办公设备项目整体服务方案

办公设备项目整体服务方案目录第一节项目总体计划 1一、基本内容 1二、营销理念及优势 1三、供货组织程序 2第二节项目服务计划 4一、服务要求 4二、服务重点 5三、质量服务 6四、供货方案 7第三节项目管理 10一、项目流程规范 10二、项目立项 11三、项目周期估算 12四、需求变更 13五、风险预警 13六、进度控制 14第一节项目总体计划一、基本内容（一）产品供货期按招标文件要求和合同约定（XX天内完成供货安装工作）。（二）供货要求提供质量符合相关规定标准的办公设备产品。供货服务满足XX对供货要求的规定。（三）验收方式货到以后，经相关部门检验合格后方可验收、入库、安装。（四）交货地点、交货期限：按招标文件要求和合同约定。（五）安装调试售后服务等三包（包换、包退、包质量）。二、营销理念及优势（一）营销理念我公司自成立以来，一直秉承“质量第一、信誉至上、诚信经营、服务大众”的经营理念，通过创新来满足客户的潜在需求，通过不断努力，使公司逐步走向规范化、流程化、科学化。1.宗旨诚信为本，质量第一。2.方针一切为客户着想，努力为客户分忧。3.追求用我们的诚心、专心，换取客户的放心、舒心。4.责任贴心服务，让客户无后顾之忧。（二）营销优势1.产品质量方面我公司为XX提供的办公设备均是符合国家标准的，质量有保证。2.服务人员方面有多名经验丰富的员工队伍，他们工作勤恳、认真负责。3.运输方面我公司有专门的产品配送途径，方便、快捷。能保证在此用户单位要求的时间内完成产品供货。三、供货组织程序（一）组织安排为做好本项目的供货工作，我公司专门抽调公司骨干人员组成项目实施小组，由我公司负责人负责本项目实施过程中全部供货进度和商务事宜。（二）工序组织中标后，我单位将按照协议条款，组织货源，为用户单位按时、保质、保量配送采购清单范围内的产品。（三）供货计划及运送1.供货质量保证我公司承诺向用户单位提供的办公设备质量能满足招标文件的要求及本报价文件的承诺。我公司承诺在收到用户反应质量问题的信函或电话后及时作出答复并派出服务人员到达现场解决问题，如果没有及时作出答复并采取措施，用户单位可采取必要的补救措施，风险和费用将由我公司承担。2.交货时间满足用户单位使用要求，送货到用户单位指定地点，确保交货及时及货物完整。3.产品供货我公司对本项目采购的办公设备的供货宗旨是“三按”（按时、按质、按量），“三专”（专人、专车、专线）：（1）按时——严格按照用户单位要求的时间要求和规定供货；（2）按质——保证提供质量合格的优质产品，并登记记录每个供货批次；（3）按量——按照用户单位的配送明细、数量认真执行供货工作。（4）专人——公司安排多名工作人员实施供货方案，由经理具体负责；（5）专车——公司针对本项目的货物，实施专车运输，完全能够确保按时送达目的地；（6）专线——我公司根据实际情况规划专线运输，确保产品能准时达到用户单位指定的地点。第二节项目服务计划一、服务要求（一）包括运输、保险、卸货到用户指定地点、保管、开箱验收（箱体外观无人为损坏情况下）、安装调试、检测、试运行、检验、最终验收并交付。安装调试过程中发生的费用均由本公司负责。（二）到货地点：XXXX，用户指定地点；（三）交货方式：现场交货；（四）安装地点：XXXX，用户指定地点；（五）本公司将在投标文件中提供其安装调试过程中需用户配合的内容；（六）交货期：签订合同后XX天；（七）设备安装调试完成时间：接到采购方通知后XX个日历天内完成安装和调试，如在规定的时间内由于供应商的原因不能完成安装和调试，本公司应承担由此给采购方造成的损失。（八）安装调试合格条件：符合有关技术规范要求和技术标准，前端设备能在用户建成的系统环境中正常工作。（九）安装调试过程中发生的费用由本公司负责。本公司在投标文件中提供其安装调试过程中需采购方配合的内容。（十）设备验收1.出厂验收采购方有权至本公司所在地进厂验收。2.最终验收本公司将提供产品的有效检验文件及供货清单，经采购方认可后，与合同的性能指标一起作为产品验收标准。采购方对产品验收合格后，双方共同签署验收合格证书。验收中发现产品达不到验收标准或合同规定的性能指标，本公司必须更换相关零部件，甚至于更换产品。并且赔偿由此给采购方造成的损失。验收合格条件：运行结果及使用效果符合招标要求及国家相关标准；在进行测试和验收运行过程中发生的故障和发现的问题已被排除，并得到采购方的认可；所有合同中规定的设备、备品备件和资料都已提交并得到接受。3.验收费用（含第三方检测费，如有）由我方承担。二、服务重点（一）设备保修期：X年，从采购方验收合格之日起开始计算。（二）售后服务响应本公司在接到采购方维修及技术服务要求后应在2小时之内作出响应，如果采购方需要，应在24小时之内派出专业工程师维修人员到现场维修。（三）售后服务内容在保修期内，本公司将提供正常保养服务，因产品制造质量不良而产生损坏或不能正常工作，本公司将提供免费维修直至更换。费用由本公司承担（包括返厂维修）。（四）售后服务收费在保修期内，本公司提供免费服务，保修期将满时，本公司须对设备进行全面检测一次，解决检测出的问题，并向采购方提供全面检测的书面报告。保修期满后，本公司须提供最优惠的维修价格（人工费、材料费、设备费等），并承诺在设备寿命期内，保证维修配件的供应和及时维修，维修价格保持不变（政策调整因素除外）。三、质量服务本公司始终坚持“质量第一，客户第一，信誉第一”的原则，以质量求生存，以信誉求发展，在生产经营中一惯坚持按国家标准来认真要求自己，以保证产品质量及客户的利益。在此我们郑重声明：（一）本公司产品及其包装和运输完全符合国家行业标准及客户所要求的本厂标准。（二）按照合同约定执行货物交接，一般情况24小时内到货，特殊情况12小时或双方商议，由我方负责在规定的期限内送到客户指定地点。以保证及时充足的供应。（三）本公司保证所供应的产品为完全符合国家行业标准及客户所要求的本厂标准，并且是全新的，对质量完全负责，否则买方有权终止合同。（四）产品全部实行三级质量检验制度：1.原材料进厂检验；2.生产车间生产检验；3.成品入库、出库检验。4.所提供的产品经正确安装，合理使用。在产品的寿命期内，我方承担因产品质量问题（违章施工及外力破坏等除外）导致的直接经济损失。四、供货方案（一）交货方式1.交货及时间按中标后与贵方签订的合同中所要求的交货期送达用户指定地点。2.交货目的地及运输（1）全部产品由本公司负责免费送到采购方指定地点。货运方式由本公司决定。全部供货产品，本公司提供原出厂包装因包装不良造成的设备损坏，致使货品不能使用，均由本公司承担责任；（2）货物安装验收前的一切损坏均由本公司负责。（二）供货期保证对于办公设备供货来讲，要保证保质保量的如期交货，就需要有一套完整的项目管理流程，使采购的货物能够如期到货，并要保证货物的质量。为了能够保证货物的交货期，具体我们采取以下措施：1.货物的采购对于需要采购的设备，我方合理安排订货和交货，是项目实施能够按计划进行的保障。本公司长期与国内外设备厂商、软件厂商合作，熟知订货、进关等工作流程，能够很好地协调货物的生产和运输问题。我们在合同签订之前，即与设备供应商联系设备定购事宜，使设备供应商可以提前安排生产计划，在定单正式生效时，合同设备可以马上进入交货流程，满足设备交货进度的要求。我们与用户签订合同后，将立即和设备厂商进行商务洽谈，确保项目中所有硬件、软件如期、安全地到达指定地点。2.货物的运输在备货期间，我们将保持与各厂商的联系，密切跟踪货物生产、运输情况。同时，到货情况跟踪表的形式，每天向项目领导小组通报一次货物情况。在进行设备运输时，我们将考虑设备安装地点的可能运输方式和运输周期，制定合理的设备运输计划，保证合同设备安全按时地抵达指定地点；设备运输采用门对门方式，由用户指定的收货人收货。在设备的运输过程中，我们将严格按标准进行包装，包装符合远距离运输、防潮、防震、防锈和防野蛮装卸等要求，能确保货物安全无损地运抵目的地。我们将在设备装运发货24小时内，传真通知用户以下信息：运抵的货单编号、产品名称、包装箱数目、运抵地点以及确切发运日期、存储要求及其它注意事项。设备到货后，我们将在发往指定交货地点之前，对设备进行加电测试。3.交货承诺对本项目设备交货，承诺如下：（1）保证所有货物为全新设备，保证最终交付给采购方的设备无质量问题（保证所供设备均从原生产厂商订购）。（2）保证按交货计划及时将货物运至客户指定现场，不影响客户工作。（3）本公司历年来采取提前备货制度，公司产品保持一定量的库存数量，在把所有货物全部送到招标方之前，能够保证我方有签订合同的货物数量的百分之五的库存，该库存的货物保证在3个工作日内送到采购方指定的地点。绝对保证各地区客户的一般需求和应急需求。4.货物交付（1）采购方有权派人到主要设备生产厂家工厂对定购的设备进行出厂检查。在贵方人员到达前，本公司将配合厂家准备好所需的工具及记录表格等。如果采购方不派人，出厂测试由厂家按有关技术指标严格执行，保证所有出厂产品百分之百合格。（2）在核实所有工程准备工作都妥当后，本公司技术人员立即赶赴现场，与采购方一起首先清点装箱件数是否与发货总件数相符，然后根据装箱单逐项验货，检查是否与合同规定的要求相符，如发现与装箱单不符，应及时与相关部门联系。（3）在开箱过程中，如发现货物有损坏现象，应填写《产品损坏清单表》及时与相关部门联系。如果内部包装有破损处，要详细检查有关记录。外观检查：外观检查主要包括外观有无缺陷、标识字是否完美清晰、各种插板是否安装齐备及机器的内部卫生情况等。第三节项目管理一、项目流程规范（一）需求（调研）分析1.明确项目范围。2.明确项目目标。3.识别项目关系人并管理期望。4.整理项目需求。5.可行性分析（技术、经济、操作）。6.预测项目风险。7.以上内容形成项目概况报告，并包含初步的里程碑点和排期表。8.（外部如有需要可以实地考察，调研，需准备调研表格，做完后签字）。9.（如有方案或合同，项目经理需要仔细逐条过一遍，找出和实际的差异，内容形成差异报告含在项目概况报告里面）。（二）样品展示1.经理根据项目概况报告，项目和产品、需求方开会讨论需求。2.产品出完整的样品。3.项目经理需要对样品做检查，确保达到需求要求。（三）样品评审1.提前一天通知相关人员进行样品评审会议。2.新的比较大的功能改动需要单独开展，小的需求和已有的小改动的评审可以含在立项会上开展。3.会议上所有人需要发表对项目的看法，业务和项目计划要是否真满足了采购者的需求。4.会议需要得出明确的结论，结束后形成会议纪要。二、项目立项（一）邮件提前通知参会人员，邮件中需要包含明确的会议时间点，参会人员，会议预计持续时间、会议主题等要素。（二）会议立项1.任命项目经理，组成项目团队。2.项目经理主持会议，先介绍项目概况，展示项目概况报告。3.项目经理讲解具体需求，细节由对应产品补充说明。4.需求讲完后讨论问题点，所有人发表看法，记录难点和问题点。5.项目经理分解任务至各个部门人员，明确任务和责任，需对每个相关人做工时确认，并做排期确认。可根据项目概况报告里的初步排期表做确认。6.明确项目沟通机制：技术碰到原型问题找产品，产品修改后通知项目，项目看过没问题产品再通知技术；项目需要的资料找项目；资源协调找项目；重要的问题出现找项目；项目和客户沟通；项目沟通障碍找业务帮助。重大问题开讨论会议解决。7.明确责任机制：项目经理拥有调动项目组资源的权利，对整个项目负主要责任；项目组成员每天需要把工作完成情况提交给项目经理；未完成本日任务不得擅自离开。8.会议结束，会议主持者或指定人员给参会人员发会议纪要。三、项目周期估算（一）根据需求确认的功能和确认的时间，对项目重新做时间估算，对比之前立项时的时间点，分析延误时间和补救措施。（二）形成新的项目计划表，如果最终交付点变更，需要评审。找业务及相关人会议讨论，提交延误分析，会议讨论是否按原工期完成，如果按原工期改如何调整资源配置；如果同意延期，业务需要和客户解释延误原因。如果业务不能说服客户，那就需要更加加急时间和工期，如有必要可以暂时暂停其他项目来获取资源。（三）明确新的各个阶段的里程碑点。四、需求变更（一）明确项目边界和范围，对于超过范围的需求需要让客户提需求变更，变更内部评审，评审结果形成变更确认单给客户确认，告知变更后所造成的时间、进度、成本的改变。需求客户确认后，调整项目计划和进度表，通知相关人，无问题后执行。（二）项目服务过程中的大改动，也需要做需求变更操作，同上操作。五、风险预警（一）在需求确认时，客户不给于确认答复，在2天以上的，属于延期风险，需要联系业务，尽快让客户给予回复（提供答复的时间点给对方）。如业务沟通后还未有解决趋势，在1天后邮件告知对方风险，要求对方在某个时间点内给予答复。（二）其他项目过程中影响到每个阶段的里程碑时间点的事件，都属于风险，需要做风险识别，提前做好准备，出现风险在每周的周报里体现，问题严重立刻上报给上级领导，组织会议解决此问题六、进度控制（一）根据立项所得的计划表，