协同办公系统上线规范制度样本

XXX协同办公(OA)系统上线规范制度XXX集团公司发展中心信息化部修改历史记录:序号日期版本变更阐明修改人注释1.

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目录第一篇：OA系统概述 1(一) XXX对于OA系统需求及建设目的 1(二) 泛微平台简述 1(三) 泛微技术平台优势 2第二篇：OA系统建设规划 1(一) 系统建设原则 1(二) 系统实行 3(三) 基本应用 4(四) 深化应用 4(五) 集成应用 4第三篇：OA系统功能清单 4一、原则主模块功能清单 4(一) 工作流程管理模块功能清单 4(二) 知识管理模块功能清单 8(三) 信息门户模块功能清单 11二、扩展主模块功能清单 13(一) 组织人事管理模块功能清单 13(二) 客户管理模块功能清单 14三、辅助模块功能清单 15(一) 日程管理模块功能清单 15(二) 协作沟通管理模块功能清单 16(三) 会议管理模块功能清单 16(四) 车辆管理模块功能清单 17第四篇：OA系统建设体系及工作规定 17第五篇：OA系统试运营工作及规定 18第六篇：OA系统正式上线工作及规定 18第七篇：OA系统运营指标 19第八篇：OA系统使用规范 19一、引言 19二、整体规范规定 20三、系统使用规范 20(一) 知识文档管理模块使用规范 20(二) 工作流程模块使用规范 22(三) 信息门户模块使用规范 23(四) 组织人事管理模块使用规范 23(五) 客户管理模块使用规范 23(六) 日程管理模块使用规范 24(七) 协助沟通管理模块使用规范 24(八) 会议管理模块使用规范 24(九) 车辆管理模块使用规范 25四、对于如何熟悉系统建议 25第九篇：OA系统管理规定 25一、目 25二、OA系统登陆地址 25三、合用范畴 25四、安全规定 25五、系统使用规定 26(一) 新顾客录入系统 26(二) 顾客初次登陆系统 26(三) “我流程”有关使用 26(四) “我知识”有关使用规定 27(五) “我人事”有关使用规定 27(六) “我会议”使用规定 28六、附则 28第十篇：XXX集团知识地图使用及管理办法 28一、公司知识地图概念 28二、公司知识地图作用 28三、公司知识地图功能 29四、XXX公司知识地图 30(一) 公司知识地图创立 30(二) 公司知识地图使用 30(三) 公司知识地图管理办法 30第十一篇：XXX集团知识讨论组 31一、 引言 31二、 XXX集团知识讨论组组建 31三、 XXX集团知识讨论组讨论方式办法 31四、 XXX集团知识讨论组管理办法 32第十二篇：XXX协同办公（OA）系统奖惩暂行制度 32第一节 总则 32第二节 奖励 32第三节 惩罚 33第四节 申诉 34第一篇：OA系统概述XXX对于OA系统需求及建设目的XXX集团于7月启动信息化建设议题，公司发展中心于底按照集团信息化系统建设规划批示，启动了集团OA系统需求调查及招投标工作，并于2月底与泛微合伙展开系统实行工作。系统实现目的为XXX集团两级顾客和应用系统协同，提高办公效率；按照“全集团一套系统、一种平台、多维度应用、多级门户”总体建设思路，构建一种基于互联网、电子一体化、覆盖XXX集团信息产业、统一当代化办公协同平台和公司信息门户，满足XXX集团跨时间、跨区域、跨部门集团化协同办公规定；依照不同业务，建立分类公司知识库，形成公司知识地图，将人员、流程和业务知识紧密集成在一起，增进信息有效运用和科技创新。系统提供对各个业务环节进行整合方案，建设一种可以面向整个业务过程来进行管理协作平台。从应用层面看，OA系统平台以部门之间、跨部门以及公司内部与外部工作流程带动知识信息流、物流、资金流等在公司内外无障碍流动，并完毕有关数据库更新。对于系统自身，任何一种模块都可以看作是系统应用层面上核心，其她所有模块都环绕本平台工作，共同完毕本平台所规定有关应用。从管理层面上看，OA系统平台设计应基于资源协同，实现“以点带面”和“协同运作”，任何一种因素变化都在系统中有关点反映出来，并通过本平台提供应公司各部门、以及公司外部资源，从而使业务过程达到高效、协作目。顾客只需在统一平台和界面中便可获得所有信息及完毕必要操作，而不必在不同平台、数据库和应用系统之间切换。XXXOA系统建设使用，专注于办公事务解决，着重于工作流流程审批，详细协助XXX解决如下问题：梳理集团办公流程，规范优化流程，进而固化流程，提高寻常工作效率。寻常文献、表格、单据等审批从线下纸质流转转换为线上电子文档流转，实现集团办公无纸化，提高资料流转精确性，并更好将原始数据进行统一存储、管理。OA系统信息沟通还可跨越不同机构、不同地区，实现畅通信息往来，提高流程审批速度。集团、部门等规章制度、工作知识归集，实现集团知识共享和规范管理。通过确认和有效运用已有和获取知识，并通过对各种知识持续性管理，提高公司创新能力和创造价值能力，以满足公司持续发展需要。日程、筹划、资源调度等迅速安排协调，实现高效率团队协作。综合数据记录及分析，挖掘信息价值，为决策层提供有价值数据。泛微平台简述泛微e-cology产品是一种整体平台，遵循J2EE原则，系统运营稳定，支持大集团，大顾客量，并可实现复杂组织架构公司应用。在平台上提取了公司七大基本管理要素，通过协同矩阵模型和齿轮联动模型完全实现了真正意义上协同，完全体现为如下三方面基本设计思想：信息网状思想：将各种分散、不规则存在信息整合成一张“信息网”；业务关联思想：对各种业务环节进行整合并实当前统一平台上统筹管理；随需而应思想：公司各种资源，可以被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间畅通沟通和协作。泛微产品功能方面非常强大，七大主模块之间互相协同，完全信息关联，高度协作。实用高效知识解决方案，为公司从零开始构架一种完整知识管理。其中“知识权限体系”和知识地图应用更为公司带来知识管理带来便捷与活力。强大工作流引擎系统串联所有系统模块，将数据进行传播。完全自定义公司各类流程，从字段最小元素开始就可以自定义，个性化表单定义随心所遇。流程支持多路由，子流程、流程自启动等强大功能，并能对每个流程支持自定义报表。泛微产品完全基于WEB开发，客户端可以维护服务端。完全支持大集团化大顾客量集中管理，并可以实现集团分权管理、解决你分散维护成本和数据安全问题，并能大量节约你服务器硬件投入成本。泛微技术平台优势泛微采用是Java技术，遵循J2EE原则。J2EE为应用Java技术开发服务器端应用提供一种平台独立、可移植、多顾客、安全和基于原则公司级平台，从而简化公司应用开发、管理和布置。使用J2EE技术开发公司级应用可以布置各种J2EE应用服务器上。长处重要体现如下：高可用性和可移植性：跨平台、数据库应用，便于管理，节约投资；可在windows、Linux、solaris、AIX等操作平台上应用；数据库平台支持SQLserver/Oracle等关系型数据库各种web服务器和应用服务器选取。可扩展性：统一布置公司IT系统，高效，快捷；多数管理系统采用J2EE原则开发或者兼容JAVA技术应用；安全可靠性高性能：硬件配备可适应性强；分布式布置应用：可以实现系统集群和分布式应用，对大型应用有较大优势。技术成熟：技术开源，管理应用成熟度较高。对于大型集团公司来说，选取一种战略性平台来实现数据无缝集成，加速公司应用布置。从J2EE优势和特点来看，J2EE是公司首选。第二篇：OA系统建设规划OA系统建设整体规划图系统建设原则设计原则依照对XXX集团办公自动化系统项目需求分析，在设计整个系统之前，结合泛微公司电子信息产业公司信息化经验，对于系统设计原则，咱们归纳总结为安全性、成熟性、原则化、易用性、开放性、可维护性与高性能、先进性等八大类型规定，并以此作为本系统设计原则。安全性原则安全保密是公司信息化建设核心。办公自动化系统涉及到XXX集团重要或机密信息，因而安全性需要放在首位进行考虑。系统要有完善、周密安全体系和信息安全支撑平台紧密配合，从物理、传播、网络、应用，采用多层次安全保障办法。本次项目从分析到设计，安全性原则贯穿始终。系统安全性重要应当考虑：系统具备严格级别访问及授权机制；对于认定核心及敏感数据，只有通过授权合法顾客才干使用访问及修改，并具备完备日记及审核功能。系统应当有一套完整安全机制，保证系统可以抵抗内部和外部黑客性质袭击。完整身份认证与授权，对核心顾客、领导身份确认进行数字签名，并支持对敏感数据加密传播。保证数据安全性。系统中存在大量数据，要保证顾客不可以直接存取核心数据，而只能通过有关功能模块对数据进行操作，建立完备数据备份与劫难恢复机制及方略。在泛微公司提供办公自动化系统解决方案中，提供了原则CA认证接口，在以往各种项目中成功实现了与各种第三方CA提供商集成。办公自动化系统将提供有效、严格分级管理模式，把系统管理员和各级单位应用管理员权限分开，按照各自职责范畴划定管理权限，除了系统管理员以外，分别设立网站管理员、公文管理员、档案管理员以及其他功能模块专门管理人员，在保证各施其责基本上，保证数据安全性。成熟性原则作为一套庞大而复杂应用系统开发项目，如何减少项目开发实行风险，避免浮现项目失败是在项目分析阶段所必要关注重要环节。而办公自动化系统产品、系统平台和使用技术与否成熟，往往会直接影响到项目成果。实践证明，过度强调采用先进平台和技术，是系统不稳定重要因素。因而，应当选用通过市场考验和顾客实际应用验证，在系统稳定性、运营效率和可维护性上都达到了国际先进水平成熟操作系统平台和应用系统平台。本次项目采用技术路线、操作系统平台、数据库系统、应用服务器等都遵循了这一原则。原则化原则在系统平台、技术等选型时，应符合国际原则、工业原则、行业原则，特别是国家、行业发布原则和规范。使系统通信环境、软件环境互相间依赖减至最小，使其各自发挥自身优势。另一方面也要强调各种系统之间通信和信息互换，以信息资源共享为有效基本出发点。易用性原则公司信息化是为了协助公司提高管理水平，因而在办公自动化系统操作上，需要尽量直观，简洁，操作环节不能太复杂，广大顾客可以通过主流Internet浏览器访问办公自动化系统，操作与上网类似。在本解决方案中，依照泛微公司近年经验，咱们将吸取以往顾客所提出意见，秉承”把复杂事情简朴化、简朴事情规范化”设计原则，从顾客实际工作出发设计整个系统。办公自动化系统要彻底变化老式软件单调、繁琐计算机操作方式，功能要清晰、简洁、和谐、易用和一致，注重整体风格布局，精心设计界面中诸如按钮位置、数据体现方式等细节，使操作者可以以便地操作和比较容易地理解界面所表达信息和内容，便于顾客迅速掌握系统使用。各功能模块自身要最大限度地简化操作，顾客应无需长时间训练和磨合，在相称短周期内就可以熟悉操作，迅速为广大工作人员接受和乐于使用。同步，系统将变化以往办公自动化系统单一按照功能进行组织设计模式，采用”事务联动”设计模式，把一种事务中各种任务有机组织在一起，用统一界面反映给顾客，以符合顾客寻常事务解决习惯。开放性原则系统开放限度直接影响到系统生命周期。系统真正符合三层浏览器/服务器（B/S）体系构造，随着应用水平提高、规模扩大和需求增长，不必对系统体系构造做较大变化就可以对系统功能实现扩展。为保证系统稳定性，咱们将采用先进框架构造设计本系统，以泛微公司成熟管理平台作为主框架，基于“平台＋应用”架构，采用“构件模式”来安装各种办公自动化系统功能模块，所有模块顾客都由应用支撑平台来管理，个别模块添加删除不影响其他模块运营。这与电脑“主板－功能卡”原理类似。可维护性原则对于XXX集团综合办公自动化系统这样一种涉及范畴广、顾客数量大系统，对其可维护性具备很高规定。因而，系统在设计时就充分考虑到了系统布置与配备、业务管理、性能管理等多方面规定，提供灵活易用流程设计、配备管理、实时监控和详细日记、审计功能。对于管理和维护人员具备可管理和易于维护特点，可以实现各部门、各厂分级管理，力求以至少人力资源和技术规定，就可以较好零代码地维护和管理，并能正常运营。高效性原则办公自动化系统建设基本意义是提高工作效率，因而系统自身性能与效率必要非常高与稳定。泛微公司应用支撑平台系统强大适应能力和简便实现能力使高效性得以体现。一方面，泛微公司应用支撑平台系统运用了强大工作流引擎eFlow机制，并将其解决放在安全可靠服务器上，系统可以充分运用服务器先进特性使得系统可以高效运作；第二，泛微公司应用支撑平台系统运用了先进可靠三层次开发模式，所有信息都由中间层来解决，并且信息解决也都在服务器上；第三，系统具备强大自定义功能，涉及各种自定义工具和功能，这使得系统使用、实行和推广具备高效性。先进性原则当前信息技术日新月异，如果只着眼于当前需求而忽视系统技术和体系前瞻性，系统将不能满足XXX集团日益增长需求，导致系统生命周期缩短，从而增长XXX集团在信息化建设上投资。本方案采用业界公认先进和原则软件技术，符合信息技术发展趋势，保证系统在可预见阶段内有相称强大生命力。咱们将在如下两个方面满足先进性规定：技术先进性技术先进性是保证整个系统生命周期重要环节。在本方案中，咱们将使用诸如J2EE、XML等比较成熟而又有发展前程先进技术，保证整套系统在一段时间内整体技术领先。构造先进性构造先进性是保证系统生命周期基本。依照咱们以往项目经验，普通一套庞大系统不也许在短时间内就能开发完善，它往往必要通过一段“使用－修改”循环过程才可以比较好满足顾客需要，这个循环过程就需要灵活、利于扩展系统构造与科学合理数据构造。构造不合理正是导致浮现所谓”信息孤岛”现象核心。为了避免这种现象产生，咱们在设计这套系统时，将充分理解需求，并在此基本上对需求进行整合分析，再运用先进数据建模办法对系统进行规范设计，保证整个系统有机完整。系统实行实行范畴：当前规划实行对象涉及集团总部、安徽XXX、江阴XXX。实行目：OA系统实行目的是使XXX集团在统一信息平台协同办公，通过OA系统实行，盼望实现XXX集团分子公司与集团总部，集团总部各中心内部及互相间不受地区及时间限制高效协同办公。实行规划：调研梳理流程->制定方案->实行->核心顾客培训->测试->全体顾客培训->试运营->正式上线->系统维护流程分期上线第一期，OA试运营阶段，25条上线流程选自各中心，目是让员工使用熟悉系统，收集问题及建议，从而更好地建设维护系统。第二期，OA正式上线，将梳理细分流程贯穿起来以打通整个工作流方式上线，使一种整体工作所有在OA上体现。以工作流方式上线又按照各中心分阶段实行。第三期，OA系统复制，将成功实行方案移植到子公司，从而实现整个集团在统一信息平台协同办公。基本应用保障OA迅速上线，组织建立新工作习惯和模式。实现OA系统重点应用——流程审批。将部门细节规定优先级排后，将业务方面规定优先级也排后，保障最大范畴最小应用。保障流程顺畅执行，公文信息及时流转，让所有员工感受到电脑协同方式相较于老式协同方式优势，让员工认同OA系统。深化应用按照各部门管理规定、理念及侧重点进行深化推广应用。通过OA把部门管理难点、重点通过深度实行解决，明确责任岗位进行检查和推动。成熟流程应用转化为固定模板，甚至上升为管理制度。同步沉淀积累公司知识（如业务解决经验，系统工具使用技巧捷径，创新理念等），分享并传承。集成应用XXXOA系统是信息化系统规划建设第一种系统。信息化系统规划建设是以支持服务XXX集团发展为目的，与XXX集团发展战略目的同步。当前XXXPLM、ERP系统也在规划中，之后还会有CRM、SCM等系统规划建设。这必然规定后来各应用系统之间互相集成，实现信息化系统最优应用和管理。第三篇：OA系统建设体系及工作规定XXXOA系统建设按集团规划，五大中心、原则化室、安徽XXX、江阴XXX、北京办事处、河南办事处各立门户。系统还设立了个人门户，顾客基于工作需求及个人习惯可进行个性化设立。OA系统建设，一方面是硬件平台即服务器搭建，然后是安装OA系统至数据库，接下来实行系统功能，重要是搭建各部门流程以及知识目录，最后是顾客应用及反馈。对于流程搭建，需要各部门核心顾客配合，梳理流程，完善流程节点及细节信息控制，并对流程进行各种测试，对问题进行反馈。信息化部要基于顾客反馈信息进行流程设立更改，优化及维护。对于知识目录维护，一方面是需要各部门配合去上传积累公司知识，然后依照已有知识构建知识地图。各部门需要有重要负责人，去及时上传知识，更新并维护知识。OA系统它是一种工具，每个顾客均有基于权限使用范畴及配备功能清单。OA系统建设运营就是使每个顾客协作起来，共同完毕某个工作流程，并且有序地管理有关信息。第四篇：OA系统试运营工作及规定截至5月15日，保证初期上线25各部门核心顾客组织部门成员上传有关知识文档至相应知识目录，规定6月1日试运营阶段原有线下纸质审批流程与线上审批流程并行，详细承认参照各部门原则规定。规定各部门积极使用系统办公，及时对遇到问题进行反馈，信息化部在问题反映后24小时内应解决问题，如不能解决问题，需向问题反馈者及信息化部经理解释因素。除了25条已运营流程，接下来信息化部以打通工作流方式陆续上线营销中心、生产中心流程，流程总数运营达到50条。对于业务有关流程无法在OA上实现，或者需要大力二次开发才干实现，考虑先不上OA，留至ERP系统解决，OA上面仅做过程管控。规定领导及员工于6月1日规定员工按照培训练习指引进行系统操作练习，6月1日规定各顾客在6月1日需要使用外网办公（如公司领导及销售人员）者，请于6月第五篇：OA系统正式上线工作及规定对于已上线流程，规定使用率为100%，全体员工必要应用系统进行办公，线下纸质审批不可归档。新建流程时须认真考虑，不得随意撤销及收回流程。流程命名及知识文档命名须规范，详细参照集团及各部门规定。如有出差不能远程办公者，流程审批必要设立代理。信息化部收集所有系统有关问题，并于问题反映后24小时内解答，如不能及时解答，需向信息化部经理及问题反馈者解释因素。规定各部门核心顾客配合完毕剩余流程上线运营工作，涉及流程搭建、测试及反馈。规定每个部门设立OA系统负责人，建议由核心顾客担任，核心顾客某些业务工作建议转移至部门其她员工分担。第六篇：OA系统运营指标通过实行初期对集团各中心各部门调研，与实行小组各核心顾客交流讨论，一共梳理了154条流程，其中通过再讨论和流程优化，29条流程合并至已有有关流程，则最后梳理流程总数为125条。XXX集团OA系统按实行筹划于5月4日如期进入试运营阶段。通过实行小组讨论决定，试运营阶段选取25条流程上线。25条流程选自5大中心简朴惯用流程，目是通过试运营，达到调动顾客积极性，使大多数顾客能实际操作应用系统，去感受新工作方式，发现问题并及时解决问题。OA系统着重于工作流程审批，XXX集团目的是后来在OA系统上实现所有流程都通过OA系统进行信息流转及审批，可以明确员工责任，追溯历史记录。试运营上线25条流程是分散来自各中心，占梳理流程总数20%，这些流程只能解决部门某些审批工作，接下来在6月1号正式上线前，筹划按照工作流来逐个梳理流程，阶段性上线，达到整个工作流工作审批全程贯通，使员工能用OA系统完毕寻常所有审批工作。XXX集团OA系统配备如下表，当前配备足够满足500-1000个顾客同步顺畅使用系统：应用服务器硬件配备内存：4GCPU：主频2.13，2个4核硬盘：4x300G操作系统Linux：RHEL6_x86_64，通过防火墙接入Internet。数据库服务器硬件配备内存：4GCPU：主频2.13，2个4核硬盘：4x300G操作系统Linux：RHEL5.4_x86_64数据库Oracle10g第七篇：OA系统使用规范一、引言XXX协同办公系统是XXX各部门内部及部门间协同工作平台，系统自身只是一种工具，对于工具每个顾客可以有不同使用习惯或用法，但如果XXX所有顾客都按照自己习惯来使用系统，那么系统一定会变得混乱，导致系统并不能给顾客带来工作上以便，反而会使所有数据混乱，数据之间无法关联。XXX协同办公系统最大特色就是把XXX内部各种数据（不同部门、不同人员等产生数据）按照一定方式组织起来，为顾客寻常工作提供一种行之有效协同工作平台，让每个顾客在适当时候得到适当数据。但如果在寻常系统使用过程中，没有相应规范准则作为约束，必将使系统效能大大减少。《XXX协同办公系统使用规范》制定重要目就是协助人们按照最佳方式来协同工作，保证顾客始终在系统上高效地协同运营。使用规范制定遵守也会便于系统管理维护，从而为各顾客提供精确以便共享资源。但愿各位顾客在使用XXX协同办公系统前能认真仔细地阅读本《XXX协同办公系统使用规范》，为整个XXX集团良好运作提供规范有序数据。二、整体规范规定XXX协同办公系统作为集团所有员工寻常工作平台，规定各部门所有员工经常使用，使得有关信息可以及时、精确在系统上体现反映，从而体现上一套协同办公系统目及意义。在本使用规范撰写过程中，遵循了如下原则：1.以科学、全面、长远眼光来规范建设协同办公系统运营制度。2.结合XXX集团实际状况，考虑制度可行性和持续性。三、系统使用规范知识文档管理模块使用规范在协同办公系统上建立完备和规范知识管理体系，达到“知识积累”、“知识共享”、“知识增进公司和个人发展”三步目的。每位员工及时共享文档，即在生成一篇文档时候就放入系统；对于上传到协同办公系统中内容，每位员工有责任保证知识内容精确性和严肃性。公司有关管理部门配合及时整顿公司内部各种知识，并形成各种知识地图以便知识共享。上传文献规则：命名规则：每位员工创立文档都要标明文档主题，文档主题是对文档内容简朴描述。通过文档主题其她员工可以大概理解此篇文档要阐明内容。明确主题也将以便各位员工在大量知识文档库中以主题精确搜索到所盼望文档。保存在适合目录下：协同办公系统制定知识归档有序化构造化。要实现知识规范有序地存储在文档目录中，规定每位员工在上传文档时候必要要按照指定文档目录存储。文档负责人将会对全体员工上传文档进行监督维护。文档发布规范发布在首页上文档必要输入摘要。文档格式为PPT、DOC、TXT、JPG、GIF、PDF直接发布内容，其他格式则以附件形式上传。对于直接发布内容文档，依照需要输入核心词、摘要，对于以附件形式发布文档，则必要输入核心词、摘要。文档命名规则参照XXX集团文档命名规则。附参照：文档命名规则：如果销售当前上传一份为惠普公司写一种销售方案，它标题应当是：惠普销售管理系统方案书_v1.0即客户名称文档重要描述内容文档类型_版本控制对于寻常性文档命名规则参照如下：文档内容命名规则样例项目文档项目名称_项目阶段_文档名称_版本号知识管理项目_系统实行_上线筹划_v1.0寻常工作类文档名称_版本号×某工作_v1.0年度报告、筹划等部门或者姓名_文档名称_年度×××部/姓名_年度工作筹划_月度报告、筹划部门或者姓名_文档名称_年月×××部/姓名_月工作筹划_04×××部/姓名_月工作预告表_04周筹划、周工作报告等部门或者姓名_文档名称_详细时间范畴×××部/姓名_周工作筹划_0404-08×××部/姓名_周工作小结_0404-08×××部/姓名_周工作小结筹划_0404-08会议纪要会议纪要_会议名称_时间会议纪要_中心工作总结会议_0418部门文档部门_文档名称_版本号×××部_知识管理制度_v1.0正式文献发文字号+公文标题粤国税发『】217号转发国家税务总局关于印发《全国税务机关公文解决实行办法》告知所有对外文档和需工作文档必要注明版本（考虑到后来会有修改也许性，控制资源同步共享）。同步，上传附件也必要对附件标题注明版本（注意两者版本必要一致）。发布新版本文档：就相似主题发布不同版本文档，版本标题必要相似，区别在于版本号。例如某员工发布分公司管理政策，共有三个版本，则每篇文档标题都为“XXX分公司管理政策_vx.0”文档发布式样：文档不超过10页，并且不是特殊格式（PPT/图片等），直接将文档内容拷贝进来，再链接附件。若需以纯附件形式发布文档，则必要在正文处对此文档内容及用途作出简要阐明。普通性文档首选HTML方式发布，便于其她员工浏览。各种文档应在设定共享范畴以及安全级别、共享方式上尽量实现知识共享。文档浏览方式：涉及在线查阅、搜索、导航等。文档共享方式：涉及拟定文档共享属性，安全级别等。文档在不同目录下面有不同权限设立，可以针对不同文档做不同共享设立。设立文档目录设时，尽量开放文档“回答”和“修改共享”权限，以以便收集各位员工针对文档意见及建议。文档目录尽量开放给顾客，这样以便顾客放置文档。文档在创立时候，务必选取适当目录放置。生产有关文档需注意文档安全“共享”设立。此类文档可以通过流程方式把文档共享给有关人员；即时更新已经陈旧知识文档，对于无用、重复知识文档，请及时清理。对既有协同办公知识构造有任何建议或意见，请与信息化部联系沟通。公司新闻可觉得不同部门、不同事业部、不同客户类别设立不同新闻页面。新闻页可以用来放置公司新闻、行业新闻、公司重要告知或公示。对公司各类新闻设定模板。对公司各类告知设定模块。新闻中心设立可以由系统管理员在文档管理模块中进行设立。新闻中心可以被设立成外部网站新闻页。新闻中心发布公司重要新闻和告示，但愿各位员工平时多留意。所有员工都可以创立新闻，新闻创立后进入审批流程，审批通过后方能发布。创立新闻最佳有图片和摘要，便于其她员工更直观理解新闻。对于普通性新闻，可以在发布时候设立成标题新闻。公司新闻管理部门必要定期发布新闻到新闻中心，便于员工即时理解公司状况。普通性新闻可以设立员工回答权限，增强员工参加公司运营积极性与使命感。可以设立综合新闻页，将公司发布所有普通性新闻都集中到这个新闻页。其他可以按各中心设立不同新闻页。工作流程模块使用规范工作流程模块用于规范公司运作，提高工作效率和追溯工作痕迹。公司能对所有流程进行记录分析，掌握公司运作状况，从而优化形成符合XXX公司特点工作流程，实现所有工作流程电子化高效化。每条工作流程都需配备流程阐明。通过阅读流程阐明，有关人员可以迅速理解流程大概内容，进行选取性地查看和审批流程。流程阐明还能用于流程检索。流程阐明由核心顾客编写。流程表单信息填写要清晰、规范，便于有关人员查看审批。请及时登陆系统解决工作流程，以便流程顺畅高效执行。系统自动记录解决流程信息，涉及解决人，解决日期，解决时间等。公司内部沟通，最佳通过流程而不是邮件，以便对事件查询及迅速推广系统应用。顾客新建流程时，请尽量填写得详尽，以便下一种节点阅读和理解。注意对系统中有关文档、有关客户、有关流程、有关项目、有关产品等信息进行关联。及时跟踪“我祈求”，督促其她人员及时完毕流程。流程标题明确，便于后来查询。及时查看“待办事宜”，会议、项目和客户提示流程会以默认流程发送至各顾客。流程执行过程为公司协同工作过程，各位员工应负有责任感。信息门户模块使用规范信息门户有个人门户、集团各中心门户、原则化室、各子公司门户。个人门户可依照自身岗位等建立个人门户，涉及建立公司新闻链接，个人信息发布平台、代办事宜、惯用文献等设立。不得链接违背公司规定外部网站、股票信息及法律禁止文献等。各中心门户可建立信息共享平台，将中心内告知、告示、新闻、规章制度、惯用文档发布在部门门户中。需按照各中心使用规范及规则发布内容，文档发布先走审批流程。原则化室可建立集团文献、产品等原则化规定、模板等信息共享。原则化室门户发布内容必要是阶段性时间内作为原则参照之文档。子公司门户可集中将关于子公司重要告知、新闻、规章制度、活动等等信息及时发布。子公司门户文档须由有关部门草拟，有关领导审批后发布。组织人事管理模块使用规范重要是人力资源部门对组织构造、员工信息及福利待遇等进行管理。员工重要用于查询公司其她员工信息及与其她员工协作。系统管理人员或者人力资源部门可通过“新建人员”功能对新入职工工进行账号设立，人力资源录入并维护员工有关信息如基本信息、个人信息、工作信息、工资福利、考勤、培训记录等。员工进入“我卡片/基本信息”对个人联系信息进行编辑维护。通过“我下属”可查询下属信息及工作状态。通过“密码设立”可更改当前密码。规定顾客在系统上线后及时更改，保证使用安全。通过“在线人员”可查看登录OA系统顾客信息，可及时进行工作分派，信息传递等。“查询人员”可按各种组合条件查询公司员工信息。客户管理模块使用规范重要用于客户信息管理维护如基本信息、历史项目记录。及时以便查询客户信息，对客户进行拜访等。“新建客户”功能：规定先输入客户名称，如果有重复名称系统则会调出原有客户，顾客选取性编辑或新建客户名称录入资料信息。系统不容许重复录入相似客户名称。“批量共享”可设立将客户信息共享给有关人员。“客户导入”，按照导入环节提示准备，批量导入客户信息。“查询客户”支持基于客户信息组合模糊查询。客户信息需及时维护更新，并注意共享安全设立。日程管理模块使用规范可以做领导日程安排，共享筹划日程，筹划日程更改，筹划日程查询，筹划日程设计、跟踪、监控，对协作事务进行跟踪、监控，可以主题、状态、类型、时间、创立人等条件查询。依照顾客使用需要进行建立安排，规定日程建立需与工作需要有关，建立日程后要维护跟踪记录，及工作成果。协助沟通管理模块使用规范定义协作主题、任务内容、主负责人、协作人，在协作区内共享各种信息，通过各种方式进行沟通。及时查询“我协助”，协助或解答其她员工发出协助祈求。“新建协助”不得用于工作无关协助祈求。会议管理模块使用规范 高效会议管理可以增进整个公司运作效率，减少协调时间、明确会议主题，从而提高会议效率。重要会议应当通过系统来准备会议，并对会议决策进行记录。系统管理员为公司各种会议设定有关会议模板（会议参加人员、会议审批人、会议服务内容），便于会议迅速精确地创立。会议创立人拟定与会人员、会议议题、时间、地点等。会议室管理员及时准备有关会议。会议审批人及时审批会议祈求。与会人员及时提交会议参加回执，便于会议联系人记录协调。会议主讲人准备有关议题资料，让与会人员提前理解会议大概内容。会议管理员控制会议内容及时间。会议结束后来，记录员在系统中提交会议纪要。会议结束后来，召集人应及时共享会议内容、决策、任务等给有关她部门或员工。车辆管理模块使用规范 车辆管理模块重要用于对空闲车辆查询与商务用车申请。车辆使用必要如实记录，用车申请不得用于私人用途。车辆信息维护须及时更新。四、对于如何熟悉系统建议XXX协同办公系统功能很庞大，纯熟地使用系统及问题反馈解决是项目成功核心。这需要所有员工积极登陆系统，熟悉系统，把系统真正实际地在工作中用起来。及时发现问题，反馈问题至信息化部，以便系统及时改进。在使用系统过程中能总结使用经验和使用习惯，并通过流程或文档形式共享，与人们交流沟通，达到共同提高目。第八篇：OA系统管理规定一、目XXX集团网上协同办公系统（如下简称OA），是基于Web网络技术办公信息交流解决平台，运用浏览器进行老式办公信息解决全过程操作及归档。为了使该协同办公系统高效、安全地运营，以及倡导无纸化办公特制定本规定。二、OA系统登陆地址内网：外网：三、合用范畴本管理规定合用于XXX集团协同办公系统使用和管理。四、安全规定员工在使用系统前应仔细阅读功能阐明和有关管理制度，在工作中应规范使用系统，若有疑问请及时联系公司发展中心信息化部系统管理员。XXX集团每位正式员工拥有专用账号和密码，系统将自动记录每位员工登陆状况，请全体员工对的使用系统，保护好自己顾客名和密码，不得随意泄漏给无关人员，如发现盗用顾客账号、密码现象，应及时报告信息化部。如使用者使用公司以外公用设备（如网吧）登陆系统，请在使用后及时退出系统，并删除电脑中有关记录。员工不得运用系统发送与工作无关信息，如有违背，一经发现将严肃解决。员工不得运用系统发布反动、色情、低档趣味以及国家法律禁止有关信息，如有违背，将严肃解决，情节严重将追究法律责任。对于恶意操作行为，公司将予以严惩，甚至诉诸法律。为保证服务器资源合理使用，在使用完系统后及时退出系统以便提供更快服务给使用者。五、系统使用规定新顾客录入系统各子公司/事业部人力资源管理员将新进员工名单报集团人力资源，向集团人力资源管理员统一索取账号及密码。各个部门在新员工到岗前必要由行政助理提交新员工入职流程，OA系统管理员在接受到流程申请后1小时内完毕新员工帐号密码设立和权限分派。集团人力资源管理员必要在3天以内将账号分发给各子公司/事业部人力资源管理员，并备案，所有账号不得重复。各子公司/事业部人力资源管理员，收到账号后在3天内必要将员工信息维护到系统。行政人员：各子公司/事业部通过系统管理员账户为顾客建立登陆系统账号为姓全拼加名第一种拼音字母，例如：李成帐号为：lic，初始化密码“12345”。如果有重复，则在账号背面加上阿拉伯数字1,2,3，…按入职先后顺序。例如：公司新进员工李春，账号为lic1，初始化密码“12345”。非行政人员：不必分派账号，当从非行政转为行政人员时候系统管理员为其建立登陆系统账号以及密码。顾客初次登陆系统一方面登陆系统后必要到“我人事”/“我卡片”修改自己密码以提高安全。另一方面到“我人事”/“我卡片”维护好自己联系信息（工作地点、办公室、办公室电话（内线）、移动电话、其她电话、传真电子邮件）。系统内个人联系信息必要填写否则管理员将冻结其账号登陆系统。“我流程”有关使用“新建流程”/“寻常工作”/“留言”有关规定：凡是系统内顾客之间文本交流信息一律使用系统内“留言”，不得使用其她免费邮箱发送信息。为了顾客事后查询留言，使接受者更加清晰明白，留言时候顾客必要填写“留言内容”，并且留言内容不得填写无关阐明如“111”“1234”等数字、字母等无实际意义字符。系统管理员一旦发现这样留言会将其删除，并追究其责任。当被留言人超过30人或是想所有人懂得状况下，请顾客使用告知形式发布信息，无发布告知权限部门，请将告知发给各子公司/事业部办公室有权限发布告知人员代替发布。顾客不得将协同办公系统当作存储文献服务器，不得频繁地将文献单单发给自己，不得恶意新建流程。管理员发现该种不良行为或得到举报将严重追究其责任。各中心流程规定：必要规范使用流程不得将流程转发给与其无关人员，凡是寻常工作能在系统内找到相应流程时候必要使用协同办公系统内流程。不得线外流转。所有使用系统顾客必要每日解决发到自己账号内待办事宜，每天登录协同办公系统应不少于三次（开机后、中午休息时、关机前各一次），以保证信息流程传播及时、精确、畅通。如因出差时间较长，又不能通过外部网络访问系统时候，顾客须使用“流程代理”将流程代理给有关人员，代理人解决有关待办事宜。管理员通过监控发现顾客长时间未解决待办事宜，一方面会电话告知，三天内若仍无解决动作，管理员将断其网络、封其账号、没收电脑，情节严重者上报解决。“我知识”有关使用规定新闻与公示有关规定各子公司/事业部发布新闻与公示权限有严格控制，各子公司/事业部不得擅自添加或删除权限顾客。必要经信息化部批准方可添加权限顾客。新闻与告知不能重复发布，要区别新闻和告知不得混淆。各子公司/事业部发布重要人事任命，红头文献等告知之时在系统内也必要使用系统内“模板”用红头文献样式，告知标题格式参照XXX有关规定，例如“关于XXXXXXXXXX告知”。“我人事”有关使用规定各子公司/事业部人力资源管理员必要更新维护好我司组织架构，各子公司/事业部组织架构变动告知发出后1天内必要将我司组织架构维护完毕。必要依照集团经营责任制内容维护好各部门下“岗位”/“职务”。依照实际维护好“基本设立”有关基本内容。人员入录系统各子公司/事业部人力资源管理员在6个工作日内必要将人员入录系统，并维护好如下内容：“个人信息”页面内所有信息（出生日期、籍贯、户口、身份证号码等）“工作信息”页面内所有信息（合同有关内容、教诲状况、入职前工作简历、资格证书、入职培训等）。人员转正、续签、调动、离职、退休等各子公司/事业部人力资源管理员必要在系统内操作完毕。批量人员导入系统请各子公司/事业部人力资源管理员向信息管理部获得协助。各子公司/事业部人力资源管理员必要及时维护好我司人力资源，所有人力资源报表必要以系统内人力资源为根据。凡是不能及时维护好人力资源公司/事业部将追究其领导责任。“我会议”使用规定公司级会议召集人必要提前做详细会议筹划，所有使用系统人员应当在系统内做好详细工作筹划。各部门下发、上报各类公文（涉及文献、会议告知、公示、简报、信息等）原则上统一采用协同办公系统（OA）发送，特殊状况打印纸质文献六、附则

本规定自5月在试运营期间，公司全面运用OA系统解决文献发送、信息沟通，将逐渐履行自动化办公流程，以实现真正意义上无纸办公，加快公司当代公司信息科学化建设。各部门在试行中遇到问题和意见、建议，请及时向信息化部反映，以便对本规定进行修改。第九篇：XXX集团知识地图使用及管理办法一、公司知识地图概念公司知识地图是运用当代化信息技术制作公司知识资源导航系统，详细涉及两某些内容：一是公司知识资源总目录及各知识点间关联；二是人员专家网络，即对公司员工知识技能及有关领域专家描述，以及建立知识与人、人与人之间联系。它描绘一种组织系统中知识存量、构造、功能、存在方位以及查询途径等。二、公司知识地图作用有助于公司知识重复运用，有效地防止知识重复生产，节约检索和获取时间；发现“知识孤岛”并在它们之间建立联系，以增进知识共享发现公司内部能有效增进学习非正式社团；为知识项目评估提供基本；协助员工迅速获取所需知识；通过提供知识检索，来协助公司决策及业务问题解决；提供更多学习、运用知识机会;协助组织机构发掘其智力资产价值，有助于知识资产创造和评价;使组织机构内各种专家技能转化为显性知识并进而内化为组织知识资源；有助于建立适当组织知识管理基本设施。三、公司知识地图功能公司知识地图搜索导航功能在大量公司知识里面，知识地图对概念和知识关联进行表述或分类，使顾客迅速找到她们所需要知识点，然后重新返回到有关知识源。知识源也许指人，文献资料，非出版原始资料，甚至可以是推动某一事务进展原动力（特定环境，职位，地位等）。知识地图还支持顾客模糊查询，它可以将相毗邻知识单元联系起来并进行详细描述。公司知识地图哺育评估功能公司进行知识管理重要有如下几种类型：评估知识，开发知识，进行以项目为基本学习，管理知识工人。而知识地图描述知识过程，也是评估原有知识过程，由此可见知识地图对评估知识作用。并且它对知识开发、共享和应用都起到了十分重要作用。揭示公司中隐性知识由于隐性知识存在于人脑中，很难显性表述，或者转化成本太高，或在提炼过程中会失去诸多特性，而这些特性也许比共性东西更有价值，因而，找到拥有知识人，也就找到了需要知识。知识地图还能揭示外部专家知识，从而将外部专家资源纳入资源网络中，使内部人员可以以便地获得外部支持。揭示知识节点之间以及知识节点与人或特定事件互相之间关系知识地图通过揭示款目之间关系实现知识提取和共享，如级别关系、有关关系、因果关系、逻辑关系、评价关系等。每个知识节点与其她存在关系节点相连，与有关人员相连，与有关事件相连，这样就构成了一种知识网络。顺着这个网络，可以找到所有与节点有关东西。有助于增强公司学习能力，并使新员工尽快适应工作岗位员工通过在地图中漫游和查询不但可以进行实时学习，还可以发现新关联创造新知识。知识地图也可以协助新员工或重新分派工作员工找到自己在组织中角色以及学习如何开展工作。辨认不同系统内知识资源知识地图通过获取、集成公司其他系统(如ERP、PLM、CRM等)中知识来扩展它能力。作为公司一种知识财产清单知识地图还可以作为一种评估公司知识现状，展示可以运用资源，发现需要弥补空白工具。四、XXX公司知识地图公司知识地图创立OA系统试运营及上线阶段，各部门核心顾客组织部门成员整顿上传已有公司知识文档。辨认知识地图核心顾客群，如公司领导，业务部门员工，明确顾客需求。明确知识地图目的、合用范畴、基本构造、构成要素、节点关系定义、链接数据存贮办法等。信息化部OA系统建设重要负责人与供应商泛微技术人员一起构建知识地图。拟定知识地图管理者，维护程序等。扩充知识地图内容，并重复测评和完善。公司知识地图使用公司知识地图就相像一种自助终端，对于XXX每个OA顾客，都可以自助浏览、查询及学习授权知识。重要体当前如下方面：对于新入职工工入司准备工作阐明。对于新入职工工系统培训。对于详细岗位所需具备能力阐明。对于业务岗位工作职责阐明。对于业务范畴定义及寻常工作执行阐明。对于公司各流程阐明及操作规范指引。对于常用问题及支持服务查询。公司知识地图管理办法员工应积极采用知识地图办法去学习并解决工作中所遇到问题。每位员工均有义务维护知识地图中知识精确性。知识地图管理者须对知识地图及时更新。员工对知识地图有任何建议或意见请反映至信息化部。员工不得对外泄露公司知识地图资源。第十篇：XXX集团知识讨论组引言XXX集团协同办公(OA)系统是所有员工寻常办公所用到系统，覆盖范畴广，涉及各部门业务流程及员工寻常管理工作流程。OA系统使用过程，也是公司知识沉淀积累分享过程，这有助于员工迅速成长与提高。通过确认和有效运用已有知识，并对各种知识进行持续性管理，达到提高公司 创新能力和创造价值能力，以满足公司持续发展需要，提高公司核心竞争力。公司知识创造积累分享是增强公司核心竞争力源泉，公司知识可以分为显性知识和隐性知识。显示知识涉及行业原则、寻常事务解决流程、规则、制度等较为容易整顿知识；隐性知识则为那些隐藏在员工头脑中经验、想法、工作技巧、捷径等不能容易挖掘出来知识。由此可见，隐性知识不易模仿，不易复制，它是构成一种公司形成核心竞争力真正源泉。那么如何有效地创造及捕获公司隐性知识呢？回答是必要注重公司知识共享、交流。知识共享及交流，除了运用头脑风暴法，尚有一种比较常用方式就是建立知识讨论组。每个公司都是一种个小团队集合体，其中每个独立团队在互相交流过程中可以将彼此意见放大，带来某些意想不到新火花，从而推动公司知识共享和知识创新。XXX集团知识讨论组组建知识讨论组构成三要素：领域：知识组由于共同兴趣而组建在一起，构成员对于这个领域有共同结识和兴趣。一种明确领域可以拟定社团目和对于成员以及外界价值