新能源科技公司档案管理办法

新能源科技公司档案管理办法第一章总则第一条为加强山东xx新能源科技有限公司股份有限公司（以下简称“公司”）的档案管理，有效地保护和利用档案，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条公司档案管理工作实行集中管理与分散管理相结合的体制。第三条公司办公室是公司档案的管理部门。除公司办公室外，公司另设多个档案管理点。第四条公司办公室和公司各档案管理点都要安排专人兼职负责档案管理工作，都要为各类档案的存放提供安全、良好的保管条件。第二章职责第五条公司办公室档案管理工作职责1．负责制定公司档案管理工作的规章制度。2．做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。3．公司办公室在负责主体档案管理的同时，对各档案管理点的档案管理工作进行监督和管理。4．管理范围包括：（1）证件类档案：包括法人营业执照、组织机构代码、工业品生产许可证、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证等各种证件。（2）文字类档案：包括公司各类公文、文件等文字类资料。（3）荣誉类档案：包括公司获得的各类荣誉牌匾和证书、公司产品荣获的各种奖项、各种达标证书和证明等。（4）声像类档案：包括公司以声像、照片等形式记录下来的各种资料。（5）人力资源类档案：包括公司全体人员的人力资源信息，薪酬管理、人事管理过程中产生的各类文字材料，各类与人事有关的协议、合同等档案资料。（6）公司党委、工会、团委的各类档案资料。第六条各档案管理点工作职责公司各档案管理点都要积极建立健全档案管理制度。由各档案管理点负责管理的档案，要严格执行其相关管理制度。公司各档案管理点及其职责如下：1．董事会办公室：负责管理公司董事会、监事会和股东大会的各类档案资料。2．企业管理部：负责管理公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；公司对内、对外各项业务过程中产生的各类文件材料。3．资产财务部：负责管理公司所有财务档案资料。4．后勤安保部：负责管理公司所有跟后勤保卫工作有关的档案资料。5．营销公司：销售部是营销公司的档案管理部门，在做好本部门档案管理工作的同时，负责对营销公司其余各部门的档案工作进行监督和管理。营销公司各部门分别负责管理本部门的客户资料、购销合同、相关票据、会议记录等档案资料，接受销售部的统一监督和管理。6．生产及设备部：生产及设备部是生产公司的档案管理部门，在负责管理公司各类标准认证资料，仪器、设备、环保等方面档案资料管理的同时，负责对生产公司各车间的档案工作进行监督和管理。7．安全部：负责管理公司各类安全工作档案资料。8．技术部：负责管理公司项目建设、技术改造、科研、技术引进及转让过程中形成的各类图纸、文字材料。9．工程部：负责管理公司各项工程在规划设计、施工建设、竣工验收等过程中形成的各类文件、图纸资料。10．供应部：负责管理公司物资采购、供应过程中产生的各类合同、票据等资料。11．各生产车间：负责管理车间工作过程中产生的各类档案资料，包括装置运行记录，原料、产品、中控的检验记录等档案资料。12．子公司：公司下属的子公司分别负责对本单位的档案进行管理。第三章归档管理第七条公司办公室和各档案管理点对处理完毕或批存的档案材料，要由各单位负责档案管理工作的人员统一进行保管。第八条公司证件类、荣誉类等属于公司办公室统一管理的档案，各承办单位办理完毕后，应在三日内将相关证件、证书等资料及时交由公司办公室统一归档管理。逾期不办理归档交接手续的，在此期间如出现档案的损毁、遗失等现象，由承办单位负责具体补办事宜，并承担相应责任。第九条档案归档要求1．档案管理过程中，要建立起档案目录，档案归档时，要同时在档案目录中填写清楚相关信息。2．档案归档时要遵循档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。3．在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。4．不同年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复，应放在复文归档；没有复文的，放在请示年归档；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档。其他文件的归档按照各档案管理点的相关规定执行。5．同一案卷的文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第四章档案使用第十条公司档案使用的方式包括：提供档案原件、提供档案复印件和借阅。第十一条由公司办公室管理的公司档案，外借时无论原件、复印件均须办理相关手续，依据使用权限和档案密级，经相关领导签批后方能利用。第十二条如需外借由公司办公室管理的公司档案原件，必须在登记的归还期限内及时归还。且外借期限不得超过3天，到期归还，如需再借，应办理续借手续。第十三条借阅公司档案、资料，须办理登记手续。外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经公司总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。第十四条档案使用过程中，使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。外借档案或借阅档案交还时，档案管理人员须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告公司主管领导。第五章档案销毁第十五条公司办公室和各档案管理点管理的档案，各部门不得随意处置，由公司办公室定期归档统一处理。第十六条对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。第十七条经批准销毁