公章管理制度

PAGEPAGE7公章管理制度公章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司印章的合法性、权威性、可靠性和严肃性，提高工作效率，有效维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，结合本公司实际，特制定本管理制度。本规定中的公章包括公司章、公司法人章、总经理印章、合同专用章、财务专用章及各部门印章等代表公司或公司各部门行使权力的印章。一、公章使用范围（一）凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表文件、信函、证明等一律加盖公司公章。（二）凡属以公司名义对公司内部的行文，也使用公司章。（三）凡属部门业务管辖范围内的行文、制度或规定加盖部门印章。（四）凡属合同类的用合同专用章。（五）凡属财务会计业务的用财务专用章，需要时可加盖公司章及法人章。二、各相关人员职责（一）总经理负责盖章前最终审核并签字确认同意盖章。（二）分管副总经理

负责授权范围内的公章的使用审批工作。（三）公章管理员

1、负责公章的保管。

2、负责设立公章使用登记台帐（见附件二《公章使用登记表》）。

3、负责公章使用的审核工作。

4、负责制定所保管公章的使用程序。（四）总经办监管人员1、负责公章使用过程中的监管与登记。（五）提交资料盖印的人员1、当需盖印的资料已经盖印以后，严禁在资料上增加任何内容，经公司总经理的审批除外。否则，由此造成的一切损失由提交资料盖印的人员承担。（六）外借公章办事的人员1、因公外借公章的人员，需严格审查需盖印的资料。如工作不负责，由此造成的一切损失由外借公章办事的人员承担。三、公章的保管（一）行政公章由总经理指定的管理专人负责管理。（二）专项业务章（财务章、合同章、各部门用章等）由总经理授权给各专业部门指定专人负责管理。（三）公司法人工作用个人名章，分别由公司法人指定管理员。（四）公章管理人要严加管理，不得随意将公章交由他人使用、保管，因故需由他人代管时，需经总经理批准。（五）公章管理人每月都需要将《公章使用申请单》、《公章外出使用申请单》归档，每年年终做一次总的归档。（六）如发生公章遗失或被私自使用事件要及时追查处理。（七）审计师有权对公章的使用情况进行稽核审计。（八）公章管理员与外出使用公章陪同人员均要签订公章使用/借用协议。（九）公司所有章的管理人详见附件三，各分公司管理人员对其管理的印章负全责，其领导负连带责任。（十）公司所有章的管理人及监管人员必须按《公章管理制定》要求保管公章，并有责任对公章使用和借用做好登记台帐，定期整理及上报公章登记台帐。（十一）公司所有章的管理人及监管人员须严格按《公章管理规定》行使盖章和外借公章的程序。禁止未经批准私自加盖公章。对于需加盖公章的文件资料，未经公司总经理批准，管理员有权拒绝加盖公章。特殊情况由总经理电话或邮件确认加盖公章的，事后应补齐手续。（十二）公司所有章的管理人及监管人员有义务配合公司审计师对公章使用的审计工作。（十三）公章管理人、监管人员及外借公章使用的人员对加盖公章文件的内容所知悉的公司商业秘密负保密义务。保证不向任何个人或其他组织提供信息。（十四）如发现管理员未按《公章管理规定》程序，私自盖章或外借，且未造成负面影响的，公章管理员每次处罚100元。如对公司造成损失的，一切损失由公章外借人员承担。（十五）如发现管理人员管理不善或未按《公章管理规定》程序，私自盖章，对公司造成影响的，视为该人员严重违反规章制度，解除劳动合同，并处罚1000至10万元，情节严重的，甲方有权追究该管理人员其它法律责任。四、规定（一）未经公司经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的公章。公章的刻制，必须符合国务院颁布的有关公章刻制的规定，并经深圳市公安局备案。（二）公章的使用由各保管人员及总经办设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。（三）公章使用（公司红头文件除外），必须经总经理批准后公章管理人员方可盖章，公章管理人员应严格履行登记手续，因使用公章不当造成损失的，应追究其相应责任。（四）公章管理人员如工作变动，应及时上缴公章，由重新确定的公章管理人员另行办理接收公章手续，不得私自转交他人。（五）以公司名义签订的合同、协议、订购单等，由各专业人员审核，公司分管领导批准后方可申请盖章。（六）私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由严格审批，符合要求后办理并执行登记制度。（七）任何公章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上（空白合同、空白协议、空白证明、空白介绍信、空白纸张、空白单据等）加盖公章或其它印章。因工作特殊确需开具时，须经总经理批准方可盖章；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。（八）对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，总经理/人事部负责人审批后，方可盖章。（九）印章应及时维护、确保公章清晰、端正。（十）公章如有不慎丢失，保管人员及时向主管领导报告，并备案。（十一）涉及到重大事件需盖章的必须将盖章后的复印件留档备查。（十二）对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。（十三）公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理或总裁及相关负责人的签字，不得盖章。（十四）公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章。下班时间和节假日期间应采取防盗措施。（十五）公章一般不得携带外出使用，严禁任何人擅自借用或私自将公章带出公司使用。如因政府类工作需要，确需将公章带出使用，需填写《公章外出使用申请单》,经部门经理审核签字及公司总经理批准后方可带出，并由公章保管人/或公司指定陪同人员携章随同。（十六）公章外出期间，借用人只可将公章用于申请事由，禁止在本项业务范围外的文件上加盖公章，并对公章的使用后果承担一切责任。其余事务办理均需将资料带回，填写完整后盖章，然后带往办理地办理事务。（十七）在办事过程中，遇政府部门要求临时性需加盖公章的文件资料，不符合正常办事流程的，乙方有权拒绝加盖公章。特殊情况由总经理电话确认方可加盖公章的。（十八）公章外借人员借用的公章当天借用必须做到当天归还，特殊情况除外。（十九）如发现公章外借人员未按《公章管理规定》程序，私自盖章或外借，且未造成负面影响的，公章外借人员需每次处罚100元。如对公司造成损失的，一切损失由公章外借人员承担。（二十）如发现公章外借人员管理不善或未按《公章管理规定》程序，私自盖章，对公司造成影响的，视为公章外借人员严重违反规章制度，解除劳动合同，并处罚1000至10万元，情节严重的，公司有权追究公章外借人员其它法律责任。五、违反规定（一）违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。（二）盖章后出现的意外情况由批准人和审核人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。（三）凡私盖公章、合同章等章或舞弊者，一经发现给予严厉惩处。（四）未经总经理批准，没有法定代表人或法人代表审核、签字或者空白合同上不得加盖印章，否则由当事人承担一切经济损失，并追究其刑事责任。（六）若总经理外出，则须通过电子邮件或电话确认方可盖章，且事后须补齐手续。六、使用程序（一）使用公章前，须填写《公章使用申请单》（见附件一），征得部门负责人审核后，交公司总经理审批，总经理同意后方可用章。（二）用章人盖章需出示总经理审批同意后的资料并在总经办盖章登记表上登记，总经办人员在公章保管人处的盖章登记表上，由公章保管人安排盖章。盖章具体操作流程见附件五《盖章流程说明》。（三）公章保管人查看《公章使用申请单》上公司总经理的签字后，方可用章。（四）公章带出使用的，须填写《公章外出使用申请单》（见附件二），征得部门负责人审核后，交公司总经理的审批，总经理同意后方可借出。使用后须马上还回公章。具体操作流程见附件六《公章外出使用流程》七、相关附件及表单附件一《公章使用申请单》附件二《公章外借使用申请单》附件三《公章使用登记表》附件四公章管理人清单附件五《盖章流程说明》附件六《公章外出使用流程》附件七《印章借用登记表》附件八《印章领出登记表》八、本制度自2015年1月24日起执行制定:审核：批准：PAGEPAGE2附件一公章使用申请单申请部门申请日期申请文件事由用章数量及类别申请文件简要说明经手人：部门负责人审查签字：总经理意见：