如何规范档案管理样本

如何规范档案管理内容摘要：一、档案定义二、文书解决三、档案整顿重要内容：一、档案定义档案就是各机关、企事业单位、人民团队在社会活动中形成各种文献材料（文书材料、技术图纸、照片、影片、录音、录像、影碟、U盘）通过系统整顿、归档、入柜。这就是档案。二、文书解决又称文献解决、文书工作、公文解决、文献管理。国家或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文献等行为总称，是行政管理重要构成某些。其质量与效率对国家机关或其她组织工作成效有直接影响。1、基本原则和规定是：及时、精确、保密。2、文书解决程序由收文和发文各工作环节构成。收文涉及签收、登记、分办、加工、拟办、批办、承办、对内催办、签注、立卷、归档(或清退、销毁)；发文涉及拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印(订立)、登记、发出、对外催办、立卷、归档(或销毁)。各工作环节相对独立存在，各具特定内容和功能，互相衔接并排列有序，均须遵循一定工作制度，不得随意解决，具备规范性。3、拟办。即单位综合办公部门为领导人批办文献所做各项准备工作。涉及：①在文献解决单上书写对收文办理方案和建议，并订立拟办人姓名和日期；②对内容复杂文献予以摘要；③查询并附录文献中涉及关于批示或规定，为领导人批办提供根据；④查询前案解决过关于文献，供领导人参照，使批办先后衔接具备持续性；⑤对需要批办文献分清主次缓急，依次报批，以增强批办筹划性；⑥对收文中关于数据和重要情节进行初步鉴别。4、批办。是收文解决中具备决策性程序，即由单位领导人对需要办理重要文献，在文献解决单上批示执行、办理原则和办法,并订立姓名和日期,以指引承办者对该文献办理。批办意见要明确、详细，便于承办者理解和执行。对需要贯彻执行上级组织来文,要批示组织实行详细方案;对需要详细办理来文,要批示办理规定与承办时限及承办人选；对只需阅知来文，要批示传阅或传达时限和范畴;对需要回答来文,要指定撰搞人和批示回答要点；对需要两个或两个以上单位会同办理文献，要指定主办单位和提出承办规定。5、催办。分对内和对外两种。对内催办是依照领导人对收文批办意见，对本单位文书解决工作进行督促检查；对外催办是向发文接受单位催询办理和答复。规定和方式：①建立健全催办制度，普通文献责成文书人员催办，重要文献由领导人亲自催办；②拟制文献催办单(或卡)，对需催办文献逐件登记，随时记录催办状况,定期汇总,向领导人报告；③普通文献发催询单、便函或登门催办，重要文献可责成专人调查，使催办与查处结合起来。6、核稿。是对发文稿进行检查控制第一程序，由综合办公部门对发文稿进行审核与修正。从如下方面进行：①严格控制发文数量，检查与否需要行文或与否应以机关或组织名义行文，防止滥发文献；②严格控制发文方向，即审核发文接受单位与否精确，防止多头主送、越级主送或滥抄滥送文献；③对于领导指引性下行文献，审核与否具备合法性与可行性，防止违背上级机关政策、规定或不切实际；④对于呈请性上行文献，审核其真实性，防止虚报或夸大事实；⑤审核文稿文字表述与否精确、简要、易懂,为人们易于理解与执行;⑥审核发文稿格式与笔迹材料与否符合国标与关于规定。7、签发。是对发文稿进行最后审定具备决策性程序。即单位领导人对发文稿核准发出并订立姓名和日期。签发规定：①依照文献性质分层签发，以单位名义制发重要或涉及面广文献由正职或主持寻常工作副职领导人签发；有文献可由秘书长或办公厅(室)主任依照授权签发；以部门名义制发业务性文献可由部门领导人签发。②单位制发重要文献均应通过综合部门审核修正后再予签发。签发赋于发文以法定效力，使其成为定稿，并可据其印制文献正本。三、档案管理1、如何做到档案齐全完整，这就需要各机关企事业单位关于文书解决、档案管理人员去作某些收集工作。收集工作重要就是通过例行制度和专门征集办法，把分散在机关各科室、领导个人手中或失散在其她地方文献材料进行归档，实行集中统一由档案室管理。这样就需要单位制定相应收集、接受制度、档案管理制度等各项关于档案方面办法。《档案法》第三章第十条明确规定，对国家规定应当归档材料，必要按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移送集中管理，任何个人不得据为己有，否则属于违法行为。此外，建全档案机构，由主管档案工作负责人任领导组组长，负责文书解决工作负责人作副组长，成员是档案管理人员。档案工作人员要做到认真学习贯彻党各项方针政策和关于档案方面知识，提高自己业务水平，热爱本职工作，努力钻研业务，注意积累资料，掌握档案工作特点和规律，提高工作能力。为了便于保管和运用，整顿档案必要考虑对档案安全保管和实际运用以便，档案整顿质量好坏，也以与否便于保密与安全，便于保管和转移，便于查找为原则。工作内容就是将处在零乱状态和需要进一步条理化文献材料进行基本分类，组合，排列和编目，构成有序体系过程。档案整顿工作是档案管理工作中一种相对独立构成某些，其系统构造和运营机制具备一定特点。一方面，就各个完整档案综合体生成及其所有流程而论，档案管理工作是可以分解成又互相联系若干内部环节构成有机系统；另一方面，就特定档案管理单位而论，整顿工作项目则因详细环境和档案状况而有所不同。档案整顿工作大体分为如下：（1）系统排列和编目。在正规工作条件下，档案室接受是文书部门和业务部门按照归档规定以件为单位文献。在这种状况下，档案室档案整顿工作重要是对所接受档案，依照整个档案室存储和管理需要进一步系统整顿。如全宗以件为单位盒内档案排列，检索工具加工等。（2）局部调节。已经入室保存档案通过检查或专门质量检查，对其中不符合整顿规定和不便于保管运用某些，档案室需要进一步加工，此外随时间推移，档案自身或档案整顿体系也许发生某些变化，也需要进行必要调节。（3）全过程整顿。由于某些特殊因素，档案室有时也接受和收集某些零散文献或室藏体系遭受严重破坏时就必要进行全过程整顿。（4）整顿办法。依照中华人民共和国档案行业原则，归档文献整顿规则，将归档文献以件为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒，使之有序化。（5）整顿原则。遵循文献形成规律，保持文献之间有机联系，区别不同价值，便于保管和运用。（6）质量规定。归档文献齐全完整，已破损文献应当修整、笔迹模糊或易褪变文献应当复制。整顿归档文献所使用书写材料、纸张、装订材料应当符合档案保护规定。（7）装订。归档文献应按件装订，装订时正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；来文与发文作为一件时，发文在前，来文在后。（8）分类。归档文献可以采用机构问题、保管期限等办法进行分类。（9）对的划分保管期限。附：1、机关文献材料归档范畴和文书档案保管期限规定2、文书档案保管期限表（10）排列。按事由结合时间、重要限度排列，会议文献、记录报表易成套性文献可集中排列。（11）编号。归档文献应依分类方案排列顺序逐件编号。在文献首页右上角空白位置加盖归档章并填写内容。归档章设立有全宗号、年度、保管期限、件号、机构问题等必备项。（12）编制归档文献目录。（目录内容涉及：件号、责任者、文号、题名、时间、页码、备注）（13）装盒。将归档文献按室编顺序号装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。项目内有文献阐明、整顿人、检查人、日期。机关文献材料归档范畴和文书档案保管期限规定第一条为便于各级党政机关和人民团队（如下统称机关）对的界定文献材料归档范畴，精确划分档案保管期限，使所保存档案既能反映机关重要职能活动状况，维护其历史面貌，又便于保管和运用，依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实行办法》，制定本规定。第二条

本规定中机关文献材料是指机关在其工作活动过程中形成各种门类和载体历史记录。第三条机关文献材料归档范畴是：（一）反映本机关重要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具备运用价值文献材料；（二）机关工作活动中形成在维护国家、集体和公民权益等方面具备凭证价值文献材料；（三）本机关需要贯彻执行上级机关、同级机关文献材料；下级机关报送重要文献材料；（四）其她对本机关工作具备查考价值文献材料。第四条

机关文献材料不归档范畴是：（一）上级机关文献材料中，普发性不需本机关办理文献材料，任免、奖惩非本机关工作人员文献材料，供工作参照抄件等；（二）本机关文献材料中重份文献，无查考运用价值事务性、暂时性文献，普通性文献历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值信封，不需办理普通性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送文献材料，本机关负责人兼任外单位职务形成与本机关无关文献材料，关于工作参照文献材料；（三）同级机关文献材料中，不需贯彻执行文献材料，不需办理抄送文献材料；（四）下级机关文献材料中，供参阅简报、状况反映，抄报或越级抄报文献材料。第五条

凡属机关归档范畴文献材料，必要按关于规定向本机关负责档案工作部门移送，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或回绝归档。第六条

机关文书档案保管期限定为永久、定期两种。定期普通分为30年、。第七条

永久保管文书档案重要涉及：（一）本机关制定法规政策性文献材料；（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成重要文献材料；（三）本机关职能活动中形成重要业务文献材料；（四）本机关关于重要问题请示与上级机关批复、批示，重要报告、总结、综合记录报表等；（五）本机关机构演变、人事任免等文献材料；（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要合同合同、资产登记等凭证性文献材料；（七）上级机关制发属于本机关主管业务重要文献材料；（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题来函、请示与本机关复函、批复等文献材料。第八条

定期保管文书档案重要涉及：（一）本机关职能活动中形成普通性业务文献材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成普通性文献材料；（三）本机关人事管理工作形成普通性文献材料；（四）本机关普通性事务管理文献材料；（五）本机关关于普通性问题请示与上级机关批复、批示，普通性工作报告、总结、记录报表等；（六）上级机关制发属于本机关主管业务普通性文献材料；（七）上级机关和同级机关制发非本机关主管业务但要贯彻执行文献材料；（八）同级机关、下级机关关于普通性业务问题来函、请示与本机关复函、批复等文献材料；（九）下级机关报送年度或年度以上筹划、总结、记录、重要专项报告等文献材料。第九条

机关形成人事、基建、会计及其她专门文献材料归档范畴和档案保管期限，按国家关于规定执行。第十条

机关相应归档电子文献元数据、背景信息等要进行相应归档。机关应归档纸质文献材料中，有文献发文稿纸、文献解决单，应与文献正本、定稿一并归档。第十一条

机关联合召开会议、联合行文所形成文献材料原件由主办机关归档，其她机关将相应复制件或其她形式副本归档。第十二条

各机关应依照本规定，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关文献材料归档范畴和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查批准后执行。有垂直领导关系中央、国家机关应根据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统文献材料归档范畴和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查批准后执行。第十三条

在编制本机关或本系统文献材料归档范畴和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文献材料现实作用和历史作用，精确界定文献材料归档范畴和划分档案保管期限。第十四条

本规定合用于各级党政机关和人民团队。军队系统、民主党派、公司事业单位可参照执行。第十五条

本规定自颁布之日起施行；1987年颁发《国家档案局关于机关档案保管期限规定》和《机关文献材料归档和不归档范畴》同步废止。文书档案保管期限表1

本级党代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会文献材料1.1

请示、批复、告知、名单、议程、报告、领导人发言、选举成果、讨论通过文献、决策、纪要、公报、主席团会议记录等文献材料（永久）1.2

大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理成果，简报，快报（永久）1.3

重要贺信、贺电，筹办工作、选举过程中形成文献，小组会议记录、会议服务机构筹划、总结等文献材料（30年）1.4

讨论未通过文献

（）2

本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议文献材料2.1

公报、决策、决定、记录、纪要；议程、领导人发言、讨论通过文献，参加人员名册（永久）2.2讨论未通过文献（）3

本机关党组（或实行党委制党委）会议和行政办公会纪要、会议记录（永久）4

本机关召开工作会议、专项会议文献材料4.1

请示、批复、告知、名单、日程、报告、发言、总结、决策、决定、纪要（永久）4.2

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报（30年）5

机关联合召开会议文献材料5.1

本机关为主办5.1.1

请示、批复、告知、名单、日程、报告、总结、决策、决定、纪要（永久）5.2

本机关为协办5.2.1

请示、批复、告知、名单、日程、报告、发言、总结、决策、决定、纪要复制件或副本（30年）5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报复制件或副本（）6

本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会文献材料6.1

请示、批复、申办和筹办组委会重要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、发言，会徽设计（永久）6.2

代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道

（30年）6.3

委员会、分会会议和学术会讨论记录，会议代表登记表、接待安排（）7

上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成文献7.1重要

（永久）7.2普通（30年）7.3本地区、本机关工作报告材

（30年）8

本机关业务文献材料8.1本机关制定方针政策性、法规性、普发性业务文献，中长期规划、纲要等文献材料（永久）8.2本机关请示与上级机关批复、批示8.2.1

重要业务问题（永久）8.3

同级机关、下级机关来函、请示与本机关复函、批复等文献材料8.3.2

普通业务问题（30年）8.4

本机关代上级机关起草并被采用重要法规性文献、专项业务文献最后草稿（30年）8.5.1.1

重要业务问题（永久）8.5.1.2普通业务问题

（30年）8.5.2本机关为协办8.5.2.1

重要业务问题（30年）8.5.2.2普通业务问题（）8.6本机关编辑、编写文献材料8.6.1大事记、组织沿革等（永久）8.6.2

简报、状况反映、工作信息等（）8.7

行政管理、执法活动中形成文献材料8.7.1

行政管理工作制度、程序、规定等文献材料（永久）8.7.2

执法检查状况汇总、通报，整治告知等（永久）8.7.3

行政管理工作中形成审批、审查、核准等文献材料8.7.3.1

固定资产投资、科技筹划等项目审批（核准）、管理、验收（评估）等文献材料（永久）8.7.3.2

不动产、自然资源所有权、使用权确认文献材料

（永久）8.7.3.3

（含）以上有效或未注明有效期允许证；执照、资质证、资格证等审批、管理文献材料（永久）8.7.3.4

如下有效允许证、执照、资质证、资格证等审批、管理文献材料（30年）8.7.4

行政管理工件中形成备案文献材料（）8.7.5

行政惩罚、处分、复议、国家补偿等工作中形成文献材料8.7.5.1

重要（永久）8.7.5.2

普通（30年）8.8

筹划、总结、记录、调研等方面文献材料8.8.1

年度和年度以上筹划、总结、记录材料（永久）8.8.2

年度如下筹划、总结、记录材料（）8.8.3

重要职能活动总结、重要专项调研材料（永久）8.8.4

普通活动总结、普通问题调研材料

（）8.9

出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成文献材料8.9.1

刊登公报，订立合同、协定、备忘录，重要会谈记录、纪要等（永久）8.9.2

出国审批手续、执行日程、考察报告、普通性会谈记

（30年）9

本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文献材料9.1

机构设立、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文献材料

（永久）9.2

人事工作制度、规定、办法等文献

（

30年）9.3

人事任免文献（永久）9.4

先进单位、劳动模范、先进工作者文献材料9.4.1

受县级（含）以上表扬、奖励（永久）9.4.2

受县级如下表扬、奖励

（30年）9.5、对本机关关于人员处分材料9.5.2

受到警告处分（30年）9.6

职工录取、转正、聘请、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文献材料

（永久）9.7

人事考核、职称评审工作文献材料

（永久）9.8

职工调动工作行政、工资、党团组织关系简介信及存根

（永久）9.9

职工名册

（永久）9.10

党、团、工会工作活动中形成文献材料9.10.1

工作报告、总结，换届选举成果

（永久）9.10.2

重要专项活动报告、总结等

（永久）9.10.3

党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织文献材料

（永久）9.10.4

状况反映、工作简报