学院档案信息化建设需求

学院档案信息化建设需求序号设备名称技术参数数量/规格备注1档案综合管理系统一、档案收集1.1历史数据迁移需实现将历史电子档案数据整理并准确的迁移到新的系统中，档案数据按类别、顺序规范入库，保证原数据信息的准确、完整。1.2在线数据著录需实现对档案目录数据进行在线录入，档案管理员界面、兼职档案员界面均可著录。支持卡片式和表格式录入方式，支持批量多条录入、目录复制录入。支持档案目录项的字段灵活设置；并可对目录数据的格式规范、必填项等属性进行自动检测。支持档案预录入功能，实现档案线上审批自动归档。1.3在线数据导入可实现在线Excel目录数据导入，Excel目录数据支持自定义。目录数据导入后支持在线原文挂接。1.4在线数据接入实现与学院数据中台对接，按照规范要求将其他必要的业务平台中的相关数据信息及电子附件通过接口归入到档案系统中。能够实现数据的筛选、编辑、组件、预归档等操作，最终完成待归档文件的接收和整理著录操作。软件应具备二次开发能力，可实现后续对接校园其他系统归档数据接收的功能，后期若因国家档案标准发生变化，软件还应提供后续升级服务。1.5离线数据导入支持本地文件导入（如手工维护的excel或第三方系统导出的excel/csv格式数据文件，导入模板可自定义）。支持离线数据包导入，以实现分散采集数据并集中导入统一管理。支持对纸质档案数字化副本、音视频类、照片类、其他类型档案数字资源通过离线数据导入操作。能导出数据著录工具包，使用此工具包进行数据的著录，并且可以将著录完毕的数据通过数据著录工具包中的数据提交功能转入到系统。1.6数字化成果接收支持多种电子文件挂接方式：单个档案挂接（逐个档案进行电子文件挂接操作）、批量挂接（通过设定标准字段与非标准字段数据匹配规则，将本地已整理完毕的电子文件批量上传，并自动挂接至指定的一批档案）。扫描挂接（本地连接扫描仪，扫描实物并手动挂接到当前档案）。1.7移交接收移交管理：实现移交单信息的统一管理、打印移交清单等功能；统一管理每个用户发起的移交单信息，可以在移交管理中打印移交清单。接收管理：实现移交数据的接收、显示、流水号分配等功能，档案管理员用来接收通过移交流程移交的档案数据，同时可以进行流水号分配等功能。移交接收统计：系统需提供按时间范围、按档案类型进行档案移交接收情况的统计，支持统计结果导出为Excel文件或图片文件。二、档案编辑2.1档案编辑支持对进入预归档库而没有正式归档的档案数据进行编辑修改，可实现逐条与批量修改。2.2档案删除支持对进入预归档库的档案数据进行删除功能，支持逐条与批量删除。2.3著录索引支持对进入预归档库的档案数据进行著录索引功能。支持针对不同档案类别设定不同的著录项。2.4档案立卷能根据不同类型档案的归档规则进行整理编目。能根据需要进行自动批量组卷、编目或手工选择组卷、编目。自动整理模式：能根据设定的整理规则由系统自动分配编号、自动生成档号、自动组卷。手动整理模式：支持手动编号、设置档号、手动组卷（盒）等管理操作。2.5档案调整支持对案卷、文件等各级档案进行调件（卷）、同分类调件（卷）、卷内调序等常用管理操作。支持单个或批量文件（卷）修改、撤销；支持案卷检查功能，如不允许出现重复案卷号，或在同一案卷内不允许出现重复的件号。2.6回收站支持为不同类型档案建立专门回收站，同时实现对回收站档案数据还原、数据清除功能；2.7目录索引、打印支持自动生成档案案卷目录、卷内目录、脊背、备考表、归档目录、移交目录等并进行打印。支持设置打印格式、信息、打印页面的边距、行高及目录的数量等。提供自定义打印，自主选择打印范围。2.8批量更新批量更新档案著录，如年度、保管期限、库位号等。2.9批量上架支持案卷（盒）的批量入库上架、出库下架操作，选择库位时系统需自动提醒库位的实时剩余容量统计信息。支持软件档案库房与实体档案库房数据交互功能，实体库房具备智能库房管理，实体数据与软件数据可以进行统一批量上架下架功能。三、数据整理3.1数据维护支持目录数据、原文数据的维护，包括对档案目录的增加、修改、删除功能，及对原文数据的增加、删除功能等。3.2数据管理支持对采集获得的元数据进行整理、补录，形成完整的档案元数据信息。支持对照档案原文进行元数据信息的可视化编辑。3.3数据保全系统需具备数据保全功能，整合二维码、电子签章、数字水印等技术，防止档案在保管期被篡改，保证档案的真实有效性。3.4四性检测需实现对电子档案及数字副本进行准确性、完整性、可用性和安全性的检测。3.5数据安全满足国家等保三级测评要求，并提供相关专业测评机构的佐证。可根据不同模块安全级别设置不同的管理权限，需对行为管理及浏览记录做充分的加密保存。供应商需要确保提供的档案管理信息系统已进行了国产化适配，5年内如甲方有国产化适配需求，供应商需免费予以完成适配/迁移系统的工作，消除系统bug，并提交相应的文档资料。四、档案鉴定与销毁4.1档案鉴定支持自动提醒保管期限或保密期限已到期的档案，管理员可发起鉴定流程，根据审批结果，进行相应处理（保管期限到期的，如果决定销毁则能进入销毁环节，如果决定保留则能修改保管期限；保密期限到期的，如果决定按期解密则能修改密级及保密期限，如果决定继续保密，则能修改保密期限）。4.2档案销毁支持自动提醒用户进行档案鉴定销毁以及复审鉴定等工作，能对要销毁的档案进行快速定位。同时支持标记销毁档案、保存销毁记录、自动生成销毁清册等功能。被鉴定销毁的数据需具备分库进行还原、彻底销毁等功能，并支持批量操作。经过鉴定可以销毁的档案，需生成最终销毁清册，根据鉴定意见，需具备提供档案保管期限调整、手动选择是否销毁案卷、文件等功能，以完成档案销毁处理。可以选择是否从数据库中清除，或转移到暂存库，一段时间后，再从销毁库中销毁，此库需提供档案销毁清册、销毁鉴定报告的打印功能。需自动对鉴定记录、销毁记录以及鉴定人员、销毁人员的电子签名（或其他电子认证）进行保存，以便用户进行查询利用。4.3销毁历史管理支持列出已经销毁的档案（案卷/文件）清册与清册封面，以便进行统计与打印。五、档案移交5.1宗内移交接收需提供兼职档案员将档案移交给本全宗的档案管理员的管理功能。包括送审、移交接收、退回等移交过程的管理，并形成档案移交交接清单。5.2宗外移交接收需提供宗外移交接收管理，实现将本全宗中的数据移交到其它全宗管理。包括档案移交、移交审批、档案接收等业务的全程电子化管理，并形成档案移交交接清单。5.3电子档案保存需实现对系统中电子档案的保存、保管、下载等一系列操作的管理工作。需实现对电子档案的储存位置、空间大小、空间余量以及储存台账的记录与分析工作。需具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略；需具备对电子档案存储状况的监控和警告功能；需具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能；需具备电子档案保护功能。5.4备份管理需具备安全、便捷的封装备份功能，可对系统中档案原文、目录信息进行备份、恢复。支持异地备份（将备份文件打包下载进行异地存储，等需要时再上传进行恢复）。六、档案统计6.1查/借阅统计需提供对档案实物查阅、借阅等情况的各类汇总统计。可按人员（借阅人、人次、人员类别）、部门、时间、利用目的、档案类型、卷号（件号）、复制数量、归还情况等统计档案查借阅情况，支持导出表格及打印功能。6.2工作情况统计需实现对档案数据的管理情况（包括档案门类、档案责任者，档案密级、档案年度、条目著录、保管期限、挂接原文数量）进行汇总统计。可通过档案产生部门、档案库类型、档案管理人员等进行汇总统计。6.3档案统计支持按全库、年度、类别等进行档案存量（案卷、电子文件）、维护情况（增加、鉴定、销毁）、鉴定情况、利用情况（浏览、借阅）、归档数量（案卷、电子文件）、保管期限分布情况等的汇总和统计。支持饼图、柱状图等形式的统计图表。6.4统计年报支持上传或下载年报模板；支持在线新建、填写、存储、下载年报数据。提供年报相关的辅助统计，包括各个全宗、各个档案类型的库存案卷、永久/长期案卷、总页数、电子文件总数、电子文件总容量等。七、档案利用7.1线上预约支持通过线上预约功能实现档案查阅、借阅和网上预约、网上业务咨询等服务的远程提交、状态查询功能。预约登记接口需与学院服务大厅相对接。7.2档案借阅支持按档案分类、密级等进行档案查阅、借阅的审批、登记、归还、自动催还、到期归还提醒、续借等功能，支持批量借阅。可对借阅记录进行查询，包括档案名称、借阅人、借阅时间以及归还时间等。7.3档案查询可根据档案分类、著录字段进行查询，支持目录检索、高级检索（全库检索、库内检索、按档案库内浏览检索）、全文检索等检索方式。支持档案原文附件名字、附件内容的检索，检索方式支持精准检索、模糊检索、多条件高级检索等方式。该功能可对检索结果进行排序、导出、打印等相关操作，并提供档案原文部分信息遮蔽功能。同时，检索结果可作为借阅、编研等相关功能的数据来源。7.4档案编研支持手工编研和智慧编研。手工编研：能自定义档案编研目录，并利用查询、浏览、剪切、编辑等手段丰富、完善编研材料的内容，并进行展示。智慧编研：根据指定字段、关键字等进行同类档案自动展示。能利用已有档案信息编写组织机构沿革、大事记等材料。7.5专题管理支持对比较重大的档案活动或者重要的档案事件中所形成的综合档案资源提供档案专题管理，可以实现专题库的添加、修改和删除等基本操作。（可根据实际情况设立专题数据库）。7.6原文附件在线阅读支持PDF、tiff、图片、音频、视频、office、gd、wps、CAD图纸等常见电子格式附件在线阅读。八、虚拟库房管理8.1库房建模需实现档案实体库房的电子化建模，模拟定义出档案库房、库房区域、密级架的基本布局和设置。8.2虚拟库房展示支持通过3D图形等方式展示档案实体在库房中存位及饱和度情况。1.按库房展示。对某个库房能查看到该库房中每个区域已上架档案数、剩余宽度、空置率等基本统计情况。对指定库房，选择某个库房区域能查看到每一排密级中已上架档案数、剩余宽度、空置率等统计情况。对选定库房、选定区域、选定某排密集架后，能查看该排密级架所有库位档案上架的详细情况，包括但不限于以下情况：1）该排密级架中所存放的是哪种档案类型的档案；2）已上架档案的盒数、总长度，剩余长度、空置率等；3）每个库位中所有已上架档案的宽度、脊背信息、库位剩余宽度等；4）对某个具体的档案盒，能以链接查看盒内文件的详细信息、电子文件信息等；2.按档案类型展示。对某个档案类型，能查看到该档案类型的总卷（盒）数、已上架卷（盒）数等基本统计情况。选定档案类型，选定档案类型可用的库房、区域、某排密集架后，能查看该档案类型在该排密级架中档案存放的详细情况，包括但不限于以下情况：1）已上架档案的盒数、总长度，剩余长度、空置率等；2）每个库位中所有已上架档案的宽度、脊背信息、库位剩余宽度等；3）对某个具体的档案盒，能以链接查看盒内文件的详细信息、电子文件信息等。九、系统管理9.1总体要求1.协同管理需具备管理档案移交、档案利用、档案销毁等流程，包含已办、待办、已发、待发等功能列表，同时提供按照时间节点、标题等方式对流程数据进行筛选，方便兼职档案员、档案管理员以及利用用户直观获取自己的档案业务流程审核情况。2.档案订阅包含档案订阅和订阅查看，档案订阅设置需实现用户对现有档案门类中已有或新增的档案信息的订阅功能。输入关键词进行档案订阅，新增档案数据后，推送到订阅查看中，同时需提供批量退订功能，并可批量取消已经订阅的档案。3.我的收藏需提供收藏夹自定义分类功能，可对收藏的档案信息自定义分类查看。4.个性设置包括但不限于以下功能：1）编辑用户信息：提供用户基本信息修改，密码修改等功能；2）模糊查询字符连接关系设置：设置系统中所有的模糊查询时，多个查询词之间的关系是“并且”还是“或者”；3）控制每页条数：档案著录列表每页显示条数可自行选择；4）自启动功能设置：可以将常用的某个功能设置为登录系统后默认自动打开的功能，简化操作，提升效率。9.2登录安全支持配置密码策略（最小长度、强度要求、定期强制更换）。9.3客户端绑定支持账号与客户端进行绑定，绑定后账号只能在对应的机器上进行系统登录。9.4权限管理支持各全宗自定义管理角色，包括角色的名称、类型（档案室、业务部门）、功能权限配置、数据权限配置以及用户绑定配置。9.5流程管理需提供各种常用审批流程（借阅流程、赋权申请流程、移交流程、鉴定流程等），支持自定义进行调整；可配置各个岗位的具体人员。流程定义支持在线可视化设计。9.6审计管理所有登录操作均需生成日志、且记录不可删除。支持审计各类系统日志，包括详细的登陆信息（IP、用户、时间）、查询日志（用户、档案类别、查询条件、时间）、操作日志（用户、操作的菜单、操作具体内容、时间）。支持分档案类型审计档案数据的维护日志，包括：条目的增删改、电子文件挂接、调件调卷、组卷组盒、移交接收、入库出库、鉴定销毁等档案全生命周期的变化情况。支持审计档案的各种形式利用日志，包括：专题编研、赋权审批、实物借阅等。9.7加密存储要求对存储于服务器的数据库加密，避免服务器维护人员对档案进行拷贝，引发档案外泄。9.8配置管理支持对单位信息、全宗信息进行配置；支持灵活配置各档案门类属性以及档案门类的分类方案，支持进行档案分类自定义和档案著录项自定义，能按需添加、删除、修改分类和著录项；支持自定义各档案门类的档号规则，系统可以根据设置的档号规则批量生成档号；支持自定义库房结构；提供标准的代码库（保管期限、脊背宽度、利用目的、密级等）；支持各全宗自行调整代码表或定义新的代码表。系统参数管理支持设置系统中用到的各种参数，包括登录失败后用户锁定次数、登录Cookie保存的天数、卷号长度、件号长度库房号、库房配备等参数；支持管理员增加数据字段、调整数据字段，以满足不同档案类型的需要。支持系统模块配置增加、调整数据字段、各字段读写属性、字段列宽度等，以满足不同档案类型的需要；报表配置中，支持对系统提供的标准报表模板（案卷目录、卷内目录、备考表、档案盒脊背，以及移交清单、借阅单、鉴定清单等）进行自定义调整。9.9公告发布支持自行发布公告通知，以及发布管理制度、业务规范、技术标准、通知、通报等。支持上传附件。9.10系统运行系统支持并发用户>200人，同时在线人数大于1000人，对用户数量没有限制。客户端查询检索响应时间不超过3秒，日常数据录入响应时间不超过1秒，视频播放及图片显示时间不超过5秒。十、其他要求10.1系统架构见下图，综合档案管理系统下设综合档案功能模块、学工档案功能模块和人事档案功能模块，三个功能模块独立运行。档案综合管理系统可对接学院学工系统和人事系统进行数据读取和归档，三个功能模块有各自的二级管理员权限。10.2与其他平台对接要求需在学校网站、一站式服务大厅设置各级管理员登陆入口；三大模块均可使用档案综合管理系统的档案收集、移交、整理、管理、鉴定、销毁、统计等所有功能，可根据实际由学院统筹调整二级管理权限。综合档案管理模块应免费实现和学院数据中台的对接，并保留数据端口，方便后续与其他平台的对接服务。以下两项平台对接需求，若学校实际需要，厂商需免费配合实现对应全部或部分功能。与学工系统对接1.通过对接学院数据中台，采集学工系统产生的学生基本信息、请销假信息、假期去向信息、学籍异动信息、考勤信息、社团信息、奖惩信息、违纪信息、资助信息、心理健康信息、报到信息、就业信息等数据，对采集过来的数据进行整合，学工档案二级管理员通过管理平台将学生信息进行归档，对实体纸质档案进行案卷级或案件级整理归档，学工平台的数据可根据实际，定时对接综合管理系统，进行数据更新。2.可根据学院学籍登记卡、体检表、毕业鉴定表等制表要求，个性化定制档案报表模板，学工档案管理员具有批量打印学生档案的权限，系统可对学工档案管理员开放对应用户权限。3.学生可通过学工系统线上预约功能，查阅或借阅个人档案或去向流转信息等功能，学工档案管理员根据已分配权限，按照查借阅审批制度进行审批，可根据学院需求增设部门负责人、分管领导审批功能，以实现电子或纸质档案的查借阅功能。与人事系统对接1.通过对接学院数据中台，采集从人事系统产生的教师基本信息等数据（根据相关国家规范与标准执行），档案管理员对采集过来的数据进行整合（不得随意修改其对应数据），完成电子档案与纸质档案的归档。2.档案综合管理系统可根据学院人事系统要求，个性化定制人事档案报表模板，人事档案管理员具有批量打印教师相关信息的权限，档案综合管理系统可根据学院实际，对人事档案管理员开放对应用户权限。3.教师可通过人事系统线上预约功能实现个人档案的网上预约、网上业务咨询等服务的远程提交、状态查询等功能，人事档案管理员根据相关国家规范与标准进行审批。因人事档案密级较高，教师职称、荣誉、科研等满足相关要求的基本信息可以电子形式查借阅；如需调档需根据学院相关人事制度进行办理，系统只提供预约功能。1套2管理机基本要求：国产自主品牌；处理器：国产CPU，≥8核；内存：总容量≥8GB；显卡：集成显卡及以上；存储：SSD≥256G，HDD≥1T；IO接口：USB数量≥6个；≥1000M以太网接口；显示器：与主机同品牌，≥23.8英寸，分辨率≥1920*1080；操作系统和软件：国产操作系统≥1年授权，专业办公软件≥1年授权；产品合规性：产品通过国家3C、节能认证。2个3激光高速大型打印一体机最大幅面：A3功能：全彩色，复印、网络打印、网络扫描；速度：≥30PPM，复印、打印需同速，黑白、彩色需同速；扫描速度：黑白、彩色同速，单面≥80页/分钟，双面≥160页/分钟；打印物理分辨率：≥1200*2400dpi；接口：Ethernet1000BASE-T/100BASE-TX/10BASE-T,≥USB2.0；内存：≥4GB；固态硬盘：≥128GB；适配性：与本项目管理机适配。1个4平板扫描仪最