GHG-COP-02 温室气体盘查内部查证管理程序OK

（受控文件，未经批准，严禁私自影印）文件编号：GHG-COP-02版次：00第5页共5页文件名称：温室气体盘查内部查证管理程序日期：制定部门：XX部温室气体盘查内部查证管理程序GHG体系二阶文件文件编号：GHG-COP-02版次：00制定日期：制定部门：核准审核作成文件制/修订记录序号日期修订章节及内容版次提出人/部门1.目的针对温室气体盘查之过程与结果进行查证，防止不符合事项之发生或潜在因素未注意而影响盘查结果。2.适用范围适用于本公司温室气体盘查内部查证作业，包括与其所产出之文件、数据、记录、报告书等。3.名词定义3.1温室气体查证：一种系统化的查证过程，藉由客观方式取得证据并加以评估，以决定组织的温室气体管理系统是否符合相关规范之要求，并将此过程之结果提出书面报告。3.2温室气体管理系统：组织整体管理系统之一部份，依据温室气体减量政策与相关规范用以发展、实施、达成、审查及维持，其内容包括组织架构、盘查范畴、规划作业、责任、实务、程序、过程及资源。3.3温室气体查证员：A.接受5小时以上之温室气体查证教育训练者。B.具有专业性：曾参与温室气体议题之相关工作并熟悉ISO14064-1标准条文之内容。C.具有独立性及公正性，且在行政上须与被查证单位无关者。4.职责权限4.1管理者代表：A.负责审核实施计划、内审报告的核准；B.负责向总经理报告内审的结果。4.2查核组长：A.审核计划的制定；B.对审核过程进行控制和协调；C.指导和编制不符合报告。4.3查核员（内审员）：A.审核计划的执行；B.改善措施的跟踪。5.程序内容5.1GHG查核小组组成温室气体盘查推行小组下设查证专责小组，查证专责小组成员可以由温室气体盘查推行小组兼任。5.2GHG盘查结果之查证计划5.2.1组长根据温室气体盘查之计划拟定《年度内审计划》，并呈送管理者代表核准。5.2.2查证执行单位可为查证专责小组或委由外部查证单位进行。5.2.3查证原则上以各部门组员交叉查证，互相确认其他单位排放量之正确性。5.3查证执行5.3.1组长根据年度内审计划的安排，拟定《审核实施计划》，并在审核开始前一周发给各相关部门。5.3.2进行内部查证时受查单位得应查核员之要求，提供相关文件、记录及佐证数据等，以利查证工作的顺利进行。5.3.3查证内容应包括《温室气体盘查内部查证检查表》之所有项目。5.3.4查证若发现有不符合时，应在《温室气体盘查内部查证检查表》中，将所观察之事项逐一记录，并由相关受查证人员签名予以确认，内部查证检查表应于查证结束后一周内交予组长汇总。5.3.5组长应将内部查证检查表内所记录的不符合事项，在查证结束一周内开出《内审不符合报告》和《内审缺失项目一览表》。其内审不符合的处理流程及职责如下：5.3.5.1组长：1）开立不符合报告，输入受查证单位、不符合事项；2）指定追踪查证人员，原则上以原查证该单位查证员担任；3）确认所有不符合事项矫正完成。5.3.5.2被查证代表：为受查证单位主管，输入矫正及预防措施、预定完成期限及确认不符合事项改善完成。5.3.5.3查核员：执行追踪查证，确认矫正措施已完成，输入追踪查证后修正的排放量，予以结案。5.3.6查证时应对前一次之查证缺失予以追踪，以确认改善工作已完成。5.3.7不符合事项矫正完成后，查证结果应由组长制作《管理体系内部审核总结报告》，并送交管理者代表及总经理核准后，与年度温室气体盘查报告书一同发表。5.4改善措施执行与追踪5.4.1根据温室气体盘查结果之查证，若有不符合事项，权衡技术及方法，若能立即处理应实时处理，无法实时处理者应提报主管会议讨论执行矫正或应变方法。5.4.2各年度温室气体盘查结果经查证确认后，应和基准年之数值做比对，在温室气体盘查推行小组中提出讨论，针对各年度之盘查结果与基准年之增减量，做原因探讨并提出温室气体排放控制改善方案。5.4.3温室气体盘查推行小组提出改善建议方案，应提报管理阶层审查会议中讨论，拟定管理目标和方案。5.4.4若温室气体盘查查证改善或进行管理方案的计划执行时，涉及到制程变更事项时，应依《工程变更管理程序》规定执行。5.5记录的保存以上所产出的记录由文控中心统一归档保存。6.支持文件6.1《工程变更管理程序》7.记录7.1《内审不符合报告》7.2《年度内审计划》7.3《审核实施计划》7.4《管理体系内部审核总结报告》7.5《内审缺失项目一览表》7.6《温室气体盘查内部查证检查表》8.附件8.1附件一：温室气体盘查内部查证流程图附件一：温室气体盘查内部查证流程图作业流程权责部门/责任者相关表单备注记录归档保存查证总结改善追踪不符合原因分析、实施纠正措施现场查证开出不符合报告拟定查证计划编制内审检查表成立查证小组记录归档保存查证总结改善追踪不符合原因分析、实施纠正措施现场查证开出不符合报告拟定查证计划编制内审检查表成立查证小组查核组长查核组长查核员查核