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文档简介

立卷归档整理管理制度一、背景介绍随着信息化时代的到来，各种文献、材料等文件的产生也越来越多。针对企业、机构等组织来说，管理这些文件是一项重要任务。为了方便快捷地管理这些文件，提高工作效率、减少资源浪费，制定一个适合自身组织的《立卷归档整理管理制度》非常必要。二、制度目的《立卷归档整理管理制度》的目的主要有以下几点：建立标准化、规范化的文献管理与归档制度，使组织内各项文件有序、清晰、透明；提高工作效率，极大地减少冗余管理，方便查阅和利用管理资料；推动组织管理现代化，保证组织全面有效地管理文件、信息和知识资源。三、制度内容1.立卷归档制度1.1立卷制度组织内对于每个具体工作、每个历史时期将单独开设一个卷，并注明卷名、起讫时间、文件数量等。1.2归档制度组织内对于每个卷立即进行归档，对于每个文件进行名称、编号、制度的注明，便于查找。归档管理中也有以下一些要求：所有文件的归档均标注文件编号，并配合与文件编号同名的归档位置。归档人员应避免根据自己的主观意识处理文件，应按照文件的实际情况进行处理。2.归档整理归档整理是对于档案进行再次梳理的过程，包括如下的要求：2.1按照时间轴进行整理整理归档主要按照时间轴进行。如果涉及到文件属于某个具体工作的归档，按照申请文件归档的部门进行整理。2.2对于归档的文件进行分类将文件按照其内容进行大类和小类的划分，如工作类、文化类、历史类等等。2.3进行展示或备用整理成展示形式或是备用状态。一些在常规工作之中直接不需要使用的文件，可以放在某个不需要的角落，或是处理掉，这样有助于提高工作效率，也节省了存放的空间。3.管理3.1管理者的办公室中要有文件归档的分类的位置管理人员应当将归档的文件分类存放在办公室内。管理者应该建立一个渐进式的分类系统来对文件进行存储和归类。3.2对于文件进行定时的检查对于较为重要的文件，应进行定时的查看以防文件丢失或不合时宜。定期检查文件，处理掉那些被删除、过期或是不再有用的文件。四、制度启动及实施4.1制度启动该制度应由管理人员、领导人员或着从业人员共同参与，大家一起来制定更加完整和有效的制度方案。实际上，几乎所有的企业或是组织都非常重视这个制度的落地，因此，实施时应该认真按照规定的流程制度来处理。4.2制度实施实施该制度需要手动、自动二方面进行。手动指的是以人工的方式对文件进行整理和归档，自动指的是采用计算机或其他设备进行自动调整来归档和管理文档。五、制度效果《立卷归档整理管理制度》的制定和实施对于组织的长远发展和管理效果有很大的促进作用，制定该制度能够使

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