外贸流程图与常用函电基础

外贸流程图及外贸信函基本用语

黄牛

外贸出口流程图

询发还接

盘盘盘受

签订出口合同

付款方式

前T/TL/C

收到对方

电汇款

后T/TD/P或D/A

在离境港所在地的诙检局

换取处境货物通关单

报关

报关需提供的单证

中

—收款方式D/P£D/A-|

M片

l

”行

收

到

电L/C

自己将有北将商业发票.装箱

知

款

汇

发票，装箱.•通单，产触证，提单

畏

行

进

下

-•开具跟单汇票通

提单等奇理

m处

给客户清关过很行客户

将商业发票.

外汇楼编单客户承兑汇票.

客户提毋后

交银行结汇保行给单

汇款

客户忖款

膜单

己

自轿

商业

箱

装

发

索

，汇聚到期客户

据

单

单

提

，副付款

户

客

等

格商业发票.蛤

为

满

外汇核单交关

银行结汇

寄开证行开通行付款

给议付行

开UE行审核通过1

开证行付款付取

蛤议付行

1

完成

名词解释：

a）报关单（出口货物纸质关单一式六联）：

1、海关作业联

2、海关备存联

3、企业留存联

4、海关核销联（用于办理加工民易核销）

5、证明联（出口收汇用）

6、证明联（出口退税用）

b）出口叫收汇核销单，一张三联，从左到右次是:

1、存根联

2、出口收汇核销单

3、出口退税专用联（未给核销，不得断开）

c）增值发票一式四联:

1、第一联（存根联），销售单位留存查

2、第二联（发票联），败货单位记帐

3、第三联（抵扣联），败货单位抵扣款

4、第四联（记帐联），销售单位记帐

外贸跟单的流程

1.客户询盘：一般在客户下purchaseOrder之前，都会有有关的0rderInquiry给业务部，做

某些细节上的理解。

2.报价：业务部及时答复客人查询，确定货品品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方

式，包装规格及柜型等，proformaInvoice给客户做正式报价。

3.得到订单：通过洽谈，收到客户正式的I订单purchaseOrder。

4.下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。

5.业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口协议审核表”的项目如实填写，

尽量将多种估计费用都列明。协议审批需附上客人订单件，与工厂的收购协议。审核表要由

业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣

金等条款的，要经企业总经理审批才行。协议审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6.下达生产告知：业务部在确定交货期后，满足下列状况可下达生产告知，告知工厂准时生产：

6.1：假如是L/C付款的客户，一般是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务

员和单证员分别审查信用证，检查与否存在错误，交货期能否保障，及其他也许的问题，如有问

题应立即请客人改证。

6.2：假如是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。

6.3：假如是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7.验货:

7.1：在交货期前一周，要告知企业验货员验货。

7.2：假如客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期

告知计划部。

7.3：假如客人指定由第三方验货企业或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货企业联络，

预约验货时间，保证在交货期前安排好时间。确定后将验货时间告知工厂。

8.制备基本文献。工厂提供时装箱资料，制作出口协议，出口商业发票，装箱单等文献（应由

业务跟单员制作，交给单证员）。

9.商检：假如是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要阐明商检规定，并提供出口协议，发

票等商检所需资料。并且要告诉工厂未来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之

前拿到商检换证凭单/条。

10.租船订仓：

10.1.假如跟客人签定的协议是FOBCHINA条款，一般客人会指定运送代理企业或船企业。应

尽早与货代联络，告知发货意向，理解将要安排的出口口岸，船期等状况，Q确认工厂的交货能

否早于开船期至少一周此前，以及船期能否到达客人规定的交货期。应在交货期两周之前向货运

企业发出书面定仓告知(INGORDER),一般在开船一周前可拿到定仓纸。

102假如是由卖方支付运费，应尽早向货运企业或船企业征询船期，运价，开船口岸等。经比

较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船企业，并告诉业务员通告给客人。如客人不一样意时

要另选客人承认的船企业。开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3.假如货品不够一种小柜，需走散货时，向货代企业定散货仓位。拿到入仓纸时，还要理解

截关时间，入仓报关规定，等内容。

10.4.向运送企业定仓时，一定要书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容,

以防止差错。

11.安排拖柜：

11.1.货品做好并验货通过后，委托拖车企业提柜，装柜。拖车企业应选择安全可

靠，价格合理的企业签定协议长期合作，以保证安全及准时。要给拖车企业如下资料：定仓

确认书/放柜纸，船企业，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关

行，及装船口岸等。假如有验货企业看装柜，要专门申明，不能晚到。并规定回传一份上柜资料,

列明柜号、车牌号、司机及联络等

11.2.一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联络

11.3.规定工厂在货柜离动工厂后尽快一份装货告知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装

货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。规定工厂装柜后一定要记住上封条。

12.委托报关：在拖柜同步将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。

一般要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货

品及数量，口岸，船企业，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车企业，柜型及数量，我司的联络

人和等。

13.获得运送文献：

13.1.最迟在开船后两天内，要将提单补料内容给船运企业或货运代理。补料要按找L/C或

客人的规定来做，并给出对的的货品数量，以及某些特殊规定等，包括规定船企业随同提单出的

船证明等。

13.2.督促船企业尽快出提单样板及运费帐单。仔细查对样本无误后，向船企业书面确认提单

内容。假如提单需客人确认的，要先提单样板给客人，得到确认后再规定船企业出正本。

13.3.及时支付运杂费，付款后告知船企业及时获得提单等运送文献。支付运费应做登记。

14.准备其他文献

14.1.商业发票：L/C规定提供的文献中，对商业发票规定最严格。发票时日期要确定在开证日

之后，交货期之前。发票中的货品描述要与L/C上的完全相似，小写和大写金额都要对的无误。

L/C上对发票的条款应显示出来，要显示陵头。假如发票需办理对方大使馆认证，一般要提前

20天办理。

14.2.FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检查检疫局申办。需注意的是

运送日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理

后发证书，需提供报关单，提单等文献。经香港转运的货品，FORMA证书一般要到香港的中

国商检企业办理加签，证明未在港对货品进行再加工。

14.3.一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易增进会办理，规定低某些。可在发货之后不太

长的时间内补办。假如原产地证书要办理大使馆加签，也和发票同样要提前20天办理。

14.4.装运告知：一般是规定在开船后几天之内，要告知客人发货的细节，包括船名，航班次，

开船日，估计抵港日，货品及数量，金额，包装件数，唆头，目的港代理人等。有时L/C规定

提供发送证明，如汇报书，发函底单等，注意按客人规定的时间内办理。

14.5.装箱单：装箱单应清晰地表明货品装箱状况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重,

外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的I总体积要与标明的总体积相符。要显示口麦头和箱号，以便于客

人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。

15.交单:

15.1.采用L/C收汇时，应在规定的交单时间内，备齐所有单证，并严格审单，保证没有错误，

才交银行议付。

15.2.采用T/T收汇时，在获得提单后立即提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本

及其他文献寄给客人。

15.3.假如T/T收汇的，规定收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄

正本提单给客人。

16.业务登记：每单出口业务在完毕后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于后来查

询，记录等。

17.文献存档：所有的文献、L/C和议付文献必须留存一整套以备查用。

18.单证员平时应注意搜集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供协助。

enquiry询盘Offer报盘

商务谈判

礼貌原则

A.建立贸易关系

1.我们愿与贵企业建立商务关系。

2.我们但愿与您建立业务往来。

3.我企业经营电子产品时进出口业

务，但愿与贵方建立商务关系。

例句：

1.Wearewillingtoestablishtrade

relationswithyourcompany.

2.Pleaseallowustoexpressour

hopeofopeninganaccountwith

you.我企业专业生产/销售XXXX

LED

3.Thiscorporationisspecialized

inhandingtheimportandexport

businessinelectronicproductsand

wishestoenterintobusiness

relationswithyou.

神华集团

龙头企业，

拳头产品

白象以便面

B.自我推荐

1.请容我们自我简介，我们是……首

屈一指的贸易企业。

2.我司经营这项业务已数年，并享有

很高的国际信誉。

3.我们的产品质量一流，我们的客户

一直把我司视为最可信赖的企业。

例句：

I.Letusintroduceourselvesasa

leadingtradingfirmin...

2.0urcompanyhasbeeninthis

lineofbusinessformanyyearsand

enjoyshighinternationalprestige.

3.0urproductsareofverygood

qualityandourfirmisalways

regardedbyourcustomersasthe

mostreliableone.

C.推销产品

发售个人信息/

模拟号码

1.我们从……获知贵企业的名称，不

知贵企业对这一系列的产品与否有爱

好。

2.我们新研制时……已推出上市，特

此奉告。

3.我们期望能成为贵企业的……供应

商。

4.我们的新产品刚刚推出上市，相信

您乐于懂得。

5.相认您对我司新出品时……会感爱

好。

例句：

I.Yournamehasbeengiven

by...andweliketoinquirewhether

youareinterested

intheselines.。。一。

2.Wearepleasedtoinformyou

thatwehavejustmarketedour

newly-developed....

3.Wearepleasedtogetintouch

withyouforthesupplyof....

Supplier

社会责任感

家免检产品

4.Youwillbeinterestedtohear

thatwehavejustmarketedournew

product.

5.Youwillbeinterestedinournew

product.......

D.索取资料

吸水拖把

工业设计

社会学

1.我们对贵方的新产品……甚感爱

好，但愿能寄来贵企业的产品目录及价

目表。

2.我们从纽约时报上看到贵企业的广

告，但愿能收到产品的价目表及详细资

料。

2.Wehaveseenyour

advertisementinTheNewYork

Timesandshouldbegladtohave

yourpricelistsanddetailsofyour

terms.

Items

3.获知贵企业有……已上市，但愿能

赐寄完整的详细资料。

3.Wehearthatyouhaveput...onthe

marketandshouldbegladtohave

fulldetails.

MarketingChiefDirector

区域经理

大中华区(MarketingChiefDirector

ForChinaMainland,includingHong

Kong,Macao,Taiwan.)

大中国区

承蒙XXXXX

4.如蒙赐寄贵企业新产品的详细资

料，我们将深表感谢。

4.Weshouldappreciatefull

particularsofyournewlydeveloped

product.

5.如蒙赐寄有关……的样品

(SAMPLES)和价目表，我们将甚为

感谢。

例句：

1.Weareinterestedinyournew

product...andshallbepleasedto

haveacatalogandpricelist.

5.Weshouldbeobligedifyou

wouldsenduspatterns(or

samples)andpricelistsofyour....

E,寄发资料

Brochure

“有理/有禾!)/有节”

1.很快乐寄你一邮包，内装……

1.Wearepleasedtosendyouby

parcelpostapackagecontaining...

2.欣寄我方目录，提供我方各类产品

时详细状况。2.Wehavepleasuresin

sendingyouourcatalogue,which

givesfullinformation

3.欣然奉上我方产品样品，在贵方展

厅展出。3.Weshouldbepleasedto

letyouhavesamplestogivea

demonstrationatyourpremises.

会展英语

您

你们

4•为使贵方对我方多种款式的手工艺

品有一初步理解，今航邮奉上我方目录

和某些样品资料，供您参照。

4.lnordertogiveyousomeideaof

variousqualitiesofhandicraftswe

carry,wehavepleasurein

forwardingyoubyairmailone

catalogueandafewsamplebooks

foryourperusal.

硬实力,软实力

长城电脑

大使

Ambassador

企业文化

例句:

2.Wehavepleasuresinsending

youourcatalogue,whichgivesfull

informationaboutourvarious

products.

3.Weshouldbepleasedtoletyou

havesamplestogivea

demonstrationatyourpremises.

4.lnordertogiveyousomeidea

ofvariousqualitiesofhandicrafts

wecarry,wehavepleasurein

forwardingyoubyairmailone

catalogueandafewsamplebooks

foryourperusal.

F.附寄资料

1.随函附上我司新出品的……样品，

请查收。

I.Youwillfindenclosedwiththis

letterasampleofnew....(please

checkitout)

2.随函附上购货协议第XX号两份，希

查收，谅无误。请会签并退我方一份立

案。2.Enclosedpleasefindtwo

copiesofPurchaseContractNo....9

whichwetrustwillbefoundinorder.

Kindlysignandreturnonecopyfor

ourfile.

P.S附言/备注

附件enclosure

Intriplicate

Placeanorderwithsb.

3.我们很快乐地附上询价单第XX号，

请贵方报离岸价格。

4.我们确认向贵方购置……，随函附上

订单确认书供参照。

4.Weconfirmhavingpurchased

fromyou....Aconfirmationorderis

enclosedforyourreference.

Ref.

例句：

I.Youwillfindenclosedwiththis

letterasampleofnew...,

2.Enclosedpleasefindtwocopies

ofPurchaseContractNo....9which

wetrustwillbefoundin

order.Kindlysignandreturnone

copyforourfile.

3.Wehavepleasureinenclosing

ourfile.

4.Weconfirmhavingpurchased

fromyou....Aconfirmationorderis

enclosedfor

yourreference.

G.祈求做代理商

1.我们深盼与英国企业接洽，但愿成

为其销售代理商之一。1.Weare

anxioustocontactsomeBritish

firmswithaviewtoactingastheir

sellingagents.

采购代理purchasingagents

2.如蒙考虑担任销售你们……代理

商，我们将十分快乐。

例句：