财务信息化操作要点分享

财务信息化操作要点分享工业财务管理中心：熊忠华二0一四年十一月目录1财务信息化之浅见2总账及账表本卷须知3出纳管理模块本卷须知4供应链一体化核算本卷须知5资产管理模块本卷须知6凭证转换功能运用1财务信息化之浅见1.1财务信息化的概念—摘自网络上的资料也可以说是会计信息化或财务管理系统〔FMS〕，是一种面向价值信息和基于会计管理活动的系统，是在计算机硬件和网络环境下，采用现代信息处置技术，对会计信息进展采集、存储、处置及传送，完成会计核算、监视、管理和辅助决策义务的系统上世纪90年代来源于美国的企业标志为ERP工程的大量上线启用财务软件品牌：SAP、甲骨文、Sage、用友、金蝶、新中大、速达、航天、智邦国际等1财务信息化之浅见1.2仁和集团财务信息化开展历程回想2007年之前2007年-2021年2021年-2021年2021年之后1财务信息化之浅见1.3仁和集团财务信息化内容会计电算化：K3、用友U8等财务业务一体化〔ERP〕：金蝶EAS系统资金资产平台电子台账、电子表格1财务信息化之浅见1.4仁和集团财务信息化获得的成果和作用1财务信息化之浅见1.5财务信息化操作的根本前提和应知应会财务日常任务中较普遍的核算工具能进展最根底的操作了解根底设置及功能参数设置熟习软件的核算流程系统业务单据与财务核算的关系两面性：规范与灵敏、方便与不方便还有很多……2总账及账表2.1会计科目设置的合理性日常运用的适用性及报表取数的方便性尽量一致、防止不一致核算工程资料账2总账及账表2.2凭证的处置过账的快捷导致过失不容易及时发现关联凭证慎用作废功能不要忽略“摘要〞的作用软件也有生长“年轮〞，恣意的“还童〞也会生病2总账及账表2.3核算工程与科目之间的张冠李戴核算工程：选错，特别是“部门〞和“物料〞搭错科目同一核算工程，借贷方的科目不一致同一科目，借贷方的核算工程不一致小心末级科目之间的错乱2总账及账表2.4正确结转损益损益类科目借贷方的处置一级科目完成结转，末级明细科目不一定结转了科目明细账结转了，核算工程明细账不一定结转了2总账及账表2.5结账前必不可少的任务对账及理账3出纳管理3.1付款恳求审批流程3.2收付款单的日常操作3.3资金信息管理平台3.4资金数据同步的规范要求3.1付款恳求审批流程仔细仔细流程合规、合法责任明晰先审后付原那么3.2收付款单的日常操作日常操作的及时性数据填写的规范性沟通互动的必要性岗位异动交接的传帮带日清月结3.3资金信息管理平台账户收支明细的录入①手工录入的，当天可删除〔及时核对〕②自动同步的，可经过修正EAS收付款单，同步修正衍生出来的票据管理和预付款管理因涉及后续核销，一经衍生生成，不能删除或修正，录入需谨慎备用金管理中借支明细和核定金额增减不要将核定金额的增减错录为借支明细按要求录入理财管理模块中各字段数值，正确反映理财收益参考附件：<资金平台理财管理模块功能操作阐明.doc>3.4资金数据同步的规范要求资金平台账户收支明细可同步修正票据管理和预付款管理明细不能同步修正，错误项需经过OA流程恳求修正用承兑汇票做预付款时，摘要中的信息优先承兑汇票票据号信息参考附件：<EAS出纳管理_费用平台数据同步收付款单规范操作手册.doc>4供应链管理4.1供应业务管理流程4.2应收应付往来管理4.3存货核算管理4.4本钱管理4.1供应业务管理流程业务会计需熟习供应链各业务管理流程明确各业务场景对应业务流程，各业务流程对应的财务核算方法，严禁随意运用其他入库单、其他出库单财务需起到指点、规范业务部门的作用根据财务核算及软件程序的要求，指点、规范业务单据关键字段的录入，加强日常检查和宣导4.2应收应付往来管理往来科目设置根据需求预先设置一致的会计科目核算①应收账款②应付账款往来业务数据来源①应收单：销售出库单销售发票、销售费用发票、其他应收单收款单〔关键字段：“收款类型〞+“客户〞〕②应付单：采购入库单采购发票、采购费用发票、其他应付单付款恳求单付款单〔关键字段：“付款类型〞+“供应商〞〕4.2应收应付往来管理与总账数据的关系①经过业务单据表达往来明细②经过凭证表达往来明细，凭证经过业务单据关联生成对账检查已审核的单据能否均已做了账务处置利用系统自带的“期末对账〞功能〔勾选〕表表相对：最谨慎的核对方法①EAS总账：财务报表中的“总分账余额表〞〔按科目和核算工程〕②EAS业务账：应收汇总表、应付汇总表③K3总账：财务报表中的“核算工程余额表〞或“核算工程汇总表〞④学会运用Excel函数快速比对：如Vlookup函数〔必需求有一样的项〕4.3存货核算管理4.3.1概述4.3.2入库核算4.3.3出库核算4.3.4期末对帐4.3.1概述一致存货核算方法：加权平均法存货核算根本顺序：先完成入库核算再进展出库核算库存业务管理模块中的“事务类型〞设置对存货核算的影响〔勾选项：能否参与核算〕物料的根底资料维护对存货核算的影响〔“财务资料〞页签中的“计价方法〞和“核算类别〞选项〕物料记账分类的维护与会计科目的关系〔关联生成凭证会计科目确实定和期末对帐〕业务场景与业务单据流程、业务单据类型相匹配合理运用“期末处置〞中的“关账〞功能，确保管货核算顺畅，数据准确4.3.2入库核算入库本钱确实定①采购暂估本钱：源于采购订单本钱〔特别留意采购订单的单价及税率数据能否准确，经过单据上下查功能进展查询〕②采购发票〔应付单〕本钱：由采购入库单关联，根据增值税发票修正③红字采购入库本钱：由原采购入库单关联生成采购退货恳求单，再关联生成红字的采购入库单，本钱才干坚持一致，且系统能自动核销原采购入库单本钱④消费入库本钱：由消费本钱结转〔由本钱管理结转或入库汇总核算中录入〕⑤盘盈等其他入库本钱：手工维护实践本钱〔由入库汇总核算中录入或核算单据查询中逐张单据录入〕⑥调拔入库本钱：同一财务组织跨仓库的调拔，应按本钱价核算，以调拔出库单的出库本钱做为入库本钱〔调拔出、入库单不允许跨期〕4.3.2入库核算采购入库本钱与发票本钱差别的处置：对采购入库单关联生成的采购发票〔应付单〕及时审核①当期入库当期来票的，采购入库单未生成凭证时，以采购发票的本钱反写采购入库单本钱②跨期来票的，审核采购发票〔应付单〕时自动生成一张本钱调整单冲销采购暂估凭证①一次性冲销法：每月的采购暂估凭证需手工录入，无法完全运用采购入库单关联生成，但不用对自动生成的本钱调整单进展处置②来票冲销法：可用当期的采购入库单〔无论能否到票〕生成暂估凭证，以采购发票〔应付单〕和自动生成的本钱调整单冲暂估4.3.3出库核算做出库核算前，应先完成相关的入库核算按物料的“核算类别〞区分核算步骤：外购的物料为“资料出库核算〞，自制的物料〔包括自制半废品〕为“产废品出库核算〞分步骤多次进展出库核算时，应将已核算无误的出库单据及时关联生成凭证，以防止反复出库核算呵斥的数据差别“对已完工的批次产品及时做清场退料〞应做为规范性的硬性要求消费退库本钱：应由原领料出库单关联生成的领料退库单，才干保证前后的本钱一致，否那么会按当期的加权平均单价进展计算红字销售出库单需手工维护本钱〔在核算单据查询中录入实践本钱〕留意检查和调整库存数量为零，仍有库存金额的情况4.3.4期末对帐检查当期的各种业务单据能否均已做账务处置利用系统的期末对账功能〔限核对金额〕：按物料明细科目进展汇总核对，凭证的生成以及物料根底资料中的财务资料页签维护不准确均会呵斥差别的产生利用二次开发报表进展物料明细对账〔限核对金额〕[二次开发报表]中的“存货对账表〞可核对物料明细总账与存货账的差别存货财务账与库存业务账的核对〔核对数量和金额〕[存货核算]中的“存货收发存汇总表〞与[库存业务管理]中的“物料收发事务汇总〞，可用Vlookup函数根据物料编码进展比对4.3.4期末对帐与总账核对①EAS总账：财务报表中的“总分账余额表〞〔按科目和核算工程〕②EAS业务账：存货收发存汇总表③K3总账：财务报表中的“核算工程余额表〞或“核算工程汇总表〞，不带数据金额核算的，只能核对金额带数据金额核算的，还可以用帐簿中的“数据金额总账〞核对未带核算工程的，只能运用科目进展核对④学会运用Excel函数快速比对：如Vlookup函数〔必需求有一样的项〕4.4本钱管理根底资料维护①本钱对象确实认：物料根底资料中财务资料页签“核算类别〞为“自制〞②物料根底资料维护中的本钱资料页签：“默许对应的本钱工程〞、“能否参与结转式本钱复原〞③本钱中心〔消费车间〕：直接消费部门④本钱工程〔消费本钱科目的明细科目〕：原辅资料、包装资料、工资及及附加、燃料及动力、制造费用、委托加工费分配规范设置①分配规范应具有规范、准确及可操作性②本钱中心间与产品间的分配规范：本钱中心有新增时需添加维护③在产品本钱分配规范：新增新产品〔自制物料〕时需添加维护4.4本钱管理核算数据的录入①分配规范数据录入：如工时②在产品资料清点录入：按时点数据录入，留意跨期的数据，每期均需反复录入系统自动取数需满足前提条件：一是领料出料单需关联消费订单生成，不能手工新增，二是消费入库单与领料出库单的消费批号需对应，三是需批量入库③在产品清点产量与投入产量的录入：与完工产量有勾稽关系，在产品清点产量留意及时清零④完工产量及资料费用均由库存业务管理链接同步⑤期间费用数据由总账取数获得，或直接手工录入⑥总账取数方案在设置时留意核算工程中的行政组织不能脱漏，有新增行政组织时留意添加4.4本钱管理业务单据规范性检查①参与本钱核算的单据：消费入库单、领料出库单、符合条件的本钱调整单〔出库类型为出库，业务类型为消费领料〕②本钱中心、本钱对象字段的检查：必录项，前后一致，单据之间一致③本钱工程字段的检查：根据领用的物料自动带出，必录项④本钱管理模块提供了字段批量修正的窗口，掌握并合理运用⑤提示业务部门及时对已批量完工的本钱对象进展清扬退料，防止跨期操作⑥期间费用凭证的处置：发生额方向需一致4.4本钱管理本钱核算步骤①检查有无新增本钱中心、本钱对象，完善分配规范设置②完成工时、完工产量、在产品资料清点等数据录入③检查领料出库单、消费入库单能否符合系统核算要求④在存货管理中进展第一次的资料出库核算和产废品出库核算〔核算自制半废品〕⑤进展费用归集：完成期间费用一切发生额凭证的处置并进展总账取数、核对，或手工录入需参与分配的数据，资料费用的归集自动集成库存业务管理中的数据⑥进展费用分配：分别对资料费用和期间费用进展自动分配，需调整的进展手工调整⑦进展本钱计算：先进展本钱计算合法性检查，修正错误项，经过后进展本钱计算⑧多消费工序的，再反复进展存货管理中的产废品出库核算、费用分配、本钱计算等步骤⑨检查本钱核算数据的准确性，对错误项及时查找缘由并完善或消除，重新按步骤核算⑩及时关联生成凭证4.4本钱管理提示事项①在进展本钱计算前，业务单据不能生成凭证，故生成凭证前需检查确定本钱计算结果的准确性②本钱计算后又发生了修正，重新进展了存货的出库核算，需重新进展费用分配再进展本钱计算，否那么系统仍保管前一次的本钱计算结果③防止在系统中出现负投入或累计为负领料的情况，在产品资料清点也不应出现负数④不要忘记结转式本钱复原计算、凭证处置及期末结账参考附件：<本钱业务规范阐明.doc>5资产管理根底设置集团一致①资产类别：九大类②折旧年限：20年、10年、5年〔要求新增资产严厉按财务管理制度中的规定设置类别和相对应的折旧年限〕③折旧方法：平均年限法〔发生资产原值变动时，不改动折旧公式，到期未提完的折旧继续计提，直到提完为止，K3中可自定义变动后的折旧方法，同时选择适宜的尾差处置规那么〕④折旧政策：当期新增不计提，当期清理计提，最后一期折旧大于2倍的尾差处置规那么5资产管理结合资产平台管理：将资产编码正确维护在系统中，便于核对〔资产平台测重于实物管理，应按照实物的验收和异动进展操作，财务软件中的资产管理需结合财务核算要求，操作会产生滞后〕资产以最小单位入帐：每项资产均有身份编码，防止后期资产异动导致的资产拆分，便于资产实物管理和异动处置保管责任及运用责任：保管部门和保管人为资产管理部门，起到的是监管责任，运用部门和运用人为资产运用部门，起到的是保管责任，建议进展资产卡片维护时一致以资产运用部门担任人做为运用人，便于后续的异动处置存放地点的录入及异动：固定资产存放地点的异动经过固定资产变动进展处置，低值易耗品的存放地点以领用单中的为准，低值易耗品存放地点的异动经过低值易耗品的领用〔〕进展处置5资产管理固定资产折旧差别的处置①原值、估计运用期间、估计净残值、折旧方法〔折旧公式〕完全一致的情况下，不存在差别②尾差处置规那么不一致，导致最后一期的折旧存在差别，经过在“折旧管理〞中进展调整，消除差别③K3发生折旧要素的变卦，需改动折旧方法，次月生效④固定资产清理之前应先进展计提折旧操作⑤EAS与K3的固定资产编码应坚持一致，以便核对〔可先录入EAS并取其编码录入K3〕5资产管理低值易耗品调拔的处置①只允许在库调拔，已领用的需先做退库②目前为无偿调拔转让③参考附件：<EAS低值易耗品帐务处置阐明.doc>期末对账①留意低值易耗品管理模块在发生业务时，不允许反结账②K3计提折旧即生成凭证，如发生数据变卦，应在折旧管理中进展维护修正，不能直接修正凭证③坚持与总账对账无误后再结账6凭证转换功能运用6.1凭证转换功能的运用场景6.2凭证转换功能的前提条件6.3凭证转换功能的运用步骤6.4凭证转换功能的本卷须知6.1凭证转换功能的运用场景需求背景①一方面是EAS与K3同时做凭证，且凭证内容根本一致，数据完全一样②另一方面，EAS有供应链系统支撑，可自动关联凭证，K3中的物料核算只在总账中反映，会计科目带核算工程且进展数量金额核算，手工录入任务量大，容易出错，月末财务核算时间紧，义务重，希望能利用EAS系统数据运用场景①库存业务管理中各业务单据关联生成的凭证〔采购入库单、消费入库单、销售出库单、领料出库单、其他出库单〕②应收管理模块中销售发票〔应收单〕关联生成的凭证③应付管理模块中采购发票〔应付单〕关联生成的凭证④本钱管理中的其他费用分配凭证处置生