EBS中从采购到应付付款的实现

EBS中从采购到应付付款的实现——《ERP系统实施与案例》课程论文·2010年12月·EBS中从采购到应付付款的实现陈树林重庆大学软件学院2007级软件工程2班摘要在制造业，采购原材料进行加工，制造到最后出产品是最主要的工作之一，采购订单不仅记录企业的物流走向，并为今后的财务应付账款做依据。关键词EBS采购发票应付引言现在的企业都是大规模生产，全天无休，原材料与产品流通络绎不绝。要关联到如此大的数据账目流动，采购与应付系统应运而生。采购与应付管理系统，是指能够实现各种单据的快速传递，实现财务与业务的整合以及数据共享，实现资金流与业务流的双轨并行，能提高工作效率，规范企业管理的一种系统。采购管理系统与应付款管理系统紧密结合，可实现业务财务的一体化，实现对企业物流资金流的全面全过程管理。本学期软件学院杨正益老师主讲的《ERP系统实施与案例》课程系统地为大家介绍了ERP系统中的各个模块，其中也包括采购管理模块。本文章主要讨论在OracleEBS下实现采购订单的建立，物料的接收，入库，录入应付发票匹配采购订单，并对发票进行付款。业务场景的假设A公司生产部门由于生产工单J需要原材料M，向B公司采购原材料M，B公司发货（对B公司而言，A公司的采购订单是B公司的销售订单）到A公司收货地点，A公司对货物接收、检验、入库，A公司拿到B公司开的发票（对B公司而言是应收发票）后，录一张应付发票，这张应付发票用来匹配采购订单，最后对这张应付发票进行付款。在OracleEBS业务流程如下图：图1生产部门通过跑MRP跑出工单J的请购单（简单起见，这里我们在PO模块直接手动录一张请购单）通过PO模块的自动创建功能来为请购单生成采购订单。生成采购订单后修改采购订单相关信息，审批审批结束之后到采购接收处查看、修改接收信息接收结束后到库存接收事务处理处查看、修改接受入库信息到AP模块录一张发票，匹配采购订单，审批，创建会计分录AP模块付款，创建会计分录子模块凭证传送至总账手动录入请购单流程图2由请购单生成采购订单流程图3采购订单下达后，供应商已经发运来货物，进行接收图4接收后就已经有货物了，如放在工厂的空地上，接下来要把货物搬到仓库，称入库图5货物拿到了，但是在系统里还没有给供应商，这时我们是负债的，要开发票来匹配采购订单说明欠债情况图6之后应该用付款，来对这个发票进行付款图7OracleEBS11i系统实现流程在EBS中必备最简单的条件1. EBS用户名、密码，用户已经关联到用户2. 有采购、库存、应付、HRMS职责。3. 具备有采购到应付的各种权限，会计期间全部打开到采购职责下，手动录入请购单，如下图：图8输入物料等一些必要信息图9创建好请购单，此时状态为‘未完成’，点保存，‘审批’为可用，点‘审批’进行审批。图10如果不能审批，可能是权限没有设置好，在设置-审批-审批分组里面可以设置。这里关于这些设置就先略过。1.1审批成功后创建采购订单审批结束后可以到请购单汇总处查看刚才审批的请购单：图11使用请购单自动创建采购订单，采购模块-自动创建输入请购单号查找刚才的请购单，图12点‘自动’输入需要添加到采购订单的信息，如供应商，供应商地点等图13点击创建后就自动创建了采购订单图14Ship-To：发运地点。供应商送货地点，这里就是公司B送过来的原材料应该送到的地点。Bill-To：供应商单据送到的地点，比如说公司B开了发票，应该开到A公司的哪个地方，一般A公司的财务办公室，这个地点就是收单地点。点开‘发运’可以看到自动创建的采购订单发运和分配信息图15在tab页‘其他’中，有个比较重要的信息，就是发运方式和匹配方式，如下图：图16其中有一个‘匹配审批层’设定匹配方式：1、采购2、接收3、入库4、发票双向(2-Way)过程：1和4。即，采购结束、AP创建发票2步就可以验证、产生会计分录三向(3-Way)过程：1、2和4。即，采购、接受、AP创建发票3步才可以验证、产生会计分录四向(4-Way)过程：1、2、3和4。即，采购、接受、入库、AP创建发票4步才可以验证、产生会计分录我们这里设置成4-Way，走一遍这个流程。匹配方式可以选择采购订单（PO）和接收（RECEIVE），这里我们选择PO。接下来对采购订单进行审批，如下图图172．进行接收入库操作由于采购订单设置的验证级别是四向(4-way)所以我们先做接收、入库的操作再去创建发票。在PO模块-接收-接收，查找采购订单，进行接收图18图19勾选后保存，这样接收就结束了。2.1做入库的操作在PO模块-j接收-接收事务处理找到刚才的接收，将它入库图20图21勾选后保存，这样收到的货物就接受入库了。3．到应付职责下，创建AP发票图22点击匹配，输入刚才的采购订单号，进行匹配图23图24输入要匹配的数量，点匹配。再次查看发票，发现行里面多了一行，这个是刚才匹配采购订单产生的。图25接下来对发票进行验证，如下图图26验证成功，如下图：图27验证成功后，可以进行会计分录的创建，如下图：图28在当前界面上的菜单，工具-查看会计分录，可以查看会计分录，如下图：图294．对发票进行付款 在当前职责下，选择付款，如下图：图30输入一些必要的信息，如金额，收款方等，进行发票的匹配图31点击保存，即匹配了当前的发票信息图32同样点击行为（Actions），创建会计分录图33创建成功后，可以选择菜单上的，工具-查看会计分录，进行查看，如下图：图34

此时再回到刚才的发票，可以看到已付款金额为1209.90人民币如下图图35 这样，整个流程在EBS中就走完了。向供应商进行了采购，并对供应商进行了付款。应计负债也抵消掉了。总结从采购到应付中间还涉及到很多的相关细节，具体还会因为供应商或者企业的某些原因而进行变动，如发现供应商发的材料有质量问题，还会对其进行退货，退货到接受，或退货给供应商，这其中产生的借贷关系得到后期进行汇总讨论。而且某些发票可能不是匹配采购订单，而是匹配接受，又是另一种考虑。在企业中，还需进行其他的操作，才能保证借贷关系的平衡。

会计科目和账户

第一节会计科目

一、会计科目的概念

会计科目是指对会计要素的具体内容进行分类核算的项目。【例】会计科目是对（

）的具体内容进行分类核算的项目。

A经济业务B会计主体C会计对象

D会计要素

二、会计科目的分类

1、按其所提供信息的详细程度及其统驭关系不同，分为：总分类科目和明细分类科目。（1）总分类科目——总账科目或一级科目总分类科目是对会计要素具体内容进行总括分类、提供总括信息的会计科目；（2）明细分类科目——明细账科目或子目、细目或二级、三级。。。。如：银行存款（一级）——中行存款（二级）——人民币存款（三级）明细分类科目是对总分类科目作进一步分类、提供更详细更具体会计信息的科目。对于明细科目较多的总账科目，可在总分类科目与明细科目之间设置二级或多级科目。2、按其所归属的会计要素不同，分为：旧准则：五类资产类、负债类、所有者权益类、成本类、损益类五类。新准则：六类资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类、损益类六类。科目参照表一、资产类

1001库存现金

1002银行存款

1012其他货币资金

1101交易性金融资产

1121应收票据

1122应收账款

1123预付账款

1131应收股利

1132应收利息

1221其他应收款

1231坏账准备

1321代理业务资产

1401材料采购

1402在途物资

1403原材料

1404材料成本差异

1405库存商品

1406发出商品

1407商品进销差价

1408委托加工物资

1411周转材料

包装物

低值易耗品

1461融资租赁资产

1471存货跌价准备

1501持有至到期投资

1502持有至到期投资减值准备

1503可供出售金融资产

1511长期股权投资

1512长期股权投资减值准备

1521投资性房地产

1531长期应收款

1532未实现融资收益

1601固定资产

1602累计折旧

1603固定资产减值准备

1604在建工程

1605工程物资

在建工程减值准备

1606固定资产清理

1701无形资产

1702累计摊销

1703无形资产减值准备

1711商誉

1801长期待摊费用

1811递延所得税资产

1901待处理财产损溢

二、负债类

2001短期借款

2101交易性金融负债

2201应付票据

2202应付账款

2203预收账款

2211应付职工薪酬

2221应交税费

2231应付利息

2232应付股利

2241其他应付款

2314代理业务负债

2401递延收益

2501长期借款

2502应付债券

2701长期应付款

2702未确认融资费用

2711专项应付款

2801预计负债

2901递延所得税负债

三、共同类

3101衍生工具

3201套期工具

3202被套期项目

四、所有者权益类

4001实收资本

4002资本公积

4101盈余公积

4103本年利润

4104利润分配

4201库存股

五、成本类

5001生产成本

5101制造费用

5201劳务成本

5301研发支出

六、损益类

6001主营业务收入

6051其他业务收入

6101公允价值变动损益

6111投资收益

6301营业外收入

6401主营业务成本

6402其他业务成本

6403营业税金及附加

6601销售费用

6602管理费用

6603财务费用

6604勘探费用

6701资产减值损失

6711营业外支出

6701所得税费用

6901以前年度损益调整需要注意的几类科目：

1、待摊费用（资产类）

2、XXX准备、坏账准备、存货跌价准备等（资产类）

3、累计折旧（资产类）

4、预提费用（负债类）

5、预收账款（负债类）和预付账款（资产类）

6、生产成本和制造费用（成本类）

7、主营业务成本（损益类）

三、会计科目的设置原则

（1）合法性原则，指所设置的会计科目应当符合国家统一的会计制度的规定。

（2）相关性原则，指所设置的会计科目应为提供有关各方所需要的会计信息服务，满足对外报告与对内管理的要求。

（3）实用性原则，指所设置的会计科目应符合单位自身特点，满足单位实际需要。【例】（

）不是设置会计科目的原则。

A重要性原则B合法性原则C相关性原则D实用性原则

答案：A

【例】（

）原则，是指所设置的会计科目应符合单位自身特点，满足单位实际需要。

A相关性B合法性C谨慎性D实用性

答案：D四、会计科目的编号一级科目：4位数组成1、资产类：以1为开头2、负债类：以2为开头3、所有者权益类：以4为开头4、成本类：以5为开头5、损益类：以6为开头明细科目要在一级科目编号的基础上进行编号。如：银行存款1002——中行存款100201——人民币存款10020101第二节账户

（一）账户的概念

账户是根据会计科目设置的，具有一定格式和结构，用于分类反映会计要素增减变动情况及其结果的载体。设置账户是会计核算的重要方法之一。借方账户名称贷方一方表示增加,一方表示减少（二）账户的分类同会计科目的分类相对应，账户分为总分类账户和明细分类账户。1、总分类账户(总账)指根据总分类科目设置的、用于对会计要素具体内容进行总括分类核算的账户。根据账户所反映的经济内容，可将其分为资产类账户、负债类账户、所有者权益类账户、成本类账户、损益类账户五类。

根据账户与报表的关系，账户可分为资产负债表账户和利润表账户。资产负债表账户：资产类账户、负债类账户、所有者权益类账户利润表账户：收入类账户、费用类账户收入账户和费用账户通常称为临时性所有者权益账户。它们之间有密切的关系。2、明细分类账户(明细账)根据明细分类科目设置的、用来对会计要素具体内容进行明细分类核算的账户。总账账户称为一级账户，总账以下的账户称为明细账户。（三）账户的基本结构账户的基本结构——“丁”字账借方账户名称贷方一方表示增加,一方表示减少如：A企业库存现金的月初余额为8000元，本月发生下列现金收付业务：①3日销售产品30000元，收到现金。②13日用现金支付材料款20000元。③23日销售产品10000元，收到现金。④30日用现金支付电费2000元。登记现金帐：借+库存现金贷-期初余额8000①30000②20000③10000④2000本月增加合计本月减少合40000计22000期末余额26000期末余额26000=期初余额8000+本月增加40000-本月减少22000关系：期末余额=期初余额+本期增加发生额合计-本期减少发生额合计例：月初短期借款的余额为20000元。本月又向银行借款90000元；归还银行借款50000元。问短期借款的期末余额是多少？借-短期借款贷+期初余额20000本期减少本期增加9000050000期末余额60000账户分为左方、右方两个方向，一方登记增加，另一方登记减少。至于哪一方登记增加、哪一方登记减少，取决于所记录经济业务和账户的性质。1、账户的四个金额要素（1）本期