档案管理制度样本

档案管理制度总则根据《中华人民共和国档案法》和《建筑安装工程资料管理规程》关于规定，并结合吉林省钜城地产投资有限公司（如下简称：公司）实际状况，特制定本制度。公司档案是公司从事房地产开发、经营与管理活动中形成所有历史记录，涉及有保存价值各种文字记录、图纸、图表、声像以及实物等。公司档案管理工作是同公司各项经营活动密切有关，是公司基本管理工作重要构成某些，是维护公司经济利益、合法权益一项工作。因而，公司各级领导必要注重和加强档案管理工作，任何部门和个人不得擅自保存应归档文献资料。档案管理原则公司档案坚持集中统一管理原则，公司所有档案由行政部负责统一归档管理（财务档案除外），确因工作需要，经关于领导批准后，各部门可留存复印件。档案管理人员要坚持原则，钻研业务，并为公司保守秘密。档案范畴公司档案范畴：（一）、公司设立、变更、登记等方面资料；（二）、公司股东会、董事会、监事会形成资料；（三）、公司经营管理、生产技术管理方面资料。涉及但不限于：1、公司内部规章制度、管理办法；2、公司在项目立项、手续办理、规划设计、招标采购、工程建设、竣工验收、市场营销、设备维保等阶段性或专项工作中形成资料图纸、规程原则、检查记录、研究决策、签批记录、会议记要等；3、公司与合伙单位合同、合同、往来文献、信函、传真，律师意见及建议；4、公司各阶段或各专项工作中，获得政府主管部门批复、批件、证书或关于领导批示、批示等；5、公司外来文献，涉及：收文、法律、法规、国标与行业原则等；6、公司大事记、年度工作总结等。（四）、公司财务管理方面资料；（注：公司财务档案管理办法另行规定）（五）、公司人事管理方面资料；（注：公司人事档案管理办法另行规定）（六）、其她具备运用和保存价值资料。档案建档管理文献档案管理（一）、各部门要指定专人管理档案，经办人员办理完毕档案应及时移送行政办公室归档，归档文献资料必要是原始文献资料。笔迹要清晰，要用黑、蓝色墨水书写或打印，图面整洁不褪色，各种会签手续齐全。（二）、图纸归档规定折叠为统一幅面，统一幅面为：图纸A4幅面，琴式折叠，标题露在外面。卷内文献按照文献形成时间顺序排列。按照批复在前，请示在后，正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后，转发件在前，原件在后原则立卷。同一事件文献和签报应立在一卷。部门经理或负责人为负责人。（三）、移送档案要填写《档案移送单》（见附件一），移送清单一式两份，双方签字后各执一份。（四）、行政办公室对已收集档案资料进行分类、登记、编号，纳入寻常管理。（五）、档案使用部门或人员，负有保管档案责任，防止档案丢失与损毁，未经容许，不得复制、复印档案文献，不得将档案借出公司。电子档案管理（一）、严格执行电子档案访问权限，如需调阅档案需由有关部门领导签字批准，由管理员提供打印出纸件。（二）、对管保电子档案电脑要每周进行一次杀毒，定期备份档案资料，及时对归档电子件进行更新、整顿、填加索引、目录。（三）、归档电子文献每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。归档时间与份数（一）、档案文献应在办理完毕后及时归档。关于建设工程方面图纸及技术资料，应在工程项目竣工后一种月内将所有图纸、技术资料移送行政办公室归档。（二）、档案资料普通归档一份，依照使用频繁限度可恰当增长份数。档案保管期限及保密级别档案保管期限分为：永久、长期、短期三种，长期为，短期为、5年、1年。拟定公司档案保管期限原则：（一）、凡是记述和反映公司重要职能活动和基本历史面貌，对公司基本建设、经营管理和历史研究有长远运用价值重要文献材料，列入永久保管范畴。（二）、凡是反映公司普通工作活动，在较长时间内对公司工作有考察运用价值文献材料，列入长期保管范畴。（三）、只在短期内对公司工作有参照运用价值文献材料，列为短期保管。介于两种保管期限之间文献材料，则从长保存。（四）、拟定档案保管期限，一定要全面分析鉴别档案现实作用和历史作用，精确鉴定保管期限。公司档案密级分为绝密、机密、秘密三级。（一）、绝密档案指最重要公司秘密，泄露会使公司利益受到特别严重损害，是公司经营发展中，直接影响公司权益和利益重要决策文献、技术资料为绝密级。普通体现为仅公司高管以上层级领导知晓文献、信息。（二）、机密档案指重要公司秘密，泄露会使公司利益受到严重损害。公司规划、财务报表、记录资料、重要会议记录、公司经营状况、职工工资性收人（职工工资性收入普通为秘密，但结合我公司实际，在我公司应属机密）为机密。普通体现为仅限于公司中层以上领导知晓、公司内部个别人员或团队知晓公司文献、信息。（三）、秘密档案指普通公司秘密，泄露会使公司利益受到普通危害或损失。公司人事档案、合同、合同、尚未进人市场或尚未公开各类信息为秘密级。普通体现为不对外公开普通性公司内部文献。档案编号管理档案编号管理（一）、档案编号要做到科学合理，简朴明了，保证档案运用系统性和有效性，档案编号以一案一号为原则自左而右编列，详细编号办法可参照《公司文献编号管理规定》。（二）、右方装订案件，应将档号填写于案件封面左上角；左方装订者则填写于右上角。（三）、档案案卷要有封面，封面需要有文献名称、时间及卷号内容，每一档夹封面内页应设“目录表”，案件归档时依序编号登记，并以每一案一种“目录”为原则。档案借阅绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案借阅必要通过审批，可到行政部领取《档案借阅审批单》（见附件二），由总经理及部门经理批准后，可以短期借阅，最多为10天，总经理因公外出时可委托副总经理及部门经理审批。借阅时需要填写《档案借阅登记表》（见附件三）。档案借阅者应负责档案完整，不得擅自影印、复制,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、增长标注，不得转借，如有违纪，酌情解决。对贵重易损档案，应制成复制品提供使用，复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复印件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。公司员工调离我司时，应及时将借阅档案归还，经审查无误后，方可调离。档案销毁对超过保存期限档案，管理人员应登记造册，填写《档案资料销毁审批表》（见附件四）,经行政部长和形成档案部门共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。经批准销毁档案，可单独存储半年，经验证无保存价值时，再行销毁，以免误毁。销毁档案必要在指定地点进行，并派专人监销，禁止对销毁档案作为它用，或作废纸出售，文献销毁后，监销人员应在《档案资料销毁审批表》上签字。附则公司项目结束或者公司终结、解散时，档案应移送控股股东或本地国家档案馆。上级主管部门对公司档案管理另有规定和规定，从其规定和规定。本制度未尽事宜，由公司行政部负责解释。本制度经总经理批准后执行。附件:1档案移送单2档案借阅审批单3档案借阅登记表4档案资料销毁审批表附件一档案移送单移送部门：文献名称文献编号文献总页数归档编号保管期限归档时间送交人接受人阐明:附件二档案借阅审批单年月日借阅部门申请借阅人提供人档案资料名称及编号借阅事由借阅期限方式□查阅□借出□复制□扫描□其他部门负责人意见总经理/副总经理审批档案借阅审批单年月日借阅部门申请借阅人提供人档案资料名称及编号借阅事由借阅期限方式□查阅□借出□复制□扫描□其他部门负责人意见总经理/副总经理审批附件三档案借阅登记表借阅日期借阅部门批准人借阅档案名称档案编号页数借阅人归还日期归还状况收档人备注