进出口业务单证档案管理制度范文

第页共页进出口业务单证档案管理制度范文第一章总则第一条为规范进出口业务单证档案的管理工作，提高档案管理水平，保障进出口业务单证档案的安全性、准确性和完整性，制订本制度。第二条本制度适用于本公司的进出口业务单证档案管理工作。第三条进出口业务单证档案的管理要依据国家法律法规及公司相关制度的规定，严格按照档案管理的基本原则、目标和要求进行。第四条进出口业务单证档案管理应强调信息化管理，提高档案管理的效率和质量。第五条进出口业务单证档案是本公司的重要资产，必须严格保密，遵守相关安全规定。第二章进出口业务单证档案的分类和归档第六条进出口业务单证档案应按照单证类型进行分类，包括但不限于合同、发票、装箱单、提单、信用证等。第七条归档应按照时间顺序进行，前后关联的单证要归置在同一卷内，并按照一定的审核和审定程序进行。第八条合同类单证应按照合同编号归档，并将合同的原件与复印件进行分开归置。第九条发票类单证应按照发票号码归档，并将发票的原件与复印件进行分开归置。第十条装箱单、提单类单证应按照装箱单号码、提单号码归档。第十一条信用证类单证应按照信用证号码归档。第三章进出口业务单证档案的保管第十二条进出口业务单证档案应安全保管，防止遗失、损坏和被盗。第十三条进出口业务单证档案应设立保管室，并由专人负责日常的档案保管工作。第十四条进出口业务单证档案应采用防火、防水、防潮、防鼠虫等措施，保证档案的安全性。第十五条进出口业务单证档案应设有存档库，在库房内设置合适的货架和单据盒，保证档案的整齐有序。第十六条进出口业务单证档案保管人员应定期检查档案库，发现问题及时处理，保证档案的完好无损。第十七条进出口业务单证档案应及时整理，不得存放过多的过期或无效档案。第四章进出口业务单证档案的归档期限与处理第十八条进出口业务单证档案按照相关法律法规的规定，严格执行归档期限。第十九条进出口业务单证归档期限为5年，自单证签发之日起计算。第二十条归档期满的进出口业务单证档案应按照规定的流程进行销毁或转移。第二十一条归档期满的进出口业务单证档案应由档案管理人员提出销毁申请，并经过相关部门的审核同意。第二十二条销毁档案应编制销毁清单，并按照规定进行公示和备案。第二十三条归档期满的进出口业务单证档案如需要继续保留，应提出申请，并经过相关部门的审核同意。第五章进出口业务单证档案的查询和调阅第二十四条进出口业务单证档案的查询和调阅应符合法律法规的规定，并经过合理的审核程序。第二十五条进出口业务单证档案的查询和调阅应由有关部门提出申请，并由档案管理人员协助完成。第二十六条进出口业务单证档案的查询和调阅应有明确的目的和范围，不得超出合理的限度。第六章进出口业务单证档案的迁移与整理第二十七条当公司进行档案调整或搬迁时，进出口业务单证档案应按照一定的程序进行迁移和整理。第二十八条进出口业务单证档案的迁移应编制迁移清单，确保档案的完整和准确。第二十九条进出口业务单证档案的整理应按照一定的要求进行，包括分类、编号、封装等。第三十条进出口业务单证档案的迁移和整理应记录相关信息，并进行备案和公示。第七章进出口业务单证档案的借阅和使用第三十一条档案管理人员严控进出口业务单证档案的借阅和使用，确保档案的安全和完整。第三十二条对于有借阅和使用需求的人员，应提出书面申请，并经过相关部门的审核同意后，方可进行。第三十三条进出口业务单证档案的借阅和使用应有明确的借阅使用单，并在借阅期间严格监督。第三十四条进出口业务单证档案的借阅和使用不得影响公司的日常工作秩序和安全。第八章进出口业务单证档案的安全管理第三十五条进出口业务单证档案的安全管理包括防火、防水、防盗和防损等措施。第三十六条进出口业务单证档案的安全管理应进行定期检查和评估，发现问题及时解决。第三十七条进出口业务单证档案的安全管理应加强员工的安全意识，进行相关培训和教育。第九章进出口业务单证档案的电子化管理第三十八条进出口业务单证档案的电子化管理应依据公司的相关制度和安全要求进行。第三十九条进出口业务单证档案的电子化管理应有明确的流程和标准，确保电子档案的完整和准确。第四十条进出口业务单证档案的电子化管理应使用合适的软硬件设备，保证档案的存储和传输安全。第四十一条进出口业务单证档案的电子化管理应定期进行数据备份和存档，确保数据的可恢复性和可追溯性。第十章进出口业务单证档案管理的监督和评估第四十二条进出口业务单证档案管理的监督和评估应由相关部门负责，定期组织检查和评估。第四十三条进出口业务单证档案管理的监督和评估应包括档案管理人员的工作表现、档案管理制度的实施情况等。第四十四条进出口业务单证档案管理的监督和评估应记录相关信息并提出整改意见，以