商务日语函电写作的方法和技巧

商务日语函电写作的方法和技巧

摘要：随着当前中日有关于经济方面的交流不断的扩增，在传统的主要以文化、语言以

及文学为主的日语教学模式已不能满足当前市场对于日语人才的需求。社会更加需求综合性

的人才，既要拥有扎实的日语基础又要掌握日本的商务习惯，综合的、应用型的日语人才拥

有着良好的就业前景。对于有意向进入日系企业展开商务工作的学生而言，对于有关于日语

的商务文书的写作是必须掌握的一项技能。所谓的商务函电实则是在日常有关于商务方面的

往来工作中，其主要的用途是用来传递交易双方的事宜，并保证联络的一种特殊的电讯形式

的文书、信函等。本文主要对在日常商务工作中可能出现的商务日语函电写作问题展开一定

的阐述，并提出相应的解决策略。

关键词：商务日语；商务写作；商务日语函电；

在商务工作方面较为常用的信函主要包括：询问函、请求函、回复函、联系函、商洽函

以及告知函等等。在众多的信函中所包括的主要元素是要做到精确、简洁、礼貌、具体以及

体谅等。然而，对于商务日语信函的写作不仅仅要包含以上几项要求以外，还要全面的注重

日本这一国家的国情、以及其生活习惯与商业思维方式等等。因此，对有关于商务日语函电

的写作等方面也提出了更加严格、更加规范化的要求。本篇文章主要针对商务日语函电中所

要运用的词汇、语句、语篇等众多的语言表达方式，来分析并总结有关于商务日语函电文体

的基本写作特征。

一、商务日语函电的文体特征

（一）词汇特征

对于商务日语函的写作其文体的不同所运用的词语也存在一定的差异性，但其要运用的

词语必须要能够显著的体现出文体所要表达的色彩。以下将主要从专业术语、郑重语以及缩

略语等方面展开叙述。

1.专业术语

商务日语函电的主要运用场合为外贸实务活动中其所运用的信函，主要是与外贸实务相

结合的一种综合性的文体。考虑到其运用的场合，因此在这一写作过程中所运用的词汇必须

是与外贸实务紧密关联的专业性的术语。且所运用的这些专业术语在普通的信函中是不常见

或者看不到的。例如：「荷悬替手形」、「取19消L不能信用状」等等在商务日语函电中就

是常用的外贸专业性术语。因此，要想全面的掌握商务日语函电的写作，首先要对其常用的

专业术语所代表的意思有精确的理解。

2.缩略词

在商务工作中运用商务日语函电的主要对象为众多的中日商务领域当中的不同层次的专

业性人士，这些人士深谙商务工作中效率至上、时间就是金钱。因此在展开具体的商务工作

中为了提高商务工作效率，在展开商务日语函电的使用中，往往为了提升效率在使用专业术

语上运用缩略词，因此，只有本专业的人士才能识别这些词汇。

例如：「D/P」和「D/A」就分别是「支协畴害^渡L手形」和「引受畴害^渡L手形」

的缩略形式。这些常用的缩略词已被商务领域中的专业人士广泛的接受并运用，这些缩略词

的出现不仅使商务日语函电的写作更加的规范，也极大的提升了商务工作效率。

3.郑重语

所运用的商务日语函电都是以书面的形式传送于商务交易活动中具有较强影响力的专业

人士之间。因此商务日语函电的书写一定要讲究礼貌、正式且谨慎。大部分的商务日语函电

中郑重语的广泛应用就显著的表明了这一要求。例如：「早急仁」（本

当（②、本日（今日）、少少、持兄（^心）、匚内度（今度）等。括号中存

在的词语过于口语化，缺乏商务日语函电所要求的礼貌与郑重性，因此在商务日语函电的写

作中不可运用。

（二）语句特征

1.复合句的出现率高

在商务日语函电中其结构较为复杂且所运用的复合句较多，这些复合句的应用不仅可使

收件方明确事情的先后顺序，还可使整个电函的行文更加的缜密，使行文更加具有逻辑性，

从而使其更加的正式。

例如：4月9日付岁0）了会了一^一卜在^早速工一^一1b横言寸LLA：力;、

a5值段力$区州o同^^品上oio%以上1）高soT、当方占Lt受u"入九三九

兴■tt/u。

因为在商务日语函电的书写中运用复合句可使行文更加的周密，因此被广泛的运用。然

而，这并不意味着商务日语函电对于使用结构简单、简洁明快的简单句的排斥。事实上，商

务日语函电的写作主要是以复合句为主，以简单句为辅展开写作的一种较为特殊的文体。

2.省略句的使用

在商务日语函电写作中，省略句可以说是一种具有显著文体功能的句子类型。因为省略

句的整体句式结构较为紧密，所表现的意思较为突出，能强烈的表现出言简意赅的效果。对

于此类型函电的写作，使用人为商务人士，其往往更加讲究工作效率，因此，在写作中往往

会通过这一形式来吸引对方的关注，并引导其继续下去。从这一点来说，商务日语函电与普

通的信函存在着一定的差异。商务日语函电中包含着“件名”也就是函电的标题，他直接决

定着能否吸引对方的注意力。大部分的“件名”基本都为省略句的结构，运用的主要目的就

是为了突出函电所包含的内容，进而吸引交易方的注意。因此，在大部分的商务日语函电中

常常会看到此类型的“件名”：船稹办通知新裂品^貂介O件。。癌定耆仁0口T。

3.陈述句和祈使句的使用率高

不同的句式结构有着不同的功能特点，基本的句式结构可分为疑问句、省略句、感叹

句、陈述句、祈使句等等。在商务日语函电写作的过程中选择的句式结构因文体的不同也会

有所侧重。因为大部分的商务日语函电的写作目的都是为了陈述某一存在的事实与具体情

况，以及对事件的个人看法，因此，在商务日语函电中基本上运用最多的句型为陈述句。此

外，商务日语函电大部分除了陈述一件事实以外还会提出请求或者要求，因此表示请求的祈

使句的句型使用的频率也相对较高。因为如果想要表示请求或者要求放入意愿，如果运用陈

述句往往会显得没有礼貌或者表述生硬且没有足够的说服力。在这种情况下选用祈使句往往

会增强说服力且表示出委婉与客气。例如：各条项在G上、署名捺印LT中G一部在

EMS■?：'、返送扮顾口来寸。玄扮、二（Z）度O商品^季箭物早急;扫手配（7）上、契

於］善仁演:的JtLA:品在、10月15日亲T仁稹办出太II马来于。

4.敬语语句使用较多

以上所提到的商务日语函电的形式基本上都是书面的形式，且是传送于交易双方之间极

具影响力的专业人士之间的。因此，不仅仅要注重所选用的句式结构与用词，还要更加的注

重语句的使用。例：皆棣仁弊社AGO用命（注文）在幸0仁存c来寸。

何力出周口合^it力$3:'^Lfc6,口0^^弊社仁0建给＜口来寸上顾］、申L

±€fSto

在商务日语函电中运用敬语能够很好的体现出写信人对于收信人所要表达的敬意，有利

于促进交易双方之间的良好的合作关系，为其展开交易营造良好友善的氛围，为其商务活动

的顺利展开奠定坚实的基础，这一点也是适合商务日语函电的写作以及使用的目的。

（三）语篇特征

商务日语函电作为一种客户之间业务联系的一种公函，书写格式一定要规范化与严谨

化，内容一定要简洁明了。此外，函电在后续的商务往来中也具有至关重要的作用。正是由

于所存在的这一系列的因素，商务日语函电的整篇结构的衔接等也具有独特之处。

1.语篇整体结构严谨

商务日语函电的整体结构主要为发信编号f发信日期一收信人一发信人一标题f起首语

一寒暄语一正文f结束语等部分所构成，就其整体结构而言，既规范、严谨又一目了然。在

商务日语函电中所运用的寒暄语具有固定的格式，因此，不需要在其上面下太多的功夫，因

为它的写作意图仅仅是把某一事件或者写信的意图精确的告诉对方就可以了，因此，寒暄语

的使用不需要过于讲究。往往都会使用一些固定的、常见的寒暄语。例如：

（1）每每格别（Z）扮引舌立T在SitAf岂、＞9力SA:＜扮礼申L上，杀寸。

（2）贵社一段1tlT身展扮喜^申L上，杀寸。

2.正文以结、起、承为原则

商务日语函电与普通信函的写作顺序也具有较大的差异，前者是将工作效率放在首位，

而后者往往将目的放在末尾之处。例如：太T、太马平成0年0月0日仁贵社仁^依^1,杀

Lfc,弊社卜G整借点检（士、现在仁至盲杀杀A5履行力$玄太h19杀过人。

弊社1tLfa：、安全玄璟境下企棠活勤在实施于马A：的仁、7"^卜g整借点检《：欠力

-ttJ&tOLsLT,契系n二基^＜速^力、玄履行O夹施在扮顾口

申L上，杀于。

上述这封函电就是在写作的开头直截了当的表明了要表述的事情，随后表明了这件事情

对于己方的重要并提出了要求，主要是按照结、起、承的顺序书写的。

3.接续词的使用较少

在商务日语函电的书写中，接续词有着重要的衔接作用，然而，如果接续词运用的过多

便会使语篇显得冗长，复杂且缺乏简洁性。因此，会直接或者间接的影响到阅读人的工作效

率，然而，商务日语函电为了节约阅读时间提高效率，接续词往往运用的较少，且多为

TJ加L玄力$三」LTJ「ArAfLd等部分固定的接续

词。例如：衣乙、衣盲平成0年0月0日仁贵社仁O依赖L来LA:、弊社（7）7°^^卜O整儒

点横（出、现在仁至马来"?、杀Af履行力$玄衣九"Cis9杀过人。弊社安全玄璟境下

企棠活勤冬实施于马m卜（D整借点^^欠力、占玄of扮0to

LT,契然H二基^＜速^力〉玄履行（0实施在扮肾真口申L上，杀寸。

该函电中只出现了“L力、L笈力$三、赵的仁”三个接续词。通过这部分接续词的

运用可使整个函电更加的主次分鸣、条理清晰、更容易阅读与理解。

二、商务日语函电写作中容易出现的问题

（-）假名输入错误

在展开相关的商务日语函电的写作训练开始之前，首先要让学生熟练的掌握日语的输入

法。与大部分日语课程中的写作、精读、泛读以及翻译等相关课程存在的最大的差别是，商

务日语的写作作业主要是依靠电脑来展开日语输入的。对于大部分已经完全习惯运用笔书写

的学生而言，迅速的掌握一些片假名、平假名的输入方式对于其整个学习商务日语函电的过

程中，是存在的一个具有一定难度的难题。尤其是对于一些长音、拨音以及促音等方面的输

入错误，极有可能会对整个商务函电文件的理解造成一定的误解，进而产生一定的损失，因

此，对于此部分内容一定要多加学习，重点练习。

（二）格式不完整

一般较为完整的商务日语函电的文件主要包括身信番号（文件编号）、受信者名占髡信

者名（收信人和发信人）、件名（题目）、Sltf（开头语:敬启、敬复、前略等）、本文

（通知对方的内容）、末文（结尾的寒暄语）、（敬具、以上、草草等）、副文（附

件：又具、再启等）等相关内容。文件编号、日期、与发信人既可以写在文本的上方也可写

到文本的结尾之处。此外，其书写的格式主要有横格和竖格两种。后者往往更多的用于注重

礼节的社交性文件。例如：贺信和吊唁信等。文件的编号应靠右书写，主要是为了更方便的

查找与留作证明。收信人基本都是靠文本的左侧书写，如果收信人为个人要在后边加上

「梯」、「殿J等，如果收件人为公司或组织要加上「御中」。发信人如果有职位要写出自

己的职位，一般书写位置靠右。此外，在书写日语商务函电的正文时，基本上是每个段落的

第一行要空一格，然而，受汉语书写格式的影响，大部分学生在书写时，往往会习惯性的空

两格。书写商务日语函电的完整性既可表达自身的意愿与目的，也是对交易方的一种尊重，

然而，大部分学生在书写中往往忽略了寒暄语、结束语等一些礼节性的书写内容。

（三）内容方面

1.用语不规范

在商务日语函电的书写中多用专业术语与书面语，使函电更加的规范与严谨。尤其是对

于寒暄语与结束与的使用都有固定的说法与结构，寒暄语多用「平素格别玄扮引舌立T在

口先花吉、厚<出礼在申1^上，杀守（平日多蒙关照，表示衷心的感谢）」等表示感谢与祝

愿的话语。结束语多用「今接高配在1易9杀寸上5宜L<申1,上tr次寸（今后也请多

多关照）」等表示请求或者「杀于城取9急^^力、;t力扫知三（此冒昧并向您

致歉及通知）」等道歉或确定的内容。

2.语言啰嗦

在善舞日语函电的写作中所运用的词汇一定要可精确的表述出其写作的目的，因此语言

一定要简洁明了。内容较为冗长且重复是其写作中必须禁忌的一点。且在写作的过程中一定

要避免对原因以及目的做更多的说明，且要尽量的使用简短的句子。

3.忽视敬语的使用

尽管商务日语函电的写作要求内容要简洁明了，但这以要求并不是代表简洁就要简短，

其意思是保证函电所要表述的内容完全的情况下尽可能的使用简短的句子。如果在使用简洁

的句子时会使文本有失礼貌，那么首要的要选择礼貌而非简洁。然而，大部分的学生往往容

易忽略了这一重要的因素，还可能在写作中没有运用敬语的习惯，从而在展开日语函电的写

作中也往往容易忽略了这一重要的因素。例：畤^力19来■e/uGT、T造盲Af岁速<返事

LT<（时间不多了，请抓紧回复）本当仁于办杀过人力$、今回CT注文L商品^

着荷1t同畤仁支扮金在执5J：杀于。（不好意思，请在收到本次订货的同时付

款）

以上两句话无论从想要表述的意思上还是语法上都没有错误，但并没有运用敬语，从而

是语言不够正式，缺乏对收信人的尊重，进而影响两者间的合作关系。上面两句话可改为：

日数力至急横言寸（5上返答踢19杀于上5出肾真口申L上，来寸。

申'式e来过人力士、今回^注文t'ArAf岂t商品城着荷1t同畤仁代金在扮支出JU、

申L而次来寸。

四、商务日语函电写作的方法和技巧

（一）开头语和结束语的书写技巧

商务日语函电发给商业合伙人的文书都有固定的格式，一般开头语都为（持普/if兽/拜

便/急塔7前略等）、季节寒暄语（初春o候/晚秋g候/康L口寒太力:统口乙扮9杀守力s/今

年t,；b岁力、占玄9力;等）、问候寒暄语（贵社来寸杀于^清朱^身展/二'繁荣co11t

占J5喜^申L上，杀寸等）、感谢寒暄语（平素^格别（Dis引W立T/1r'厚情在踢*9/厚＜御

礼申L上，杀于等）、结束语（敬具/敬白等）。在进行商务日语的写作中往往都会使用

Word文档，在Word文档中输入开头语“抨兽”或者“拜彳复”，然后按一下enter键，Word

页面便会自动在文档的下一行跳出结束语“敬具”，与此同时，也会出现出日语问候语供我

们选择。此外，在写作中还可根据当时的季节类选择与之相适应的季节寒暄语，并根据自己

公司与对方公司的实际情况来选择问候与感谢相关的寒暄语。比如，如果在11月初要书写

一份商务日语函电，并发给经常合作的商业伙伴可以选择"晚秋G候/贵社杀寸兴盛荣

0h上扮度^申L上，杀寸/平素^格别高配在赐9/厚＜御礼申L上，杀寸”等。

（二）正文内容的书写技巧

1.抓住“6W2H”

商务日语函电的内容一定要精确无误，因此，要仅仅的抓住“6W2H”，即“When（何

时）""Where（何地）”"Who（谁）”“Why（为什么）”“What（干什么）”“Who（对

象）""Howmuch（价格）“"Howmany（数量）“，这8个要素。需要注意的是“How

much/many”所表示的分别为期限、期间、数量等，在写作中尽量的使用年、月、日等一些

具体的数字来进行表示，避免表述。比如说，“至急^回答＜Af衣口”最好写成“今日中仁

^回答衣I、”，"若干名'’最好写成“2-3名”，“相当^^力力＞?兴寸"最好写成

“三年^^加力＞＞7来寸”，“昨年她办（Z）渠幺麦”最好写成“昨年比现增”，“莫大玄费

用”最好具体量化为“OO万FT等。

2.书写简洁

书写内容要注意以下几个层面：（1）重要的条例要单独分条书写，切忌使用长段落（2）

尽可能的多使用一些简短的句子，避免使用结构复杂的长句（3）语言进行表述存在一定困

难的，可用图表的形式进行表述（