科研事业单位物资采购成本管控问题及对策

引言广义的物资采购成本包括采购订单费用、计划管理费用和采购机构的管理费用等；狭义的物资采购成本仅包括采购订单费用。本文以狭义的物资采购成本作为研究对象。企业物资采购，是企业内部采购部门或外部委托机构通过计划管理与组织控制为需求部门提供所需要的各种资源的管理活动。一般来说，主要资源包括：形成产品的原材料、辅助材料、外购成品件和消耗性的实验器材、工具模具材料、生产燃料以及经营消耗的低值易耗品等。毫无疑问，企业的日常生产运营需要大量物资的持续投入，要提升企业的市场竞争力，保证可持续发展，任何一家单位都必须持续做好物资采购管理工作，确保企业生产经营的物资需要，有效降低物资采购成本、不断提升企业竞争力。一、现阶段科研事业单位物资采购成本管理中存在的主要问题科研事业单位是国家及政府投资设立从事科技创新、技术开发以及特种设备研制工作的事业单位。随着国家创新驱动发展战略实施、促进供给侧结构性改革的进一步深入，我国科研事业单位也开始面临激烈的市场竞争，提升物资采购管理水平，有效地降低成本，是其有效应对众多灵活性强的民营中小企业竞争的重要手段。现阶段，我国科研事业单位物资采购成本管理呈现以下主要问题：（一）设计成本理念普及不足我国现有的科研事业单位大部分是从国家指令性的计划管理体制中走进市场经济之中的，很多单位的设计人员仍然有采购成本控制与己无关只是职能部门的事情的观念。事实上，一个项目的采购成本除了采购过程中能否“货比三家”获得最低的采购订单费用以外，更重要的是取决于项目的设计方案。很多设计人员缺乏全面的成本设计理念，在进行项目设计时，往往只考虑产品的性能、使用的便利性和项目的进度，却很少考虑物资选型通用性如何，性价比是否合适等，无形之中给采购计划的统筹和采购成本的控制带来了不利影响。（二）采购需求环节管理薄弱采购需求一般由需求部门提出，采购部门审核。采购需求管理包括物料需求和采购实施计划两个部分。一方面，大部分科研事业单位专职从事采购工作的人员一般较少，采购相关的事务繁杂，采购人员多疲于采购程序的执行，无暇顾及采购需求管理。另一方面，有些需求部门对供给市场了解有限，只能引用部分熟悉或有业务往来的供应商提供的采购技术参数信息，造成了采购需求脱离实际，对供应商存在差别待遇、歧视待遇等现象；有些设计人员热衷于“创新”，喜欢搞一套“自己”的东西，物料器件选型通用化情况较差；多数科研事业单位产品为单台套、小批量研制，只有接到项目任务书并完成产品设计和选型后，才能明确物料器件的需求，需求确定时间较晚；受技术进步、产品更新迭代快，预期市场不确定性的影响，大量关键性器件难以确定准确的物料需求。采购计划方面，由于物料品种多、需求不明确，为避免浪费，采购计划制定偏向短期化，不利于价格谈判，不利于发挥集中采购的优势。（三）采购从业人员的素质和专业能力有待加强在很多单位的管理者看来，采购工作是一项非常简单，什么人都能来做的工作，采购管理部门中有着采购管理、物流管理以及招投标等专业教育经历的人员较少，受到的相应采购谈判等方面的技能培训也有限，这就造成了整体上各单位采购人员文化程度不高、专业能力不强的现象。科研事业单位主体是科研一线技术人员，采购人员如果没有足够的技术背景、深厚的采购管理知识和较丰富的采购经验，一方面很难有效对高学历设计师的需求进行有效管理，另一方面也容易在采购工作中被一部分不良供应商蒙蔽，采购到质次价高的产品。而廉洁奉公则是一个采购人员的基本素质，也有采购人员为了个人利益，损公肥私，在挑选供应商时为与自己有私人关系的供应商提供便利，给其他有竞争的供应商设置障碍等情形。（四）采购管理制度和流程设计应进一步完善和优化近年来，按照国家主管机关的有关要求，国内大部分科研事业单位都已经制定了相应的基础采购管理制度，但是不少单位采购制度只是照搬上级文件，制定不切实际，不能贴合自身单位的具体情况，存在着制度不成体系，规定笼统，可操作性差等问题；而采购流程的设计往往为了刻意的留痕和无效的内控而设置的很长，却忽视了供应商开发、商务谈判、需求分析等采购增值关键环节的管理；同时，制度的不完善和不科学也会被部分不良的采购员或者需求方利用，有空可钻，有机可乘，依据自己的个人利益来选择供应商。（五）供应商入围考察标准不清晰优质供应商对一个企业而言是优质资源，对科研事业单位而言也是一样。然而目前很多单位在供应商入围考察时标准并不清晰，随意性很强，有时仅仅为了一个紧急采购而引入一个“僵尸”供应商和“一次性”供应商，有时引入了实际没有供货能力的供应商，导致项目搁置、拖期、重复采购，甚至会给单位带来无法挽回的经济和政治损失。二、科研事业单位物资采购管理工作改进路径分析我国科研事业单位的采购成本管理处于较低水平的主要原因，一是采购管理体系不够完善，一般科研事业单位的管理者将管理重心都放在了科研工作中，对于采购管理工作仅仅是合规合法、保证供应，重视程度较低；二是缺乏科学的管理手段，对采购参与部门，包括需求部门和采购部门的业绩考核手段单一，导致我国科研事业单位的采购管理水平与同规模民营科研企业相比存在着较大差距。要解决这些问题，科研事业单位的管理者要加大对采购管理工作的重视力度，进一步完善科学的采购管理体系。（一）完善采购管理制度和流程设计建立一套完善科学的采购管理制度，不仅能有效规范企业的采购活动、杜绝部门之间的扯皮，还能提高采购业务的效率和质量。科研事业单位在建立和完善物资采购制度的过程中要注意以下几点：一是必须适应科研事业单位单台套、小批量设计研制产品的特点；二是要综合考虑本单位物资需求环境、仓储条件、物流配送、信息化管理、质量追溯等因素来确定各类物资的采购执行节奏和采购方式；三是对不同的采购对象要采用不同的采购成本管理弹性，如针对一般原材料、通用标准工业品的采购就单纯采购物资而言原则上应当严格的“货比三家”；而对定制化采购则要更多考虑供应商的技术能力等因素，采购价格就不应当是简单的比大小了，而是要通过价格形成机制的分析来判断供应商报价的合理性。（二）强化设计选型主体责任，加强采购需求合理性审核科研事业单位要加强宣传引导，要将责任意识全面落实到采购流程涉及的每一个岗位每一个人，尤其是为产品选型的设计师，落实设计方案决定采购成本的理念。采购管理部门要积极组织物料统型，加强需求部门计划人员的培训，准确区分通用物料与专用物料，加强采购需求尤其是专用物资的合理性审核，避免设计变更造成的风险和专用物资的过度积压浪费。设计选型方应根据研发成本难度等因素制定合理的采购预算，避免采购人员的盲目议价。（三）科学统筹物资采购计划，发挥集中采购优势科学的物资采购计划是集中采购优势发挥的基础要求。物资采购计划就是解决单位面临的需要什么物资、需要多少、什么时候需要的问题，只有把这几个问题处理好了，才有利于采购部门统筹计划，发挥其集中采购机构的优势。在需求明确的情况下，采购部门应鼓励需求部门制定长期的物资采购计划，避免短期的零星计划。采购部门则可以综合考虑采购保障资金状况、物资库存和管理现状等因素制定合理的周期计划。（四）加强采购成本分析，制定采购成本考核标准，确保绩效考核落地大多数科研事业单位的采购绩效评价指标不够科学清晰，缺乏指标评价的客观性和实际的可操作性，主要原因就是长期以来缺乏对采购成本的细致分析。物资采购价格的变动不仅受采购管理活动的影响，更多的还受客观市场波动的影响，因此科学合理地评价采购管理工作的绩效并不是一件容易的事，需要分类施策和考核，比如对于原材料和标准工业品采购成本考核，可以根据标准采购价格来评价；而对于定制化物资采购则可采用设计预算评价法来考核。（五）加强采购从业人员业务能力培养，适应科研事业单位采购业务的较高要求物资采购工作并不是简单的购买行为，尤其是对于科研事业单位而言，不仅要熟悉单位物资采购管理制度和流程，也要对采购的物料有一定的专业了解，尤其在定制化采购时，需求部门提供的只是一份技术文档，采购人员就必须对待采购物料的技术指标要求等有一定判断能力，才能保证开展足够的寻源工作。同时，在实际采购业务中，采购人员还需严格遵守采购制度和规范；及时掌握产品市场状况，具有相关采购物资的一定鉴别能力；要保障所采物料较高的质量、合理的价格以及及时的配送，必须做到全方面、多角度地控制整体的采购成本。提升整体物资采购人员的职业素养，优化从业人员自身的采购能力是提升物资采购工作整体质量和效率的必要条件。（六）明确供应商入围标准，严格供应商入围审核供应商管理的内容包括供应商的了解、选择、开发、使用和控制等活动，目的是从供应商处以合理的成本取得满足要求的产品或服务，确保到货准时；另外，维护良好的供应商关系和开发潜在的有竞争力的供应商也是其内容之一。在现代企业管理中，供应商的管理占有非常重要的地位，一个企业的供应链就是它的血液系统，只有源源不断的物资供应才能保证企业经营活动的持续有效开展。企业是这样，科研事业单位也是一样，采购管理水平提升的同时也一定伴随着优质供应商比例的增长，科研单位也应当明确供应商入围标准、严格供应商入围审核，减少供应商入围的随意性。选择质量体系完善、资质完备、财务状况良好的供应商入围，一方面可以减轻采购部门的采购物品进行审核的工作压力和负担，减少耗费额外的人力和物力，对产品进行调查，提升采购效率；另一方面，降低企业的经营风险，避免由于供应商的资质不高，出现供应不合格产品、无法按照合同技术供应产品等情况的发生。（七）加强物资采购管理信息化建设，夯实采购基础管理如上所述，科研事业单位由于自身特点，物资采购管理工作中存在着物料需求品种多、定制化比重大、计划零散等特点，相较一般企业物料品种相对固定，需求稳定持续而言，业务繁杂度要高很多。物料需求品种多、采购频次多、采购分析难度大，如果这些工作都采用人工方式开展，必然会造成效率低下，采购成本失控，质量追溯混乱等风险。现代信息技术的发展，为整合复杂的采购工作提供了一条新路径。我们可以充分利用现代信息技术处理大量数据的效率和准确率优势，加强采购的共享，确保物资采购计划与业务需求相匹配，防止出现重购、错购以及漏购现象，同时将流程管理设计植入管理系统之中，避免人为因素的影响，降低物资采购成本以及物资闲置率的同时，提高物资利用率和周转率，达到“开源节流”的效果。除此之外，通过构建信息化的物资采购模式，能够进一步优化企业物资采购计划管理工作，节省人工费用并简化采购环节。企业只有搭建信息化物资采购模式，才能更好地增强物流配送、财务管理以及采购之间的衔接性，进而间接达到控制采购成本的目的。结语结合当前国内科研事业单位经营实际情况来说，采购成本控制管理效果并不理想。影响采购成本的因素有很多，虽然没有一种非常通用的采购成本管理模式适用于所有企事业单位，各单位管理者应当根据单位的经营产品特点