学生床上用品采购床上用品供货服务保障方案

第一节工作大纲 2一、服务综述 2二、响应措施 4第二节采购床上用品的入库管理 5一、入库学生床上用品清单 5二、物品退货的管理要求 7三、物品储存、保管要求 9四、发外加工（件）物品的管理要求 10第三节项目供货保证及售后服务 11一、备品、配件物料保证 11二、技术人员保证 12三、运输组织管理 12四、项目供货服务承诺 12五、其他保证  13第四节项目质量检验及控制 13一、床上用品最终检验和试验控制要求 13二、最终检验和试验程序 14第五节供货保证措施 14一、交货说明与运输条件 14二、产品包装、标识和运输 15三、生产及库存管理措施 15四、验收保证措施 16五、设备、工具、材料措施 17六、经济措施 17第一节工作大纲一、服务综述我司将采用现代化质量管理体系，确保产品质量及舒适健康针对本次供货的学生床上用品选用优质生态棉布料，所有材料均通过国家质量检测标准方才能选用，坚持环保健康的制衣理念，对甲醛零容忍，保证学生健康安全。XX将把本项目作为单位重点项目、塑精品项目，组建强有力的项目经理部。为确保本项目保质保量决定以从事项目管理经验丰富的技术骨干为基础，进一步充实力量，组建精干高效的项目部，创一流的管理、一流的质量，确保优质、安全地完成本次务项目任务。总经理总经理副总经理副总经理行政经理市场经理业务主管行政经理市场经理业务主管企划部企划部物流运输部监管部人力资源部品管部市场部财务部仓储部采购部生产部物流运输部监管部人力资源部品管部市场部财务部仓储部采购部生产部辅料仓库成品仓库原料仓库辅料仓库成品仓库原料仓库公司注重加强内部管理，按照要求配备德才兼备的人才，强化职工培训和教育，关键岗位和特殊岗位人员经培训上岗，严格按照产品工艺流程标准内容组织生产，加强生产环节尤其是主要生产环节的质量控制，不合格产品绝不流入下道环节。严把原材料进厂关和产品出厂检验关，坚决杜绝不合格原材料进厂，杜绝不经检验产品和不合格产品出厂，切实保障产品质量关。产品供应、运输、售后服务是保证产品质量、满足供货期期要求、成功交付使用最为关键的三个环节。XX以高度负责的态度，组织各相关部门认真研究了贵公司关于XX学校学生床上用品采购的招标文件的各项具体要求，特别针对招标文件对于产品供应、运输、售后服务的要求，明确各部门责任，建立产品生产、供应、运输、售后服务快速通道，并制定相应具体的保障措施和应急预案，确保产品及时供应、运输、售后服务。我们一定严格控制供货期，严保产品质量。二、响应措施（一）生产计划应急保证生产负责人为产品供应、运输应急第一责任人：1.有权立即停止其它品类产品生产，调动公司一切人力、物力第一时间完成订单生产。生产车间跟单人员作为应急生产现场实施责任人，密切跟踪应急产品生产交货进度。2.做好xx学校学生床上用品采购所需的所有产品库存，紧急情况下有权立即停止其它类产品生产，第一时间组织应急货物生产。3.对于本项目应急生产计划，车间负责人需于1周时间内组织：检测、质检等，项目负责人及库管人员进行生产评审，并制定落实排产计划，任何阻止或拖延计划实施的人员，车间负责人有权将其就地免职或开除。4.加强生产设备的日常点检和维修保养，保证设备运转良好。第二节采购床上用品的入库管理根据公司管理方案，针对现时公司物资管理未够规范和完善，为提高仓库物流运作效率，并进一步加强公司学生床上用品入库、领用和退货的管理，加强对常用物资遵循有效库存管理原则的监督，特制定本制度。一、入库学生床上用品清单1.学生公寓床上用品明细表品种单价(元)件数质量填充物面料规格棉被棉褥床单被套枕套枕芯床垫枕巾毛巾被蚊帐脸盆暖瓶（根据项目实际情况修改）2.一般正常生产损耗的物品由申请部门（车间）先做申请单，经部门车间第一主管审核后，提交至分公司总经理审批，非正常生产损耗的价值在XXX元以下采购物品（按单项目）另外增加财务负责人审批，价值在XX元及以上采购物品（按单项目）由集团公司总经理审批。非正常生产损耗的需提交书面申请报告，逐级审批（非正常生产损耗：指由于车间人员操作不当、设备保养不到位、设备或配件质量差、不可抗力等非正常因素造成的损失）。3.其他各需求部门根据实际正常用量在系统中生成采购申请单，经分公司总经理或集团总部各线副总经理审批，且需经总部采购主管审核。书面申请单与电脑采购订单的物品及数量必须一致，否则对部门车间第一主管处以XX元/次的罚款。4.对于没有做好采购订单的，仓库禁止收货，否则按公司相关规章制度处罚。如有特殊情况需要紧急采购物品而没能及时做采购订单的，必须由申请部门或车间主管电话或书面通知仓库主管，并由仓库主管转达五金仓库库收货人员走绿色通道收货，同时申请部门或车间必须指定专人在24小时内补交订单号给五金仓库人员。不按规定时间补交订单号，扣罚部门车间第一主管XX元/次。5.物品到达地磅或五金仓库后，由仓库人员在系统中进行确认做“暂收”动作。禁止车间部门人员不经仓库报仓自行签收货物，否则，供应商货款由签单人员负责。6、所有物品必须经质量部检验合格后才能办理入库手续。一般常规五金、电器、文具、低耗品要求在2个小时内完成检验并在系统做确认动作，系统确认时间最迟不超24小时，对于急件必须优先检验并在系统确认（主要原辅材料的检验要求和检验时间由质量部提供清单）。对于未经检验的物品，仓库不准发放，各车间部门也不准投入生产使用。7.实物规格与采购订单的规格必须一致，实物数量不能大于采购订单数量才能办理入库手续。 8.所有物品不管检验是否合格，仓管员和驻家纺仓库质检员都必须按实际情况录入系统内，为评估供应商综合能力提供相应的数据。如发现有作假行为，一经发现，处罚相关责任人XX元/次。 9.所有物料入仓后必须按仓位、区域将物料摆放整齐，做好标识，并及时录入系统内，以保证系统数据的及时性和准确性。 二、物品退货的管理要求供应商提供经质量部检验判定不合格物品，或供应商货物与品管要求不符时，可作出退货处理，退货分为两种情况：供应商原因造成，品管部门或采购部门自身计划原因造成。1.因供应商原因造成退货但未产生任何费用，由质量部、采购部、仓库第一主管（或指定人）在系统中确认并生成退货放行条，由做账员打印退货放行条，仓管员在放行条签名，加盖退货放行专用章，由仓库主管或主任签名方可放行。时间上要求当天完成。2.因供应商原因造成退货未投入使用但已产生费用（如检验、检测费用由质量部提供，是否收取供应商此方面费用由质量部决定，并需由供应商确认），由质量部、采购部、仓库第一主管（或指定人）在系统中确认并生成退货放行条，产生费用可由货款抵减，若供应商同意支付现金的，由采购部出具系统确认单并通知供应商到财务部交款，凭财务部出具收款依据，或由供应商确认同意在保证金或货款中扣减费用证明材料（此费用由采购部负责跟进收取），仓管员才能办理退货手续，时间上要求1-2天内完成。3.因供应商原因造成退货已投入使用并产生费用的，先由质量部、采购部、财务部、使用部门车间、分公司副总经理以上人员共同评定产生的损失费用（损失超过30000元或以上费用需提交至总部总经理批准），然后按上第2点方式执行，仓管员才能办理退货手续。时间上要求一个星期内完成。4.对于不更换供应商，未产生损失费用，且是生产急需物品的，可采用换货方式进行处理，换货方式退货按第四章第1点要求办理退货手续。 5.公司自身原因造成退货的，如申请部门人为下错订单，货物标识错误，规格型号、牌子、标准等描述模糊，有特殊要求没有备注，采购部重复或不按规定下订单等原因需要退货的，按第四章第1点要求办理退货手续，并对责任部门车间第一主管或相关人员予以警告，视其情节严重程度处以50-500元/次的罚款或上报公司办公室按厂规处置。 6.所有退货物品清单明细必须电脑打印，手写无效，对于未按以上规定办理相关退货手续，保安部不能放行。 备注：如供应商所送货物超出订单需求数量，或者无订单需求的，仓库人员可拒收，并在车辆放行条备注货物退回原因，由五金仓库人员签名后交驻五金仓库质检签名，盖退货专用章后方可办理货物出厂。三、物品储存、保管要求1、执行“谁需要，谁采购，谁负责”的原则，对于采购回来的物品，超过1个月时间未领用的（集团总部总经理批准的备件除外），按物品价值的50%发送统计办扣罚申请部门车间及分公司主管负责人或总部各线主管负责人，并通知采购部作退货处理，退货按要求执行，超过10天未退回的，追究采购部责任。如申请采购部门人员认为物品仍需使用暂不能退货的，必须书面提交申请给分公司总经理审批，延迟退货并减免扣罚，货物最多只能延迟3个月，如3个月后仍未能领用，必须退货处理，分公司总经理同意延迟的，仓库人员在货期上延期三个月。如一些设备改造后，已不能使用的，或放置已过期，或历史遗留物品，由仓库主管递交报废申请给财务中心副总，总监和集团总经理审批后，作报废处理。2.对库存物品要求每月盘点一次，仓管员应做好每月的库存物品盘点工作，做到收发准确、账物相符。 3.仓库做账员每月X日将退货情况表、超期领用情况表、库存物资帐龄分析表、仓库制度执行情况表等上报集团财务中心。四、发外加工（件）物品的管理要求1.部分机械设备配件需要发外加工或维修的，由维修部主任或以上人员提出书面申请（注明加工件名称及加工时间），经仓管员确认数量并报仓库主管复核，再到分公司副总经理或总经理审批后，才能做系统采购订单。由采购部负责发外，对超出加工时间未回来的，由采购部负责与加工单位联系。 2.发外坯料加工由生产部按订单要求提出申请，由发外加工组负责组织相关坯料后，列明坯料明细清单，通知仓库人员进行核实。并报分公司副总经理或总经理审批。坯料加工完毕回来时由发外加工组与仓库人员共同核对数量。 3.发外加工模具（外购模具），需由模具车间提出申请，经生产部审批，再到分公司主管副总经理和总经理审批。发出废模具钢加工成合格的模具钢的，需由模具车间提出申请，经仓管员确认数量并报仓库主管复核，由分公司主管副总经理和总经理审批，仓库需核对新旧模具钢的重量是否一致。 4.发外加工物料入仓时需按上述采购物品的入库管理办理相关手续。第三节项目供货保证及售后服务一、备品、配件物料保证（一）采购部负责人为备品、配件、物料供应、运输应急第一责任人，密切跟踪应急产品生产交货进度，根据物料供应周期情况：1.有权立即增加生产周期较长的部分零配件后备供应商数量，大力开发后备零配件供应商，每种部件最少保证有3家以上的后备供应商。2.召开全体供应商交易合作会议，做好供应网络的管理，确保物供网络实现高效、顺畅的多重保障。3.确保在接到xx学校学生床上用品等采购产品供应应急计划后，规定时间内完成定单合同。4.对于紧急订单的物供需求，采购部负责人有权力根据校方的实际时间要求，在确保质量标准和检验标准、方法、地点及期限的前提条件下，调动公司一切可用的资源，不考虑结算方式及时间，以最快速的方式全力满足。二、技术人员保证综管部为技术人员、工人，招聘、培训、上岗应急第一责任人，密切跟踪各人才市场、招聘网站、公司网站等招聘信息及时。根据生产部用人要求及时招聘专业技术人员和操作人员由技术部把关培训、考核上岗。三、运输组织管理货物运出后，我厂将密切关注发运前后一周路况信息、天气预报，灵活机动、采取安全的运输手段满足货物运输要求，货物运输的应急预案可实现安全、快捷目标。物流运输、储运、配送应急期间的组织管理由公司综管部负责人任总指挥，公司项目负责人负责实施，公司综管部部负责监督、检查、考核。四、项目供货服务承诺（一）质量要求：承诺所有学生床上用品、学生校服必须符合国家环保标准。（二）供货期：我厂承诺自接采购人通知之日起七日内供货完毕。（三）质保期：自验收合格之日起1年。（四）供货地点：五、其他保证 （一）我公司保证具有合法的资格从事物品的供应； （二）我公司保证所提供的物品等符合国家标准和行业标准的要求，并按甲方的要求提供产品的质量检验证明和质量合格证明等资料； （三）由于产品质量问题给甲方造成损失的，我公司应承担一切赔偿责任； （四）我公司应按照国家标准、行业标准，采取适当的包装、运输和储存措施，保证在运输和搬运过程中货物完好无损。第四节项目质量检验及控制确定并策划直接影响产品质量的方案，生产和服务过程，确保整个项目过程在受控状态下进行。严格执行招标人指定的产品参数进行加工。分工序制定控制方案，各专业负责人必须根据各工序特点，制定各专业主要工序控制方案。一、床上用品最终检验和试验控制要求1.最终床上用品的检验，应该在确认最终产品检验前的所有工序己全部完成，各项检验和试验己全部合格的情况下方可进行。2.最终检验所用检验或试验设备、量具均应经周期鉴定合格，并在规定的合格使用期内，其精度应满足该产品检验、试验规定的要求。3.检验员必须经考核合格，持证上岗。4.对最终产品进行100%检验。二、最终检验和试验程序1.检验员按规定填写“产品最终检验（试验）单”，并首先检査各个工序检验、试验的合格记录和标志。如发现产品不具备最终检验条件，检验员有权拒绝检验，并经过检验部门负贵人向质量管理小组报告。2.检验员按技术文件和工艺文件的要求，逐项进行检验。正确判定产品合格与否，将检验实际结果填入检验报告，并做好标志。对经检验、试验合格的产品，检验测试中心负责签发合格证。3.经检验、试验不合格的床上用品，检验员做好标记后，将实物加以隔离，做好记录，填写“不合格品报告”，写明不合格项目，保证不合格品得到及时有效的处理。返工和返修后的产品，应参照质量要求重新检验。第五节供货保证措施一、交货说明与运输条件1.交货地点：XX学校2.供货时间：服务期XX年，XX年X月X日前交货。供应商送货当日，采购人将随机抽取以上主要床上用品委托第三方检测机构进行检测，所需费用由中标单位承担。3.交货方式：货物到达指定的地点后经用户检验合格方可交货。4.运输条件：专车汽运，运费由我方承担。二、产品包装、标识和运输1.货品运输的包装和标识（1）产品包装是保护产品性能，提高其使用价值的手段。通过储存、运输等一系列通过使产品完整无损地运到目的地。（2）货物包装在标识完全干燥、货物编号、接头标记完成并检查验收后才能进行。（3）包装是根据货物的特点、储运、装卸条件和校方的要求进行作业，做到包装紧凑、防护周密、安全可靠。（4）包装的货物外形尺寸和重量应符合公路运输方面的有关规定。2.出货要领（1）品名：学生床上用品。（2）货物起运地：我方公司（3）目的地：XX学校三、生产及库存管理措施先进生产工艺