证照、印章管理制度

-4-证照、印章管理制度第一章总则第一条为了保证**公司（简称“公司”）证照、印章保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，有效地维护公司利益，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，结合公司实际情况，制定本制度。第二章证照管理第二条本制度所称证照包括公司开业运营必须具备的基础证照（如：营业执照、银行开户许可证等）和公司在经营中取得的专业证照。第三条公司综合部负责统筹组织、监督检查及协助各种公司证照的管理工作：（一）营业执照由公司综合部统筹办理；（二）银行开户许可证由公司财务部统筹办理；（三）公司专业类证照由公司业务部主要办理。第四条证照除正常的年审和换证外，凡涉及变更或注销的，应由董事会批准后方可办理。证照办理完毕后，应将营业执照等基础证照原件交至综合部保管，将银行开户许可证等基础证照原件交至财务部保管，第五条公司所有证照原件由综合部、财务部安排专人专柜负责保管。如因业务需要使用证照复印件的，由相关部门提供，并做好登记，注明用途。如因业务需要借用证照原件的，须填写《证照借用申请表》（详见附件1），由分管领导批准后，到保管员处借出，并在证照使用登记表上做好登记；证照原件使用完毕后，立刻归还，并在登记表上注销。第六条证照遗失应及时告知综合部，由综合部登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。遗失证照的，由遗失人承担全部责任，所发生的费用全部由遗失人承担。第三章印章管理第七条本制度所称印章包括公司公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等具有法律效力的印章。第八条本制度适用于公司公文、信函、授权委托书、证件、证明、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议等其他需用印章的文件。第九条印章的授权管理公司印章由以下部门分别管理：（一）公司公章、合同专用章、法定代表人印章由公司综合部负责管理；（二）财务专用章、发票专用章由财务部负责管理；（三）公司其他部门因工作需要配置其他用途印章时亦应按本制度执行；第十条印章的管理（一）公司的所有印章，均由公司综合部负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称“印章保管责任人”）。（二）凡因工作需要并符合本制度规定配置印章或更换印章需向公司综合部上报书面申请，经董事长批准同意后配置或更换印章。（三）严禁印章保管责任人将印章转借他人。（四）印章丢失时，印章保管责任人应当及时向公司综合部书面报告，综合部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。（五）公司决定停用印章的，由董事长签字同意后由公司综合部下发《关于公司停用有关____章的通知》（详见附件2）将停用原因、时间通知公司各有关部门，并将收回停用的印章切角封存或销毁。（六）印章刻制由公司综合负责，印章的规格、样式由公司综合部按有关规定办理。各部门不得擅自刻制印章，违反本制度给公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。第十一条印章保管人的职责公司所有印章保管责任人应遵守以下规定：将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内。印章保管责任人因事、病、休假等原因不在岗位时，印章保管责任人应将印章交给经公司董事长批准的其他人代管印章，印章保管责任人要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。印章保管责任人正常上班后，代管人员应向保管责任人交接工作。印章保管责任人要坚持原则，遵守保密规定，严格按照本制度用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章保管责任人不予用印；经办人拒绝印章保管责任人审核文件内容或审批手续的，印章保管责任人可拒绝用印并报告分管领导处理。印章保管责任人用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。印章保管责任人不得擅自用印，一经发现，严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司有关规定进行处罚。印章保管责任人离职时，其管理的印章记录和档案应作为员工离职移交工作的一部分。印章保管责任人离职时，应办理分管印章、印章使用登记簿的移交手续并填写《印章移交登记表》（详见附件3）后方可办理离职手续。禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时，须经分管综合部领导在《公章使用登记表》签字确认后方可带出；非公章保管责任人携带外出时，用印人还应填写《印章移交登记表》办理交接手续后方可带出。第十二条印章的使用规定印章保管部门根据各自保管的印章，制作相应的印章使用登记表，设立用章登记台账。（一）公司公章的使用1.公司公文类文件需使用公司公章的，以《拟文处理签》或办公OA系统形式完成审批程序后方可用章。2.公司行政类文件（包括但不限于授权委托书、信函、介绍信、证明等文件）需使用公司公章的，经公司副总经理及以上级别高管批准后方可用章。禁止在此类空白文件上加盖公司公章。3.公司涉案法律文书（包括但不限于法人授权委托书、诉状、答辩状、执行协议等文件）需使用公司公章的，经董事长审批后方可用章。4.公司对外投资类文件需使用公章的，按照《投资事项处理签》（详见附件4）规定的审批流程完成审批后方可用章。（二）法定代表人印章的使用需要使用法定代表人印章的，应当经法定代表人在《印章使用登记表》上签字确认后方可用章。财务专用章的使用需要使用财务专用章的，应当按照公司财务专用章使用相关规定审批后方可用章。合同专用章的使用需要使用合同专用章的，应当经董事长审批后方可用章，并加盖骑缝章；禁止在合同内容填写不全的合同上加盖合同专用章。（五）公司其他各部门印章使用，由相关部门制定相关规定并报公司综合部备案。各部门需在本部门设立用章登记台账，由各部门印章保管责任人登记、管理。公司公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章发票专用章及其他部门印章所用印的文件、资料的复印件连同各种审批单的复印件由负责保管印章的部门分别保管。公司各类印章实行用印登记制度，印章保管责任人应当在每年度的12月31日前将该期间填写的印章使用登记表移交公司综合部保存。第四章相关责任第十三条任何人员应当严格依照本制度规定程序使用公司证照、印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。第十四条违反本制度的规定使用证照、印章，造成丢失、盗用、仿制等情形的，依法律法规追究责任者的法律责任。第五章附则第十五条本制度由公司经理办公会负责解释和修订。第十六条本制度自公司董事会审议通过之日起生效。附件1：证照借用申请表借用证照名称：申请日期归还日期申请人申请部门经理意见分管领导意见归还日期附件2：关于公司停用有关____章的通知公司各部门：根据有关规定，由于___________________，现公司决定作废停用原由公司____部门保管责任人_____管理的“___________章”。____年___月___日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。特此通知附件：停用印章样式_____年___月___日停用印章样式附件3：印章移交登记表移交双方填写