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文档简介

如何归档合同在企业运营中，合同是重要的法律文件。对于企业，及时、有效地管理合同，不仅能够有效地控制法律风险，还能提高企业的运营效率，提高整体工作效率。如何归档合同呢？下面介绍一些提高合同归档效率的方法。1.设立归档目录在启动合同归档之前，需要事先设立好归档目录。不同类型的合同可以根据不同的业务需求设置不同的目录。例如，可以按照时间顺序设置年、月目录，也可以根据合同的类型、地区、客户等设立相应的目录。设立归档目录后，可根据合同内容对目录进行进一步的分类管理，方便查找。2.确定归档标准合同归档标准是指对于合同的存储方式、存放时间、归档清单、保密管理等方面的规定。设立归档标准可以规范归档流程，提高办公效率，还能够防止合同被人为篡改或丢失。合同归档标准可在制定合同时制定，也可根据具体合同情况进行调整。3.设置合同归档制度合同归档制度是固定了合同的归档流程、标准、管理职责等方面内容的长效制度。在制定制度时，需要考虑到各种情况的可能性，为合同的归档提供具有可操作性的规定和标准。除此之外，还需要给予员工进行合同归档的培训和辅导，确保合同能够严格按照制度要求进行归档，该制度可根据实际情况进行定期更新。4.制定合同查阅制度合同查阅制度是指规定了员工个人或部门及时查找和查看已经归档的合同的管理制度。合同归档管理人员需要指明内部查阅合同的范围和时限，并明确职责和义务。这种制度在实际运用中，可以有效保护合同的安全、保障各个岗位员工的知情权，而且能够增强公司管理的规范性和效率。5.归档清单的制定对归档合同进行一个清单的制定，有利于更好地管理合同的存放，有利于合同管理人员做好归档合同的复核工作以及存在可查性。制定归档清单包括时间，合同名称，甲方、乙方、合同金额、合同期限、合同内容摘要、是否密件等等内容。这些信息将用于追溯任何合同，并帮助管理人员以最快的速度找到存档的文件。6.归档文件的质量控制合同应存档，当存档时，必须确保文件质量良好。例如：文件必须完整无损、合同时间、顺序等项目要保证正确、页码需清晰醒目。对于需要归档的特殊合同，如重要合同、客户合同等，其归档质量要求更高。如果判断存档的合同未达到存档质量，需要退回原单位再进行修改补正。7.新合同原件的接收与复核进行合同的归档之前，保证签订的合同已完成、合法、书面规定在法定时限完结后方可存档，就需要对重新存档的合同及时复核其科学性。因此要求归档管理人员对合同进行识别并做合同复核质量控制，录入入库，复核代码、利用人员、存储计划等信息，归档完成后制定使用者查阅申请表，查询存储信息.8.归档合同的保密管理随着司法与合同的不断进步，保密合同的管理也变得越来越重要。处理好合同存储的保密信息，是企业快速发展的前提和基础。在合同归档管理中，保密管理也是必不可少的一部分。管理人员要明确合同的级别、用途、机密等，保障合同的保密性，防止合同泄露。以上就是归档合同的方法与步骤，通

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