档案管理实施细则样本

仁怀市生活垃圾焚烧发电项目工程项目档案管理实行细则 1/0（版本号/修订号）仁怀中电环保发电有限公司中电投电力工程有限公司工程管理分公司贵州仁怀环保电站项目部09月30日发布10月01日实行目录TOC\o"1-2"\h\z\u前言 IVv1目 12合用范畴 13编制根据 14定义与术语 25基本管理 36管理规定 46.1管理内容 46.2建立管理网络 46.3管理流程 47职责及分工 57.1项目公司职责 57.2工程公司项目部职责 57.3监理职责 67.4施工单位职责 77.5设计单位职责 77.6调试单位职责 78项目文献形成规定及上报份数 88.1文献形成规定 88.2工程文献编码 98.3施工单位所报技术文献份数 99项目文献收集 99.1项目文献收集范畴 99.2项目文献收集时间 109.3项目文献收集份数 109.4项目文献质量规定 1010项目文献编制 1110.1项目文献编制规定 1110.2竣工图编制规定 1111项目文献整顿 1211.1项目文献整顿基本规定 1211.2分类原则、类目设立及分类表 1311.3组卷原则及组卷办法 1411.4案卷和卷内文献排列 1411.5项目文献编目 1711.6案卷及文献装订 1911.7纸张、卷皮、卷内表格规格和制成材料 1912特殊载体档案收集与整顿规定 1912.1录音、录像档案 1912.2照片档案 1912.3电子文献归档 2012.4实物档案 2113竣工文献验收 2113.1竣工文献审查规定 2113.2竣工文献审查程序 2213.3竣工文献检查程序 2214档案工作突发事件应急准备 2314.1应急准备 2314.2预警防止行动 2314.3处置区域 2314.4急救档案顺序 2315工程档案管理考核办法 2315.1考核程序 2315.2考核办法 2416.记录 25记录1：设计变更执行反馈汇总表 25记录2：单位工程设备、材料出厂实验报告及质量证明材料登记表 25记录3：归档电子文献移送、接受检查登记表 25记录4：竣工文献审查签字页 25记录5：竣工档案审核整治单 25记录6：竣工档案移送签证表 25记录7：单位工程总结（模板） 25记录8：单位工程记录一览表 2517.附录 25附录A建设单位项目档案分类、各参建单位重要项目文献归档范畴及保存单位期限划分表 25附录B项目文档管理制度 25附录C项目文档编码管理规定 25

前言为实现仁怀市生活垃圾焚烧发电项目工程“达标投产并通过3A级别评估、争创国家优质工程奖”质量总目的，保证明现工程档案规范性、完整性、及时性、精确性、系统性、真实性，特制定本细则。本细则由中电投电力工程有限公司工程管理分公司贵州仁怀电站项目部提出、起草和归口。本细则重要起草人：版本号编制人审核人批准人签字/日期签字/日期签字/日期1目本细则规定了在工程文献收集、整顿、归档及档案移送过程中，对各类文献归档时间、范畴、保管期限、整顿、编目和案卷质量规定，统一了工程档案编制及整顿原则。保证本工程档案符合达标投产及创优考核原则。2合用范畴本细则合用于仁怀市生活垃圾焚烧发电项目工程文献编制、工程档案整顿、移送和竣工验收。工程各参建单位均应遵循本细则执行。3编制根据下列文献对本细则应用是必不可少。凡是注日期引用文献，仅注日期版本合用于本文献。凡是不注日期引用文献，其最新版本（涉及所有修订单）合用于本文献。DA/T28-国家重大建设项目文献归档规定与档案整顿规范GB/T11822-科学技术档案案卷构成普通规定GB/T38－电子文献归档光盘技术规定和应用规范GB/T18894－电子文献归档与管理规范GB/T10609.3－技术制图复制图折叠办法GB/T11821－照片档案管理规范DL/T241-火电建设项目文献收集及档案整顿规范DL/T5229-电力工程竣工图文献编制规定DL/T5210系列火电施工质量检查及评估原则DL/T5190系列电力建设工程施工及验收技术规范DL/T5277-火电达标投产验收规程中电投规章〔〕年第44号中华人民共和国电力投资集团公司火电工程达标投产考核算施办法第60号关于施行《中华人民共和国电力投资集团公司档案管理制度》告知第64号中华人民共和国电力投资集团公司重大建设项目档案验收管理制度仁怀市生活垃圾焚烧发电项目工程《工程建设管理委托合同》CPIPEC-EM2120300—《建设管理项目文档管理规定》4定义与术语4.1项目文献指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中开成文字、图表、声像等形式所有文献，涉及项当前期文献、项目竣工和项目竣工验收文献等。4.2项目档案是指检定、整顿并归档项目文献(4.1)。4.3工程准备阶段文献工程项目在立项、审批、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成文献。4.4施工文献工程项目在土建和水工施工、设备安装、系统调试等施工过程中形成文献。4.5监理文献监理公司在工程设计、施工、调试等过程中履行监理职能所形成文献。4.6竣工验收文献工程项目在竣工验收、移送生产活动中形成文献。4.7设备文献工程主设备和重要辅助设备在订货、出厂、到货、开箱和检查等过程中产生文献。4.8竣工图工程竣工验收后，真实反映建设工程施工成果图样。4.9归档文献分类依照档案来源、形成时间、内容、形式等特性对档案实体进行有层次分类。4.10归档文献整顿将归档纸质文献以件或卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化过程。4.11归档办理完毕文献经系统整顿交档案室保存过程。4.12项目档案移送项目竣工验收后，建设单位依照合同、合同和规定向项目公司单位、生产使用单位、项目主管部门及关于档案管理部门移送关于项目档案。4.13单位名称简称仁怀市中电环保发电有限公司（如下简称“项目公司”）；中电投电力工程有限公司工程管理分公司贵州仁怀环保电站项目部（如下简称“工程公司项目部”）；上海斯耐迪监理工程征询有限公司仁怀项目监理部（如下简称“项目监理部”）。5基本管理5.1实行项目法人负责制，明确分管领导和项目档案管理体制和工作程序。保证档案管理与项目建设同步进行。做到“三纳入”、“四参加”、“五同步”。5.1.1“三纳入”纳入工程建设项目各项规章制度、工作筹划及流程；纳入工程建设参建各方项目寻常管理；纳入工程建设项目岗位责任制、经济责任制。5.1.2“四参加”参加设备、材料技术合同洽商；参加设备开箱验收或引进项目接受；参加建设项目验收及评价；参加建设项目工法、专利、科技成果、QC成果、“四新”成果积累、开发。5.1.3“五同步”下达筹划任务与提出文献材料归档规定同步；检查工程进度与检查文献材料积累同步；工程验收、评价与文献材料归档同步；科技成果等评审与文献材料归档同步；项目移送生产与项目文献材料完毕归档同步。5.2基本设施建设、设备配备：具备档案安全保管、保护和当代化管理条件，配备必要设备。5.2.1参建单位应配备器具：计算机、扫描仪（具备持续扫描功能）、照相机（800万以上像速）、激光打印机、装订机、切纸刀等5.2.2案卷装具：卷盒材料为牛皮纸板双裱压制；外形尺寸为：310mm×220mm；厚度分别为：20mm、30mm、40mm、50mm四种规格。6管理规定6.1管理内容工程公司项目部负责对本项目工程文献管理详细策划，涉及目的拟定，管理网络、制度、办法建立及贯彻。6.2建立管理网络6.2.1配合项目公司组建“项目文档管理领导小组”，项目主管领导担任组长，各参建方指派一名负责人参加该领导小组。领导小组下设工作小组，成员涉及项目公司、工程公司项目部资料主管、各参建方资料主管及有关技术人员，详细负责工程文献管理工作。6.2.2各参建单位组建本单位“工程档案管理领导小组”，由各单位项目总工程师任组长，全面负责工程档案形成管理及移送。6.2.3工程公司项目部负责编制《项目档案管理实行细则》，经工程公司项目部、项目公司逐级评审通过后执行。6.2.4工程公司项目部负责组织本项目贯彻国家关于部门颁发档案管理规定及《项目档案管理实行细则》实行。6.2.5工程公司项目部负责制定对各参建方考核制度及控制办法，并把工程文献收集、整顿和归档工作纳入与各参建单位合同管理，纳入各部门和关于人员工作责任制。6.2.6工程公司项目部负责项目公司及供方工程建设管理软件“PAP”中“工程资料管理”软件应用培训、业务指引及监督检查工作。6.2.7工程公司项目部负责对本项目各参建方工程文献形成、收集、整顿、审查、验收、案卷装订、归档移送等管理工作进行技术交底。6.2.8项目监理部应对各参建单位竣工档案完整性、精确性、真实性进行审核；并应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制状况，发现不精确或短缺时要及时修改和补齐。6.2.10工程公司项目部和项目监理部配合项目公司进行工程档案专项验收、机组达标及创优考核验收。6.2.11工程公司项目部组织各参建方对工程项目文档办理移送签证工作。6.3管理流程项目公司工程公司项目部项目监理部施工单位7职责及分工7.1项目公司职责7.1.1组建“工程档案管理领导小组”，由项目公司总经理担任组长，全面负责工程档案形成管理及移送。7.1.2负责前期文献、设计基本文献、施工图、工程管理过程性文献（如征地文献等）收集整顿及其归档工作。派遣档案管理人员1-2人协助工程公司做好设备文献收集整顿及归档工作。7.1.3负责合同、合同、招投标文献收集整顿归档工作。7.1.4负责考核期（电厂运营阶段）运营资料（涉及公司技术原则、系统图等必备图纸、操作票、工作票、运营日记等运营台帐、培训教材、考核期生产记录、考核期事故分析、解决记录及结论）收集整顿及归档工作。7.1.5负责最后移送时提供统一档案盒。7.2工程公司项目部职责7.2.1认真履行管理范畴内档案工作统一组织和管理职能，负责对本工程档案工作组织、指引、监督、检查和验收工作。7.2.2负责制定《项目档案管理实行细则》，采用统一档案管理软件，进行项目文档管理。7.2.3负责设计文献统一接受、登录、发放工作。7.2.4负责工程管理性文献（涉及来往文献、会议纪要）、工程未完项目资料、设备文献收集整顿归档工作并向项目公司进行移送。7.2.5负责最后汇总、编制工程竣工档案移送总清册，并向项目公司进行移送。7.2.6负责质量监督资料归档工作。7.2.7负责竣工文献编制组织工作，按照国家对工程档案及竣工文献质量和数量规定，结合机组达标创优规定，以单台机组为基本在该台机组通过（72+24）小时试运营后45天内(含竣工图)向项目公司移送本合同范畴内完整竣工文献，详细份数参见合同规定。项目公司及项目公司代表有权对工程公司项目部竣工文献编制状况进行检查并提出整治意见。7.2.8双方批准所有从对方接受到标明为“保密资料”字样资料进行保密，不经对方批准，不得将该资料转发或披露给任何与本项目无关第三方。7.3监理职责7.3.1负责监理根据性文献（监理规划细则、监理实行细则等）、监理工作文献（监理工作联系单、会议纪要、暂停令、月报、告知等）形成、收集、整顿、自检、组卷、装订、归档。并在机组通过（72+24）小时试运营后45天内移送合同范畴内完整竣工文献经工程公司项目部提交项目公司。7.3.2负责对施工单位文献接受、审核、解决、传递工作。7.3.3负责对竣工图审核工作。7.3.4负责对施工承包商、设计单位、设备代保管单位竣工资料完整性、精确性、真实性进行监督、检查工作，直至达到竣工移送原则。7.3.5负责监督、检查施工单位不符合项整治及封闭状况。7.4施工单位职责7.4.1按《火电建设项目文献收集及归档整顿规范》DL/T241-分类规定编制单位工程竣工档案。建立单位工程总清册，并在机组通过（72+24）小时试运营后45天内移送合同范畴内完整竣工文献经工程公司项目部提交项目公司。7.4.2在单位工程竣工验收时，各单位应先对本单位已编制好竣工文献进行严格内部自查,合格后提交项目监理部进行审核工作,监理预审合格后,工程公司项目部和项目公司各专业技术人员及档案人员共同进行复核审查,合格后按照本规定及国家关于档案管理规定整顿、装订、编目、装盒，编制移送清册，并将所有竣工文献录入PAP竣工资料管理模块中，同步提交二套相相应电子版档案移送项目公司。做到工程文献与工程竣工验收同步完毕。7.4.3每台机组移送前，及时整顿完整精确设计变更单和与设计变更关于工程联系单、图纸会审纪要等关于编制竣工图根据。在机组通过（72+24）小时试运营后1-5个工作日内提交工程公司项目，由工程公司项目部组织关于单位审核，汇总后移送设计单位进行竣工图编制工作。7.4.4负责本单位施工过程中资质类文献。7.5设计单位职责7.5.1负责按工程建设规定，及时提供工程设计文献并编制施工图及总清册。7.5.2负责三套设计变更单原件整顿及归档。7.5.3负责对汇总设计变更文献进行最后审核，保证其完整、精确，按合同和GB/T10609.3技术制图复制图折叠办法以及本细则整顿规定，编制竣工图，按A4幅面（297×210mm），图面朝里，图标外露规格折叠。每页图纸均应加盖“竣工图章”（式样符合DL/T5229-规定）。在机组通过（72+24）小时试运营后45天内，向工程公司项目部提交两台机组竣工图，由工程公司项目部整顿归档后向项目公司移送。7.5.4负责编制设计工作总结，并提交工程公司项目部。7.5.5负责编制竣工图总目录及清册7.6调试单位职责7.6.1负责调试大纲及调试筹划收集、整顿、立卷工作。7.6.2负责调试工程联系单收集、整顿、立卷工作。7.6.3负责调试使用仪器汇总报验、特殊调试人员资质报验收集、整顿、立卷工作。7.6.4负责调试实验强条执行检查记录收集、整顿、立卷工作7.6.5负责分系统调试方案、办法报审文献、条件检查确认表试运签证、调试报告、调试记录、调试质量验收文献收集、整顿、立卷工作。7.6.6负责整套启动调试方案、办法报审文献、条件检查确认表、调试记录与报告、整套启动签证、报告及整套启动调试质量验收文献收集、整顿、立卷工作。7.6.7负责编制调试总结及调试单位组织会议会议纪要。7.6.8在机组通过（72+24）小时试运营后45天内移送合同范畴内完整竣工文献（份数依照合同规定）经工程公司项目部提交项目公司。8项目文献形成规定及上报份数8.1文献形成规定8.1.1报送文献笔迹清晰、图样清晰、图表整洁、签字手续完备，日期规定填写规范，采用8位数，如“05月22日”或“.05.22”，采用碳素笔，不得用红色、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔和铅笔。签字意见一定明确，不容许浮现“正在联系”等不明确意见。8.1.2表格纸张规定规格为A4（210㎜×297㎜）70g以上打印纸，文献幅面为A4规格，文献装订边距普通规定：上边距为2.5cm，左边距为2.5cm，下边距为2cm，右边距为2cm，页脚1cm，标题字体统一为三号黑体，报审表内容字体为宋体五号，单位工程、检查批报表中内容为五号或小五号。如表格内容较多可恰当下调字号，页脚字体为宋体小五。表格边框线条粗1.5磅，表格内线条粗0.5磅。8.1.3工程施工技术文献用表规定严格套用国家或行业原则规范表式。8.1.4验评表中所填工程编号，应与施工单位所报“施工验收范畴划分表”一致。8.1.5填写规定：①意图和意见表达应实事求是、内容详细、用语规范；词义搭配精确；语句完整、通顺、笔迹清晰；②订立各级人员应具备相应资格，订立程序符合规定；③解决文献普通应在1个工作日内解决完毕并返回，最长不得超过3个工作日。订立日期格式为：XXXX（年）XX（月）XX（日）。用于记录专业施工与验收表格式文献，应符合现行电力行业原则格式，没有填写内容空白格应划线“/”或加盖“如下空白”章，以示闭环。8.1.6各方产生文献，若文献上有主送单位，则由产生文献方直接将文献送到主送单位资料室，由主送单位资料室负责该资料流转，并在各方签字完毕后负责发放给有关签字方。施工单位报送程序，除有主送单位除外，其他技术文献一律先送项目监理部资料室，由监理单位登记并进行文献流转。施工单位应将解决完毕技术文献及时进行扫描（带印章文献应彩扫为PDF格式文献），并将电子版保存备查并同步进行PAP归档。8.1.7工程联系单：可分三种状况，第一，主送监理单位，直接报送监理单位。第二，事项需要工程公司项目部解决，先报监理，再报工程公司项目部。第三，事项需要项目公司（需设备厂家、设计工代）解决，先报监理、工程公司项目部，再报项目公司，需要相应增长（设备或设计签字栏），增长签字栏应在工程公司项目部后、项目公司栏前。注：因工程联系单表式是“PAP”自动生成，若报送单位栏数局限性，可自动填加，页数控制在一页之内；若填报浮现“空栏”，应写明“如下空白”。工程联系单订立意见应明确，流转时间最多不能超过三个工作日。工程联系单流转完毕后，由施工单位进行闭环确认。施工单位资料员每周末需对项目公司报未返回联系单清查，以避免联系单丢失。施工单位要对每份工程联系单格式及编号进行把关，不容许浮现专业或编号错误联系单，如有联系单作废应将编号及时补上，以免浮现断号。8.1.8图纸发放流转施工图纸发放，由项目公司资料室接受、清点后发放给工程公司资料室，由工程公司资料室统一登记后签发。工程公司资料室按拟定图纸发放范畴、图纸分发份数发给有关单位，由各方指定专职资料人员接受并办理签字手续，负责图纸保管、使用和归还（图纸发放份数：工程公司3套、监理公司2套、施工单位6套）。8.2工程文献编码详见附录17C项目文献编码管理规定8.3施工单位所报技术文献份数施工单位报审文献份数应依照上报文献实际流转需要考虑，如：项目公司1份（需项目公司签批文献）+工程公司项目部1份（需工程公司项目部签批文献）+项目监理部1份+竣工后移送项目公司2份+施工单位自留1份（如涉及到设计工代可恰当增长）。9项目文献收集项目文献收集、编制与整顿作为各参建单位档案管理部门寻常工作，对于项目档案业务工作来说，文献收集、编制与整顿是业务流程中最重要基本环节，对于文献转化为档案过程来说，文献收集是整顿基本，文献编制是整顿前奏，而整顿是文献转化为档案最重要环节。9.1项目文献收集范畴9.1.1建设单位在项目建设中形成所有文字、图表及音像等各种载体形成文献为收集对象，将具备保存价值文献纳入归档范畴。9.1.2供方单位重要项目文献归档范畴及归档责任单位见“附录17A”。9.2项目文献收集时间9.2.1项目文献应与项目建设同步收集。9.2.2前期阶段、施工准备阶段、竣工验收阶段、生产准备阶段等项目管理性文献，可在文献办理完毕或阶段性工作完毕后及时收集，并录入“PAP”工程建设管理软件竣工资料管理模块。9.2.3设备、仪器及物资文献，在开箱验收后及时收集登记，并录入“PAP”工程建设管理软件竣工资料管理模块。9.2.4施工、调试单位形成各专业项目文献，责任单位在施工过程中做好记录，单位工程验收后及时收集，整顿并录入“PAP”工程建设管理软件竣工资料管理模块。9.2.5监理和设计等单位形成项目文献，应在工作完毕后及时收集，并录入“PAP”工程建设管理软件竣工资料管理模块。9.3项目文献收集份数9.3.1本项目文献收集份数按各参建单位合同执行。9.3.2设计单位编制施工图，归档份数为一份。9.3.3设计单位编制竣工图，归档份数为三份（单台机组），一套正本，两套副本（详细份数由合同规定）。9.3.4电子文献应存储在脱机载体上（即DVD光盘），按电子档案归档规定应一式三份，一份封存、一份异地保管、一份提供运用。9.4项目文献质量规定9.4.1项目文献齐全、完整、精确、系统、签章手续完备；其内容真实、可靠，与工程实际相符合。9.4.2项目归档文献应为原件。因故无原件归档合法性、根据性、凭据性等永久保存文献，提供单位应在复制件上注明原件在何处并加盖公章。9.4.3项目文献应笔迹清晰，图样清晰，图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合GB/T11822规定。9.4.4由分包单位形成文献，发包单位负责审核并签字；有劳务分包形成文献，发包单位应对形成文献承担所有质量责任并签字确认，否则视为无效文献。9.4.5案卷档号分派：准备归档文献材料，以参建各方合同、合同及本项目已批准单位工程划分表为基准，参照“附录17A”所列分类号顺序，分派本工程各参建方档案分类号和案卷号。10项目文献编制项目文献编制是项目档案整顿工作特有一道工作程序，其特殊性是由项目文献成套性及动态管理特点所决定。项目文献编制是依照文献管理、文献整顿和文献运用需求开展一项工作。10.1项目文献编制规定10.1.1参建单位应按照DA/T28规定编制竣工文献，监理单位负责审查。10.1.2需整治闭环或回答项目文献，执行单位应在竣工后按质量规定编制相相应闭环文献。10.1.3设计更改文献，施工单位应按专业编制《设计变更执行反馈汇总表》,见记录1。10.1.4对单位工程中按专业集中整顿设计更改文献、设备与原材料质量证明文献、计量器具文献，立卷单位应按DL/T241－规定填写登记表，在表中应填写文献所在卷册档号，建立索引。土建专业《单位工程设备、材料出厂实验报告及质量证明登记表》，见记录2。10.1.5原材料质量证明文献，应分门别类按原材料品种、型号等特性及原材料管理台账编制原材料跟踪记录。10.1.6非纸质载体文献归档时，应有整顿单位编制文献阐明与载体一起移送，并应在备考表填写互见号。10.2竣工图编制规定10.2.1竣工图应齐全、完整，修改到位，签章手续完备，并应与项目竣工验收时实际状况相符。10.2.2设计单位应按DL/T5229规定编制全套竣工图。10.2.3竣工图应加盖竣工图章。竣工图章应按DL/T5229规定执行。10.2.4项目监理部应对设计单位编织竣工图进行审查，并在竣工图卷册目录上加盖竣工图审查章。竣工图审查章见图1。图1：竣工图审查章10.2.5竣工图应按GB/T10609.3规定折叠，图纸折叠图幅向里，图标栏应外露。11项目文献整顿文献整顿是按一定原则，对文献进行条理化、系统化整顿过程，是文献转化为档案重要环节。项目文献整顿工作重要涉及系统整顿和科学编目两某些，系统整顿涉及对文献分类和排列，以真实反映电力建设项目活动真实状况，保存文献自检有机联系为原则；科学编目涉及编制档号、案卷目录、卷内目录、备考表等，将通过系统整顿文献固化和编制检索工具。编目揭示了归档文献和案卷内容和构成。11.1项目文献整顿基本规定11.1.1项目文献应由文献形成单位整顿、归档、立卷。由各种单位分包单位（单项）工程，应由分包单位对各自承建范畴形成文献进行整顿，由发包单位汇总整顿。11.1.2项目文献整顿，应依照档案对文献形成查考与凭证价值拟定保管期限。保管期限分为永久与定期两种。永久保存文献。凡是证明项目建设合法性、反映工程质量和竣工验收根据性文献以及对文献保管单位此后工作有长远运用价值文献，应列为永久保管。定期保存文献。凡是反映项目建设活动且在一定期期内对文献保管单位有参照运用价值项目文献，应列为定期保管。定期保管档案年限可依照其参照运用价值分为30年和两档。11.1.3项目文献保存单位及保管期限划分见“附录17A”。11.1.4项目文献整顿，卷内文献不得有重复，共用时应在备考表中阐明。 11.2分类原则、类目设立及分类表11.2.1分类原则（1）火电建设项目档案分类应以火电建设项目所有归档文献为对象，根据参建各方在项目建设中职能，按文献来源结合档案形成阶段、专业性质、特点，应保持项目档案成套与系统以及档案形成规律和有机联系。（2）分类应具备概括性和包容性，具备相对稳定性和扩充性。11.2.2类目设立及档号标记（1）分类表类目应按参建单位不同职能，文献来源和形成阶段，分专业性质、特点按下列规定设立：A）一级类目设立：6大类为电力生产类、7大类为科学技术研究类、8大类为建设项目类、9大类为设备仪器类。B）二级及如下类目设立：6大类电力生产类按生产职能部门，文献性质设立；7大类科学技术研究类应按科技成果性质或立项课题设立；8大类项目建设类应按专业、系统、设备台件设立。9大类设备仪器类应按专业、系统、设备台件设立。（2）档号由项目代号（或年度）、分类号和案卷流水号三组代号构成，分类用0～9阿拉伯数字标记。三组代号之间用“—”分隔；不同级类目之间，直接连接。档号标记见下图。（3）本工程公用某些00，1号机组01，2号机组02。11.3组卷原则及组卷办法11.3.1组卷原则（1）组卷应按文献形成规律和成套性特点，保持卷内文献有机联系；分类科学，合理组卷。组卷规定可参照“附录17A”。（2）组卷应依照卷内文献内容和按文献多少构成一卷或多卷。卷内文献内容应相对独立完整。（3）独立成册、成套项目文献，应保持其原貌，不适当拆散重新组卷。11.3.2组卷办法（1）项当前期文献、项目管理文献、竣工验收文献及生产准备文献，应按阶段、问题、来源组卷。（2）设计文献应分阶段、专业按卷册号组卷，设计更改文献应按专业、时间组卷。（3）施工文献，应按单位工程组卷。（4）调试文献，应按阶段、专业组卷。（5）质量监督中心站形成文献，应按阶段组卷；现场质量监督站形成文献，应按专业组卷。（6）监理文献，应按文种、专业、时间等特性组卷。（7）原材料质量证明文献，应分专业按材料种类、型号组卷。（8）设备文献，应按设备成套性特点，分专业、系统按台件组卷。11.4案卷和卷内文献排列11.4.1项目档案案卷应按分类表类目顺序依次排列。卷内文献应按文献形成规律、时间（阶段）或重要限度排列。11.4.2项当前期、项目管理、项目竣工验收阶段形成文献，卷内文献应批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；审批文献在前，报审文献在后；文字在前，图纸在后排列。——卷内文献排序(管理性文献)（1）卷内目录；;（2）管理性文献以文种、按专业，依次准时间顺序排序;（3）备考表11.4.3单位工程文献，应按单位工程综合管理文献、施工记录及有关实验报告、质量验收文献顺序排列。（1）单位工程管理文献，应按审查签字页、开工审批、施工方案/办法/作业指引书及技术交底、设计更改及材料代用告知单登记表、设备、材料出厂实验报告及质量证明文献登记表、所用计量器具登记表、竣工验收报告依次排列。（2）施工记录，应按施工工序（程序）排列。强制性文献执行记录可排列在相应施工记录之后。（3）施工质量验收文献，应按单位工程质量验收划分表、单位工程、分部工程、分项工程、检查批质量验收记录排列。质量验收记录报验单、验收表在前，与之相应支撑性记录附后。——卷内文献排序(施工技术文献-按单位工程组卷)施工技术文献排列顺序按照工程工序进行排列，按单位工程组卷。一种单位工程需组几卷，应保证同一工序文献材料相对集中于一卷，有助于案卷题名简要、精确，便于文献保管和有效运用。（1）签字页；（2）卷内目录；;（3）施工技术文献;(专业综合)（4）施工记录;(详细内容执行新分类原则)（5）质量验收记录(单位工程、分部、分项工程、检查批)（6）单位工程质量验评记录；单位工程质量验评排序应是：单位工程质量验评－分部工程－分项工程－检查批，－第二个分项工程－检查批－第三个…….第二分部工程－分项工程－检查批－第二个分项工程－检查批例如：某建筑基本垫层混凝土检查批技术文献排列……基本分部工程验评记录（第一种分部）……基本强制性条文执行状况……基本垫层分项工程验评记录（第一种分部第一种分项）……基本垫层分项工程混凝土垫层检查批验评记录（第一种分项第一种检查批）……基本混凝土垫层混凝土浇筑告知单……基本混凝土垫层配合比报告……基本混凝土垫层混凝土生产质量控制记录……基本混凝土垫层混凝土搅拌记录……基本混凝土垫层混凝土浇筑记录……基本混凝土垫层混凝土养护记录……基本混凝土垫层混凝土抗压强度监理见证取样委托单位及实验报告……(工序支持性记录)直到第一种分项内容所有排完后，再开始下一种分项，内容同上。直到第一种分部工程内容所有排列完后，再开始下一种分部。（7）单位工程总结；（8）备考表11.4.4机组调试、实验文献，应分专业按管理文献、调试记录（报告）、调试质量验收文献排列。11.4.5监理文献，应按管理文献、监理日记、监理记录、监理月报、监理睬议文献、监理总结顺序排列。卷内文献按问题、时间排列。11.4.6重要工程材料、构配件、原材料质量证明文献，应分专业按材料种类排列。卷内文献按质量跟踪记录，原材料进场报审表、出厂质量证明文献、复试委托单及复试报告顺序排列。11.4.7设计更改文献，应分专业按流水号顺序排列；卷内文献应按设计更改执行状况汇总表，设计更改文献、执行状况记录依次排列。11.4.8竣工图、施工图，应分专业按卷册号顺序排列；卷内文献按图号顺序排列。11.4.9设备文献，应分专业、系统、台件按质量证明文献、开箱验收、设备技术文献及随机图纸、安装调试（测试）和运营记录顺序排列。卷内文献应遵循文字在前，图纸在后规律排列。——卷内文献排序(设备文献)（1）卷内目录（2）设备资料以阐明书、手册、实验报告、质量证明、产品合格证、保修证、装箱单、图纸顺序排列。（3）备考表11.4.10按文种单独组卷文献有：标段施工组织总设计、标段施工总结、工程联系单、沉降观测记录、重要工程材料、构配件、设备报审、设备开箱、修补与更换记录、备品、备件、专用工具交接清单、工程竣工结算文献、工程竣工移送证书、尾工项目清单、尾工及重要缺陷交接书、移送档案总目录等。11.5项目文献编目11.5.1页号编写（1）文献页号应对有效内容页面编写页号。页号位置，单面在文献右下角；双面正面在右下角，反面在左下角；图纸页号应编写在图标栏外右下角。（2）文献页号应按案卷装订形式分别编写。按卷装订应从“1”编写持续页号；按件装订，每份文献从“1”编写页号，件与件之间不能连号。11.5.2卷内目录编制（1）卷内目录应排列在案卷之首，不编写页号。（2）卷内目录编制规定如下：——序号：用阿拉伯数字表达，应依次原则文献在卷内排列顺序，各案卷之间序号不持续。——文献编号：应填写文献文号或编号、图样图号等。——责任者：应填写文献形成单位全称或规范简称。合同文献应填写重要责任方；报验文献宜填写报验责任单位。——文献题名：应填写文献标题全称。对按单位工程整顿，每份文献题名前宜填写单位工程名称；对文献标题不明确、不精确、不完整，应由立卷人依照文献内容重新拟写或补充。——日期：应填写文献流程结束最后负责人（单位）订立盖章日期。——页数（号）：应按装订形成分别编写。装订成卷应填写每份文献起始页号，最后一种文献填写起止页号；案件装订应按填写每份文献页数。——备注：应依照实际状况填写与这条目文献关于需要阐明信息。11.5.3案卷封面编制（1）案卷封面可采用外封面和内封面两种形式，由项目公司统一规定。本工程采用内封面形式。（2）案卷封面编制规定如下：——案卷题名，应简要、精确揭示卷内文献内容。重要涉及生产、科研课题，建设项目，设备仪器名称或代字（号）、构造、阶段名称、文献类型名称等。项目名称应与核准项目名称保持一致，本工程项目名称“仁怀市生活垃圾焚烧发电项目工程”。外文归档材料案卷题名应译成中文。——立卷单位，应填写案卷整顿单位全称。——起止日期，应填写卷内最早形成文献日期与最后形成文献日期。——保管期限，应按附录“17A”填写。同一案卷内文献保管期限不同，应从长。——密级，应根据国家关于档案保密规定划分，同一案卷内有文献密级不同，应从高。——档号，由项目代号、分类号、案卷流水号构成。11.5.4备考表编制（1）备考表应填写卷内文献总件数和总页数以及在组卷和案卷提供运用中需要阐明问题。备考表排列在卷内文献之后，不编写页号。（2）备考表编制如下——立卷人及日期，应由案卷整顿负责人签名，并填写完毕立卷日期。——检查人及日期，应由案卷质量检查人签名，并填写日期。——互见号，应填写反映同一内容而载体不同且另行保管档案档号，同步应注明其载体形式。11.5.5案卷目录编制（1）案卷目录应填写序号、档号、案卷题名、总页数等内容。（2）档号、案卷题名、保管期限填写应同11.4.3。11.5.6案卷脊背编制（1）案卷脊背应填写档号、案卷题名或核心词、保管期限、正副本等内容。（2）案卷脊背应按本项目统一规定，由立卷单位填写。11.6案卷及文献装订11.6.1案卷装订应结实、整洁，采用线装。11.6.2本工程文献可采用整卷装订，也可采用按件装订。按件装订文献，应在每份文献首页上方空白处加盖档号章，按GB/T11822规定填写。图纸不装订。11.6.3案卷装订应保持卷内文献内容相对独立与完整，装订厚度应按实际状况拟定。11.6.4对有破坏文献，应先修补后装订；对非原则A4纸文献，宜粘贴或折叠后装订；外文材料应保持原有装订形式。11.7纸张、卷皮、卷内表格规格和制成材料11.7.1项目文献用纸应符合档案耐久保存规定，打印纸张应不低于70克。11.7.2采用白图归档图纸，应用工程专用纸张打印，不应用复印纸代替。11.7.3卷皮、卷内表格规格和制成材料应符合GB/T11822规定。11.7.4案卷装具宜依照案卷厚度选取，本工程规定组薄卷，每卷不易超过250页。为保持文献有机联系也可酌情而定。12特殊载体档案收集与整顿规定12.1录音、录像档案12.1.1编制根据DA/T15－1995《磁性载体档案管理与保护规范》。12.1.2录音（录像）档案整顿规定：由摄录人员整顿，每盘标注出盘号、盘内序号，在盘内序号下标注文献标题，重要涉及事由、时间、地点、人物、背景、录音（录像）要素。12.2照片档案12.2.1编制根据GB/T11821-《照片档案管理规定》。12.2.2照片档案收集(1)收集范畴——项目重要合同签字典礼。——工程开工、工程竣工、上级领导视察、检查、指引工作等重要事件。项目重要会议和活动。——大件吊装、锅炉水压、汽机扣盖、整套启动、移送生产等重要里程碑安装进度实况。——重要设备安装结束状态和厂区概貌。——重大安全质量事故、设备缺陷等状况。——整个项目每个单位工程收集工程照片6～8张。——项目其她重要活动。(2)收集规定——对属于收集与归档范畴照片，应集中管理，任何单位或个人不得据为己有。——对反映同内容若干照片，应选取重要照片归档。——底片（或光盘）、照片、阐明应齐全。——数码照片拍摄后，由责任部门/照相者用相纸打印或冲印七英寸规格照片，并把文献刻入光盘，制作成电子文献一起归档。(3)归档分类建设单位按照年度归档，施工单位按照专业、单位工程竣工验收后归档。(4)照片装具统一使用印有国家档案局监制字样“照片档案”相册。(5)移送份数机组通过（72+24）小时试运营后45天内移送照片档案两套（项目公司、工程公司项目部各一套）。12.3电子文献归档各单位纸质文献归档应与电子文献归档同步进行，即按照纸质归档文献分类同步录入指定软件中，并挂接相应电子版文献。12.3.1收集范畴记录工程项目从立项、可研、初步设计、审批、招投标、勘探、设计、施工、监理、生产到竣工投产及竣工验收全过程中形成文字、图表，经鉴定具备参照和运用价值作为档案保存电子文献。12.3.2归档规定1）必要保证电子文献真实性、完整性和有效性；2）归档电子文献与相应纸质文献应在内容、命名、有关阐明描述上保持一致。3）对用扫描仪设备获取图像电子文献，收集时应转换成通用格式。统一采用PDF格式。4）电子文献以只读光盘、一次写光盘为长期保存介质归档。12.3.3光盘装具光盘装具为国家统一光盘册。12.3.4电子文献交接电子文献移送前，移送单位与接受接受单位应对归档载体（光盘）及其技术环境，以及电子文献真实性、完整性和有效性进行检查，填写《归档电子文献移送、接受检查登记表》，合格后方可交接。《归档电子文献移送、接受检查登记表》见记录3。交接双方应按规定填写电子文献登记表和归档电子文献移送、接受检查登记表，一式三份，项目公司、工程公司项目部、各参建单位各存一份。12.4实物档案12.4.1工程质量有关实物收集本工程实物档案涉及金属探伤底片、吹管靶板。金属探伤底片、吹管靶板由实物形成单位负责收集，在工程竣工后与纸质档案一并移送项目公司。12.4.2工程质量有关实物整顿金属探伤底片整顿与保存应符合DL/T869规定。吹管靶板实物整顿与保存应符合国家、行业有关原则规定。工程质量有关实物在整顿时，应建立与相应施工记录或实验报告互证关系，填写互见号。13竣工文献验收13.1竣工文献审查规定各参建单位在竣工文献收集、编制、整顿后，由项目监理部组织工程公司项目部、项目公司、参建单位档案和关于技术人员依照《国家重大建设项目文献归档规定与档案整顿归档DA/T28-》第7.9条规定进行审查，经确认后，再进行档案装订。13.2竣工文献审查程序13.2.1.技术方面审查：项目公司、工程公司项目部、项目监理部及各施工单位专工应对竣工文献进行技术方面审核，核查施工技术文献表式与否符合《电力建设施工质量验收及评价规程》规定，所有记录数据真实性、精确性，图纸与实物与否相符，检查移送文献完整性、系统性及文献手续完备等状况。13.2.2.档案方面审查：各单位档案人员应对归档文献书写材料规范性、耐久性，文献闭环，档案组卷与否合理符合原则，文献签字、印章承认手续完备限度等档案管理方面规定进行审查。13.3竣工文献检查程序13.3.1竣工文献自检，普通以单位工程为单元。施工单位在竣工文献编制之后，应由各编制单位负责档案工作领导组织本单位档案人员会同有关技术人员对其编制竣工文献，严格按照国家、行业以及“达标投产考核原则”等关于规定和规定，对文献完整、精确状况和案卷质量进行自检，并填写《竣工文献审查签字页》见记录4，在检查人员签字后，提交项目监理部预检审查；13.3.2项目监理部预检审查：竣工文献在编制方自检后，连同《竣工文献审查签字页》提交项目监理部对文献完整、精确状况和案卷质量进行预检审查；若不合格提出整治意见，填写《竣工档案审核整治单》见记录5，退回编制单位限期整治；若合格或者整治闭环后，在《竣工文献审查签字页》上签字承认。13.3.3工程公司项目部和项目公司审查：经施工单位、项目监理部自检和审查合格后，提交工程公司项目部和项目公司审查，发现问题开具《竣工档案审核整治单》提出整治意见，退回编制单位限期整治；若合格或者整治闭环后，在《竣工文献审查签字页》上签字承认，施工单位可以装订案卷。13.3.4验收移送：施工单位把装订好案卷通过工程公司项目部和项目公司再次核查装订质量后，然后办理交接手续，填写《竣工档案移送签证书》见记录6，附本单位立卷案卷目录，并把《竣工档案移送签证书》一同报送工程公司项目部，由工程公司项目部移送项目公司。13.4《竣工档案移送签证书》一式四份，四方人员核对清册，负责人签字各留一份以备查考。项目公司归档《竣工档案移送签证书》。14档案工作突发事件应急准备14.1应急准备档案工作应急处置领导小组应定期研究本单位档案突发事件应急工作，建立和完善应急组织体系，加强应急队伍建设，加强档案安全管理和突发事件关于知识宣教，开展档案安全防护设备、应急救援器材监督检查工作，防患于未然。14.2预警防止行动14.2.1档案管理人员要经常对处置区域进行安全检查，重点处置区域每天检查。库区防火防盗监控设施、灭火系统定期维护，使其保持良好状态。14.2.2建立突发事件预警机制。指定专人负责本单位突发事件寻常监测工作，对于监测到突发事件“苗头”应及时向领导小组报告。14.2.3领导小组接到关于报告后，应及时拟定应对方案并告知关于部门，按照应急处置预案，积极做好应急准备。14.3处置区域14.3.1处置区域各单位档案应急处置区域位于各单位综合档案室。处置区域由档案库房、档案整顿室两某些构成。依照其重要限度，划分为重点和普通两个处置区域。14.3.1重点处置区：综合档案室（库房），其中涉及：文书、科技、声像类档案；14.3.2普通处置区：整顿室。综合档案库房配备惯用及备用钥匙，由档案管理人员及各单位综合办公室分别保管。14.4急救档案顺序在急救档案时，档案管理人员应协助专业救援部门，并按如下顺序和暂时安顿场合转移和安顿（文书档案、科技档案、声像档案）。15工程档案管理考核办法15.1考核程序15.1.1各单位自查各参建单位依照档案考核原则，对本单位档案工作状况逐项进行自查，形成自查报告，由单位分管领导签字、加盖单位公章后，在规定期间内(普通于每月1日和15日前)报送项目监理部。15.1.2专项检查由项目监理部组织，对施工单位档案管理组织专项检查。15.1.3联合检查由项目公司和工程公司项目部组织，对施工单位档案管理进行联合检查，分为定期和不定期两种。15.1.4意见反馈检查小组应及时组织向被考核单位反馈考核状况。各参建单位如有异议，可当面向检查小组提出，或以书面形式向工程公司项目部反映状况。工程