车辆使用及费用管控办法

XX电子股份有限公司文件编号车辆使用及费用管控办法文件版本A/01生效日期页码第20-页共20页PAGE20-版本增/修订内容日期增/修订人A/01新修订文件评审栏部门生产中心制造部设备部模具部研发中心研发部工程部IE部PE部自动化部品保中心品保部业务一部业务二部技术支持部供应链中心会签部门PMC部采购履行部外协管理部采购策略部财务部人力资源部行政部稽核部总经办会签制定审核核准1.0目的为规范车辆管理，既提高车辆使用效率，又控制交通费用开支，以进一步做好行政后勤服务工作，特制定本管控办法。2.0适用范围2.1本办法适用于公司所有驾驶员及车辆管理；2.2公司车辆分为行政部直管小汽车、供应链物流货运车。3.0职责和权限3.1直管车辆由行政部集中管理、统一调度；3.2供应链物流货运车业务上由供应链中心管理和调度；3.3外租车辆仅限于公司车辆均已公务外出且相对急需用车的情况下方可申请外租车辆，外租车辆必须经过总经办审批，由行政部统一调度；3.4

公司车辆的证照办理、车辆年审、车辆保险、车辆报修等事项统一由行政部负责管理，并按车建立《车辆及证件登记台账》；3.5行政部负责对公司驾驶员及车辆的使用和管理情况进行检查、监督、考核。4.0派车规定4.1凡是外出洽公、办事需用车的部门或人员，须提前填写《派车单》，经部门负责人审核、行政经理核准后，由车队长统一安排调度；4.2凡是当天需用车的部门或人员必须于前一天17︰30分前填写《派车单》向行政部申请；沙井范围非紧急重要事宜原则上坐公交车（财务出纳取款除外）；4.3外租车辆必须经总经办核准，且原则上以深圳市区域为主，市外用车以公司车辆优先，如使用员工自用车的，参照公司公务车公里数费用标准进行补贴；4.4派车原则：优先安排业务洽谈、客诉异常处理用车；并尽量就路线、一车多办事的原则，合理调派；用车人员在办完事后应及时返回，如有特殊事情不能返回时，须及时电话通知行政部；4.5《派车单》经核准后，由车队长调度安排，并通知驾驶员准备出车；4.6在车辆出厂与回厂时，由值班保安在《派车单》上填写车辆出厂里程数与回厂里程数，驾驶员本人在《派车单》上填写实际行程公里数；4.7驾驶员回厂后在保安室领回《派车申请单》（红）在报销时与路桥费票等一并交财务报销，驾驶员员报销出车费用时无《派车单》者一律不办理报销手续；4.8派车作业流程图：作业说明表单派车单位单位主管车队长行政部经理申请用车部门填写《派车单》，单位负责人审核。呈行政部经理核准，外租车交总经办核准。需用车单位主管审核后交车队长调度。派车单一份派车单派车单调度审核审核YesNo5.0车辆使用5.1驾驶员须于车辆行驶前须对车辆进行基本检查(如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎外观等），发现不正常时，应立即进行加补或调整，坚决杜绝车辆带病上路；5.2车辆应严格按派车路线行驶，一般情况下不得改变行车路线，如确因工作需要改变行车路线的，回公司后应及时补办相关手续，否则，因改变行车路线所发生的一切费用由驾驶员本人承担；5.3车辆行车途中应严格遵守交通规则、安全行驶；5.4根据派车情况，车队长应及时填写《车辆出发登记表》（见附件2），详细记录出车日期、车号、出发地点、出车任务、用车人等内容；5.5完成出车任务返回后，应将车停放于指定位置（车库或适当位置），并将车载物品卸下，门窗关闭上锁，如任意放置致车辆发生违规、损毁、失窃时，除依情况由驾驶人赔偿外，并给予相应处分；5.6车辆实行定人定车管理，一般不准交换车辆驾驶，特殊情况需要交换车辆驾驶的，需经车队长同意。严禁擅自把车辆交给非本公司驾驶员和无证人员驾驶。6.0车辆的维修、保养6.1公司车辆实行定点维修、保养，统一由行政部安排办理；6.2驾驶员应按照车辆使用手册规定的保养里程及时向车队长提出保养申请，经审批后,持《车辆定点维修保养通知单》（见附件4）到定点维修厂商处保养；6.3公司车辆维修实行申请制度，一般情况下驾驶员须填写《车辆维修保养申请表》（见附件3），经总经办最终审批后，持《车辆定点维修保养通知单》到定点厂商处维修。特殊情况下需就近维修的，经总经办同意后方可修理；6.36.36.3.6.4车辆进维修厂后，该车驾驶员应负责检查修理项目的进展情况并做好维修质量验收工作；6.5车辆于行驶途中，发生故障或其它耗损急需修复或更换零件时，视实际情况须先报告车队长同意后进行修理，但无迫切需要或修理费超过1000元时，应由车队长向总经办汇报核准后方可送修，事后补办相关手续；6.6车辆如由于驾驶人员使用不当或疏于保养，而导致车辆损坏或机件故障，应依情节由驾驶人员负担部分修护费；6.7车队长应建立健全车辆维修保养登记台帐，车辆每次保养或维修后及时记入《车辆维修保养登记表》（见附件5），保持车辆维修保养记录。7.0肇事处理7.1各车辆如在公出途中发生肇事，除向附近交警机关报案外，应立即与公司车队长联系，由车队长向总经办主任及相关领导汇报后，派人前往现场协助处理；7.2公司车辆发生肇事后有关保险公司理赔工作，由当事人配合总经办指定专人负责处理；7.3公司车辆因公行驶而违反交通规则，如属人为过失而产生的交通违章罚款由当事人承担50%；如属车辆本身或公司原因造成的不可抗拒之力量，其罚款由公司承担。8.0驾驶员管理8.1安全教育：8.18.18.2工作纪律：8.28.2.2驾驶员必须24小时开8.28.2.48.28.2.8.28.29.车辆费用管理9.1驾驶员凭《派车单》及相关票据填写报销单，经行政部确认、总经办审核后予以报销，无《派车单》一律不予报销差旅费及相关费用；9.2驾驶员应按规定到公司指定加油站加油，并填写好《车辆加油登记表》（见附件6），以便月底核对确认。除长途行车和特殊情况外，不得自行购买油料。长途出车和特殊情况下途中加油，可由司机掌握适量购买或以IC卡加油，但须经随车公出人员确认签字，并说明是引用情况，经行政经理审核后方可办理报销手续；9.3行政部根据车辆、车型以及当前车辆的使用状况制定出了《车辆百公里耗油定额表》（见附件7），建立了《车辆里程登记表》（见附件8），作为考核各车辆耗油依据。月末对每台车辆耗油和运行里程进行统计，将车辆百公里耗油数与本月所运行里程数相乘与本月耗油实际发生数进行对比，如二者差额较大，且驾驶员又无合理解释者即视为违纪行为，依情节轻重给予该车辆驾驶员相应处理；9.4车队长应在下月初将上月的车辆行驶里程、油料消耗量统计情况向行政部经理汇报；将半年内每辆车的行驶里程、油料消耗量统计汇总情况送总经办相关领导传阅；9.5驾驶员出差报销制度：行政部在出具《派车单》的同时给驾驶人员出具《出车费用明细单》（见附件9）。驾驶人员每次出差凭乘车人员签字确认的《派车单》和《出车费用明细单》予以报销出差补助和其他相关费用，否则不予办理；9.6驾驶员公出交通费用实行“谁使用谁承担费用”原则分摊相关费用；9.7公司车辆维修保养费用应由行政部经理审核签字，报总经办审批后报销；9.8车辆费用范围包括油费、车辆维修费、车辆维护保养费、车辆保险费、养路费、车辆年检费、车辆使用附加费（指使用车辆过程中实际发生的停车费、过路费、误餐费等）。9.9车辆使用费用保障9.9.1车辆使用费用保障项目包括：费用借支、费用报销；9.9.2油费：(车辆油费:由公司指定加油站购买油卡,定期在油卡中充值以保障车辆加油需求)。9.10.油卡充值:9.10A.公司每部车辆油卡内剩余安全金额标准:≤200元；B.油卡充值金额标准:2000元/次；注:当每部车辆油卡达到剩余安全金额标准,即由驾驶员提报部门填写<<车辆油卡充值申请单>>,申请油卡充值;每部车辆油卡每次充值金额标准:2000元/次；9.10.申请充值申请充值审批申请借款油卡充值报销抵充借款注:公司车辆油卡充值必须到公司指定的加油站进行充值,将加油站发票取回进行报销,否则不予以报销。9.11.车辆加油A.每次车辆加油必须到公司指定的加油站进行加油；B.每次驾驶员加油完后将每次加油站加油电脑小票取回提交部门,以做记录备案。9.12.0行政部对每辆车每次油卡充值与加油,均进行详细记录。9.19.13.19.13.29.13.39.13.49.13.59.19.14.19.14.29.14.39.19.15.19.15.29.19.16.19.16.2用车误餐费报销标准为15元/餐/人9.19.179.17.19.19.19.19.18.1车辆维修费、保养费、年检费、保险费、养路费的分摊按平均分摊的原则，一次性分摊给每个部门；（公式=以上费用总额÷9.18.2停车费、过路费、用车误餐费，按“谁用车谁分摊9.18.3油费：按“谁用车谁分摊”9.19.18.4（月初每部车剩余油钱+月中N次加油钱-月末剩余油钱）÷每月实际用车总公里数=平均每公里耗油费用（元/公里）；9.18.4.2每月各部门用车耗油费用=每月每个部门实际用车总公里数（公里）×9.18.410．奖罚措施10.1奖励10.1.1公司设立驾驶员安全奖，凡驾驶员在一个自然年度没有交通10.1.10.2处罚10.10.2.2车辆在夜间和节假日不回公司10.211.0附则11．1本办法由公司总经办制订并负责解释；11．2本办法经各部门会签及公司领导核准即生效，原相关规定同时废止。12.0附件12．1附件1：《派车单》12．2附件2：《车辆出发登记表》12．3附件3：《车辆维修保养申请表》12．4附件4：《车辆定点维修保养通知单》12．5附件5：《车辆维修保养登记表》12．6附件6：《车辆加油登记表》12．7附件7：《车辆百公里耗油定额表》12．8附件8：《车辆里程登记表》12．9附件9：《出车费用明细单》12．10附件10：《车辆证件登记表》附件1：XX电子股份有限公司派车单申请日期：年月日用车单位车辆选择□公务车：__________□货车：___________□外租车：__________□车费用：__________□出厂公里数：_______□回厂公里数：________目的地往返时间__月___日至__月___日理由及携带物品派车处理□准时派车：_______时□暂缓派车：______：________后再派车□准时返回：_______时行车路线核准：派车审核：申请单位主管：申请人：第一联（白）：行政部留存第二联（红）：公务车，留存报销附上。外租车，报账时附发票一同做账。警卫/司机签字ADD-WI-AB1-08B附件2：XX电子股份有限公司车辆出发登记表日期车号驾驶员用车人出发地点出车时间出车任务回公司日期及时间备注ADD-WI-AB1-08B附件3：XX电子股份有限公司车辆维修保养申请表日期申请人车牌号序号维修保养项目维修地点预计费用123456预计费用合计车队长意见：行政经理意见：总经办意见：公司领导审批意见：备注：此表一式二份，经审批后，行政部、财务部各留存一份。ADD-WI-AB1-08B附件4：XX电子股份有限公司车辆定点维修保养通知单车号：驾驶员：维修（保养）地点：序号维修（保养）项目备注123456车队长签字ADD-WI-AB1-08B附件5：XX电子股份有限公司车辆维修保养登记表车号：驾驶员：月日保养内容里程维修内容里程审核：制表ADD-WI-AB1-08B附件6：XX电子股份有限公司车辆加油登记表车号：驾驶员：月日定点加油外加油卡加油升数单价金额升数单价金额升数单价金额审核：制表：ADD-WI-AB1-08B附7：XX电子股份有限公司车辆百公里耗油定额表车型百公里耗油（升）核准：审核：制表：ADD-WI-AB1-08B附8：XX电子股份有限公司车辆里程登记表车号：驾驶员：月日上月里程表数值本月里程表数值实际里程数值审核：