发布会策划书

发布会策划书公布会筹划书

正文开头新闻公布会议包括记者款待会、新闻公布会、酒会等多种形式。一般来说，酒会更自由、随便一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比方，有的在款待会后进行酒会或茶会。记者款待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻公布会由公关负责人执行即可，而记者款待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻公布会。因此我们重点来探讨它。为了使说明更详细，我们先来假设一个案例，然后结合此案例来谈：

国内A生物制药企业研制出一种“艾滋病疫苗”和艾滋病治疗新药“艾而必妥”。该疫苗可以采纳注射，也可以采纳口服的方式植入人体，植入人体后，三天内即充分产生“抗体”。在被注射人通过各种传播途径接触HIV病毒时，“抗体”将自动发挥免疫功能。而艾滋病治疗新药“艾而必妥”则可掌握病情，逐步到达治疗(尚不能根治，根治药品正在进一步讨论中)的效果。其有效性得到药品治理部门认可，并获得专利。

A企业预备在国内大规模上市该药品，下一步在国外查找总代理商，为此他们预备在北京召开公布会。由于该产品填补了国内的空白，而且也走在世界医药技术的前沿，因此，企业打算花大力气作好本次新闻公布会。

信息公布的目标受众为：国内药品、医疗行业、成年一般公众，国外公众只是兼及。

拟邀请对象：新闻媒体;卫生医药治理部门官员、专家;药品经销商、患者代表或关怀该事业的知名人士。

公布会规模：新闻媒体90家(约100人)，有关官员专家25人，经销商40人，患者代表3人，知名人士2人。

现在你是国内局部的新闻公布会总筹划、总协调，你将如何着手组织?有哪些步骤，留意哪些要点?

新闻公布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大局部：

1、活动筹划与主题确定

2、节目筹划与议程安排

3、资料预备

4、与会人员邀请、沟通与确定

5、时间、场地落实与场景布置

6、产品展现、演示与信息公布

7、现场气氛掌握

本案例的参与人数缺乏200人，应属于中小型的公布会。现在我们来争论怎么样一步一步把它做好。

一、清晰此次公布会所要达成的目标，公布会的类型，以确定其规格、方向和根本风格。

本次公布会主要目的是通过新闻媒体向卫生医疗界、公众传达企业新产品信息，传达企业技术领先的形象，以及“促进人类安康”的品牌形象。公布会的类型属于信息公布，规格应当较高。由于是企业的信息公布，因此，不同于政治性强的会议，根本风格不应太严厉，正式标准中有活泼。

二、成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障。

一个公布会牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此穿插，必需统筹安排，多管齐下，同时进展，仅凭一己之力，殊难完成。组织、沟通和协调特别重要。

从这个公布会来看，主要的工作可以分为几大块：活动筹划与资料预备、官员专家邀请与沟通、新闻媒体的邀请与沟通、经销商的邀请与沟通、产品讲解与展现、后勤与会务、现场布置等，建立组织应当根据事情而定。

建立组织的原则：一是“专业原则”，专业的人做专业的事，知人善任。比方，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的预备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组;二是“平衡原则”，因事设组，每个组的工作量相对平衡;三是“分工原则”，分工应当明确，职责清楚，以防止相互推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确;四是“扁平原则”，一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”构造，但在中型的活动中，不宜层级大多，以保证敏捷机动，人员不要太多，精干、高效为要;五是“制度原则”，尽管是临时性组织，但一旦参加组织机构，人员就应受规章制度的约束。

以下是建立机构的一种方法：

一个公布会牵涉到各个部门，一般来说，公司高层及分管副总会在筹委会中担当肯定的职务。公司高层，甚至于最高领导人会有些讲话和表态。在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要。

筹办新闻公布会，牵扯的精力和时间比拟多，有条件的企业可以请专业的公关公司代理。

三、确定时间、流程与目标治理，并做好反愧调整。

时间的掌握，一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现。留意在安排的时间上要合理,同时要留有余地,一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整，调配，完善。

流程治理是指在活动中，整个活动是一个系统工程，各项工作内容之间的相互连接、协调和协作关系及其有机组合的过程治理。比方在该活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。流程治理使总协调人对于整个活动的各个局部有着清楚的熟悉，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。

四、活动筹划、确定活动主题。

活动筹划主要包括如下内容：

1、会议议程筹划安排

大多数公布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。实际上，尽管公布会是一个正式的会议，但可以做得更活泼一些，尤其是会议的开幕。

从产品的属性来看，常规的***跳舞之类明显不太适合，但是，能够以一个因捐血而感染艾滋病的母女俩的戏剧性经受编写一段话剧或小品作为开幕，自动引入正题，明显会别开生面一些，而且不会破坏整个公布会的风格。

在会议议程安排时，留意紧凑、连贯，从实践来看，一般掌握在一到两个小时为宜。特殊是发言的时间，演讲稿件字数应当掌握在把问题讲清晰的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，15分钟到20分钟之间比拟适宜。

2、主题筹划

公布会的主题，可以有多种取法，常见的是在主题中直接消失“XXX公布会”字样，也有的有一个大的主题，下面为正题，也有两者的结合。

比方此次公布会可以有这三种形式：

(1)、A企业艾滋病防治新药上市新闻公布会

(2)、“让人类远离艾滋脖

——A企业艾滋病防治新药上市新闻公布会

(3)、“A企业·远离艾滋脖新产品上市新闻公布会

主题将消失在现场的背景板中，传播媒体也将高频率地提到，因此应以简洁、上口为要，字数一般不宜太多。

另外，根据国家新闻出版有关部门的规定，但凡主题中有“新闻”字样的公布会，须经国家新闻出版部门的审批。一般来说，实践中，许多企业略去“新闻”字样，采纳其它称法。

这样，整个公布会可以虚拟简洁议程如下：

“A企业·远离艾滋脖新产品上市新闻公布会

议程表

地点：北京国际会议中心X楼XX厅

时间：XX年9月15日(星期X)

上午9：30—11：30

9：00—9：15公司专题介绍片放映

9：15—9：30小型话剧

9：30—9：35主持人宣布会议开头、来宾介绍

9：35—9：50总裁致辞

9：50—10：10新产品介绍

............

11:00—11：30答记者问

11：30主持人宣布会议闭幕

五、确定参会人员。

确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个公布会的规格与规模，进而影响公布会的各个因素。比方，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者便利起见，会议地点或会议的一局部内容改为机尝贵宾室进展，或者时间调整等。因此，这是总协调工作掌握的“关键点”，宜重点来抓。

参会人员的选择上，效劳公布内容需要的原则，选择相关性强的人员参与。一般来说，官员都选择讲话较有份量的人物，而专家则是在该领域有建树或名气大的人。本次公布会官员、专家主要是卫生、医药界、质量监视、工商治理、行业协会、学术机构人士。

患者代表是一个难题，医院对艾滋病患者有公平对待及保密的义务，由于观念上的缘由，能够公开出席会议的少，不过，也是可以找到的，但要征得他们的同意。另外，有些国外的球星、影星也已公开是HIV的感染者，可以设法和他们联系。

知名人士，对艾滋病宣传抱有热忱的濮存晰可以考虑，设法与他的经纪人取得联系，并落实他的时间。

新闻记者则是公布会的重头，一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后电话落实。时间较突然的新闻大事可以采纳电话和传真的方式。落实好后做好分类的统计工作。本次公布会媒体大约分为四局部：日报型的政府媒体，晚报、都市报等群众媒体，医疗卫生专业媒体，国际性或海外媒体。

六、拟定活动筹划案和详细操作方案。

活动筹划案是指导整个活动的战略、战术文本，供筹划活动用。一般来说，会议核心成员才供应。

详细操作方案则是用于企业内部或者帮助代理公关公司，指导整个活动的详细操作，一般比拟具体，详细到每一个人每一步，甚至详细到胸卡的内容，时间上详细到分钟。一般会议人员人手一份。

七、新闻通稿及相关资料预备

供应给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按挨次摆放，再在新闻公布会前发放给新闻媒体，挨次依次为：

1、会议议程

2、新闻通稿

3、演讲发言稿

4、公司宣传册

5、有关图片

6、纪念品(或纪念品领用券)

7、企业新闻负责人名片(新闻公布后进一步采访、新闻发表后寄达联络)

新闻通稿包括如下：

1、消息稿。字数较短，一般在1000字以内，公布起来快，有的媒体在公布会完毕不到一小时就已经出版。有人喻之为“短枪”。

2、通讯稿。篇幅较长，内容充实，一般是深度分析，重点报道。消息不能讲清晰的背景等问题可以进展具体阐述。

消息一般是一篇即可，通讯稿则可以从不同角度供应多篇，也可以以答记者问的形式表现。有人喻之为“长矛”。

3、背景材料。

4、图片资料。

以上资料一般以书面形式供应，也可以另外附电脑光盘、软盘的形式。

5、重要发言。对新闻记者有用的发言稿。比方，企业最高负责人的发言，技术、营销分管领导的发言等，有些有新闻价值的代表的发言也可以列入新闻记者的资料中，但是以对记者报道有益为标准。

6、公司宣传册。

7、参会重要人物、知名人士材料。

八、时间选择与场地落实、现场布置。

时间选择在新闻筹划中是一种艺术，公布时机选择不同，效果迥异。

企业公布会有时要避开重大的大事、会议，比方“2会期间”版面较紧急，记者也大多有安排，时间上不能保证。有时则要趋近于某些时机，比方相关性大的时候，起到借势的效果。

比方这次公布会可以选择在“国际艾滋病宣传日”，这将起到很好的效果。固然，还要结合企业本身的状况，值不值得等这一时机?来不来得及?有没有必要?整体分析后作出决策。

另外，在时间上，一般选择人们简单记起的日子，如节日，一月之月初、月末，也要避开一些禁忌日。假如是星期六、星期天或其他节假日，可以考虑在下午进展。

场地的选择上，一般综合考虑以下几点：

一是品位与风格。

场地可以选择户外，也可以选择在室内，但以室内为常见。由于各方面的配套好一些。

酒店有不同的星级，从今次公布会来看，选择五星级或四星级是可以的。

另外，非正式的会议，或离自然、安康较近的产品属性，可以选择在避暑山庄等地召开。

酒店也有不同的风格，不同的定位，比方人民大会堂、钓鱼国宾馆政治性较强些，凯宾斯基、希尔顿则德、美的风格强一些，有些则体育性质强些，如亚运村或奥林匹克。选择酒店的风格要留意与公布会的内容相统一。

二是有用性与经济性。

会议厅容纳人数?主席台的大小?投影设备、电源?布景、胸部麦克风、远程麦克风?相关效劳如何?

住宿、酒品、食物、饮料的供应?

价钱是否合理?有没有空间的铺张?

等等，这些都要考虑。

三是便利性。

离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否便利?

现场布置，含以下几项主要内容：

1、背景布置。主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体留意美观大方，颜色可以企业VI为基准。

2、酒店外围布置，如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。

3、席位摆放。

摆放方式：公布会一般是主席台加下面的课桌式摆放，有的非正式、争论性质的会议是圆桌摆放式。留意确定主席台人员。不过，现在许多会议采纳主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于下面的第一排的方式。

摆放原则：“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。

本次公布会可以这样排放位置：

(1)一、二排：贵宾与企业领导，地位越高者趋于中间和前面，人员多时可考虑两排，最边上的位置空出。必要时有席卡，注明贵宾与企业领导的姓名，有时带单位与职务。

(2)三排以下若干排：记者席，电视记者尽量安排在前，通道边上，摄像机可正对主席台，也可以对下面的会场进展扫描。

(3)再次为经销商席位。

(4)公司一般人员及旁听席。

留意席位的预留，一般在后面会预备一些无桌子的坐席。

4、相关设备在公布会前要反复调试，保证不出故障。

5、签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢送牌，一般酒店有这项效劳。事先可请好礼仪小姐迎宾。

一般会议会要求与会者留下名片，预备好“请赐名片”盒。

九、现场掌握。

现场掌握是表达总协调人应变力量的一环，事实上，一个好的协调人会将工作做在前面：首先是预防变数的发生。比方平常做一些培训，事前做一些排练。从实践来看，现场的突变往往是由于沟通不畅，考虑不周，以及礼节上的巯忽。应当重点重视这些方面;其次，要在事前预备好备选方案;再次，留意积存现场的敏捷应变的处理技巧。

对于前来的官员、经销商要有人伴随和沟通，对于前来的记者，应当一视同仁，不能对A媒体公开某些状况而对B媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。

在气氛的掌握上，总协调人处于一个平衡的“重心”上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会舒服。另外一个重要因素是主持人，假如是自己主持则