工程勘察设计企业资金管理存在的问题与对策研究

工程勘察设计企业大多由原来的事业单位改制而来，组织结构及管理模式与现代企业有一定的差异。为了适应市场环境变化，资金管理也要求由原来简单的粗放式管理转化为计划、控制、监督、考核于一体的现代化资金管理模式。特别是近几年工程勘察设计企业向工程总承包方向发展，给企业的资金管理带来很大风险，必须引起管理层的高度重视，有必要对资金管理中出现的问题，提出具体的应对措施。一、工程勘察设计企业加强资金管理的重要性（一）有助于企业合理高效使用资金工程勘察设计企业资金管理的质量直接影响企业的健康运营发展，特别是集团公司在快速发展时，规模不断扩大，分子公司分散各地，集团必须加强资金管理，要在计划与预算下运行，根据企业实际情况制定合理的收支计划，既要科学合理地筹集资金，又不能盲目地使用资金，还要合理保持一个资金留存量。持有资金过少会影响企业的正常运行发展，持有过多会造成资金的浪费。（二）有助于规范企业经营行为资金运动贯穿于企业经营的全部过程，通过资金管理可以规范企业的经营行为，直接影响企业的经营效率。有效的资金管理从设计项目的投标报价测算、投标保证金的缴纳及退回、设计实施中的现场勘察、航拍及设计成果的出版，到合同应收账款的收取。通过加强资金管理，既能规范企业经营行为，又能产生良好的经济效益；通过资金管理的监督、控制，可以避免一些资金收支流程的漏洞，减少甚至杜绝违规舞弊行为。（三）有助于增加企业经济效益目前工程勘察设计企业大多在全国各地发展分子公司，各分子公司发展及资金状况存在一定差异。通过集团的资金协调管理，可以实现集团内各企业资金配置，提高资金利用率。强化集团对分子公司的管控能力，使整个企业集团能稳定、健康地发展，从而实现集团层面及各分子公司更好的经济效益。二、工程勘察设计企业资金管理中存在的问题（一）资金管理得不到足够重视目前工程勘察设计企业大多是事业单位改制而来，很多企业为了快速发展扩张业务，侧重于开立分公司，并购子公司，扩大规模经济，有的企业已成功上市。管理层重视项目的承揽、业务拓展，重视工程设计各技术环节。但是，缺乏资金预算、管控、调配的意识，缺乏资金时间价值的观念。管理者追求项目的产值和利润，忽视资金管理是企业管理的重要组成部分，简单认为资金管控仅仅是财务部门的工作，对资金的筹集、使用、调配知之甚少，其他业务部门与财务部门缺少配合，造成资金管控浮于形式，造成企业资金的浪费，甚至造成舞弊违规问题。（二）资金分散缺乏统一调配近几年，工程勘察设计行业发展较快，很多勘察设计企业在全国成立分公司，并购企业为子公司，各分子公司分散在各地，都有自己相对独立的组织机构，开展各自业务，项目多而纷杂，各家分子公司通常有一到两个银行账户，导致银行账户多而分散，资金管理较为分散。集团对各分子公司的资金难以有效管理和监督，有的分公司资金闲置而导致利用率低下，有的分公司因缺少资金而难以开展业务，甚至出现资金链断裂，集团层面无法合理统一调配资金，造成集团整体经营受损，直接影响企业的营业利润。（三）资金管理不规范1.各种保证金占用资金较多且收回不及时工程勘察设计行业目前大多履行公开招投标程序，投标项目一般都会有投标保证金，小到几千、大到几万、几十万，合同签订有履约保证金，一般是合同金额的5%至10%，少的几万、大的几十万。规模大的设计集团公司一年投标项目几百甚至上千个，每年支付各种保证金就有几千万，甚至超过亿元，占用资金体量巨大。而这些保证金的收回往往由于各种原因而拖延，甚至由于代理公司的恶意拖延而成为一笔笔呆账，给企业造成很大资金风险。2.合同应收款催收问题严重项目中标后与业主签订勘察设计合同审批流程中，虽然能够做到重视工作内容及法律违约条款，但是对费用条款缺乏专业财务人员的审核；项目完工后未及时与业主对接催收设计费用，有的工程竣工后，建设单位未及时竣工结算合同费用，造成迟迟收不回应收账款；有的拖延时间太长，或因业主单位经办人或领导调整，造成勘察设计企业大量陈年死账。给企业造成巨大的资金损失，极大影响企业的经济效益。（四）资金监督与考核制度缺失很多工程勘察设计企业追求规模快速扩大，重视项目产值的增加，对资金管理意识淡薄；企业要想发展经营好，必须健全规章制度，同样，要想管控好资金，也要按资金管理规章制度办事。目前部分勘察设计企业资金管控制度不健全，没有资金使用的监督机制；同时扩张的分子公司一时难以配置专业的财务人员，有的分子公司财务人员对领导的资金使用要求未起到审核把关的作用，资金安全性得不到保障，甚至出现违规违法的风险；有的勘察设计企业没有资金预算计划，如何筹集资金、使用资金全凭领导的意愿；有的企业即使有资金预算，但预算编制过程缺乏企业各部门的协调配合，只是财务部门走个形式测算个数字，没有体现全面性和融合性的原则；没有将资金的预算计划与实际执行情况进行比较分析考核，考核结果未与管理层及责任者的绩效挂钩，无法保证资金的使用合理有效。三、完善工程勘察设计企业资金管理的对策建议（一）强化资金管理意识健全资金管控制度企业管理层要对企业资金管理的重要性有充足的认识，充分认识到资金在不同经营阶段对企业的发展有着不同的价值，要树立资金管理的时间意识。企业资金管理是一个系统的管理体系，有着自身的特点及要求，勘察设计企业应实地调研分子公司的实际情况，从集团层面制定符合本企业要求、确保企业资金良好运行的资金管控制度，加强管控制度中资金筹集及使用各岗位人员的实际操作培训。集团及各分子公司要聘用业务能力和职业操守上都称职的财务人员，定期对财务人员进行专业培训。并对管理层及经营人员、项目经理等相关人员进行资金管控制度培训，使资金管理制度贯穿于项目投标、项目实施、项目结算、项目收款的所有环节，使全体员工明白资金管控与每个部门、每个项目、每个人都息息相关，每个人在工作中能自觉地遵循资金管控制度。（二）加强管控实现统一资金调配首先，分子公司统一以集团名义参加项目招投标，中标后集团统一签订合同，达到收款条件的项目集团统一开票并收款，实现所有项目收款进入集团的资金池，避免分散收集资金，有利于集团层面统一调配使用资金。其次，建立企业资金使用的审批机制，分子公司财务部门按照实际情况申请，经部门负责人、集团资金专门管理员、区域负责人审核确认后，呈交集团财务负责人审批。资金使用中按预算计划列支，未纳入预算计划的支出须经相关程序报批后方可支出，不能因领导要求而随意使用资金。财务部门对资金使用的情况上报集团备案。集团分季度对分子公司的资金使用抽查考核。实行资金的申请、审核、审批、拨款、使用、监督、考核的闭环管理。此外，集团统收统支，可以对资金实行统一管理，所有分支机构收支由集团控制，集团统筹协调将资金调配给急需使用的部门，使集团内的资金相互调剂余缺得到保障。（三）加强风险管控和应收账款管理1.加强对项目运营资金风险的管控参与投标前，经营部门会同财务等部门应从项目资金来源、业主单位情况、信誉、经济概况、是否有欠款纠纷等做综合分析评估；考察项目实际情况，测算实施成本，核算报价。对利润率低、收款难度大、资金风险大的项目谨慎投标，对无利润的项目避免投标。投标开始的项目预算报价时有财务人员参与，财务人员对投标保证金的支付方式和时间登记备案，并配合后期保证金的退回。同时，做好项目实施中的开支预算，作为后期资金支出的依据。2.完善合同签订流程财务人员参与合同协议的审批流程，对费用组成部分、费用调整、收款条款严格把关，分析付款进度、付款方式、发票及税金、违约责任等条款的合理合法性。从企业资金管控角度提出专业意见，降低企业收款风险。3.强化应收款清欠首先，企业应建立应收账款台账，及时、准确反映应收账款信息。分子公司项目经理是项目应收款的责任人，应根据项目进度参照合同付款条款，在财务人员配合下向业主催收合同款。对勘察设计任务完成后需要费用结算及办理竣工验收的项目，应安排专人负责配合项目经理结算及竣工验收的推进工作。其次，加快结算及竣工验收进度，对逾期未收回的应收账款，或长期难以收回的拖欠合同款，集团成立由分管领导人牵头，经营部门、财务部门、法律顾问及分子公司项目经理、财务人员参加的专门应收款清收小组。根据应收账款账龄分类整理分析，按账龄长短本着先易后难的原则，以电话、书面、上门等方式催收应收款。定期总结并通报应收款清欠进展情况。对于账龄较长、多次催收无果、或故意拖欠的款项，必要时走法律途径解决，坚决维护企业利益。对于项目实施中途业主方资金有困难的，应及时与对方沟通，中止设计工作，并催收所欠款项，确保资金尽快回笼。最后，制定应收账款回款的相应奖惩制度，对清欠逾期应收账款过程中表现积极、成效显著的员工实施奖励，提高员工清欠应收款的积极性，加强应收款回收力度，提高资金利用率。（四）提高财务人员素质在企业资金管控工作中，财务人员是至关重要的。具有专业能力及职业操守称职的财务人员可以使财务工作、资金管控工作得以顺利进行。针对分子公司较多、业务纷杂、资金管控压力较大的现状，集团应实行分子公司财务负责人委派制。集团应选拔专业知识及业务能力强、职业操守过硬的财务人员委派到分子公司，并实行定期轮岗，委派人员应与集团签订劳动合同及社保关系。这样既有利于管控分子公司的资金，又使分子公司反馈的信息真实、完整。此外，定期或不定期对所有财务人员进行财会、经济专业知识培训，可以通过线上视频、网络课堂形式开展培训，适当增加职业道德教育培训，提高财务人员综合素质，保证资金管控取得良好效果。（五）建立资金信息化管理系统在当前网络信息快速发展时代，企业管理信息化是势在必行。企业应建立项目承接、项目立项、项目预算、合同签订、项目实施、项目进度、发票开具、收款确认、应收账款台账、资金使用申请、资金审批、费用报销为一体的综合管理信息系统。把业务及财务、资金管控融合在一起，使项目实施过程、资金管控及各项资源整合成一个有机整体。通过管理信息系统可以解决分子公司异地办公的限制，可以提高资金管理效率与水平。利用信息化系统实现资金信息共享和自动统计分析功能，降低时间成本，对资金管控中的沟通协调可以做出迅速回应。同时，综合管理信息系统要根据各部门情况、各级人员职责赋予不同功能和权限，使每个人明确自己在资金管控各个环节的职责和义务，提高资金管理效率，确保企业资金的安全与有效。（六）推进全面预算管理首先，企业资金管理要按计划安排，需要将资金预算管理制度纳入全面预算管理体系中去。严格实施预算编制、审批和监督工作，包括资金的筹集、使用、执行及考核等。资金预算由分子公司基层单位的经营、生产、财务等部门根据实际需求进行编制，逐级审查、汇总，由集团决策机构批准执行。资金预算一经确定，非经报批不得擅自变更。其次，在编制资金预算时要根据前期项目进展及竣工情况、合同应收款回收情况合理预测资金来源。对资金使用计划要参照前期的各项决算数据，并根据本年度战略规划、经营预期来测算支出计划。在预算资金收支时必须考虑行业环境和经济环境对企业的影响。资金预算要贯穿项目经营全过程，统筹企业发展全局，使企业各部门、各项目资金预算整合成一个综合体。最后，完善预算分析考核，将资金预算计划与实际执行情况进行分析考核，考核结果与管理层及责任者的绩效挂钩，保证资金的使用合理有效，提升企业经济效益。（七）强化财务内部控制加强企业资金内控制度建