办公设备及耗材投标实施方案

办公设备及耗材投标实施方案1、项目概述1）采购项目编号：xxxxxxxx2）采购项目名称：xxxxxxxx年度（办公用品、办公设备及耗材、印刷品）3）项目内容及需求（1）xx项目内容：办公设备及耗材（2）采购数量：本项目采购3家供应商，根据综合单价汇总排名确定第一、二、三名中标供应商，招标人每年对供应商进行服务质量考核，招标人有权根据供应商考核情况调整供货比例。（3）服务期限：三年4）项目技术需求（1）供应商确认应采用国家或专业标准保护措施进行包装，使包装适用于运输、防潮、防震、防锈和防粗暴装卸，确保标的安全无损运抵交货现场。（2）货物清单内物品，供应商接收订单信息后，供应商须在5个工作日内按照招标人要求完成货品的交付工作。（3）供应商应按照招标文件要求，在投标文件中报出包含本项目所有内容的报价，且已包定地点的包装费、运输费、服务费、相关税费、安装、调试以及所涉及所有配件费用等相关一切费用。供应商估算错误或漏项的风险一律由供应商承担。（4）货品清单内物品，供应商错发、漏发货品时，供应商须在2.5个工作日内按照招标人要求免费完成补发配送。（5）加急订购货品清单内物品时，供应商须在2.5个工作日内按照招标人要求完成货品的交付工作；对特急物品，需按我方需求时限送达。（6）供应商须免费提供货品安装服务（如需）；须按照国家规定，提供产品保修期内免费质保服务（如有）；保修期外或无保修期产品，维修收费标准由招标人及供应商协商后确认。（7）供应商每两个月对招标人各部门办公设备及耗材使用情况进行分析，提取异常数据供招标人进一步调查。（8）供应商需能定期统计和分析招标人各部门采购办公设备及耗材明细。2、项目组织机构针对本次项目，我公司将从公司各部门抽调业务能力强，责任心强的负责人，组建项目实施领导小组，以保证货物质量及供货期符合贵方要求。2.1组织机构安排1）组织精干、高效的项目领导班子。项目管理人员均具有多年的类似项目管理经验及较强的综合协调能力，特别是在紧急情况下，如何保证安全、高效和高质量服务有很丰富的经验。2）本项目由总经理直接负责管理。本项目所需货物均有我公司项目中心全权负责，项目负责人对项目运维、技术方案、产品质量、质量检验和原材料的采购负责。项目经理对产品生产设备、生产场地以及产品加工及供应负责。项目实施部负责本招标项目的运维；技术部负责本招标项目产品的设计及工艺的稳定和改进；质量管理部负责本招标项目原材料及成品的检测和质量控制；采购部负责本招标项目原材料的采购和库存情况的沟通。2.2组织机构图2.3岗位职责（1）项目负责人岗位职责1）全权负责入围后采购人和采购单位对项目的有关咨询、查询、签订和执行合同、无条件履行售后服务承诺和接受投拆等事务。2）根据公司战略目标，指导下属员工开展客户服务工作，确保供货工作能够满足客户的实际需要。3）建立和持续完善服务管理体系，优化服务流程，解决服务服务中出现的特殊问题。4）制定和持续完善绩效考核体系。5）制定整理服务项目的应急预案系统，并指导项目组人员实施。（2）商务小组岗位职责1）负责项目货物采购与整体数据汇总。2）搞好团结，多多沟通，加强与项目部其他部门的配合。3）制定项目服务制度，通过制度对员工进行管理和约束，从而提高大家的积极性和工作热情。4）协助项目负责人解决项目遇到的其他问题。（3）产品维护人员工作职责1）根据公司的工作计划及生产需要做好年、季度生产设备设施的维修保养计划，并保存相应的记录。做到定期检修，定期维护保养，确保设备的正常运行。 2）负责备品、备件等的申报和领用。 3）设备维护工作应主动配合，积极参与，尽最大能力缩短维修时间。努力提高自身的操作技能和专业知识，想方设法节约维修过程中的零耗件，以降低维修成本为目的。（3）技术支持小组岗位职责1）收集市场同类产品的功能、性能配置信息。2）收集部分特别要求零部件的价格信息，准确对产品定价。3）积极配合部门其他同事的工作，以提高团队的综合业务能力。4）负责设备安装的各个技术指导。5）为设备提供技术支持，对设备的选用提供合理的建议和修改意见。（4）验收小组岗位职责1）在接到产品信息时，立即响应，提前到达设备验收现场，配合甲方做好验收工作。2）在验收产品时必须以详单为根据仔细认真地检查，不放过任何细节。在检查产品数量的同时注意检查产品及其零部件的完好程度，有无偏差、有无缺损。3）小组成员对产品资料和相关单据需妥善保管，必要时复印多份。4）小组成员在产品验收合格后，按照计划结合实际进度对产品进行交接或入库暂存。5）小组成员对产品出库、入库要严格管理，了解详细情况，办理出入库手续时对产品和资料进行严格检查，坚决杜绝不良设备影响生产。（5）质量监控小组岗位职责1）按照ISO9001标准要求建立质量管理体系，确保及提高产品质量符合规定要求。2）针对产品的特性，做好产品技术文件的调整工作。3）依据质量检验制度对生产的产品进行检验，对不合格品提出处理意见。4）开展生产工序质量管理，落实“自检、互检、抽检”三检措施，实现产品零缺陷。5）负责检验仪器的配置、使用、校正和维护保养，保证检验工作的正常进行。6）在工作中发现产品质量出现异常时，应及时上报部门，即时纠正、处理异常情况。7）认真、及时、准确地做好各项检测的原始记录，数据处理遵循三级检查制。8）负责对生产过程中质量记录的收集、整理、归档，建立公司的质量管理档案。（6）售后支持小组岗位职责1）受理客户咨询、投诉，能很好地完成产品返修以及坏件处理工作。2）整理和分析售后服务过程中反馈的数据和信息，并不定期总结客户反馈意见数据，为公司提升产品品质做参考依据。3）协助其他部门售后支持工作。4）分析产品故障原因，用合理的方式来描述故障，让客户容易理解和接受。5）有责任心，有较强的客户服务意识，良好的语言表达能力，具有耐心、细致、包容的意识，能承受一定的工作压力。3、供货实施方案3.1供货实施安排为了使项目能够按照计划、有条不紊地进行，公司将整个实施过程分前期、实施中期、实施后期三个阶段，每个阶段根据具体任务分为多个环节。具体实施步骤如下表所示：项目环节任务内容简述任务执行组实施前期产品供货进行商务洽谈，确保项目中所有产品如期、安全抵达用户现场商务组技术支持小组制定详细实施方案提供详细的供货方案；制定详细的进度计划；技术支持小组质量监控组内部技术培训相关技术人员进行内部培训技术支持小组实施小组实施中期到货及验收到货，并在指定的地点交货、到货验收项目领导组商务小组实施小组实施后期技术支持与售后服务提供给用户及时准确的帮助，包括热线咨询，技术支持售后支持小组3.2供货方案1）交货地点：惠州市惠城区江北文昌二路瑞嘉大厦3楼广州银行。2）交货时间：采购人指定时间（按照签订合同为准）。3）交货方式：每次根据招标人的订货单、电话或其它方式通知订购品种、数量后，按时运送物品到指定地点，我方随货提供注明货物名称、单位、数量、售价及总金额的商品送货清单，作为招标人入库验收之凭证。4）运输条件：公路运输，专车汽运。5）备品备件情况设备中包含的易损、易坏的原件，备品备件由厂家在装箱清单中列出，交货时与设备一同交付；若设备中的原件是由于非正常操作而损坏，公司根据实际情况保修。提供相应的备品备件，公司备有足够的易损件给用户，为用户设备运行提供强有力的支持。4、包装、运输方案4.1包装方案（1）包装的要求我司提供的所有设备和材料都具备适应远洋、内陆运输和多次搬运、装卸的坚固包装，包装有减振、防冲击的措施，保证在运输、装卸过程中完好无损。若包装无法防止运输、装卸过程中垂直、水平加速度引起的设备损坏，我方会在设备的设计结构上予以解决。包装将按设备特点，按需要分别加上防潮、防霉、防锈、防腐蚀的保护措施，以保证货物在没有任何损坏或腐蚀的情况下安全运抵合同设备安装地点。包装所用的材料及包装物结构具有较强的可复原性，以保证货物在现场开箱后能方便地按原包装复原。将尽量考虑安装现场潮湿的环境，采用防潮湿包装。在包装货物时，按货物类别进行装箱。备品备件将在包装箱外加以注明，分批或一次性发货。专用工具也会分别包装。各种设备的松散零部件将采用好的包装方式，装入尺寸适当的箱内。（2）包装的标记按规定对货物进行包装。对包装箱内和捆内的各散装部件都将标记在系统装配图中的部件号或零部号。每一包装箱或货物的适当位置将用不可擦除的油漆和明显的中及英文字样做出以下标记：※收货人※发货标记※目的地※货物名称、箱号※毛重/净重（公斤或用kg表示）※体积（长*宽*高，以毫米表示）※安装站点按照货物的特点，装卸和运输上的不同要求，包装箱上将明显地印刷有“轻放”、“勿倒置”和“防雨”等字样。（3）包装的责任凡因由于货物包装不善或标记不当导致货物损失、损坏或丢失时，或因此引起事故时，责任由我方承担。公司为本项目提供的全部货物采用相应标准的保护措施进行包装，有良好的防潮、防震、防锈和防野蛮装卸等的保护措施，以确保货物安全运抵现场；公司愿意承担由于包装或保护措施不妥而引起的货物锈蚀、损坏和丢失的任何损失的责任或费用；每套包装附有详细装箱单和质量证书各两套，一套在包装箱里，一套在包装箱外。4.2配送运输方案针对本项目制定的配送运输方案如下：4.2.1运输配送流程4.2.2配送方式公司采用直配式，以配送中心为起点，根据订单情况配送运输产品，公司配有专职跟车及装卸人员，按照采购人指定的地点堆放整齐，不能以新压陈，并要求接收人按质按量验收。4.2.3运输方式公司采用链式货车进行运输，主要运输方式为公路运输，所采取公路运输的原因：公路运输是一种机动灵活、简捷方便的运输方式，在短途货物集散运转上，它比铁、水路等运输具有更大的优越性，而我们所要运送的货物都具有短途运输的功能，货物的性质和经济性都符合公路运输的特点。4.2.4运输路线由于交货时间的差异，所配送的产品数量不同，我们采用最佳行驶路线以达到最低成本，使运输的经济效益达到最优化，保证货物迅速、准确，并且易于管理，运输路线会根据实际情况进行调整，并规划2条以上的运输线路，确保特殊情况下能够及时把产品送到采购方要求的地点。4.2.5配送运输方案实施计划公司的配送宗旨是“三按”，按时、按质、按量。“三专”，专人、专车、专线。按时——严格按照采购方的时间要求和规定配送；按质——保证提供质量合格的优质产品，并登记记录每个送货批次；按量——按照采购方的配送明细、数量、地址认真执行配送工作。专人——公司安排专业的配送工作人员实施配送方案，由配送中心经理具体负责；专车——公司针对本项目的实施。计划从公司配送中心抽出运输车辆，实施专车配送，完全能够确保按时送达到各目的地；专线——我公司根据实际情况规划的专线配送路线进行配送。4.2.6执行标准严格执行公司的“五心”标准：诚心诚心诚意贴心站在对方角度考虑问题，以心换心细心细致周到，不漏掉一个问题，不放过一个细节。耐心始终保持服务耐心，最苛刻的客户是我们最好的教练舒心客户放心，更开心，这就是我们的工作。客户1%的不满意等于100%的不满意，在整个服务链上我们确保服务的精致性，不漏掉一个问题，不放过一个细节。5、货物验收类别验收项目验收内容及程序办公设备及耗材数量验收收到物资数量是否与合同要求数量相符。标识办公用品应有永久性的明显标