市政道路及景观改造工程信息资料管理措施

市政道路及景观改造工程信息资料管理措施一、管理目标 二、管理方法 三、管理手段 ㈠、信息管理手段 ㈡、资料管理手段 四、日常管理措施 ㈠、信息的收集 ㈡、信息的加工、整理 ㈢、信息的分发和检索 ㈣、信息的存储 ㈤、资料的管理 五、针对性管理措施 ㈠、信息管理系统 ㈡、基于事实 ㈢、保护知识产权 ㈣、资料管理 ㈤、资料移交 信息资料管理措施工程信息资料管理贯穿建设工程全过程，衔接工程建设各阶段、各相关单位和各个方面的联系，监理机构的信息资料管理工作就是从信息资料的收集、传递、加工、整理、检索、分发、存储、归档等环节入手，对工程信息和工程资料实施标准化、科学化的管理，为工程质量、进度、投资和安全、文明施工控制提供及时、有效的依据。一、管理目标信息资料管理目标是：以保护知识产权为前提，以《建设工程文件归档整理规范》为标准，高速、准确处理工程监理所需信息资料，通过有组织的信息资料的流通，使相关各方及时、准确地获得相应的信息资料，利用数据库信息资料，对工程实施过程进行有效控制。二、管理方法1.建立适合本工程的信息资料编码体系，形成包含业主、监理机构、承包商、设计单位和材料、设备供应商各信息资料系统在内的项目管理信息资料管理系统。2.及时收集、传递、加工、整理、检索、分发、存储与本工程相关的各种信息资料。3.运用电子计算机进行本工程质量、进度、造价、安全文明施工管理和合同管理，随时向现场监理人员和业主提供有关本工程建设的信息服务。4.遵循国家《建设工程文件归档整理规范》的要求，督促设计、施工、材料和设备供应商等相关各方及时进行工程文件的收集、装订、编目、立卷、归档，并应做到“及时整理、真实完整、分类有序”。三、管理手段㈠、信息管理手段1.择优选用监理工作软件，建立适合本工程的信息管理系统，形成包含业主、监理、承包商、设计和设备材料供应商各信息系统在内的信息管理系统。运用计算机进行本工程信息管理，随时为相关各方提供信息服务。2.收集与本工程建设有关的各种信息，区别信息源，识别信息流，对信息流进行分类、分级处理。并设定业主为最重要的信息源，涉及质量、进度、投资、安全为关键控制点信息和涉及合同变更、索赔的信息为最重要信息。3.采用图解分析的方法，进行信息流的简化和流向合理性设计，降低无用信息或次要信息对信息系统的干扰，提高信息系统的传递速度和处理能力。4.重视反馈，强调对偏差的跟踪和处理，提高信息系统的精度，为项目监理决策提供更为准确的依据，以利于监理服务质量的持续提高。5.关注信息间和系统间的联系，强调信息系统整体性和与其它管理系统的关联、兼容性。6.注重信息资源的时效性，建立科学的信息管理模型，提供适用的检索工具，提高信息管理的工作效率和可追溯性。7.强调信息对于监理工作的重要作用，确保信息管理这一重要监理手段充分发挥作用。㈡、资料管理手段1.建立工程原始资料管理台账，遵循国家《建设工程文件归档整理规范》的要求，指定专人进行各类工程原始资料的日常收集、管理及归档工作，确保所有工程原始资料真实、完整。2.做好各类工作记录，内容主要包括：各项开工审批件，施工、材料质量检验记录，重要或隐蔽工程照片、录相，施工方案、工程测量、设备检验等审批件，工作计划、监理日志、检验申请单，以及总监下达的各种指令和各类会议记录等。3.每月以书面形式向业主报告工程进度情况和存在问题，以使业主对工程现状有一个比较清晰的了解。内容主要包括：工程描述，认可的分包商及供应商，工程进度、质量和支付状况，监理工作执行情况，以及必要的小结和附录。4.根据国家《建设工程文件归档整理规范》和深圳市政府有关城建档案管理的要求，做好工程监理资料的编目、立卷和日常收集、整理、归档工作，并在工程监理工作完成后及时将工程监理资料进行汇编、装订，移交给业主和深圳市城建档案管理机构。四、日常管理措施㈠、信息的收集1.在施工准备阶段，信息的来源较多、较杂，由于相关各方相互了解还不够，信息渠道没有建立，收集有一定困难。所以，必须尽快建立适合本工程实际的信息管理系统，规范各方的信息行为，确定信息渠道畅通。2.进入施工阶段，信息来源相对比较稳定，主要是施工过程中随时产生的数据，收集比较单纯，容易实现规范化。所以，必须统一相关各方的信息格式，实现信息资料管理的标准化、代码化、规范化，并由专人进行分级收集、管理。3.在竣工保修期阶段，信息管理工作主要是按照国家《建设工程文件归档整理规范》和深圳市政府有关城建档案管理的要求，对施工阶段日常积累的信息进行最后的汇总和归类整理，并督促承包商完善全部工程资料的收集、汇总和归类整理。㈡、信息的加工、整理信息加工主要是把从相关各方得到的数据和信息进行鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总、转储，生成不同形式的数据和信息，提供给不同需求的管理人员使用。按照不同的需求，使用不同方法分层进行信息加工、整理，并对动态数据及时进行更新。对于监理人员自己收集的数据，由于较为可靠，一般可以直接进行加工、整理；而对于承包商提供的数据，必须从数据采样系统是否规范，采样手段是否可靠，数据的精度是否达到所要求的精度人手，对承包商提供的数据加以选择、核对后才能进行加工、整理。对于施工过程产生的数据，原则上按照单位工程、分部工程、分项工程进行组织，每一个单位工程、分部工程、分项工程又把数据分为质量、进度、造价和安全文明施工四个方面分别进行组织。㈢、信息的分发和检索建立信息和数据检索的分级管理制度，使用软件来保证实现数据和信息的分发、检索，将收集的数据进行分类加工处理产生的信息，及时提供给需要使用数据和信息的相关单位和相关人员，确保需要使用数据和信息的相关单位和相关人员在需要的第一时间，方便地得到所需要的、以规定形式提供的一切信息和数据，而不向不该知道的单位和人员提供任何信息和数据。㈣、信息的存储利用事先统一建立的数据库，将各类数据以文件的形式组织在一起，组织方式主要包括：1.按单位工程进行组织，同一单位工程按照质量、进度、造价和安全文明施工进行组织。2.统一、规范所有文件的编码，以定长的字符串作为文件名。3.协调相关各方统一存储方式，但国家技术标准有统一的代码时，要求相关各方尽量采用统一代码。4.通过网络数据库形式存储数据，达到相关各方数据共享，减少数据冗余，保证数据的唯一性。㈤、资料的管理1.严格遵循国家《建设工程文件归档整理规范》的要求各，对本工程监理资料进行收集、装订、编目、立卷、归档，并应做到“及时整理、真实完整、分类有序”。2.监理资料的管理应由总监负责，并由总监指定的专人进行监理资料的日常管理及归档工作。监理资料的收集、整理将按资料类别建立相应的登记管理台账。3.监理机构所有监理人员应根据要求认真审核资料，不得接收签字、盖章不全或经涂改的报验、报审资料。审核整理后必须及时提交资料管理人员整理、存收。4.工程监理过程，监理资料必须按单位工程立卷，分专业存放、保管和编目5.监理资料的收发、借阅必须经过资料管理人员履行相应手续。6.监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档，除本投标人公司自存资料外，还应将单位工程的监理资料向业主和深圳市城建档案管理机构移交。五、针对性管理措施㈠、信息管理系统根据本工程情况，拟运用新开发的项目监理软件，建立一个新型的项目监理信息计算机管理系统，为本工程提供高速、优质、可靠的信息服务。有关监理信息管理系统如右图所示。㈡、基于事实1.监理机构的正确决策依赖于对相关信息的充分掌握和有效处理，获取信息的能力和处理信息的水平。2.监理机构在进行监理活动过程中，依据本投标人工实质量体系文件的要求，广泛地收集信息，对掌握的信息进行识别和筛选，运用科学的统计技术进行分析和处理，对决策进行跟踪、评价，并保留必要的记录。㈢、保护知识产权1.业主提供的图纸、文件和资料，是业主的财产，必须妥善保管、合理使用。不论这些文件是否包含版权、专利等知识产权，均应按公司质量体系文件的要求控制其使用范围，并做好保密工作。2.有关工程造价、索赔、结算等涉及本工程项目成本、财务管理的文件，视同业主的商业秘密，仅限相关的监理机构内部监理人员和经业主授权的人员使用，未取得授权不得外借、阅读或在其它文件中引用。3.本工程中使用的各种合同文本是协调合同各方责、权、利的重要文件。对这类文件，由监理机构制订有针对性的管理规定进行管理。㈣、资料管理1.根据国家《建设监理规范》的规定，施工阶段监理资料应包括（但不限于）：承包商文件及委托监理合同，勘察设计文件，监理规划，监理实施细则，分包商资格报审表，设计交底与图纸会审会议纪要，施工组织设计（方案）报审表，工程开工报审、复工报审及工程暂停令，主要施工机械设备报审资料，测量核验资料，工程材料、构配件、设备的质量证明文件，检查试验资料，工程变更资料，隐蔽、分项工程验收资料，工程进度计划，工程计量单和工程款支付证书，监理通知，监理工作联系单，会议纪要，来往信函，监理日志，监理月报，质量缺陷和质量事故的处理文件，分部工程、单位工程等验收资料，索赔文件资料，竣工结算审核意见书，工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告，监理工作总结；2.根据国家《建设工程文件归档整理规范》要求，监理机构应归档的资料还包括：工程项目监理招标投标文件资料，监理机构的组织形式、人员构成、总监的书面任命资料、总监及专业监理工程师调整的书面通知资料，监理机构对工程材料的见证检验资料，不合格分项工程通知，付款报审与支付证书，业主按委托监理合同约定提供的办公、交通、通讯、生活设施、常规检测设备和工具的清单及完成监理工作后的移交清单资料。㈤、资料移交1.在工程监理过程，与工程质量有关的隐蔽工程验收资料、质量评定资料、材料设备的试验检测及进度控制、造价控制等资料，监理机构均已随监理工程进度提交给业主，故在施工阶段的监理工作结束时，监