2024年酒店档案管理制度(3篇)

2024年酒店档案管理制度(3篇)

目录

第1篇某酒店档案管理工作流程

第2篇酒店档案管理条例（6）

第3篇酒店档案管理制度（5）

某酒店档案管理工作流程

酒店档案管理工作流程

办公室负责酒店主体档案的管理,并对各职能部门的档案保管工作进行督促和指导。各部门应配备有关同志兼任部门档案管理人员,按照国家《档案法》等法规的规定精神,做好文件材料的收集积累、整理、预立卷和开具归档交接清单。酒店档案工作的主要流程是:

项目工作规范

接收

凡酒店经营管理活动中形成和使用的,业已办理完毕并具有查考价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入酒店档案的接收范围。酒店档案一年接收一次,酒店各部门应于次年一月底前将档案资料统一移交办公室。

整理

酒店档案按年综合整理,一般在每年第一季度整理归档。酒店各部门的档案按其形成的各种门类和体裁列为一个全宗。办公室档案,按其不同内容和体裁,制成统一的分类档案。按照案卷的排列顺序编制卷号,案卷目录上应区别情况标明不同保管期限。

保管及利用

酒店档案应由专人负责保管,并定期进行检查。凡使用档案应办理借阅手续,填写档案借阅单。重要档案的借阅应经领导批准。借阅结束后,请借阅者在档案借阅单上签名。

鉴定和移交

档案鉴定工作在相关领导的领导下,组成鉴定小组,按规定进行。销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见,登记造册,经酒店领导批准,由两人在指定地点监销。档案移交要按国家有关规定执行。档案员调动工作,须办完档案移交手续后方能离岗。

酒店档案管理条例（6）

酒店档案管理条例(六)

1、为加强酒店档案管理和收集、整理工作,有效地保护和利用档案,特制定本条例。

2、总经理室主管酒店档案工作,对酒店档案实行统筹管理,组织协调,统一高度,监督指导,并对档案工作人员进行培训。

3、酒店档案各部室及个人从事酒店公务活动直接形成的,对酒店有保存价值的各种文字、图象、声像等不同形式的历史记录。

4、酒店各部室和全体员工均有保存档案的义务,各部室须指定专人保管本部室的档案,档案工作人员应当忠于职守并具备专业知识。

5、各部室应按照酒店文书档案、管辖和保管期限表中的有关规定,收集、整理、保管归属本部门管理的档案,并向有管辖权的部室转交有关资料。有关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时,各部门应提供方便并按规定办理借阅手续。

6、任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为已有或者拒绝归档,对有下列行为之一的,根据情节轻重,将给予必要的处罚、处分,并根据档案的价值和数量,责令赔偿损失。

a、损毁,丢失或者擅自销毁部室应保存的档案,

b、将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为已有,拒绝向组织和档案工作人员转交。

c、擅自提供、抄录、公布属于酒店档案以及应当保密的档案。

d、涂改,伪造档案。

e、玩忽职守,造成档案损失。

7、在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显着的单位或个人,由酒店保密委员会和总经理室给予奖励。

8、本条例由总经理室负责解释。

附:酒店文书立卷归档的几点说明

1、会议及酒店、部门召开的专业会、研讨会,单独立卷归档。其内容包括:会议的筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人员讲话、简报、总结等。

2、各部的专题报告、集体和个人的调研资料亦须归档。

3、各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档。

4、以酒店名义的发文,包括与有关部门的联合发文,由主管部门或会签部门归档。

5、上级单位、各地方旅游部门发给酒店的文件,由有相关的业务部门归档。综合性的总结、计划,由总经理室归档。

6、关于原稿,如有修改,以领导最后批签字稿归档。

7、重要的照片和底版、录音带、题字、题词等,亦应立卷归档。

8、立卷归档的资料每卷不超过150面,超过者可立分卷。

酒店档案管理制度（5）

酒店档案管理制度(五)

1.各部门办理完毕的文件,要及时移交行政办公室,并按'条款类目'分别存放,三个月后,经检查齐全后,整理立卷归档。

2.每天及时将文件归档,以免散失和积压;严格执行档案清理和整理制度,实行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。

3.准确做好档案索引,以便于查找。

4.归档前要做好文件资料的归卷和立卷工作,使所有资料和文件可随查随得,避免盲目查找。

5.卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复,页号一律在右下角,案卷目录打印四份,卷内目录打印五份。

6.案卷的厚度一般1.5一2cm,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,对破损或褪色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以辨认的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,字迹要端正。

7.根据卷内文件之联系,进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。档案目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录。

8.案卷按年代、部门排列,永久与长期、短期案卷分开保管。

9.行政办公室的门窗要坚固,做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。

10.每季度对档案材料的数量和保管情况进行一次检查,发现问题及时补救,确保档案的安全。