董事长、总经理、领导出差服务流程完整版

PAGE1董事长出差服务流程一、出差前准备工作1.出差信息确认在接到出差通知后，要及时询问出差事由、目的地、出发时间、返回时间、携带物品，文件，随行人员，会见人员，对方联系人员（提前确认会面的时间地点）。2.制定出差计划2.1出行策划飞机出行：查询往返出差目的地的全部航班信息，时间、航班号、豪华头等舱、头等舱、经济舱等金额并明确所需要购买的机票张数。火车出行：火车应乘坐一等座以上，优先选择靠窗位置，特殊情况如疫情期间优先安排商务座，火车票的预定需要注意是电子票还是要取纸质票。自驾出行：（自驾车型的要求等）自驾出行前要让驾驶员给车做全面的检查，尤其是轮胎。出发前应做好路线规划，提前与驾驶员确认，避免堵车。上车后董事长坐在司机后面的位置。2.2住宿策划应根据出差目的地的信息，在周边范围内查找四星级以上酒店信息,信息内容包括：房型、价格、相关服务等信息；如是接待方负责住宿，则要和接待方负责人核实董事长居住房间信息。董事长出差期间住宿标准，原则上住四星级以上酒店，要配健身房。2.3用餐策划在酒店入住后第一时间告诉董事长餐厅的位置，及时告知领导。就餐时，应了解领导的忌口，多点一些清淡的菜系。禁止在就餐过程中吸烟喝酒。2.4会务策划会务前，重点做好会议文件材料的准备（领导讲话、会议文件、相关材料）、会场布置工作（设备、投影、话筒等）；会务中，发放会议材料，做好会议纪要，摄像等工作；会务后，整理会议记录、起草会议纪要、撰写会议简报、发布会议新闻。给董事长确认,审核通过后马上确认好乘务信息，同时将已确定的乘务信息发送给董事长、随行人员、司机和接待方负责人。3.出行安排4.出行前物品检查董事长出差所携带物品一般可分为业务文件、出差资料、办公用品、个人用品四类，例如表1-1。业务文件，如邀请函、讲话稿、公司简介、商务文件、预洽谈单位的资料、通信录、介绍信、名片等。差旅资料，如目的地介绍、旅行指南、机票、车票等。办公用品，如产品样品、笔记本（纸质）、IPad、书刊。私人物品，如身份证、健身运动服、充电宝、常备药品（眼药水）、水杯（配备白开水）。5.根据查询的航班信息和酒店情况统一汇总报董事长审核，经领导确定后制定行程表。行程计划表一般包括以下三个方面内容。出行提示。主要是行程出发、到达、返回时间，送、接安排，乘坐交通工具，会见人员的先后顺序，出差地气候特点等出行有关事项。出差行程表。将出差期间的时间、日期、时间、地点、有关人员等内容整合在一张表中，简便直观。出差行程表打印三份，一份公司保留，一份上司及随性人员携带，一份秘书保管。所需资料清单及经费预算。经费预算包括交通费、住宿费、餐饮费、会务费等。二．出差中的工作安排（一）前往机场1.根据所订机票的航班信息，应保证提前一个小时到机场换登机牌；一般情况下，去首都机场开车是30分钟行程，回来是20-25分钟行程。若是预约机票要提前在网上办理值机手续，并将值机后的二维码提前发给董事长。值机要选靠窗靠后的位置，不要靠近机翼附近。2.根据行程安排行政秘书和司机应提前30分钟到达董事长家里，发短信告知，并于距离出发前10-15分钟以电话形式提醒，要给领导留出拿行李的时间，确保提前一个小时到达机场。3.出发前，董事长会以（短信/电话）形式告知秘书，上楼拿行李，此时，秘书要及时到楼上并在门外等候。4.如在外地出差，则要认真核对目的地到机场时间，根据时间安排应提前半小时提醒董事长做好告别准备；保证提前一个小时到机场换登机牌。5.到机场后，要及时下车开门，迎董事长下车，然后拿上行李和公文包进入机场候机大厅，拿身份证去办理登机牌。6.一定要到服务台办理登机牌，选择头等舱（豪华头等舱）的头排靠窗位置；如是两位以上领导同行，则订头等舱，并尽量安排在一起，方便工作交流和沟通；随从秘书办理登机牌时，应办理尽量靠近头等舱的位置，方便下飞机时到董事长处拿行李；办好登机牌后，要询问机场工作人员安检口、登机口位置和距离；如距登机口较远要安排机场车辆接送。7.办理登机牌后，可马上打印行程单，如为往返机票可一起打印出来做报销凭证。8.豪华头等舱/头等舱：过安检时行政秘书应跟随董事长一起从头等舱安检通道安检（头等舱安检通道人少时，安保秘书应跟随董事长一起从头等舱安检通道安检；若头等舱安检通道人比较多，安保秘书应自行从经济舱安检通道安检，在头等舱休息室等候董事长）。9.到休息室后，要安排好董事长休息，根据需求提供茶水（红茶）、饮料（橙汁）和点心等；在条件允许的情况下，行政秘书和安保秘书一定要在董事长身边（或视线范围内）；如休息室只限一人随行进入时，则由行政秘书跟随进入并在董事长身边（或视线范围内），安保秘书在休息室门口（视线范围内）适当位置等候，方便工作安排和协调。10.司机将董事长送到机场后，应在董事长进入机场（10-15分钟后/得到离开通知）后才能离开机场，避免有突发事情发生，行政秘书要适时提醒，避免司机遗忘。11.如在外地没有公司车辆，应提前预约，注意预约车辆须为专车（非特殊情况不要打的）。(二)关于登机1.根据所乘航班信息；及时关注登机时间（或广播）做好登机准备。2.登机时间临近或广播通知登机时，要提醒董事长做好登机准备，同时携带好行李由机场车辆送达登机口；如果此时董事长在打电话或谈事情，则应酌情进行提醒，不能误机。3．登机需乘摆渡车时，行政秘书应跟随董事长一起乘摆渡车；若条件不允许，行政、安保秘书应拿上董事长行李乘摆渡巴士。4.在登机后，要先协助董事长就座，放好董事长的个人物品，得到允许后再去找自己的座位就座。5.在登机前后要合理安排时间，给董事长夫人和董办主任发信息告知行程。（三）关于抵达1.在飞机到达目的地降落后，就要做好下机准备，打开通讯设备，利用飞机滑行期间，迅速前往头等舱（或豪华头等舱），迎接董事长，携带好行李和衣物等，陪同董事长出站。2.在飞机着陆后的滑行期间，要及时联系接机司机，确定具体位置。3.董事长每次出差回北京，在进入北京后随行秘书要向董事长夫人发送信息告知董事长到家时间及是否回家用餐等信息。（四）关于接机1.要根据往返两地的天气情况，通知司机携带相关衣物和物品，或根据需要携带药品等。2.联系接机时：如是一个司机接机：应提前联系，明确司机所在位置，争取出来机场后直接上车，不停留；如人多应安排大车或多辆车；看情况最好两个人接站，一个进去接，司机外面等。3.上车后询问董事长行程安排，及时和相关人员联系，做好工作安排。（五）关于酒店1.出差期间：不论何时、何地，要保证董事长居住的房间是四星级以上的酒店（配备健身房）或豪华型套房（根据需要），即：房间内要有卧室和客厅，能便于董事长接待客人或开会使用。2.酒店要求不能位于噪杂地段，董事长居住的房间环境应保持安静且为无烟房。入住前需要询问前台房间是否安静，如果接待方预订的房间不符合要求，则要马上联系重新订房，要知道目的和结果是什么。3.随行人员应和董事长住同一酒店。4.董事长进房间后，要给董事长换上拖鞋，然后烧水沏茶，通常情况下董事长只喝自己携带的茶叶，酒店里提供的茶叶一般不喝（出差期间配备水杯，全程配备白开水）；如有需要及时联系服务台提供免费瓶装水；落实早餐时间和地点，必要时进行实地查看和确定房间到餐厅、健身房的路线，提前告知董事长。4.董事长的行李箱要按要求（正面向上，横向）放在行李台上，方便拿取。公文包放在软质体（皮椅、沙发等）上，切记不可放在硬质的东西上；在拿行李箱的时候，应避免和硬质物体接触，以免划伤。5.一切工作安排妥当后，要根据董事长的行程计划或工作安排，做好约见人员的联络工作；董事长会客期间或经董事长同意后，随行秘书应在（房间外/酒店大堂）等候指示。6.每次出差到酒店应询问提供当地地图，标注酒店所在区域；如果酒店不提供，则应立即购买一份使用。7.在外出差期间：为保证董事长身体健康、精力充沛和高效的工作，行政秘书应及时提醒董事长进行午休；董事长午休前，行政秘书要在房间冲半杯茶水放在工作台，等董事长睡醒后再冲半杯热水，要使茶水的温度能够保证直接饮用。董事长如需服药或营养品，确保按时提醒。（六）出差中的其他注意事项1.在出差过程中乘坐火车或者飞机时，董事长在闭目休息，非紧急情况不得打扰。火车应乘坐一等座以上，特殊情况如疫情期间优先安排商务座，火车票的预定需要注意是电子票还是要取纸质票。2.每次出差前一天，要明确告知董事长出发时间、地点，车辆安排等信息并提醒董事长携带相关证件、文件、个人物品、洗漱用品等。若出门未带身份证：在火车站和机场可以专门打印临时身份证，可以提前打印。3.每次出差要明确行程的目的、对接人、需准备的资料。4.出差期间，董事长的公文包一定要看管好，不论在何种情况下要做到包不离人。5.董事长在外出会客和洽谈期间，行政秘书要认真看护好领导的个人物品，在离开时要协助董事长收拾好东西后再离开。6.出差期间，做为随行秘书要和董事长保持合适距离，永远保持在董事长视线范围之内的位置。7.每次出差董事长到达目的地时，随行秘书需短信告知董事长夫人，安全到达目的地，报一下平安。8.餐饮方面：若宴席由我方准备，多点一些清淡的菜系。非特殊情况，提醒禁止饮酒。三．出差后的工作安排及时向董事长汇报出差期间公司内部事务及业务进展出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘录）各种差旅费用报销跟进业务后续事宜附件：表1领导出差资料和物品一览表类出差用品检查重点业务文件1邀请函讲话稿公司简介2宣传资料