远程教育机构知识管理的研究

远程教育机构知识管理的研究

摘要：使用文献研究和调查研究方法，利用知识管理的基本原理和方法，对远程教育机构、普通教育机构和企业的开办宗旨、利润追求和运作目标进行比较，对远程教育机构知识管理的目标、意义、特点、任务及现状进行了梳理和分析，明确了其知识管理具体活动，总结出了我国远程教育机构知识管理的现实情况。关键词：远程教育机构，知识管理，知识管理活动知识管理是对机构知识资源进行的合理和有效管理，它能充分体现知识的各种特点和促进知识资产的有效利用，保证知识资产不流失，对机构的发展和生存非常重要。基于知识管理如此重要的作用，本论文利用文献综述和问卷调查法对远程教育机构知识管理的目标、意义、特点、任务及现状等进行了研究。1.远程教育机构知识管理的目标和意义知识管理提供了一种使远程教育机构的知识系统协调和运作起来的机制；它能带给远程教育机构教育质量和效益的提高；它通过知识的积累和应用能促进远程教育机构的正确决策、业务发展、人力资源建设和良好内外关系保持等。1.1远程教育机构知识管理的目标知识管理的目标指向并服务于机构使命的实现，它通过综合运用各种手段，协调、组织、整合知识，使知识有序地在机构运作中发挥功能，创造价值，提升机构的效益和效率，促进组织的生存与发展。远程教育机构的知识管理可理解为通过使用、共享、创新等环节，对远程教育机构的各种知识进行有效整合以实现机构目标和使命的活动。在经济学中，机构的目标被假定为追求利润最大化，但这一假定对教育机构并不适用，更不与远程教育机构运作的目标相符。以上观点将机构视为一个“黑箱”，忽视了其内部管理活动所具有的人文和社会特征。从企业管理的角度出发，特别是在现代经济社会中，企业更多的以价值的创造为基本目标，单纯追求利润最大化只能反映工业化时代或前工业化时代的组织目标。“价值”比单纯的“利润”具有更丰富的内涵，它可以反映在组织的市场价值上，也可以反映在组织的产品或服务上，甚至还可以反映在组织为其成员提供的、有利于自我实现的环境上等。远程教育的开办宗旨和社会使命决定远程教育机构的目标是通过大规模地培养人才来服务社会，它们应以社会利益为主，同时关注个人和家庭的利益。但远程教育机构的运作中讲求规模效益，这是远程教育机构是否成功运作的一个基本要求。如果没有规模效益上的优势，远程教育与普通的教育形式相比就没有太大的优势和特点可言了，尤其在国家和政府无法完全满足它们所需经费的情况下，不能排除经济利益的诉求，但前提是不能本末倒置。基于这样的开办宗旨和运作目标，远程教育机构知识管理的目标在促进远程教育取得较高质量的基本前提下，对各类知识进行有效地整合，强化机构及人员在知识共享、创新和应用方面的能力，从而让远程教育机构更有效地开展教学和服务，在快速发展的知识社会中更具创新性和竞争力，发挥出更大的教育作用。1.2远程教育机构知识管理的意义知识管理对机构的意义与机构具体的运作目标和发展规划等是紧密相关的，对远程教育机构来说知识管理有以下的意义。1.2.1促使远程教育机构成为知识型组织知识型组织是知识社会的典型组织，它是以知识为资源配置要素，为知识创新提供网络化组织框架，主要从事知识生产、服务、传播、消费和应用等。以知识传播、利用和生产为其主要业务活动的远程教育机构必然也应成为知识型组织。构成远程教育机构的资源有人力资源、金融资源、物质资源和知识资源等，其中最核心和基本的资源是知识，因此它们需要开展知识管理，促使自己真正成为一个知识型组织，不仅仅拥有知识，而是利用知识实现培养人才和服务社会的职能和使命。1.2.2提升远程教育机构的竞争力目前，远程教育机构之间的竞争、远程教育机构与其它教育机构之间的竞争不仅表现在机构间，还表现在地区甚至国家层面上。远程教育机构之间竞争力的差别不是物质资源，如学习中心校园的大小、教学大楼的高矮、教学设备的新旧等，而是知识的获取、应用和交流，最终体现在知识创造或者创新的能力和水平上，远程教育知识管理的态度、方法、手段及能力上。当然这些规则、能力和方法需长期积累形成，也不可能轻易复制，因此如要提升远程教育机构的竞争力，它们要开展知识管理并使知识保持可用性，使机构和员工意识到工作中知识管理的作用并积极地参与到其中。全员参与，缩小机构内各类人员在知识获取途径、数量和质量等方面的差距，才能保持机构的竞争优势。1.2.3支持远程教育机构业务活动的开展，保证机构取得合理的成本效益知识的积累和有效应用为机构有效地进行组织运作、业务开展、资源配备等的决策起着重要的支持作用。如机构要根据经营成本的知识、国家教育政策的知识、当前教育市场的知识、可能学习者需求的知识和技术发展的知识才能决定是否开发和设计一门远程教育课程。知识支持下的合理决策和计划对于机构有效地保持成本效益之间的平衡，实现资源的合理和有效利用起到重要的作用。2.远程教育机构知识管理的特点和任务2.1特点远程教育机构知识管理的目的不同于普通高校，也不同于企业。企业知识管理的目标和使命较为直接，明确地体现在股东利益和企业利润上，在于企业的竞争优势。普通高校的知识管理重在知识的创造和生产上，然后再利用知识资本去服务社会并创造价值。而远程教育机构则重在知识的共享、传播、利用和服务上。远程教育机构知识管理与普通高等学校知识管理在目标、动力源和组织等方面的比较如表一所示。

根据远程教育机构知识管理在目标、动力源、组织上和职能等方面的情况，可以总结出远程教育机构知识管理的以下特点。2.1.1实践性远程教育机构的教学和服务活动具有很强的实践性，因此其知识管理也具有较强的实践性，重点在于促使远程教育机构员工都利用、积累和共享知识；确保新知识在机构内部及时传递；确保所有员工都能知道知识在哪里，并在需要的时间和地方获取和利用知识；支持从远程教育机构内外获取、消化和吸收知识的进行。2.1.2全面性知识资源是远程教育机构的核心资源，远程教育机构知识管理是远程教育机构管理活动的重要组成部分，与机构的教学和运作等活动都有着紧密关系，存在和发生在机构的各种活动中；它不仅涉及知识管理专业人员，还涉及教师、普通员工和学生等各类人员。可见知识管理涉及到远程教育机构的各个部门、各种成员和各类业务活动，具有一定的全面性。2.1.3开放性远程教育机构的知识管理不仅涉及组织内各种知识的有效整合，还包括来自组织外部的、与组织各种活动有关的知识。远程教育机构不是孤立于“象牙塔”中的，而是处在与其他组织、机构或个人的联系中，这样才能从外部获取有用的知识。远程教育机构也应是一个学习型组织，机构的学习显然不能局限于组织内，而必须扩展到组织外部，扩展到一切可能发掘和利用知识的范围，因此远程教育机构的知识管理活动必须是开放的。2.1.4动态性知识管理的进行是一个过程，这决定了知识管理的动态性。知识在不断发展中，知识活动也在不断进行中，因此知识管理是一个不断进行的过程。2.1.5并发性知识管理所含的主要活动按知识加工处理的顺序来分包括知识的获取、保存、共享、应用和创新。但这个顺序不是固定不变的，各种具体活动可能同时发生和存在，也可能不断地重复进行，因此这些活动的顺序应视具体情况而定，如在许多情况下知识获取和知识共享是知识创新的前提，知识应用可能与知识创新同时进行。2.2任务与目标对应，远程教育机构知识管理的任务包括以下方面；2.2.1制定知识政策，提供决策支持，帮助员工成长。2.2.2建立和创设一个能够促进学习、利用和共享知识的知识管理环境，包括文化、制度和技术手段的建设和提供。2.2.3建立知识库，保证知识库内容有一定的广度和深度，进行知识及相关信息的及时更新等管理。2.2.4提供技术支持，保证知识库设施和知识管理系统正常运行，从而保证基于知识管理系统的知识管理活动能正常进行。2.2.5帮助机构内部人员和外部人员了解机构的背景、愿景和文化，提高员工知识管理的能力，促使他们掌握知识管理的技能。2.2.6解决分支机构、员工、学生和相关机构在地理上分离状况下的知识共享、交流和利用，让分布的员工能协同地进行知识管理活动。要完成知识管理的这些任务，不能简单地通过颁布一纸文件、制定一两个规范来实现，而要先解决以下问题：如何将知识管理放在战略优先地位；如何建构强大的知识（经验）库，并使知识管理有效运作；如何获得高层管理对进行知识管理的首肯与支持；如何将知识共享中心转变为知识产生中心；如何保护知识产权；如何捕获知识等。只有解决好这些问题才可能有效地开展知识管理，完成以上知识管理的任务。3.远程教育机构知识管理的主要活动远程教育机构的知识管理过程包括积累知识、创作知识和使用知识等三大类活动，其中知识的选择、总结和传递等活动属于应用知识的活动，应用知识和共享知识一起组成了知识使用的活动；知识的学习和创造属于知识创作的活动；知识的存储、呈现和捕获等活动属于积累知识的活动。这里用图一来表示这些知识活动及从属关系。

知识的应用是远程教育机构知识管理中的关键活动，远程教育机构知识管理的重要目标是将知识用起来，它与其他活动是息息相关的。知识传递是知识使用前必经的环节，如果没有知识的传递，使用者就无法获得和应用知识。知识的捕获是知识积累的重要环节，是进行其他知识管理活动的基础。不进行知识的积累，知识就会随着具体工作的结束而消失，或者随着员工的离去而流失，知识管理也就无从谈起。可见知识的积累和存储是知识管理的基础性工作，是知识应用的基础。在使用知识的过程中，可能对已有的知识进行总结、提炼和发展，甚至发生新知识，从而引发了知识创作的活动。知识管理的各项活动有发生在机构内部的，也有在外部的。外部的知识活动只有在与知识管理系统发生联系时才可能被知识管理系统支持和接收。因此相对内环境中的知识管理活动而言，系统外部的知识活动难于得到机构知识管理系统的支持，同时可控性较低。4.我国远程教育机构知识管理进行的现状为了解我国远程教育机构知识管理开展的现状，本研究于2006年5月进行了一次远程教育机构中知识管理进行现状的问卷调查。受调查者有37位，来自17个不同的远程教育机构。问卷共有30个问题，涉及个人对知识管理的认识和理解及所在机构开展知识管理的情况两个方面。回收问卷的数据显示，当前我国远程教育机构没有一个系统地开展了知识管理，工作人员也没有进行知识管理的经验和技能。但受调查者大多希望能开展知识管理，83%的受调查者认为有必要开展知识管理系统，17%的认为可有可无，但没有人认为不必要。

在对开展知识管理的四个因素重要性的排序中，受调查者认为利用知识管理帮助他们有效地开展工作是最重要的，可见现实中知识管理对于工作的重要性和作用。依据综合问卷调查所得的数据，本研究总结出我国远程教育机构知识管理现状的以下特点。4.1机构及其工作人员缺乏知识管理的观念和基本知识。90%的受调查者对知识管理的认识不清，不了解知识与信息的本质区别，将知识管理与信息管理混淆在一起，也不了解知识管理的作用和意义。因为员工对知识管理缺乏明确的认识和了解，因而他们在意识上也没有形成对知识管理的认识，这必然不利于知识管理的推进。4.2现有的知识管理处于一种自发状态。由于远程教育机构普遍没有建立推行知识管理的制度、文化等软环境，并且在机构中缺乏对知识管理承担责任的部门、人员和系统，因此目前远程教育机构及个人已开展的知识管理活动处于一种原始和自发状态，常以个人经验的传播为主，缺乏统一考虑和安排，不能激发广大师生员工的积极性和创造性。这导致机构知识难以有效整合，因此知识管理水平较低。4.3缺乏相应的知识管理系统。我国远程教育机构都没有建立或使用知识管理平台或系统，只是使用机构的门户网站、电子邮件等方式进行一些零散的知识管理活动。实际运作中，机构的知识增长和创新速度愈来愈快，知识的生命周期越来越短。作为知识密集型组织，远程教育机构必须具备对复杂多变的知识有快速反应的能力和持续知识创新的能力，而这一切都要求有知识管理系统的支持。我国大多数远程教育机构硬件和网络条件都是很优秀的，但缺乏功能健全的知识管理系统，因此未能促进远程教育机构知识管理的开展。4.4组织机构的现状阻碍知识管理的进行。远程教育机构管理中存在行政权力和学术权力的二元结构冲突。这样的组织结构对知识管理产生的不良影响有：阻碍知识的自由流动，进而影响知识的创新；缺乏信任、不能有效地激励和促进成员之间的合作和协作，从而使知识创新、危机处理、组织合作或者联盟缺乏真正的生存基础；缺乏灵活性和创新行为，特别当外部环境发生快速变革时反应和调整的速度慢。4.5整个机构缺乏和不重视知识的共享和协作。远程教育机构的具体活动繁多，对应的管理活动也很繁忙，当前多数远程教育机构都将管理活动的重心放在直接产生经济效益的活动上，对教学管