BJ-01-01-01行政公文作业指导书

长城物业北京分公司作业指导书版号/改次：C/0编号：BJ-01-01-01行政公文管理第1页共5页1．0适用范围适用于分公司部门、管理处各类行政公文（不包含党、工、团公文管理）。2．0种类2．1决定：对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位或人员。2．2通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。2．3通知：发布行政规章；转发上级、同级和不相隶属单位的公文；要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项。2．4通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。2．5报告：向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。2．6请示：向上级单位请求指示、批准。2．7批复：答复下级单位请示事项。2．8函：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等。2．9会议纪要：记载、传达会议等情况和议定事项。3．0格式3．1分公司公文应当由发文单位、发文编号、标题、主送单位、正文、附件、附注、印章、成文时间、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。3．2发文单位：应当写全称或规范简称，联合行文、主办单位应并列在前。3．3标题：应当准确扼要地概括公文的主要内容。应当标明发文单位、公文种类，标题中除法律法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。3．4主送单位：应当在正文之前标题左下方顶格书写主送单位的名称；请示的公文，应坚持主送一个单位的原则；不得越级请；除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人；批复下级请示，只能主送原请示单位。3．5正文：应当紧接主送单位之后，提行空两格书写，内容应符合国家法律、法规，符合党和国家的方针、政策及有关规定；需情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短；人名、地名、数字、引文准确；时间应写具体的年月日；在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和必须使用汉字外，一般都使用阿拉伯数字；应使用国家法定计量单位；使用简称时，一般应先用全称，并注明简称；请示应一文一事，报告中不得夹带请示事项。3．6附件：应当附于正文之后，是根据正文需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。3．7印章：应当盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。公文除会议纪要外，应当加盖单位印章。3．8签发日期：应当标注于正文右下方。以最后签发单位负责人的签发时间为准。会议讨论通过的公文，应当以会议通过的日期为准。3．9附注：用以说明在正文不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。3．10分公司公文主要文别格式为：“红头文件”、“日常文件”、“传真文件”三种格式。详见〈支持性工具〉。3．10．1“红头文件”仅适用于分公司内部重要公文。3．10．2“日常文件”“传真公文”适用于分公司、管理处的各类公文。4．0编号所有行政公文应当按分公司行政事务部统一格式进行编号。发文4．1．1以分公司、管理处名义发文的编号格式为：深长物[京][管理处号][文类号]字[年号]号[流水号]号4．1．1．1管理处号：管理处的第一个字的简称为管理处号，如“云趣园”：云；“天创世缘”：天；4．1．1．2文类号含：“函”：函；“批复”：批；“请示”：申；“报告”：报；“会议纪要”：纪；“其他”：不用。4．1．1．3流水号：本单位本年度同类文种发文流水号。5．0行文5．1对外行文是指分公司各级机构对分公司以外的单位及个人发文的行为。管理处原则上以分公司名义对外行文。5．1．2分公司及分公司职能部门对外行文时，应当以分公司名义行文；但可以本部门名义用信函文种对外交流。5．2对内行文是指分公司各级机构对分公司内部单位及个人发文的行为。5．2．1分公司各级机构均可对内行文。行文时，应当在正文后下右角，发文单位签发人必须手签名字，具有公章的单位还应加盖公章。5．2．2分公司内部行文，除重要请示、批复文种外，其它内部公文一律使用公司OA办公系统行文。6．0发文处理文稿由相关职员起草，发文单位公文专职或兼职负责人进行文字校对，并应当办理公文发文审签手续（见支持工具。．2发文单位负责人应当对文稿严格把关，并在《公文发文审签表》6．3公文审签手续应当通过并经签发人签字同意后，公文方可印发。发文时应当办理发文登记手续（见支持工具《公文发文登记簿》）。负责人。如分公司行政公文签发人为分公司总经理；管理处公文签发人为管理处经理或主持工作的副经理；6．6需在公司内部OA系统发布公文，或以单位名义对外用E－MAIL形式发送公文的，必须经上述程序办理完毕，并由发文单位公文负责人发文。7．0收文处理7．1任何公文收件人收到公文后，应当识别公文指定收文单位，并及时交给收文单位专职或兼职公文负责人，由公文负责人统一进行来文处理。7．2收文单位公文负责人收到公文后，应当及时办理来文签收及收文登记手续（见支持工具《公文收文登记簿》）。7．3签收时应当逐件清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，要及时向发文单位查询并采取相应的处理措施。7．4来文登记后，公文负责人应当将公文原件连同《公文收文处理表》送有关负责人人阅知或者批示（见支持工具《公文收文处理表》）。7．5需要办理的文件，在《公文收文登记簿》“处理结果”一栏上注明“待办”字样；不用办理的文件，要在“处理结果”一栏注明“不办”字样。7．6公文负责人应当随时掌握公文的去向；凡“待办”的文件，公文负责人要及时催办，以免漏办、延误，办理完毕后，应当在《公文收文登记簿》“处理结果”一栏注明“己办”字样；不需办理公文及办理完毕的公文，应当及时分类存档。8．0借阅、立卷、归档和销毁

8．1借阅公文，借阅人必须办理登记手续后方可借阅；涉及本单位重大事项的公文，还必须单位负责人批准后方能借阅。8．2公文借阅期限一般不得超过两个星期，到期必须归还，如需再借，应当办理续借手续；公文归还时，须当面点交清楚。8．3借阅公文的人员须爱护公文，保证公文的安全与保密。未经同意，不得擅自涂改、影印、转借或损毁。8．4外单位借阅或摘抄公司公文，应当持单位介绍信，并经公司负责人批准后方能进行；对摘抄的材料要进行审查、签章。8．6分公司行政事务部负责分公司各类公文及分公司各级对外发文（含电子版）的整理、立卷、归档。根据公文相互联系、特征和保存价值分类整理，并保证档案的齐全、完整。8．7公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位的印章，并与正式文件一起妥善保管。8．8公文己到存档期限，并且没有重新归档和存查价值的公文，经过鉴别和公司相关负责人批准，登记后可以销毁。9．0支持性工具9.1《日常文件标准格式》9.2《公文发文审签表》9.3《公文发文登记簿》9.4《公文收文登记簿》9.5《公