浅谈如何设置账套

浅谈如何设置账套

一、灵活配置订单存储页面1.将本单位的20万元作为应收账款的结合假设1：贷款账户中购买a材料的100万元金额将显示在海欣公司的明细表中。本月又因购买丙材料而预付给海欣公司20万元定金。按照企业会计理论知识大家都知道这个20万元应该是预付账款,做在预付账款———海欣公司明细账页上。这样,与海欣公司的两笔购买业务将会出现在不同一级科目下的两张明细账页上。显而易见,这种账户的设置确实严格遵守了会计准则,但是却没有达到快速准确报出某企业或个人与本单位往来款项的标准。如果把后面发生的20万元预付款项也计入应付账款——海欣公司中,不仅一个往来单位的数据申报将会比较集中准确,而且也符合会计准则的规定:当一个企业的预收和预付款项不是很多时,可以不设“预付账款”和“预收账款”两个科目,直接记入“应收账款”和“应付账款”科目。会计准则中“预收和预付款项不是很多”这句话其实在单位业务里是不能具体量化的,所以依笔者之见,为了准确报出往来单位之间的数据,尽管放心大胆地去使用上述规定,只是月末申报报表时要注意应收账款明细账中余额为红字的属于预收账款的金额。假设2:同样的道理,如果下个月海欣公司又向我单位购买A产品50万元,按照企业会计理论知识大家都知道应该记入“应收账款”科目,但是该单位已经在“应付账款”科目下有欠款产生了,如果死板地按照企业会计理论知识来设置账套,就会产生应收账款——海欣公司明细账页上是借方50万元和应付账款———海欣公司明细账页上是贷方80万元。其实在实际工作中双方单位的欠款可以互相抵冲,只要再支付海欣公司30万元即可。可是按照这样设置的明细账页,当企业往来账非常多时,很有可能直接按照应付账款海欣公司80万元来支付,再按照应收账款海欣公司50万元来催要货款。这样导致的结果是付款容易收款难。2.前增设明细账页导致误以一是为了核对总账时方便,不会遗漏掉一张明细账页;二是避免登记明细账页时出现前面已经开设了某明细账页,因为没有把一级科目相同的明细账页放在一起,而误以为没有开设该明细账页又重新开设了一张相同的明细账页,导致该明细账页上本应该连续和完整的经济业务分别记载于两张明细账页上,最终在业务核算时出现严重的错误。二、明细表的设计和应用1.企业管理人员在管理费用多墙式账页上的设计本企业管理人员要求财务每月详细申报管理费用开支的明细金额。财务人员在接受这个任务之前首先要了解负责人管理的方向,是想控制了解各职工或部门的费用开支程度,还是想通过对明细项目开支进行约束来控制开支渠道,或者两者兼有之?我们可以按照企业管理需要进行多栏式账页的设计:(1)如果企业管理人员是想控制了解各职工或部门的费用开支程度,在管理费用多栏式账页下多栏项目的设计就可以企业员工或部门名字为二级项目分类登账。(2)如果企业管理人员是想通过对明细项目开支进行约束来控制开支渠道,在管理费用多栏式账页下多栏项目的设计就可以明细项目开支为二级项目分类登账。(3)如果企业管理人员既想控制了解各职工或部门的费用开支程度,又想通过对明细项目开支进行约束来控制开支渠道,那么在管理费用多栏式账页下多栏项目的设计要区分是手工做账还是电脑做账。如果是手工做账,就要同时开设前面两种的明细账页,每笔费用发生时要同时分别在两张明细账上登账。如果是电脑做账,可以先设名字或部门为二级明细,再设各项目开支为三级明细,就可以同时获得两种数据。2.座式账页灵活设置的原因大部分会计人员在学校学到的会计理论知识,只是指出多栏式明细账页是成本费用类账户和本年利润账户所使用的,殊不知,在实务中应充分利用多栏式明细账页可以细分到多个三级明细这个特点,凡是需要对某个部门整体进行核算,或者需要掌握某个整体性的数据信息时,都可以放弃使用三栏式账页而灵活地利用多栏式账页。笔者认为,这种账页灵活的设置其实是忽略了款项是应收账款或预收账款还是应付账款或预付账款的性质,而在实际工作中真正重视的还是能在一张账页中清晰明了地反映整体的收付款项情况,以企业管理需要为目的来设计账页。只是在申报报表时需要注意该多栏式账页中应收账款红字的发生合计数应该记在报表的预收账款中,黑字的发生合计数应该记在报表的应收账款中。三、合理简化会计操作步骤1.机器实际损耗程度的判断比如:折旧计算方法的选定和机器折旧年限及残值的确定。会计中有很多折旧计算方法包括直线法、双倍余额递减法、年数总和法等,机器折旧年限及残值也是根据企业对机器损耗程度的判断来确定的。其实,在企业里大家都知道这种判断是没有依据和准确度的。与其这样,在没有特殊需要和要求下,企业财务还不如直接按照税法的折旧年限和残值要求来计算,这样就会避免所得税纳税调整的大量工作。2.主要业务的分录和数据录在会计理论习题中,为了能让初学者清晰地掌握分录的编制,一般尽量采用一借一贷、一借多贷、多借一贷的分录,尽量减少多借多贷分录的使用。可是在会计实务中,一项完整的经济事项是由一些关联的原始凭证来表达的,不仅很难把原始凭证分开来做附件,而且只有结合不同类别的凭证才能使你深刻理解和掌握该业务的来龙去脉。如果分开来做分录,就为正确理解业务带来一定的麻烦和困难。所以,财务人员要有综合使用分录的能力。四、良好的会计操作习惯1.节约了大量的时间和采用较多的大力投入将明细账页上的一笔笔发生额与汇总草稿纸上的一笔笔金额进行对账,这样就可以节约大量的时间和精力。所以笔者建议汇总草稿最好在一年业务全部结束后再处理掉。2.借贷方的凭证或除2得出数据后再查找汇总草稿中对应的该数据,最后找到对应的凭证,就会发现可能是借贷方写错位置(可以通过除以2找到的汇总错误的数据)或金额少写或多写了一个零(可以通过除以9找到的汇总错误的数据)。五、注意从不同角度获取和解释公司信息1.企业会计审核签到比如:应该在哪里签字?部门经理签完字后,接下去是会计先签字还是总经理先签字?报销只是签名就可以了吗?其实这些问题在实务中是非常重要的,经办人员不仅仅是在原始凭证的反面签个字就可以的,还要简明扼要描述报销事由,先由企业会计审核签字,这样可以保证原始凭证的规范性和合法性。实际工作中这些经济业务是通过分析解读各种单据、票证以及原始凭证背面描述的报销事由等得来的。必要的时候还要规定不同票据上要有互相牵制的人员签名,否则不能报销。2.日记账要先登收入后登账企业日常业务中是需要随时报出保险箱中现金和银行中的存款余额的,所以及时登记现金和银行存款日记账就显得非常重要。同时还应该让会计注意同一天凭证应该按照业务发生时间顺序来登账,实在做不到的,日记账也最好要先登收入后登支出,避免出现银行存款日记账、现金日记账余额为负数的结果。另外,正确核算往来款项余额也是非常重要的,直接关系到与外单位的款项往来和结算的准确性,直接关系到企业资金的使用安全。比如在计算产品成本时,如果有关费用分配及成本结转的记账凭证没有及时登记入账,就往往会造成因不能及时提供数据而无法完成产品成本的计算。六、强调会计工作的规范性要求1.找准包角上的年月和凭证的情况需要查询凭证时,通过直接看凭证左上角的包角上的年月份和凭证类别和号数来快速查找,所以凭证包角上的年月份和凭证类别和号数应该倒过来填写。2.防止人为犯罪在企业中凭证要按照类别放置,同一类别的凭证还要求按发生顺序进行编号,这样做就可以一眼看出凭证有没有遗失或被人为地取走或加入虚假凭证,不仅便于管理而且可以防止人为的犯罪。所以,笔者认为账页中的总号是指整本账页的总张数,分号则是指该账页在整本账页中的页数。这样账本不仅体现出了账本的总页数,而且清晰明了地提供了账本的查询功能。3.没有登账人才也可以修改账本数据和原始记录划线更正后要在红线上盖私章,目的很明确,就是预防犯罪,也就是说账本是很严谨的,不是谁都能在上面更改的。只有原登账的人才可以在上面修改,这样就可以避免犯罪分子通过修改账本数据和原始记录来达到目标。还有“本年累计”栏