(2024年)新OA系统用户简易操作手册

新OA系统用户简易操作手册12024/3/26目录contents系统概述与登录个人设置与信息管理工作流程操作指南文档管理与共享协作通讯录与内部沟通工具使用教程日程安排与会议管理功能介绍系统安全与数据维护建议22024/3/2601系统概述与登录32024/3/26新OA系统是一款高效、便捷的办公自动化软件，旨在提高企业内部的协同办公效率。该系统集成了多种常用办公功能，包括公文管理、流程审批、任务分派、日程安排、通讯录等。新OA系统支持多平台使用，可在Windows、Mac、iOS、Android等操作系统上流畅运行。新OA系统简介42024/3/26用户可通过企业内网或外网访问新OA系统的登录页面。在登录页面输入正确的用户名和密码，点击“登录”按钮即可进入系统。若用户忘记密码，可通过找回密码功能或联系系统管理员重置密码。系统登录方式52024/3/26新OA系统的界面采用简洁、直观的设计风格，方便用户快速上手。01界面布局与功能导航界面顶部为功能导航栏，列出了系统的主要功能模块，如公文管理、流程审批等。02界面左侧为任务列表区，显示待办任务、已办任务等信息。03界面右侧为内容展示区，用于展示具体任务或公文的内容。04界面底部为状态栏，显示当前登录用户、系统时间等信息。0562024/3/2602个人设置与信息管理72024/3/26

修改个人密码进入系统后，点击右上角头像或用户名，选择“个人设置”进入个人设置页面。在个人设置页面中，找到“修改密码”选项，点击进入密码修改页面。输入当前密码和新密码，确认新密码后点击“保存”即可完成密码修改。82024/3/26010204完善个人信息在个人设置页面中，找到“个人信息”选项，点击进入个人信息编辑页面。根据页面提示，填写或修改个人基本信息，如姓名、性别、联系电话等。上传个人头像或照片，以便其他用户更好地识别身份。确认信息无误后，点击“保存”即可完成个人信息更新。0392024/3/26在个人设置页面中，找到“界面风格”选项，点击进入个性化设置界面。根据个人喜好，选择不同的主题颜色、背景图片等，打造独特的界面风格。可以通过拖拽方式调整页面布局，使得常用功能更加便捷地展示在显眼位置。完成个性化设置后，点击“保存”即可应用新的界面风格。01020304设定个性化界面风格102024/3/2603工作流程操作指南112024/3/26登录系统选择工作流程填写流程信息提交流程发起新工作流程01020304输入用户名和密码，点击登录按钮进入系统。在首页或工作流程页面，选择需要发起的工作流程类型。根据页面提示，填写流程的基本信息，如标题、内容、附件等。确认信息无误后，点击提交按钮，流程即被发起。122024/3/26查看待办事项选择待办事项审批操作提交审批结果审批待办事项在首页或待办事项页面，可查看所有待审批的流程。根据页面提示和流程要求，选择同意、拒绝或转交他人审批等操作。点击待办事项标题，进入审批页面。确认审批操作无误后，点击提交按钮，审批结果即被记录。132024/3/26在首页或已办事项页面，可查看所有已完成的流程。查看已办事项选择已办事项查看历史记录导出历史记录点击已办事项标题，进入查看页面。在查看页面，可查看该流程的所有历史记录，包括发起人、审批人、审批结果等信息。如需保存或分享历史记录，可点击导出按钮，将历史记录导出为Excel或PDF格式。查看已办事项及历史记录142024/3/2604文档管理与共享协作152024/3/26点击系统界面左上角的“上传”按钮，选择需要上传的文档资料，点击“确定”即可完成上传。上传文档在文档列表中找到需要下载的文档，点击文档名称右侧的“下载”按钮，选择保存路径即可完成下载。下载文档上传和下载文档资料162024/3/26双击需要编辑的文档，系统将自动打开在线编辑器，用户可以直接进行编辑操作，编辑完成后保存即可。系统支持文档版本控制功能，用户可以查看文档的历史版本记录，并可以选择恢复到某一历史版本。在线编辑与版本控制版本控制在线编辑172024/3/26共享文件夹设置用户可以创建共享文件夹，将需要共享的文档资料放入共享文件夹中，方便团队成员共享和协作。权限管理系统支持对共享文件夹进行权限管理，用户可以设置不同成员对共享文件夹的访问权限和编辑权限，确保文档资料的安全性和保密性。共享文件夹设置及权限管理182024/3/2605通讯录与内部沟通工具使用教程192024/3/26在通讯录界面点击“添加联系人”按钮，输入姓名、职位、联系方式等信息，点击保存即可。添加联系人编辑联系人删除联系人在通讯录界面找到需要编辑的联系人，点击其姓名进入编辑页面，修改相关信息后点击保存。在通讯录界面找到需要删除的联系人，点击其姓名进入详情页面，点击右上角的删除按钮进行删除。030201添加、编辑和删除联系人信息202024/3/26点击系统顶部的邮件图标，进入邮箱界面，点击“写邮件”按钮，输入收件人、主题、正文等信息，点击发送即可。发送邮件当有新的邮件到达时，系统会在顶部提示栏显示未读邮件数量，点击提示栏或进入邮箱界面即可查看新邮件。接收邮件在邮箱界面可以对邮件进行标记、删除、归档等操作，以便更好地管理邮件。邮件管理发送和接收内部邮件212024/3/26在系统顶部找到即时通讯工具的图标，点击进入登录页面，输入用户名和密码进行登录。登录即时通讯工具在即时通讯工具界面点击“添加好友”按钮，输入对方的用户名或手机号进行搜索并添加。添加好友与同事双击好友或同事的头像即可打开聊天窗口，输入文字或发送表情、图片等进行在线交流。在线交流在即时通讯工具的设置页面，可以进行个性化设置，如修改昵称、头像、签名等，以及调整消息提醒方式和声音等。设置与个性化使用即时通讯工具进行在线交流222024/3/2606日程安排与会议管理功能介绍232024/3/26查看日程安排用户可以通过点击“我的日程”查看自己的所有日程安排，系统支持按日期、按周、按月等多种查看方式。创建日程安排用户可以在OA系统中点击“日程安排”按钮，选择日期和时间，填写日程标题和内容，创建新的日程安排。修改日程安排用户可以在“我的日程”中选择需要修改的日程安排，点击“编辑”按钮进行修改，修改完成后保存即可。创建、查看和修改个人日程安排242024/3/26用户可以在OA系统中点击“发起会议”按钮，填写会议主题、时间、参会人员等信息，创建新的在线会议。系统支持视频会议和语音会议两种模式。发起在线会议用户收到会议邀请后，可以通过点击会议链接或输入会议ID和密码的方式加入在线会议。参会人员可以在会议中进行文字、语音或视频交流。参加在线会议在会议过程中，主持人可以管理参会人员（如静音、解除静音、移出会议等），也可以进行屏幕共享、录制会议等操作。会议管理功能发起或参加在线会议252024/3/26撰写会议纪要01在线会议结束后，系统会自动生成会议纪要初稿。用户可以在此基础上进行编辑和补充，添加会议讨论的重点内容、达成的共识和下一步行动计划等。分享会议纪要02用户可以将会议纪要分享给参会人员或指定人员，以便他们了解会议内容和后续工作安排。分享方式可以是邮件、短信或直接在OA系统中查看。会议纪要存档与检索03所有会议纪要都会自动存档在OA系统中，用户可以通过关键字搜索或按时间、主题等条件进行检索，方便后续查阅和参考。会议纪要撰写及分享262024/3/2607系统安全与数据维护建议272024/3/26建议用户每周或每月定期备份重要数据，以防止数据丢失。定期备份数据备份数据应存储在安全可靠的外部存储设备或云存储服务中，确保数据可恢复。备份存储位置在需要恢复数据时，用户应按照系统提供的恢复指南逐步操作，确保数据完整恢复。恢复操作步骤数据备份与恢复操作指南282024/3/2603防范网络攻击用户应定期更新防病毒软件，避免打开未知来源的邮件和链接，以防范网络攻击。01加强密码管理用户应设置复杂且不易被猜测的密码，并定期更换密码，避免使用弱密码。02注意保密操作在处理敏感信息时，用户应注意保密操作，避免在公共场合泄露信息。防止信息泄露注意事项292024