电子政务之办公自动化

电子政务之办公自动化系统建设方案TOC\o"1-2"\h\z.1电子秘书、电子邮件 1.2日程安排 2.3名片薄 2.4电子公告 2.5会议管理 2.6公文档案管理 2.7工会管理 3.8车辆管理 3.9安全保卫管理 3.10战略计划管理 3.11信息查询 4办公自动化管理包括电子秘书、日程安排、名片簿、电子公告、会议管理、公文及档案管理、事物管理等等，最终实现公文流转自动化和无纸办公等功能。.1电子秘书、电子邮件电子秘书功能如图14.1所示。电子邮件作为系统核心，包含通讯录；同时，日程安排、名片薄可以包含在电子邮件系统当中。电子邮件具有以下功能：公司内部的交流：包括同一部门内部成员之间，本部门内部成员与其他部门（包括其他部门的主管与普通成员）之间，公司上层与公司底层人员之间，可以是正式的，也可以是非正式的；具体如图14.2；图14.2公司内部与公司外部的交流：包括公司的各个具体部门与外部的信息往来，可以是业务，也可以是其他信息甚至如电子贺卡。.2日程安排日程安排可以采取日历模式，包含具体内容、时间、闹钟提醒等；在一定情况与权限下可以与他人共享。.3名片薄名片薄可以作为公司客户关系管理（CustomerRelationshipManagement简称CRM）的一部分数据资源，作为销售与分销售模块客户管理的补充，其范围可以从客户的通讯地址扩展到他们的习惯、爱好等等。.4电子公告电子公告的范围与功能可以扩大到网上社区的层次，可以分成两个部分，一个部分由公司用以发布正式的公文，查询法律法规、规章制度、公司年鉴等等；另一部分是公司成员网上非正式聚会，共享各种信息的地方，包括心得交流、各种专业与业务信息的共享。在电子公告牌下可以按部门或者业务类别分类。.5会议管理主要是会议管理与会议安排，包括安排会议室、发送会议通知，会议通知签收，整理会议纪要，根据实际情况将会议纪要的内容生成督办。系统提供：《会议室安排计划表》、《会议通知单》、《会议纪录》以及提供会议到会统计。.6公文档案管理公文档案管理分为以下几点进行描述：文控管理：主要是对企业所发公文进行分级管理，按照人员的不同等级赋于不同的公文获得权限，限制消息的随意流通。具体功能实现可参见公文档案管理模块。文件流转管理：当文件控制部门发出文件时，该文件可自动地相关记录中登记。当文件使用部门打开此文件后，文件使用部门也将自动在本部门电脑中建立相关记录。并将打开日期自动传递到文件控制部门电脑中；文件打印管理：文件使用部门严格控制文件打印数量，打印的文件应有打印部门标记，打印人、校对人姓名；文件修订管理：换版或换页修改时，电脑将自动更改或替换该文件所有使用部门电脑中此文件内容。同时对文件使用部门发出换页或换版信息，提醒文件使用部门注意该文件的打印件和复印件的回收、销毁；文件汇总功能：“文件审批表”、“文件更改通知单”、“文件撤消通知单”、“质量体系现行文件有效版本更改一览表”或“标准体系现行文件有效版本一览表”、“质量体系现行文件有效版本目录表”或“标准体系现行文件有效版本目录表”、“文件收发汇总目录”等质量记录可自动汇总统计，并能打印；文件撤消管理：文件控制部门发出撤消指令后，电脑将根据指令自动撤消所有该文件使用部门电脑中的此文件，并提醒此文件已撤消，要求回收和销毁此文件的复印件和打印件。同时在所有相关记录表中记录（反映）；外来文件管理：外来文件(包括网上下载的外来文件)根据性质和类别进行登记，并要经过主管厂长审批通过，文件控制部门根据需要发放到各使用部门，同时在“外来文件汇总目录”和其它相关记录中登记；文件借阅管理：当有人要求借阅文档时，首先判断是否赋予其权限，然后检索是否有电子文档，如果有，可以赋予其查阅该文档的权限，阅读完毕后，收回其权限；如果只有纸质的文档，则按照原有的文档管理的方法处理。.7工会管理工会管理包括工会会员维护、会费缴纳、物品发放登记、活动记录等等。.8车辆管理OA系统中车队管理的主要对象非产品运输用车，而不是在运输管理中的运输产品用车。车辆管理主要有车队调度、出车登记、驾驶员业绩考核等。非产品运输用车的调度控制部门一般是公司办公室，解决方案描述如下：出车申请：出车联系单由使用者填写，提交给公司办公室。使用者在调度未确认前，可以更改、撤销联系单。提交、更改、撤销的动作都会产生出车联系消息，发送到公司办公室；车辆调度：公司办公桌面会有“有出车联系消息”的提示，公司办公室根据《出车联系单》、《出车安排表》、《司机当班表》调度车辆，公司办公室将调度消息《出车单》反馈给使用者；反馈和调整：小车班的电脑自动显示调度信息，司机如果发现有无法出车时，应填写原因，并发消息通知公司办公室，公司办公室重新调度，执行2步骤。同时系统应根据应该出车时间判断，几分钟内（时间可以由公司办公室设定）没有进行确认的，当作无法调度，产生无法调度消息通知公司办公室，公司办公室重新调度，执行2步骤。司机在规定时间准备好出车时，在电脑内输入确认信息，同时系统自行产生出车消息，通知使用者；出车完成登记：出车结束，由司机输入完成信息，信息包括行驶里程、出车起止地点等。同时使用者需在出车单上签名；统计：包括个人月出车统计，部门月用车统计及其他自设置统计。.9安全保卫管理安全保卫管理应该通过提供下列报表来实现。《安全消防周检查汇总表》《劳保用品发放单台帐》《外包工登记册》《事故苗子登记表》《环保及工业卫生检测反馈信息》“消防管理”——包括器材管理等，参见“消防器材分布情况”《特殊工种培训登记》：与人事信息挂接。.10战略计划管理在所收集总结信息的基础上，组织制定企业（部门）各时间段方针目标和综合计划。经营计划一般包括四个部分：第一部分，确定战略与目标；第二部分，单项性战略研究与开发计划，即开发新产品与新市场计划，并制定日程进度表和进行资源分配；第三部分，产品项目计划，为各项产品制定的规划。主要包括销售、生产、设备、人员、资金、利润规划等等；二三部分构成了企业长期经营计划；第四部分，企业年度经营计划。根据战略项目规划和产品项目规划，综合编制成年度综合性的经营计划。主要包括销售、生产、设备、资金、利润等计划，以及与上述规划有关的资源分配与组织计划。年度经营计划适合引入计算机系统，包括销售计划、生产计划大纲、技术开发计划、产品质量计划、成本计划、财务计划、利润计划、环境保护与安全生产计划、拓展计划等等作为其它模块的补充。特点说明：系统提供数据库