物业档案分类、代码、归档范围及保存期限表

物业档案的分类、代码、归档范围及保存期限表类别代码归档范围保存期限证照类ZZ1、物业管理单位法人营业执照；2、税务登记证明；3、资质证书；4、组织机构代码证；5、年检报告；6、工商变更资料；7、物业管理费收费许可证；8、其他工商资料。永1、专项服务单位的营业执照；2、税务登记证明；3、资质证书；4、组织机构代码证；5、年检报告；6、工商变更资料；7、其他工商资料。30产权类CQ1、项目建议书审批意见及项目建议书报告和附件；2、可行究报告审批意见及可行性研究报告和附件；3、选址申请及选址规划意见通知书；4、用地申请报告及建设用地批准书；5、贵阳市国有土地使用权出让合同；6、拆迁安置意见﹑协议﹑方案等；7、用地协议书；8、建设用地规划许可证；9、投资许可证；10、用地红线图；11、土地勘察定界报告；12、国有土地使用证；13、项目名称的批复；14、规划总平面图；15、建设工程规划许可证；16、建设工程施工许可证；17、房地产权属证明书。永业主档案YZ业主资料；入户通知单；进户验收单；遗漏工程跟进表；入户手续核转单；入户资料签收单业主公约；业主入户所交费用一览表；领取钥匙单；住宅装修申请表；装修管理规定；商品房出售合同；业主身份证复印件；商品房认购书；商品房出售会签单；商品房用地面积表；公证书；产权证；业主委托协议书。永业主大会、业主委员会档案YD业主委员会筹备、选举等材料；业主委员会的请示、报告、批复；业主委员会制度；楼长评选、增补、改选记录；专项维修资金缴纳记录；专项维修资金使用记录，包括申请、批准、备案文件；专项维修资金工程管理文件；业主大会资料。社区文化档案SQ和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料；社区文艺体育活动材料、大型庆典、文化活动材料；团组织及青年文明号活动材料永行政文书类WS物业公司章程及修正案；印件及法定证件管理文件；物业公司重要决策、计划、通知、方案、总结、高层管理人员名册等文件；上级领导及相关单位对本单位的重要来文；各部门发文及有关工作相关文件；各项工作会议、专业会议记录、纪要；公司发布的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、通知等文件；各项规章制度；向上级请求及批复；10、反映本公司重要活动及在外学习、考察文件等；11、公司人事任免机构调整的通知任命。12、物业管理组织沿革、大事记及工作计划、总结；13、各类重大会议纪要、会议记录；

14、各类审批通过的行政规章制度；

15、物业管理发展规划、计划、总结；

16、有关物业管理的请示、批复、报告、通知等；

17、专题调查、调研、考察、普查工作材料；

18、物业管理区域验收、接管记录；19、有关本物业的专题新闻报道、采访、新闻发布会材料；20、机构设置与人事管理规定；21、员工花名册、劳动合同、经济合同档案；22、员工档案（在职、离职）；23、员工工资表、劳动工资表、员工考评记录；24、员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩；25、人员保险增补申请表；永行政文书类WS物业公司一般性工作计划、活动、通知、方案等文件；督办文件及内、外部审核工作文件；上级单位一般性文件；政府部门一般性文件；用工与招聘管理文件；人力资源管理与培训教育文件；其他单位一般性文件。30物业公司一般业务性通知、简报、阶段性活动等文件；报刊、杂志、宣传文件等。短物业查验移交档案CY公共区域及共用设施设备承接查验资料；遗留问题处理记录；移交接收资料。永工程项目档案GC各专业竣工验收记录及综合竣工验收报告；路、桥、市政资料、质监资料、施工资料；建筑与结构工程施工技术资料；电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程工程施工技术资料；设施设备安装技术资料（电气、供暖、煤气、给排水、电梯、消防、通信、楼宇监控、安全防范、综合布线等各专业系统设备）；室外工程施工技术资料；综合竣工图、室外工程专业竣工图；单体、配套设施与附属公建专业竣工图；市政配套使用许可（供水、供电、供气合同、协议）新建、改建、扩建工程管理文件。永房屋公共部位及共用设施设备日常维护管理文件；排水排污设施设备日常维护管理文件；供水设备日常维护管理文件；变配电室日常维护管理文件；电梯日常维护管理文件；房屋及其共用设施设备日常管理记录文件；30消防类XF消防管理制度消防值班情况记录；消防设备月、季度检查记录表、维修记录表；消防设备运行记录表；消防安全检查记录表；火险隐患整改通知书；消防设施设备器材的接管验收文件；消防安全户籍化档案；灭火和应急疏散预案；消防安全制度及相关消防法律文书档案；消防设施设备维修保养记录；消防工作检查记录。永装修类ZX装修申请审批表；商铺楼宇装修审批表；装修设计施工图审查意见；装修登记统计表；装修监管巡检表；装饰装修监管服务协议；装修违章处理通知单。30合同档案HT前期物业管理合同；外委服务合同；公司各部门对外签订的各类合同、协议。外包服务管理文件。永诉讼档案SS1、物业公司法律事务相关文件资料。永财务档案CW公司报表；总帐、明细账账簿；原始凭证、记账凭证、汇总凭证银行日记账、现金日记账；停车场机动车辆管理及收费记录、住户维修费记录、收费统计等会计月、季度报告年度会计报告（决算）；会计移交清册；会计档案销毁清册；会计档案保管清册其它。永创优资料CY物业服务创建示范小区活动资料；行业评比资料；企业内部创优评比资料省；4、企业ISO9000认证及其它认证材料；永客服档案KF投诉受理制度；投诉处理意见；住户管理文件；产权变更业主房产档案；商户房产档案；业主满意度调查文件；业主、住户问卷调查表；住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录；家访表、联络单；10、服务要求评审记录、车辆缴费换证记；11、突发事件处理记录、预防措施报告；12、公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录。30环保、秩序类ZX1、植物档案及补种、病虫害检查、防治材料；2、保洁队工具领用、维修、报废记录表；3、保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表；4、环境卫生消杀记录；5、治安队工具领用、维修、报废记录表；6、治安事件处理记录；7、带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表；8、来访人员登记表、搬运放行记录登记表；9、车辆进出登记表、异常车辆进出登记表。短设备档案SB购买办公设备、仪器的报告、使用说明书、保修卡、安装线路图、维修记录等；办公设施设备管理文件。

30声像档案SX国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观、公司举办各类庆典活动、广告投放宣传专题片、社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、录音、录像、磁盘、光盘等载体材料（重要）。30国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观、公司举办各类庆典活动、广告投放宣传专题片、社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、录音、录像、磁盘、光盘等载体材料（一般）。10实物档案SW公司获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等。永 说明：1、本表内所列归档范围可于表内所列内容，各物业公司可以根据自己业务的实际情况在相同类别范围内进行增补或删减。序号可以接着往后增加。2、原试行的《宏立城物业服务有限公司物业档案目录》的内容可以参照使用。其中的编号按本表所排列的序号为准。有增加的仍然接着往后增加。3、本表所列代码作为编写档案号时