公司档案分类方案

公司档案分类方案目的为实现XXXX公司(以下简称公司)档案分类、整理、编目、检索的规范化和标准化，发挥档案信息服务功能，特制定本分类方案。范围《XXXX公司档案分类方案》适用于公司及子公司。重组子公司可根据实际情况，参照本方案自行制定。依据本分类方案依据下列标准、规范制定(其最新版本亦适用于本规范)：《企业档案工作规范》(DA/T42-2009)《档号编制规则》(DA/T13T994)《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)《审计文件材料立卷归档工作程序》(审办发〔1991〕158号)《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕-32号)《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)《XXXX公司(集团)档案管理规定》定义分类：将档案按其来源、时间、内容和形式等方面的不同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。类目：具有共同内容或载体特征的一组档案的统称，是档案的分类单位。档号：在整理和管理档案的过程中，为了区分档案内容，固定档案排列顺序，以字符形式赋予档案的一组代码，是存取档案的标记，并有统计监督作用。项目代号：投资项目、基建项目等项目档案的代号。分类号：类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的级别、位置和排列顺序。案卷号/件号：案卷排列的顺序号/文件排列的顺序号。分类原则以公司及子公司全部档案为对象，依据管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。类目设置原则力求有较强的概括性、包容性、稳定性；类目名称准确、简明；既能适用于现有档案分类的需要，又能为今后的发展留有扩展的余地，同时便于掌握和使用。档号编制原则唯一性原则：档号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。合理性原则：档号结构必须与档案的分类体系相适应。稳定性原则：档号一经确定，不应随意改变。扩充性原则：档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。简单性原则：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。类目设置遵循文件形成的逻辑规则，档案类目分为一级类目、二级类目、三级类目，各级类目之间为上下位类的隶属关系。一级类目设置和标识依据公司及子公司管理职能，结合档案所记述和反映的内容性质及载体形式，一级类目分为A文书档案、B投资项目档案、C会计档案、D审计档案、E基建档案、F实物档案、G照片档案、音像档案。二级及以下类目设置文书档案二级类目按照文件主办或承办机构设置，详见《XXXX公司机构代码表》（附1）。投资项目档案二级类目按照项目管理特点结合文件内容和特征设置；三级类目按照文件内容进行设置。会计档案二级类目按照文件类别设置。审计档案二级类目按照审计类别设置。基建档案二级类目按照项目管理阶段结合文件内容和形成特点设置；三级类目按照文件内容设置。实物档案二级类目按照实物类别设置。照片档案二级类目按照照片类别设置；三级类目按照内容设置。音像档案二级类目按照文件类别设置；三级类目按照内容设置。详细类目设置见《XXXX开发投资公司档案分类表》（附2）,各单位可根据需要增设一级、二级及以下类目。档号构成要素及标识单位代码：公司和子公司档案按单位进行管理，采用单位代码加以区分。各单位代码设置详见《XXXX公司单位代码表》（附3）。项目代号：投资项目档案的项目代号由单位代码和项目顺序号组成，用五位阿拉伯数字表示，前两位代表单位代码，后三位代表项目顺序号，项目顺序号由各子公司按本单位项目依次排流水号；基建档案的项目代号按基建项目依次排流水号，用两位阿拉伯数字表示。分类号：用一级类目号和二级类目号及以下类目号组成，一级类目号用大写英文字母表示，二级类目号及以下类目号由两位阿拉伯数字表示。保管期限号：“Y”代表永久，“C”代表30年，“D”代表10年。档号构成方式档号构成方式按照各类档案的自身特点设置。一般由单位代码、年度/项目代号、分类号、案卷号/件号等组成，用“－”分隔；一级、二级及以下类目号之间直接连接不设分隔。文书档案档号构成为：单位代码-年度-分类号-保管期限号-件号。示例如下：00-2012-A01-Y-001投资项目档案档号构成为：单位代码-项目代号-分类号-案卷号。示例如下:01-01001-B0101-001一案卷号（第一卷）三级类目号（决策文件）二级类目号（投资决策类）一级类目号（投资项目档案）项目代号（电力公司第一个项目）单位代码（电力公司）会计档案档号构成为：单位代码-年度-分类号-案卷号。示例如下：00-2012-C01-001案卷号（第一卷）年度（2012）二级类目号（会计凭证类）一级类目号（会计档案）案卷号（第一卷）年度（2012）二级类目号（会计凭证类）一级类目号（会计档案）单位代码（公司）审计档案档号构成为：单位代码-年度-分类号-案卷号。示例如下:00-2012-D01-001基建档案档号构成为：单位代码-项目代号-分类号-案卷号。示例如下:00-01-E0101-001 案卷号（第一卷）三级类目号（立项文件）二级类目号（项目前期文件）一级类目号（基建档案）项目代号（第一个基建项目）单位代码（公司）实物档案00-2012-F01-001单位代码（公司）10.7照片档案档号（照片号）构成为：单位代码-年度-分类号-件号。示例如下：00-2012-G0101-001件号（第一件）三级类目号（领导关怀）二级类目号（纸质照片）一级类目号（照片档案）年度（2012年）单位代码（公司）10.8音像档案00-2012-H0101-001单位代码（公司）附：1.XXXX公司机构代码表.XXXX公司档案分类表.XXXX公司单位代码表XXXX公司机构代码表单位名称机构名称机构代码公司办公厅01人力资源部02战略发展部03经营管理部04安全生产管理部05财务会计部06国际业务部07法律事务部08监察部09审计部10信息化管理部11党群工作部12XXXX研究中心13XXXX培训中心14协会办公室15电力公司综合部01人力资源部02计财部03电力公司业务发展部04经营管理部05基建管理部06安健环管理部07燃料管理部08监察审计部09证券部10煤炭公司综合部01人力资源部02计划财务部03业务发展部04生产经营管理部05基建管理部06安全健康环保部07监察部08交通公司综合部01人力资源部02计财部03业务发展部04生产经营部05基建管理部06

交通公司监审部07高科公司综合部01计划财务部02生产经营部03监察部04项目部05物流公司综合部01计财部02业务发展部03经营管理部04航运管理部05煤炭采购与供应管理部06资本公司综合部01股权管理部02计划财务部03投资部04资产公司综合部01计划财务部02法律事务部03市场管理部04资产管理部05

高新公司综合事务部01人力资源部02业务发展部03财务会计部04风险管理部05党群工作部06投资团队07物业公司综合部01计财部02管理部03一分公司04二分公司05三分公司06上海分公司07XXXX公司档案分类表一级类目二级类目三级类目A文书档案按照文件主办或承办机构名称设置，详见（机构代码表）B投资项目档案01投资决策类01决策文件02决策支持文件03协议、证照04其他文件02基建管理类01设计文件02招标文件03竣工文件04其他文件01三会文件03经营管理类04退出类03经营管理类04退出类02财会、审计文件03安全生产管理文件04技术管理文件05其他文件01退出文件02处置文件

01会计凭证类C会计档案02会计账簿类03财务报告类04其他类01公司和子公司审计02投资企业审计D审计档案03经济责任审计04专项审计05其他审计01立项文件02建设用地文件03勘察、测绘、设计文件01项目前期文件04招投标文件05合同、协议06开工审批文件E基建档案01工程管理文件02施工文件02项目竣工文件02〃也，文'|、04竣工图03项目竣工验收、决算文件04其他

F实物档案01荣誉类02纪念品类03印信类04证照类05其他G照片档案01纸质照片0