档案工作制度样本

宜昌市筹划生育药具管理站档案工作管理制度

第一章总则一、为了加强局机关档案业务建设，进一步提高档案科学化管理水平，更好地为医药卫生事业服务，依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实行办法》以及卫生部、各级档案局、省卫生厅关于档案工作规定，结合局机关实际工作状况，特制定本办法。二、档案工作是机关工作重要构成某些，是为领导决策，为医疗卫生工作提供信息和根据，为提高机关工作效率和工作质量必要条件，是维护历史面貌一项重要工作。三、局机关实行各种门类、载体档案集中统一管理原则，维护机关档案完整与安全，实现档案有效运用。第二章档案组织机构一、我局档案工作在局长领导下，由办公室主任主管负责。设综合档案室，配备一名专职档案管理人员，按“集中统一管理”原则，负责管理全局各类档案。二、各处室设兼职档案员，负责本部门文献材料形式，积累、整顿、归档工作，并列入其岗位责任制，作为年终考核指标之一。形成局、处两级档案管理网络。三、我局档案工作在业务上接受上级主管单位档案部门和同级地方档案管理机关指引、监督和检查。四、档案干部应相对稳定，以利业务开展，在职称及福利上享有与科技管理人员同等待遇。第三章档案部门任务一、负责管理本机关党政工团等组织和内部机构所产生所有档案，为机关各项工作服务，并为党和国家积累档案史料。对上级及本单位文书部门或业务部门形成文献材料进行归档。二、积极提供运用，负责编制案卷目录、索引和办理借阅。三、负责制定本机关和所属单位文书档案管理办法及关于规章制度。四、对直属单位档案工作进行业务指引，监督与检查、负责组织档案工作经验交流和档案干部培训工作。第四章档案接受与整顿制度一、卫生部门在工作、活动中形成、办理完毕、具备保存价值文献材料，平时由各职能部门负责收集并按分类方案，进行预立卷。二、党群工作、行政管理活动中形成文献材料由各行政科室于次年3月上旬前完毕归档任务。三、业务管理活动中形成文献材料由各处室负责立卷，经档案室检查合格后，于次年3月底前向档案室移送。四、科学技术研究活动中形成科技文献材料，在科研项目评审鉴定后一种月，由项目负责人按归档范畴向档案室移送归档。五、基本建设活动中形成科技文献材料，在基建项目竣工验收后一种月内，由项目负责人按归档范畴和规定向档案室移送归档。六、凡价值在五万元人民币以上仪器设备均在购买、安装、使用活动中形成科技文献材料，采用随时归档办法，设备部门应告知档案室参加仪器设备开箱验收活动。七、在财务管理活动中形成凭证、帐册、报表等文献材料，帐册和凭证在财务部门保存一年后向档案室移送归档，其他文献材料在次年第一季度内向档案室移送归档。八、照片、底片、录音带、录像带等声像资料，由兼职档案员按归档范畴和规定，于次年第一季度向档案室移送归档。九、凡归档文献材料应整顿和编目，做到笔迹清晰、订立完备。不能用复写纸、铅笔、普通园珠笔、红墨水笔、纯蓝墨水笔书写，以利长期保存。十、文献材料归档应编制归档移送清单，交接双方签字，各留一份，以备查考。十一、档案室对本机关各类文献材料形成、积累、整顿、预立卷、归档工作进行指引、监督和检查。十二、档案室对接受后各类档案按档案分类编号办法，进行编号、编目、整顿排架、编制各类检索工具及编研材料、资料汇编等，以便提供运用。第五章科技档案更改补充制度一、科技档案在形成过程中由于形成者工作失误或失职导致设计、计算错误或者设计、工艺改进、采用新成果、新原则、采用合理化建议，更新改造设备等因素，科技档案部门必要督促和协助科技业务部门做好科技档案更改补充。二、科技档案修改，有一定程序和审批手续，详细做法是：1、提出更改和补充建议，并填写更改与补充建议书。2、更改单审签。3、改正。改正单经审签后，即可改正关于科技档案。4、发放更改后新更改单。第六章档案保管制度一、凡我局在管理、建设、科研等活动中形成各种门类、载体档案，由档案部门统一管理，不得由承办单位和个人分散存储。二、保存档案必要有专门库房和专用箱柜，库房规定清洁整洁，具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害气体、防高温、防有害生物、防光等八防办法。且做到办公室、阅览室与库房三分开。三、档案室要定期进行库藏档案清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要及时修补和复制。四、存储照片、底片、录音带、录像带、磁盘用物特制密封盒、页夹和声像磁带档案柜，按编号顺序排列。第七章档案借阅制度一、本单位工作人员因工作需要运用档案，可随时在档案室查阅本职能范畴档案。查阅非本职能范畴档案，需征得档案形成部门领导批准。查阅档案，须办理登记手续。需借阅者，两周内归还。二、外单位人员查阅档案需持本人身份证及所在单位简介信，经主管领导批准，并办理查阅手续后方可，原则上不外借。三、查阅密级档案应经局办公室主任批准，绝密级档案要经主管局长批准。四、借阅档案不得随意拆散，借阅者要对所借档案完整、安全、保密负责，不得在档案材料上图点、划线，禁止对档案随意涂改，禁止擅自抄录、发布档案，禁止丢失、损毁档案，否则依法追究当事人责任。五、借出和归还档案时，均应办理清点手续，由档案管理人员同借阅者当面核对清晰，六、我局工作人员调离时须先还清所借档案，凭档案室出具证明方可办理调离手续。七、借阅人员应积极地、实事求是地向档案人员简介所借档案运用状况和运用效果（涉及社会效益和经济效益），填写运用登记表。第八章档案记录制度一、档案部门应建立档案记录制度，每年对档案收进、移出、保管、运用等状况进行记录，理解档案库藏状况，并按规定向档案业务管理机关报送档案工作基本状况登记表。二、每月对档案提供运用状况进行记录分析，内容涉及：借阅档案人次、宗卷数。复制、提供运用档案数量。从记录成果分析运用目、运用效果反馈信息。三、记录规定具备四性：精确性、及时性、科学性和持续性。第九章档案鉴定销毁制度一、档案鉴定工作，在本单位主管负责人领导下，由档案管理人员和关于业务部门人员共同构成鉴定小组，其重要任务：负责制定本单位档案保管期限表；对档案提出存、毁意见。二、档案保管期限分为永久、长期和短期三种，长期为十六年至五十年左右，短期为十五年如下。三、销毁失去保存价值档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经本单位分管领导批准后，由二人（其中档案部门一人）在指定地点监销，并在销毁清册上签字。销毁清册由档案部门存档一份。第十章档案保密制度一、档案工作是一项机要工作，档案工作人员及各级领导干部、职工必要严格遵守《档案法》、《保密法》和关于保密工作规章制度，严守国家秘密，不泄密，不告密，维护档案完整与安全。二、非档案工作人员，不得随意进入库房。库房防盗办法完备。三、借阅档案人员，必要保证对材料保密，不准擅自抄录和复制，失密者要追究责任。四、保密守则：1、不该问机密，绝对不问；2、不该说机密，绝对不说；3、不该看机密，绝对不看；4、不该记录机密，绝对不记录；5、不在非保密本上记录机密；6、不在私人通信中涉及机密；7、不在公共场合和家属、子女、亲友面前谈论机密；8、不在不利于保密地方存储机密文献、资料；9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；10、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场合。第十一章档案库房管理制度一、档案库房设专人管理。非档案管理人员不得随意入内。二、库房内禁止吸烟和使用明火，不得存储易燃易爆物品。三、严格贯彻防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防虫、防霉、防光、防有害气体等办法。四、保持库房整洁，保持适当温、湿度（温度14-24度，相对湿度45-60度之间），每日检查、记录温、湿度状况，不适当时应及时采用调节办法。每月至少通风1-2次。五、每月对档案保管状况进行一次全面检查。发现问题，及时采用补救办法。第十二章奖惩制度一、对收集、整顿、保管、提供档案，为业务科研各项工作服务，获得较明显成绩人员应予以奖励。二、对玩忽职守，违背《档案法》规定，导致档案损失、毁坏，影响到党、国家及本单位利益人员，依法行政处分，构成犯罪，依法追究刑事责任。第十三章档案人员岗位责任制一、认真学习宣传《中华人民共和国档案法》，执行国家保密制度。忠于职守，努力钻研业务，提高自身档案管理水平。二、负责制定本机关档案工作筹划、工作制度和档案管理规程。三、集中统一管理全机关各种门类档案（除人事档案外），执行各项档案管理工作制度，保护档案完整与安全。参加本单位科研成果评审鉴定、工程项目竣工验收和仪器设备开箱等活动。四、主持本机关文献材料收集、分类整顿和立卷归档工作，编制档案检索工具及其他编研材料。五、配合关于部门，做好档案鉴定和销毁工作。六、加强对档案库房管理，定期对档案库房进行检查。七、对下属单位档案工作进行监督指引。第十四章兼职档案员责任制一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》等关于方针、政策和法规，执行档案管理关于规定、办法和细则。二、努力学习档案业务知识，自觉接受上级档案管理部门业务指引和检查。熟悉本部门在寻常工作中形成、有保存价值文献材料。三、健全文献、资料收发登记手续。于次年3月底此前，要精确、完整地清理当年外来文，交档案室统一立卷归档。文献、资料送交之前，要检查、催促承办人写清办文成果。四、负责收集、整顿本部门寻常形成文献、材料、重要会议材料、大事记、评审、鉴定会、工程竣工验收、设备开箱、各种票证、表册、声像以及实物等资料和记录，做到统一管理、分类排放、排列整洁、便于查找、安全保管。需要归档，要做好预立卷或立卷工作，于次年3月底此前交档案部门统一管理。五、负责收集、整顿睬计、基建、设备、科研等方面资料，于次年3月底此前完毕立卷工作，并将目录和案卷移送档案部门统一保管。六、与档案部门共同做好历年度本部门所形成档案管理工作。七、案卷归档时，填写“档案移送(接受)登记簿”一式两份。第十五章各类档案管理细则一、总述1、各类档案归档范畴、条款和保管期限，详见《深圳市卫生局档案分类方案》。2、各类档案案卷质量严格按《深圳市卫生局案卷质量原则》执行。3、档案工作与科技活动实行“四同步”管理。即下达筹划任务同步提出文献材料归档状况；检查筹划进度同步检查文献材料形成状况；评审鉴定成果同步验收签定档案材料完整、精确、系统状况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同步出具专项归档状况证明材料。二、深圳市卫生局文书档案管理细则文书档案是指我局在各项管理活动中形成、办理完毕、有查考运用价值文书材料。涉及党群工作、行政管理及业务管理三大类，是我局各项活动历史真实面貌反映。文书档案归档范畴和条款详见《档案分类方案》。1、文书档案含党群工作、行政管理、业务管理三个一级类目，二级类目按工作职能设立。2、党群工作、行政管理、业务管理由党办、工、青、妇各业务科室等相应职能部门按分类方案作分类后归档，并于次年第一季度前按归档范畴和规定立卷，经综合档案鉴定合格后归入综合档案室。3、综合档案室装盒、排序、编写案卷目录、全引目录，并输入电脑。三、深圳市卫生局科学技术研究档案管理细则科研档案是指在科学技术研究过程中形成，具备保存价值文字、图表、数据、声像等各种形式载体文献材料。科研档案是科学研究活动真实记录，是重要信息资源，必要统一管理，保证完整、精确、系统、安全，以利开发运用。科研档案工作是科研管理重要构成某些，是科研活动重要环节。1、科研工作和建档工作实行“四同步”管理，即：(1)

下达筹划任务与提出科研文献材料归档规定同步。(2)

检查筹划进度与检查科研文献材料形成状况同步。(3)

验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步。(4)上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专项归档状况证明材料同步。2、科研文献材料归档范畴重要涉及：(1)

科研准备阶段：科研项目建议书及批复、任务书、委托书、合同、开题报告、研究筹划、调研报告、方案论证报告。(2)

科研实验阶段：原始记录、实验报告、核心配方、计算数据、工艺文献、图纸、样品、标本等照片。(3)

总结鉴定阶段：工作总结、研究报告、论文专著、鉴定证书（涉及鉴定意见）、专家名单、专家评审意见。(4)

成果申报阶段：科研成果登记表、科研成果水平检索证书、成果申报书、获奖证书、成果报导材料。3、科研文献材料归档规定：(1)

实行由科研课题（项目）负责人主持立卷责任制。每项科研项目（涉及中断或获得负成果项目），完毕或某某些结束后，对所形成科研文献材料加强系统整顿，经审查验收后归档。科研人员应负责科研文献材料形成、积累、立卷、归档，并作为对其进行考核内容之一。(2)

科研文献材料应在课题（项目）完毕后一种月内整顿移送归档。周期长课题可分阶段归档。课题负责人在归档时，负责填写科研课题简介和参加工作人员名单，并经科教处订立意见，向综合档案室移送。(3)

凡归档科研文献材料，要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，笔迹工整，图样清晰，装订整洁，禁用笔迹不牢固书写工具。(4)

由几种单位协作参加课题（项目）材料归档，在订立合同合同时应予明确。普通应由主持单位负责保管，协作单位如有需要可复制保存与本单位业务关于材料。(5)

由申请成果鉴定课题，应告知档案部门人员参加成果鉴定会，科教处在报审材料同步，由档案部门共同对项目档案材料进行检查验收，凡不符合归档规定，不得组织鉴定、验收。四、深圳市卫生局基本建设档案管理细则基本建设项目档案（简称“基建档案”），是基本建设历史和现状真实记录，是规划、设计和管理工作重要构成某些，也是本机关宝贵财富。1、基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）全过程中形成、应当归档保存文献。2、基建档案归档范畴，按工程阶段和建设程序收集、归档如下：(1)立项审批阶段：申请报告、批准文献、筹划任务书、合同、合同书，征用土也、拆迁、补偿文献材料。(2)设计阶段：初步设计、技术设计、施工图设计、设计修变化动阐明书。(3)施工阶段：土建工程施工材料，管线及设备安装施工文献材料，电气仪表安装施工文献材料、工程概算、预算。(4)竣工阶段：项目竣工验收报告、全套竣工图、竣工决算、工程现场照片、竣工验收会议文献、工程质量评审材料。(6)使用维修阶段：工程改建、扩建及维修，使用中变更图纸及关于材料。3、基建档案工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即就开始文献材料积累、整顿、审查工作；项目竣工验收时，完毕文献材料归档和验收工作。4、归档文献要笔迹清晰，图面整洁，不得用易褪色书写材料书写、绘制。5、竣工图是工程实际反映，是工程重要档案，在订立工程承包合同或施工合同时，必要依照国家对竣工图编制规定，对竣工图审核交接，验收作出明确规定，在基建项目验收时应交验竣工图作为验收条件之一。凡竣工文献不完整或竣工图质量不合格，不予竣工验收。4、基建工程（项目）竣工验收，应告知档案室工作人员参加。五、深圳市卫生局设备仪器档案管理细则设备档案详细是指本机关购进国产和国外引进贵重、精密仪器设备，其价值在5万元人民币以上全套随机和技术文献以及在接受、使用、维修和改进工作中形成各种文献材料。它是鉴定评价仪器技术状态科学资料，是保障仪器设备正常运转，并处在良好技术状态重要根据。1、仪器设备归档范畴为5万元以上仪器文献材料，由仪器运转前期和运转后期两某些文献材料构成。(1)运转前期涉及：①

申请订购文献、合同、订货卡；②随机所有技术文献（装箱单、合格证、使用操作、维修阐明书、构造图纸和线路图、备件规格、验收清单等）；③安装调试记录、验收据告。(2)运转后期涉及：①运营使用过程中，定期检修记录、更换重要零部件记录、重大故障及解决记录等；②设备转正合同、报废技术鉴定材料、报告和主管部门批准文献