巧打组合拳,汇总分析一点通(全文)

精品文档-下载后可编辑巧打组合拳,汇总分析一点通(全文)目前审计软件在会计师事务所中有了一定程度的普及，但在应用上仍然存在问题，一方面审计软件自身开发上的不成熟导致部分功能不能灵活使用，另一方面，随着财务软件的网络化发展趋势，出于安全、保密等原因造成审计软件无法直接取得客户的账套资料。在这种情况下，就有必要让Excel出马来为我们解决以上问题。笔者以Excel2022为例，结合具体案例，介绍一套组合拳，简化审计明细表编制，发掘审计线索，以期达到事半功倍的效果。

拳法一：迅速改变数据格式

部分财务软件(比如用友Nc)导出的数据是文本格式，无法直接进行加总求和，非常不利于后续审计中对数据的处理，也很容易导致数值计算错误。因此，我们这套组合拳首要解决的就是改变数据格式的问题。对此，审汁实务中通常有两种方法来解决。

(一)采用“查找和替换”方式迅速改变数据格式

使用“，”替换“，”就能迅速将文本格式的数字转换为以数字格式存储的格式。

操作方法：A.按快捷键CTRL+F(或执行开始――编辑――替换)。

B.在查找内容和替换内容处都键人西文的点号。(如图1)

点击“全部替换”，就可迅速实现数据格式的转化，将原来带小数点的文本型字符串变为数值型字符串。

(二)采用数据分列改变数据格式

使用“查找和替换”方式可解决大部分情况下的数据格式转化问题且能一步到位完成对所有项目的更改，但是当文本型字符串所代表的数值信息为整数时(即不存在小数点时)，该法失效。这时，就需要采用数据分列方式来改变数据格式。

A.为了使分列后形成的数据出现较整齐的效果，先选中所有数据，将格式设置为数值格式，并将保留小数位数设置为0。

B.选巾整列，数据数据工具一分列。按照数据分列向导进行操作。只需3步，即可轻松改变数据格式。

拳法二：利用数据透视表迅速生成明细表并进行相关数据分析

数据透视表是一种可以快速汇总大量数据的交互式方法。通过对数据进行折叠、筛选、排序、分类汇总，用户可方便快捷地获得所需的信息。在实务中，数据透视表在数据分类汇总上的独特优势决定了它在审计明细表编制中的广泛应用。利用序时账生成数据透视表可从整体上把握企业各明细项目的状况，理清审计思路，把握重点。

下面举例详细介绍如何利用序时账生成对应的审计明细表。

案例：

A公司为一家商品销售企业，其账目较为繁杂。对于管理费用的一些项目属于我们重点关注的。在审计中，我们采取通过序时账汇总生成明细表的方式对其进行分析。

具体操作主要分为两个步骤：首先是对数据的前期处理，即我们俗称的“掐头去尾”。针对导出的序时账，我们先去掉表头、表尾的无关信息及可能存在的单元格合并，再用前面讲过的“拳法一”对数据格式进行修改，统一数值格式。

第二步是在前期处理的基础上，对数据进行汇总透视。

A.首先选中整个数据源，选择插入选项卡下的表组，单击数据透视表，将放置数据透视表的位置选为新工作表，(其余均可按照Excel默认的方式进行操作)即可在新工作表(本例中为sheetl)出现数据透视表的雏形。

B.将金额拖动到数值，对应科目与月份分别拖动到相应的行字段和列字段。在数据透视表字段设置选项中，右键，选择相应的字段设置，一般默认是计数，将其改变为“求和”。将借贷方向拖人页标签字段，实现筛选功能。(即形成图2中所示的布局)

C.最后形成分项按月显示的管理费用明细表。为了直观地显示各二级科目的发生额大小，我们可以选中数据表中的某一行，选择排序按钮，数据透视表就可以按照我们的要求对当前字段进行排序。

此时，双击对应的单元格,EXCEL就可以在新生成的工作表上显示该科目该月份的明细。在审计中，我们对某科目某一特定月份的收支情况存在疑问时，就可以双击单元格，查看该科目当月收支情况，增加我们发现问题的手段。比如在图2中，双击B5，就可以查看办公费1月份的每一笔发生情况。

拳法三：用数据透视表发现审计线索

数据透视表的功能不仅仅局限于生成明细表，在后续审计中它也为我们的审计带来了不少方便。数据透视表很大一个优势就是变化迅速，通过数据透视表布局上、值显示方式简单变换就可实现明细表的大变身，使我们达到“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”的效果，满足我们多角度、立体化分析数据的要求。我们继续以上面的管理费用为例来讲解数据透视表在发现审计线索上的作用。

在上一步中我们看到了管理费用二级科目显示的绝对量变化，接下来我们稍微一变身，实现管理费用的相对量呈现。在数据透视表区域的任意位置，右键单击“值字段设置”，在“值显示方式”中选择“占同行数据的百分比”，即可以看到每月发生额分别占年发生额的比例。我们可轻松发现比例异常的月份，在实质性程序阶段对其重点关注。

除了本年各月之间的比较，我们还可与去年的数据进行对比，通过环比得出年际之间的变动情况。从去年的已审报表中导出去年各科目的发生额，粘贴至现有的的数据透视表中。在数据透视表中，将得到的各科目全年发生额复制并粘贴(为了解决数据透视表中函数无法直接运算的问题)，求出今年发生额与去年发生额的变动额和变动比率。在审计中一般，我们对变动幅度超过30％的项目即判断为异常项。因此，在变动额的右侧s5单元格插入函数If(ABS(R5)>=0.3，“重点关注”，“”)，并用自动填充工具向下填充。当变动比率超过30％时，该列将会出现“重点关注”的字样，提醒我们对此进行重点审计。

总结

在年审时，