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文档简介

文件收缴管理制度一、总则为规范公司文件管理流程，加强文档审查、保管与销毁工作，有效提升企业信息安全等级，制定本文件收缴管理制度。二、适用范围适用于公司所有部门的文件收缴、保管与销毁工作。三、基本要求1.文件收集与归档公司各部门文件由指定人员进行收集、进行审查，通过审查后归档。个人文件包括各种报销、请假申请等，每个文件需在文件夹内按时间顺序存储。归档时需注明文件名称、时间、部门等要素。归档后需要交还至指定办公区域。2.文件保险箱使用要求严格限制文件保险箱的使用范围，仅限操作人员使用，避免私自利用保管文件。操作人员要认真检查文件内容和数字，切勿疏忽遗漏。值班人员需在加班前关闭文件保险箱。保险箱内文件应及时归还至指定办公区域。3.保密文件处理各部门依据公司保密数据安全等级划分，将相关文件、档案、图表等按照等级放入不同保险箱中，此等级按照严格程度由低到高分为四级。划分的等级和保管措施由信息安全管理部门审核确认。不同等级的文件在调阅时需进行认证确认，被授权人只能访问等级以下文件的内容。各部门应当对保密文件进行分类管理，并及时对文件进行销毁。四、文件保管期限规定文件保管期限为五年，五年之后需按相应规定进行销毁，文件销毁由保密管理员负责。当年超过保管期限的文件应在年末前进行销毁，销毁资料由保密管理员进行登记备案。五、处罚规定未经批准擅自移除保密文件或破坏文件的，应当依法追究行政责任。任意泄露公司机密文件或数据的，应依公司的保密规定予以处分。发现盗用、篡改、伪造公司文件的，应依法追究其法律责任。六、附则原件存档：各部门文件原件由需要原件的部门进行保管。文档用户权限分为只读、可写和管理员三类；七、生效与修改本文件从制订之日起生效。经过公司职能主管部门或保密管理员审

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