活动策划与总结课件

吉首大学张家界学院第一期“青年马克思主义者培养工程”培训班活动策划与总结主讲人：2021年4月23日培训内容：如何筹划和总结一个活动？培训目的：为了进一步标准活动筹划书和活动总结报告格式，进一步提高各社团活动的质量，把为会员效劳的宗旨落到实处，特举办这次培训。一、如何构思一个活动？讨论1：筹划活动的核心是什么？★目标目标的设定，是相当重要的，也是参与活动筹划的每一个人，所必须知道、了解的，有了相同的共识之后，才能就所认知的，来进行想法的分享，有效率的讨论，而不是像乱枪打鸟般的浪费时间。讨论2：以下这些活动是如何发现的？

1、体育协会的冬运杯足球赛；

2、青年志愿者协会的国际志愿者活动；

3、外语社的我们是一家人的主题晚会；

4、书法协会与航校联谊练笔活动；

5、考研协会牵手森林公园一日游活动。★筛选

1、主办方与承办方的能力局限2、空间时间的局限3、可行性分析讨论4：以下活动是怎么创新的？1、体育协会的“大学生向前冲〞的活动；2、经济协会的明信片制作的活动。3、“西楚语帝〞口才协会“如果我是……〞活动。★创新1、活动形式上创新2、活动内容上创新3、活动主题上创新创新的根本方法：1、改进旧版本2、旧版本与旧版本相结合讨论5：某协会要搞一个元旦晚会，晚会如何创新？★技巧1、应该有一个比较能够表达我们主题的气氛设计

如果活动会场看到活动主题形象宣传板，很清晰，而且它有中英文，这些宣传板带出这次活动主题气氛，也带出了国际公共关系交流的概念，这是很用心思的筹划。另外活动重视通过场地的设计，气氛的设计，把活动的主题气氛带出来，这点往往有很多人不太重视，他们只考虑某一个活动环节上的创意，而忽略了场地上的创意。2、创造活动的“眼〞“眼〞的概念是从文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出来的。我们上中学时读过朱自清的散文?背影?，他用白描的手法写出父亲买橘子的一段，是最具传神的地方，这就是文眼。我们唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不会全部唱出，但是你一听就能记下一两句，你记下的就是最精彩之处，说明了这是最具有传播性的地方，这就是歌眼所在。大型活动筹划同样需要创造这样一个非常精彩的地方，要有高潮，要把这个环节设计得更有传播性，这是大型活动创意的核心和关键。3、热力曲线即观众的情绪起伏。方式一：开始→拉高→持续高→情绪再鼓励→最高结尾方式二：开始→拉高→渐收→感性结尾二、如何完成一部活动筹划书？★总的要求1、列点说明，简洁易懂。2、阅读舒服，版面干净。3、文字精简，突出重点。4、详细明确，一目了然。根据活动大小写方案：大型活动，特别是系列活动以标准筹划书为主；一般活动，以活动方案为主小型活动，以通知为主〔会议、电影、上课)特别注意：1、不要说废话2、要务实，实际操作参考性强标准筹划书★活动封面1、顶头一般为学院；2、上面写活动名称；3、中间写“筹划书〞三字；4、最后写主办方、承办方、协办方或者赞助方。主办方：全权领导活动，享有最高决策权；承办方：全权实施活动或承担某一个系列活动中的一个活动的实施，在大的问题上由主办方决策；协办方：协助活动的进行，没有决策权；赞助方：赞助活动的进行，享有监督权，也可以写在协办方里面。案例：心理健康教育月活动:主办方:共青团吉首大学张家界学院总支委员会承办方:吉首大学张家界学院学生联合会协办方:张家界学院各系分团总支学生会★活动总纲〔活动名称、活动目的、活动主题、组织机构、活动地点、活动时间、活动对象、活动实施、活动评奖〕活动名称简洁明确活动目的为了认真贯彻……文件，为了进一步……、特举办……活动。案例：心理健康教育月的活动目的为深入贯彻落实?中共中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见?〔中发〔2004〕16号〕、?教育部卫生部团中央进一步加强和改进大学生心理健康教育的意见?〔教社政〔2005〕1号〕精神，全面提高我院学生的心理素质，提高学生适应社会生活的能力，培养学生优秀的个性心理品质，促进学生心理素质、思想道德素质、科学文化素质和身体素质的协调开展，增强高等学校心理健康教育工作的时代感以及针对性、实效性和主动性。活动主题反映了活动主旨的口号或者说它是整个活动最精简的概括！活动主题的要求：精简有创意能够表达活动的精髓例：亚运主题：激情盛会，和谐亚洲例：〔校道上曾挂的〕挑战地心吸力，引发篮球魅力活动主题组织机构分工明确活动领导小组参谋组长副组长组员活动实施小组〔组委会、办公室〕指导指挥组长执行小组副组长组员部门设置常设机构宣传部联络部后勤部效劳部根据各个活动的不同，设立不同的部门，主要依据活动的版块设立部门，如游戏部、节目部、调查部等等。一、大赛组织机构主办：共青团吉首大学张家界学院团总支委员会承办：吉首大学张家界学院学生会吉首大学张家界学院社团联合会吉首大学张家界学院经济管理学局部团总支、学生会吉首大学张家界学院理工农学局部团总支、学生会吉首大学张家界学院文法学局部团总支、学生会顾问：简德彬刘昌茂王浓章总指导：向江总指挥：曾千红主任：刘正佳副主任：肖劲媛周媛梁伟谊李帅邱飞远彭湘杰叶维周文丁玉兰委员：苏波王佳琪孙倩兮陈芳宾清玉洁彭辉杨炎黄诗泉张弦黄量博各学部学习部部长活动实施(活动具体安排)系列活动以各个活动为顺序写写清每个活动的地点时间事情参赛对象本卷须知由谁具体承办单一活动以时间顺序写写清各个步骤要注意的具体事项以及由哪些部门负责五、活动具体安排：〔一〕报名阶段报名方式分为三种，包括以协会形式、班级形式、自由组队三种方式。其中以协会形式参赛的队伍到社团联合会报名，以班级形式、自由组队参赛的队伍到各个学部报名。自由组队的成员不允许跨学部。但是以协会形式参与的成员不受学部限制。每支队伍人数最少为四人，最多为六人。凡一旦确定参加比赛的队伍，在整场大赛中都不得再更换队员。社团联合会、各学部在初赛进行前，应将所有的参赛队伍资料于2021年11月10日之前交至孙倩兮处。〔打印稿和电子档各交一份〕〔二〕初赛阶段初赛一共分为四个赛区：社联赛区、经管赛区、理工农赛区、文法赛区。各个协会的参赛队伍初赛由社团联合会负责组织，各个班级或者自由组队的队伍由各个学部负责组织。比赛形式依据各自的特点可以采取小组循环赛或者淘汰赛进行比赛，具体比赛的流程和规那么由各学部依照辩论赛的一般规那么自行决定。每场初赛的辩题由各学局部团总支研究决定。整个初赛要遵循“公平、公正、公开〞的原那么。每场比赛必须接受主办方的监督，每场比赛的老师评委不少于三人。各个赛区经过初赛最终决出两支代表队参加复决赛。〔三〕复决赛阶段复赛、决赛由院团总支负责组织，采取淘汰赛的比赛机制，最终决出冠军、亚军、季军。每场比赛的辩题由评委团研究决定。所有比赛严格按照辩论赛的赛制进行。五、活动具体安排：〔一〕征文活动1、征文时间：2021年4月—5月2、征文对象：吉首大学张家界学院全体学生3、征文主题：光辉的旗帜4、征文形式：形式灵活，体裁不限，内容围绕主题展开即可。5、征文要求：本次征文每人限投稿一篇，字数不超过2000字，需打印稿和电子稿。6、评奖方法：征文评比本着公平，公正，公开的原那么，由各学局部团总支从各班团支部中推荐10篇优秀文章参加院评，最终评出一等奖2名，二等奖3名，三等奖5名，优胜奖10名，分别给予150元、100元、50元、纪念品奖励，并颁发荣誉证书。7、征文的投送方法：各班团支部于5月上旬将稿件送往各学局部团总支办公室，各学局部团总支于5月20日之前将稿件送往1421，电子稿发到。〔二〕主题团会1、活动时间：2021年4月20日—2021年5月10日2、活动对象：吉首大学张家界学院各班团支部3、团会主题应围绕理想信念教育，帮助青年树立正确的世界观、人生观、价值观。应围绕团员青年中的热点、焦点问题，及时了解青年的思想状况，帮助青年解决困难和困惑。4、各班团支部围绕本次活动的主题举行团会，形式不限，包括文件资料学习讨论、知识竞赛、演讲比赛、主题实践活动等丰富多彩的形式。5、各团支部要高度重视，认真组织团员青年学习相关文件精神和学习资料，在活动参与率、形式、质量和效果上下功夫，活动过程要做好相关记录。6、由各学部派人参与各班团支部团会，根据团会的参与度、新颖性、时效性等进行评比，并将优秀的团会的详细报告于5月15日交到团总支办公室1421，电子稿发到。经过审核，由学院评出“最正确团会〞十个。〔七〕时事政治抢答赛1、比赛时间：各学部初赛：2021年4月—5月学院决赛：2021年5月25日2、参赛方法：由各学部推选参赛队伍，各学部一支队伍，每队4人。3、决赛地点：多媒体报告厅4、比赛形式：各学部初赛由各学部确定比赛方式。决赛由必答题、抢答题、音乐图片题、选分题组成。5、比赛内容：时事政治、中共党史、革命历史等6、奖项设置：设第一名、第二名、第三名。对获奖集体和个人分别颁发荣誉证书和奖金。★活动准备宣传常见方式：海报、通知、网站、QQ群、会议、模拟等等宣传备注：说明该方式的宣传重点和目的。包括：活动宣传活动时间表方式时间地点负责部门备注宣传板报4.8—4.12食堂门口宣传部板报预计十八块，十五块分别介绍各个协会，三块综合介绍。通知4.6各协会各系各班联络部通知要对活动进行详细说明，其主要目的是把活动的参与方式告诉广大的学生。报纸待定院报宣传部通过专题报道，把社团文化艺术节的组织过程告知学生。广播待定院广播站宣传部通过专题报道，把社团文化艺术节的最新信息告诉学生。外界宣传待定市电视台、张家界日报、青年在线宣传部联系张家界主流媒体，让其报道此次活动，提高活动知名度，扩大活动的影响力。备注：1、宣传的主要目的是让会员了解活动的目的和活动的亮点，让更多的学生参与进来；其次是扩大活动的影响力。2、宣传工作应尽快尽早进行，以到达良好的宣传效果。3、通知由社团联合会下发到各系、各协会，再由各系、各协会通知各班、各会员，保证每个学生都对活动有充分的了解。4、在整个活动进行中，要有专门的人进行摄影，以便存档。每个专场由各个社团的宣传部部长负责。5、各社团宣传由社团联合会宣传部统一统筹，院团总支宣传部、学生会信息网络部要积极配合，宣传内容需经过社团联合会审核通过前方可实施。案例：心理健康教育月活动时间表11．27-11．28活动讨论，起草活动通知和活动筹划书。11．29活动筹划，形成完整筹划书。11．30活动筹划审核，定稿；下发活动通知。12．01召开全体工作人员会议，明确各部门职责。12．02-12．03各系针对大一新生展开问卷调查。活动海报宣传。12．04统计所有的调查问卷，并形成调查报告。12．05-12．08审核调查报告；针对各项调查，准备心理健康知识宣传展板。12．09公布调查报告；各系上交集体游戏参与名单。12．10心理健康知识展板宣传；各系上交系心理健康辅导部和各班心理委员资料。12．11电影欣赏〔1〕。12．12-12．13集体游戏各项准备完毕。12．14召开各系心理健康辅导部成员以及各班心理委员的全体会议，成立院心理健康辅导工作中心；参与活动的各个代表队开始进行游戏练习。12．15心理讲座〔1〕。12．18电影欣赏〔2〕。12．19下午两点开展集体游戏比赛。12．22心理讲座〔2〕。12．26电影欣赏〔3〕。12．27各系上交本次活开工作总结以及反响意见。12．29公布优秀组织奖以及先进工作个人。12．30召开全体工作人员会议，对整个活动进行总结。★经费预赛〔重点之三〕不可预计资金的预算方法为已预计的总数的5%—10%。案例：某活动的物资列表：名称单价（元）数量总价备注海报1530450传单0.15800120桌椅无40无马甲无15无胶带，剪刀无10100水25250工作餐530150投影仪无1无电脑无2无自行车无10无活动所需用品1002200相机无10无作品集4020800奖品、荣誉证书500各等次的奖品价值待定注：加上200元不可预算资金，总金额为2570元★附录〔考虑各种突发状况与解决的应急方案〕考虑的方面：天气、冲突、危险、设备等等。案例：某活动的附录：1、活动时间地点如有改动应尽快讨论，迅速解决。2、假设遇上雨天或者其他恶劣天气，可以将活动提前举行。3、在整个活动中，各部门一定要紧密合作，平安第一。4、出现突发事件，应组成由×××为组长的应急小组，及时展开调度。5、为保证平安，凡涉及危险的事情，一切都听从总指挥，总指挥享有最终决定权。★附件〔重点之四〕1、通知的写法明确时间地点人物干什么，明确活动目的、活动形式、活动内容、活动主题等，明确活动参与方法，明确活动流程等

2、具体说明的写法包括详细的实施方法、明确的实施过程案例：某活动的通知：某协会全体会员：为了进一步丰富我协会成员的课外生活，培养我协会成员的环保意识、集体意识，锻炼我协会成员的实践能力和交际能力，进一步加强成员之间的交流和沟通，促进协会的团结协作，增强协会的集体荣誉感。我协会决定举行某某活动。现将活动具体内容公布如下：活动名称：组织机构：活动主题：活动时间：活动地点：活动对象：活动形式：活动评奖：活动流程：如有意参加此次活动的成员，请于某月某日早上某时刻之前到各部门干事处处报名，并于某月某日中午某时刻到某教室开会。某协会某年某月某日活动中的具体说明还要包括相关表格、体育赛事的秩序册活动方案活动目的组织机构活动时间地点事情具体安排获奖方式活动通知时间地点人物事情三、如何进行活动总结？★寻找问题

1、人员分配方面常见问题：有的人很忙，有的人很闲；某项工作没人做。2、组织过程方面常见问题：活动中途卡壳；活动中途丧失参与者。3、宣传力度方面常见问题：没有预计观众多；没有弄清活动时间地点。

4、其他不可预计方面常见问题：活动中途出现意外，天气变坏。★分析问题主观：1、决策判断失误常见原因：领导者没有认真对待；没有经过调查；决策者没有决策经验；决策团没有经过充分的讨论和思考。2、行动没有落实常见原因：干部成员之间不配合；指令的发布不明确或不及时；没有听从指令或者扭曲了指令的意图。3、准备不充分常见原因：筹划书起草的过于草率，没有考虑周全；负责后勤的干部没有落实质量或者数量；活动准备时间仓促。客观：1、参与人员方面常见原因：：活动对象素质不高；活动对象某方面素养不强；2、其他同等竞争常见原因：：其他部门组织的活动没有做好沟通工作。3、其他不可预计方面★解决问题〔提出建议〕★活动成功与否的标准：是否到达预期目标。四、如何完成一个活动总结报告？活动总结1、大型活动，使用标准总结2、中型活动，只保存活动总结局部3、一般活动，可不写活动总结或者汇总一次性写标准总结书★活动提要与活动筹划书中活动总纲类似，主要目的是让阅读者再次了解这个活动。★活动开展重点活动开展的根本情况，包括参与人数、活动效果等，并为活动下定义：活动举办的很成功〔成功、较为成功、一般、失败、很失败〕★活动比照活动的实际流程与预计流程的比照，活动的实际财务报表与预算报表的比照案例：某活动的财务报表比照：名称单价预计单价实际数量预计数量实际总价预计总价实际说明海报15203025450500海报质量高传单0.150.1280050012060500份已满足需求胶带剪刀10101010100100完全符合水252522