山青高中档案库房管理制度

2023《山青高中档案库房管理制度》contents目录档案库房管理规定档案保管制度档案销毁制度档案管理人员职责档案管理工作流程档案管理风险防范01档案库房管理规定档案库房安全规定禁止携带易燃易爆物品进入档案库房定期检查消防设施和安全通道，确保其畅通无阻严禁在档案库房内吸烟和使用明火，如需使用电器设备，应确保其符合安全标准库房钥匙应由专人保管，并确保在紧急情况下能够迅速打开库房门档案库房卫生规定保持档案库房的清洁和整洁，定期进行卫生清理，确保库房内无垃圾、灰尘和其他污染物控制库房内的温度和湿度，以防止档案受潮、发霉或虫蛀等损坏禁止在库房内吃零食、乱扔垃圾等不良行为，保持库房内的卫生和整洁档案库房设备管理规定定期检查库房设备是否正常运行，如发现故障应及时维修或更换建立设备使用记录，及时记录设备的使用情况和故障情况，以便于后续维护和管理禁止私自拆卸、改装库房设备，以确保其安全性和稳定性保持库房内设备的摆放整齐有序，避免因摆放混乱而导致的安全隐患02档案保管制度档案入库存管制度档案入库前须进行登记和检查，确保档案完整、无损坏、无污染、无丢失等情况。对档案库房进行定期清洁和维护，确保库房卫生整洁、通风良好。档案入库后需分类存放，并按照档案编号进行有序排列，方便查找和管理。定期对档案进行检查，确保档案无潮湿、无霉变、无虫蛀等情况。档案保密制度档案管理人员须严格遵守保密规定，不得将档案信息泄露给无关人员。对档案库房进行严格管理，非档案管理人员不得进入库房，确需进入的须经过批准并登记。定期对档案保密情况进行检查，确保保密制度得到有效执行。严禁任何人在未经批准的情况下复制、摘抄、删除或携带档案资料离开档案库房。借阅档案需经过批准并办理相关手续，明确借阅期限和用途。对借阅情况进行登记和记录，确保每份档案的去向和归还情况都能及时追踪。对逾期未归还的档案进行催还，确保档案及时归还并防止遗失。借阅者须在规定时间内归还档案，不得私自长期占用或复制。档案借阅制度03档案销毁制度03审核批准上级领导对档案销毁申请进行审核，根据规定进行审批，批准后才能进行销毁。档案销毁审批流程01审批流程规定档案销毁必须经过严格的审批流程，确保销毁的档案具有相应的合法性和必要性。02提出销毁申请档案管理人员需根据档案的实际状况，提出销毁申请，并明确销毁的原因和必要性。在进行档案销毁前，必须做好充分的准备工作，包括确定销毁的时间、方式和具体的执行人员等。档案销毁执行流程销毁前的准备根据审批同意的方案，由专业的销毁人员进行销毁，确保档案的物理载体完全毁灭。销毁执行销毁完成后，必须向上级领导汇报销毁的结果，包括销毁的档案数量、销毁的方式和销毁过程中是否出现异常情况等。结果汇报记录内容档案销毁的记录内容包括销毁的时间、地点、方式、执行人员、审批人员等信息。记录保存原则对档案销毁的过程和结果必须进行记录，并按照相关规定进行保存，以便后续的查证和审计。记录管理档案销毁的记录由专人负责管理，并按照档案管理的要求进行归档和保存，确保记录的安全性和完整性。档案销毁记录保存制度04档案管理人员职责档案管理人员任职要求具备一定的学历档案管理人员应具备本科及以上学历，以确保具备足够的知识和技能。拥有良好的沟通能力档案管理人员需要与学校内部各个部门进行沟通协调，因此应具备优秀的沟通能力和团队协作精神。具备相关专业背景档案管理人员应具备档案管理、信息管理等相关专业背景，具备扎实的理论基础和实践经验。负责档案的收集、整理、分类、编目、保管和利用等工作；档案管理人员工作职责定期对档案进行盘点，确保档案的完整性和安全性；负责档案的数字化处理和信息化管理，提高档案管理效率；为学校各部门提供档案查询、借阅等服务，满足各部门对档案的需求。VS学校应定期对档案管理人员进行考核，包括工作业绩、专业技能、服务态度等方面。奖惩制度根据考核结果，对表现优秀的档案管理人员给予奖励，对表现不佳的管理人员进行批评或调整。定期考核档案管理人员考核制度05档案管理工作流程确定接收计划、准备接收场地、整理档案存放位置等。接收准备对接收的档案进行核对清点，确保档案数量、内容和完整性符合要求。核对清点对接收的档案进行登记入库，建立档案存放位置索引，并将档案存放在指定位置。登记入库对入库的档案进行质量检查，确保档案符合保管要求。质量检查档案接收流程档案整理流程分类整理根据分类目录和索引，对档案进行编目整理，建立完整的档案编目体系。编目整理装订整理排架整理根据档案的类型、内容和时间等因素，对档案进行分类整理，建立分类目录和索引。根据档案的类型、内容和时间等因素，对档案进行排架整理，确保档案存放有序、易于查找。对需要装订的档案进行装订整理，确保档案的完整性和可读性。档案数字化流程数据备份定期对数字化数据进行备份，以防止数据丢失或损坏。数据存储将数字化图像文件和索引存储在指定的存储设备或云存储中。数据校验对数字化图像文件进行数据校验，确保数字化数据的准确性和完整性。数字化准备确定数字化方案、准备数字化设备和软件、建立数字化操作流程等。扫描处理对纸质档案进行扫描处理，生成数字化图像文件，并建立数字化图像索引。06档案管理风险防范01安装火灾报警器，并定期检查其运行状况，确保在火灾发生时能及时发现。防火措施及应急预案02严禁吸烟和明火，严格控制易燃易爆物品的存放和使用。03定期进行防火安全检查，确保消防设施完好无损。04制定应急疏散预案，定期组织演练，确保员工熟悉紧急疏散路线和出口。防盗措施及应急预案加强库房门锁的安全管理，使用密码锁或指纹识别系统，确保只有授权人员才能进入库房。定期进行安全巡查，确保库房周边环境的稳定和安全。安装监控摄像头和红外线报警装置，对库房进行全方位的监控。制定应急处置预案，如发生盗窃事件，应立即报警并保护现场，同时向上级领导汇报。防潮措施及应急预案控制库房湿度在50%-60%之间，使用除湿机或空调设备进行调节。对库房内的重要档案进行防潮处理，如使用防潮袋、防潮剂等。定期检查库房内湿度计和除湿设备的运行状况，确保其正常工作。制定应急处置预案，如发生湿度超标情况，应立即采取措施降低湿度，并对受潮的档案进行晾晒和修复。防虫措施及应急预案使用樟脑球或其他天然驱虫剂，定期在库房内进行喷