围和保管期限表。——《上海市中小学档案工作标准》31/81（一）归档范围是什么？“机关文书档案保管期限定为永久、定时两种。定时普通分为30年、10年。”——《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限要求》

32/81（一）归档范围是什么？机关文件材料归档范围和文书档案保管期限要求９本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

9.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久

9.2人事工作制度、要求、方法等文件30年

9.3人事任免文件永久

9.4先进单位、劳动模范、先进工作者文件材料

9.4.1受县级（含）以上表彰、奖励永久

9.4.2受县级以下表彰、奖励30年

9.5对本机关相关人员处罚材料

9.5.1受到警告(不含)以上处罚永久

9.5.2受到警告处罚30年

9.6职员录用、转正、聘用、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久

9.7人事考评、职称评审工作文件材料永久

9.8职员调开工作行政、工资、党团组织关系介绍信及存根永久

9.9职员名册永久33/81（一）归档范围是什么？9.10党、团、工会工作活动中形成文件材料

9.10.1工作汇报、总结，换届选举结果永久

9.10.2主要专题活动汇报、总结等永久

9.10.3党团员、工会会员名册，同意加入党团、工会组织文件材料永久

9.10.4情况反应、工作简报10年9.11纪检、监察工作中形成综合性汇报、调查材料

9.11.1主要永久

9.11.2普通30年9.12保卫部门安全检验、调查统计10年9.13本机关处理人民来信来访文件材料

9.13.1有领导主要指示和处理结果永久

9.13.2其它有处理结果30年34/81（一）归档范围是什么？8.8计划、总结、统计、调研等方面文件材料

8.8.1年度和年度以上计划、总结、统计材料永久

8.8.2年度以下计划、总结、统计材料

10年35/81（二）做好预立卷工作

学校各部门应负责本部门形成各种文件材料搜集、整理，按要求时间向学校档案室移交，并将此工作列入各部门职责范围和相关人员岗位职责，定时进行检验、总结、考评。学校工作人员要增强档案意识，树立档案工作人人有责观念，自觉做好与本岗位工作相关档案工作。——《上海市中小学校档案管理暂行方法》

36/81（二）做好预立卷工作

学校应推行预立卷制度，各部门兼职档案干部依据本部门预立卷类目，做好平时归卷工作。——《上海市中小学档案工作标准》

37/81（二）做好预立卷工作

预立卷工作是各类文件材料随时搜集、积累有效形式，它是指项目责任者或业务部门立卷人员，随时将相关活动实施前和实施中办理完成文件材料按照所编归卷条款，归入对应卷盒，预见性做好平时文件材料暂存管理工作。

38/81（二）做好预立卷工作

要做好预立卷工作，应做到以下几点：（1）确定指导性文件（2）明确部门责任人（3）设置预立卷盒（袋）（4）及时归档

39/81（二）做好预立卷工作预立卷工作关键点是：分类明确，材料齐全。

40/81（二）做好预立卷工作《档案法》：“国家要求不得归档材料，禁止私自归档。”（第十条）

41/81（二）做好预立卷工作机关文件材料不归档范围是：（一）上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员文件材料，供工作参考抄件等；42/81（二）做好预立卷工作机关文件材料不归档范围是：（二）本机关文件材料中重份文件，无查考利用价值事务性、暂时性文件，普通性文件历次修改稿、各次校对稿，无特殊保留价值信封，不需办理普通性人民来信、电话统计，机关内部相互抄送文件材料，本机关责任人兼任外单位职务形成与本机关无关文件材料，相关工作参考文件材料；43/81（二）做好预立卷工作机关文件材料不归档范围是：

（三）同级机关文件材料中，不需落实执行文件材料，不需办理抄送文件材料；（四）下级机关文件材料中，供参阅简报、情况反应，抄报或越级抄报文件材料。44/81四、档案立卷和归档

DANG’ANDELIJUANHEGUIDANG

45/81四、档案立卷和归档

学校应归档各种材料，要搜集齐全完整，并进行分类立卷。案卷应遵照文件材料形成规律和特点，保持文件之间有机联络，要求做到分类合理，保管期限划分准确，标题简明确切，装订坚固，编制目录清楚，档案装具整齐划一，便于保管和利用。《上海市中小学校档案管理暂行方法》

46/81四、档案立卷和归档（一）档案整理基本方法

1、以件为单位整理。

2、以案卷为单位整理。

47/81四、档案立卷和归档

（二）档案文本要求

归档文件材料力争做到字迹清楚，书写工整，签署完备，禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸等不规范书写材料，以利于延长档案寿命。——《上海市中小学档案工作标准》

48/81（二）档案文本要求档案要素

——题名（标题）；

——文件责任者（部门或人员）；

——文件制订日期；

——页码；

——签署完备。

49/81（二）档案文本要求档案文本行文规范性

标题中标点符号使用方法

结构层次序数中标点符号使用方法

50/81四、档案立卷和归档（三）档案文本装订

保管期限划分准确

标题简明确切

装订坚固

编页码51/81（三）档案文本装订

关于“档案封面”填写52/81关于“档案封面”填写□□区□□□幼儿园工会五届六次教代会

4

7

永久

1648自年月至年月保管期限本卷共件页归档号53/81关于“档案封面”填写165001【注】目录号“165”——1：文书档案；6：工会；5：教代会案卷号“001”——流水号全宗号目录号案卷号

54/81（三）档案文本装订

关于“卷内文件目录”填写55/81关于“卷内文件目录”填写

卷内文件目录

1工会关于召开教代会-041

汇报和批复

2工会教代会代表名单-0426园长室发展规划[决议稿]-078次序号文号责任者题名日期页号备注56/81（三）档案文本装订

关于“卷内备考表”填写57/81关于“卷内备考表”填写卷内备考表

填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发觉问题由相关档案管理人员填写并署名、标注时间。

本卷情况说明：

立卷人：检查人：立卷时间：

58/81（三）档案文本装订归档号（序号）：年份＋流水号（如06-001；X06-001）档案号（档号）：目录号＋案卷号（如165-01）□□学校档案总目录（

年度）归档号档案号责任者案卷题名保管期限备注59/81四、档案立卷和归档（四）各类材料归档时间文书档案按年度进行整理立卷，在第二年六月份以前完成。教学档案、教师业务档案按年整理立卷，在第二年寒假前归档。60/81五、档案保管和利用

DANG’ANDEBAOGUANGHELIYONG61/81五、档案保管和利用（一）档案保管

机关、团体、企业事业单位和其它组织档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位档案，并对所属机构档案工作实施监督和指导。

《中华人民共和国档案法》62/81（一）档案保管档案保管工作主要是指：

归档、借阅、统计、保密、判定销毁、库房管理等。——据上海市教委：《上海市中小学档案工作标准》

63/81（一）档案保管1．上架档案上架，要做好“分类”。机构（问题）－保管期限－年度（年）年度（年）－机构（问题）－保管期限保管期限－年度（年）－机构（问题）年度（年）－保管期限保管期限－年度（年）

64/81（一）档案保管2．移交区、县档案局指定向档案馆移交档案学校，应按要求向档案馆移交。65/81（一）档案保管3．判定销毁

档案干部应依据《档案法》和档案保管期限表，定时做好档案判定工作，对超出保管期限而失去保管价值档案提出销毁意见，编制销毁清册，报校长同意后(会计档案还需报主管单位财务部门核准、盖章)，送指定保密厂销毁。未经判定和同意，任何人不得私自销毁档案。66/81五、档案保管和利用（二）档案利用

《档案法》所称档案利用，是指对档案阅览、复制和摘录。中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等正当证实，能够利用已开放档案。67/81（二）档案利用

利用档案时，任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。《上海市档案条例》68/81六、完善学校档案工作

WANSANXUEXIAODANG’ANGONGZUO

69/81六、做好学校档案工作

机关、团体、企业事业单位和其它组织应该加强对本单位档案工作领导，保障档案工作依法开展。《中