项目办公室工作手册(试行版)

文档来源为:从网络收集整理.word版本可编辑.欢迎下载支持.项目办公室工作手册(试行版)文档收集于互联网，如有不妥请联系删除.PAGE0文档收集于互联网，如有不妥请联系删除.文档来源为:从网络收集整理.word版本可编辑.欢迎下载支持.文档收集于互联网，如有不妥请联系删除.中铁建工集团项目部办公室工作手册中铁建工集团办公室广求知、真灼见、敢求是、好积累——提高办文能力早筹划、多协调、严组织、力保障——提高办会能力勤想事、会干事、能装事、善记事——提高办事能力前言1．本手册针对办公室标准化建设制定，所指项目办公室特指5000万以上（含5000万）的项目部（指挥部）办公室，5000万以下的项目部参考执行。办公室主要由负责行政、党务、人事、后勤及相关职能的部门和人员组成。项目办公室定位为：服务项目生产经营，拓展内外交流渠道，优化项目工作环境，打造企业对外形象，提高项目运营效益和降低办公室运行成本，使办公室日常管理工作步入制度化、程序化和信息化的专业轨道。项目办公室工作手册(试行版)全文共1页，当前为第1页。2.本手册编制强调规范性，注重贴合项目特点，突出灵活性和适应性，服务标准和模块设置以正常项目为依据。具体使用时应根据项目具体情况进行调整，依据必须、精干、高效的原则进行设置和日常管理。项目办公室工作手册(试行版)全文共1页，当前为第1页。3．本手册将项目办公室各项职能划分为“办文”、“办会”、“办事”三类：其中“办文”除了一般的对内对外的公文管理外，还包括印章和档案管理以及计划总结等专题资料的编写；“办事”包含了项目部的对外事务（如接待、公车管理等）、服务现场的内部事务（如人事、后勤、安保消防等）和项目部领导交办的其他一般性事务。4.本手册内容与国家法律法规和上级政策相抵触的，以国家法律法规和上级政策为准，本手册的最终解释权在集团公司办公室。欢迎各项目办公室及时将使用本手册过程中的情况和完善本手册的建议收集整理，便于将项目管理办公室工作做的更好。目录第一章项目办公室人员职责及要求 5第一节项目办公室职责 5第二节项目办公室主任职责 6第三节办公室工作人员职责 7第二章、公文处理 8第一节公文管理 8一、基本流程 8二、项目部公文管理办法 10三、项目部公文常见格式 17第二节印章管理 31一、基本流程 31二、项目部印章管理办法 31三、常用表格 第三节档案管理 36项目办公室工作手册(试行版)全文共2页，当前为第2页。一、基本流程 36项目办公室工作手册(试行版)全文共2页，当前为第2页。二、项目部档案管理办法 36三、常用表格 39第四节总结、报告、大事记 46一、计划编制及总结 46二、调研报告、党政专题材料 47三、大事记编辑制度 47第三章会议管理 48第一节项目部主要会议类别 48第二节项目会议的会务组织 50第三节项目会议的常用表格 51第四章日常事务管理 55第一节接待工作 55一、基本流程 55二、项目部接待工作管理办法 三、接待工作的基本规范 58第二节公务用车管理 66一、基本流程 66二、项目公务用四办法 66三、常用表格 69第三节项目人事管理 71一、组织机构及岗位 71二、考勤管理 72三、薪酬管理 73四．培训及考核 73第四节后勤保障 74一、办公用品(设备)管理 74二、劳保用品管理 80三、食堂管理 80四、环境管理 82五、医务室管理 83六、工人生活区管理 84第五节保卫与消防管理 84第六节计算机及网络管理 93六、项目办公室工作考核 95（一）考核办法 95项目办公室工作手册(试行版)全文共3页，当前为第3页。（二）考核标准 96项目办公室工作手册(试行版)全文共3页，当前为第3页。后记第一章、项目办公室人员职责及要求项目办公室作为项目管理的中枢机构，既是综合办事机构，起到内通外联的作用，又是项目的参谋部，具有办事、办会、办文、咨询、信息、服务等基本职能，应本着精干、高效、必须的原则合理配置项目办公室人员。办公室工作人员应具有较强的理论水平、政策水平和较好的文字写作能力、公关协调能力，特别是具有项目管理经验的人员。办公室人员要善于厘清项目管理各个阶段的关键环节和突出问题，及时反馈项目部主要领导，及时传达、贯彻、落实上级领导的意图；负责协调并牵头考核各个部门的工作；做好对外协调和攻关工作，提供优质的服务保障，以确保项目办公室各项工作的顺利开展。（一）项目办公室职责1．负责了解国家和项目所在地的方针、政策、法律、法规和公司发展态势，落实项目部重点工作。2．协调项目部与公司之间的工作联系。3．负责对内、对外的接待、联络工作。4．负责与项目相关的会议的筹备、组织工作，制定相应接待方案。5．拟定会议的报告，起草项目行政工作计划、总结和大事记。6．负责项目部人力资源管理工作。7．负责项目部后勤保障管理工作。8．负责办公用品和生活设备的申请、采购、发放、保管登记工作。9．负责项目部印章、公务用车、文秘、档案的管理工作。10．负责项目部文件资料管理工作。项目办公室工作手册(试行版)全文共4页，当前为第4页。11．负责项目部的信息采集、撰写、编排、发放、上报等宣传教育工作。项目办公室工作手册(试行版)全文共4页，当前为第4页。12．负责项目部部门总体工作计划安排、程序监督和考核工作，积极参与相关问题的调研工作，参与项目部管理方面的改革工作。13．负责完成领导交办的各项工作任务。（二）项目办公室主任职责办公室主任职责1．认真贯彻国家和项目所在地的方针、政策、法律、法规和了解公司发展态势，为领导决策提供参考。2．全面负责办公室工作。3．负责对内、对外的接待、联络工作。4．负责项目部会议的筹备、组织工作。5．执行印章管理制度，做好印章管理工作。6．负责项目部人力资源管理工作。7．负责项目部后勤保障工作。8．负责项目部公务用车管理、调度工作。9．负责项目部的信息采集、撰写、编排、发放、上报等宣传教育工作。10．组织拟订和实施项目部人才引进、开发和员工培训计划，做好员工培训记录。11．组织规范劳动合同和劳务用工管理工作，协调解决劳资纠纷。12．负责完成领导交办的各项工作任务。（三）办公室职员职责1．协助办公室主任开展工作。2．负责对内、对外接待的迎宾工作。3．负责会议的组织服务工作。项目办公室工作手册(试行版)全文共5页，当前为第5页。4．负责办公生活区、会议室、展厅、接待厅的卫生监督管理工作。项目办公室工作手册(试行版)全文共5页，当前为第5页。5．执行印章管理制度，做好印章管理工作。6．协助办公室主任做好项目部后勤保障工作。7．负责项目部资料管理、分发、复印等工作。8．负责各部门总体计划安排和程序督促以及考核资料的整理工作。9.负责完成领导交办的各项工作任务。三、办文（一）公文管理1．流程拟发文部室拟稿1.1拟发文部室拟稿部门负责人审核门人部门负责人审核门人相关部门负责人协商办公室办公室人员审核送项目部领导签发送项目部领导签发办公室人员办公室人员编号、登记并复核拟稿人修改、校对、打印拟稿人修改、校对、打印办公室办公室人员用印、登记、封发保管期限到期，公文管理人员保管期限到期，公文管理人员整理、移交档案管理。1．2收文流程署名项目部的信件，传真到项目部的公文署名项目部的信件，传真到项目部的公文项目部领导和部门负责人开会带回的公文项目部领导和部门收到的主送项目部的公文办公室公文管理人员进行项目部领导和部门负责人开会带回的公文项目部领导和部门收到的主送项目部的公文办公室公文管理人员进行审核、填写收文登记，并填写批办单，提出拟办意见送项目部领导送项目部领导批示催办项目部催办项目部职能部门阅办部门办理完毕，公文返回办公室部门办理完毕，公文返回办公室项目办公室工作手册(试行版)全文共6页，当前为第6页。公文管理人员整理、归档项目办公室工作手册(试行版)全文共6页，当前为第6页。公文管理人员整理、归档不具备归档价值的，经办公室主任不具备归档价值的，经办公室主任批准后集中销毁归档范围内的公文确定保管期限移交移交上级公司档案部门2．管理办法项目部公文管理办法第一章总则第一条为使中铁建工集团各项目部（以下简称项目部）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特根据《中铁建工集团有限公司公文处理办法》制定本办法。第二条公文在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的公务文书，是依法经营和进行企业公务活动的重要工具。第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和企业秘密安全。第六条项目部公文工作的管理单位为各分、子公司，项目部作为集团公文流传体系的基层单位，接受上级公文处理工作的领导和检查。第七条项目部办公室应当配备专兼职人员负责公文处理工作。第二章公文种类及格式第八条项目部公文格式一般分为四类（附件式样以行政公文格式为例）：一、文件式公文：样式见公文格式式样1(平行文和下行文)、式样2(上行文），一般用于处理重大事务；项目办公室工作手册(试行版)全文共7页，当前为第7页。二、信函式公文:样式见公文格式式样3（项目函）、式样4(项目部门函），信函式公文用于处理日常事务的平行文或下行文；项目办公室工作手册(试行版)全文共7页，当前为第7页。三、会议纪要:样式见公文格式式样5，适用于记载、传达会议情况和议定事项；四、普通传真电报:样式见公文格式式样6，适用于处理紧急公务；第九条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和受控标识等部分组成。一、秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”及保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。密级由项目部根据有关规定和项目的实际自己确定，一旦确定密级，就必须按照相关规定执行。二、紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。三、发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；四、发文字号应当包括单位代字、年份、序号，联合发文，只标明主办单位发文字号。五、上行文应当在首页发文字号的同一行右端注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。六、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。电报也应当有标题。七、主送单位指公文的主要受理单位，抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，都应当使用全称或者规范化简称、统称。九、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如附件页数较多不能与主件一并装订，则应在单独装订的附件首页左上角注明主件的发文字号和附件的顺序号，与主件一起发送。项目办公室工作手册(试行版)全文共8页，当前为第8页。十、文件式公文、信函式公文及普通传真电报，都应当加盖印章，且印章应与发文机关标识（即文头）所示的单位名称一致。联合上报的公文由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。项目办公室工作手册(试行版)全文共8页，当前为第8页。十一、成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准；印发时间，以文件印制的日期为准。电报以发出日期为准。十二、公文如有附注(需要说明的其他事项，如：上行文“请示”文种须注明的联系人姓名和联系电话)，应当加括号标注。十三、公文应当标注主题词；标引顺序应当先标类别词，再标类属词，尾词标文种，最多不超过5个词。第三章行文规则第十条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送方式，但不得抄送其下级单位。“报告”中不得夹带请示事项。“意见”用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；用于下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行；用于平行文，所提意见供对方参考。第十一条除上级单位负责人直接交办的事项外不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第十二条行文应当确有必要，注重效用。凡是不行文可解决的问题，坚决不行文；凡能通盘解决的，就不零星行文；能不转发的就不转发；确需执行的，应结合实际，提出贯彻意见，一般不应照抄照转。领导同志在会议上的讲话，一般不以正式文件印发,可以“情况通报”（见公文格式式样6）印发。第四章发文办理项目办公室工作手册(试行版)全文共9页，当前为第9页。第十三条发文办理指制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、复核、编号、登记、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档等程序。项目办公室工作手册(试行版)全文共9页，当前为第9页。第十四条项目部公文的形式及适用内容划分如下：一、《中铁建工集团XXX项目部文件》（文件式公文）1.向集团公司、分子公司和其他上级机关行文；2.与同级政府、企业、社会团体及党群组织联合行文；3.下达和调整项目部工程进度规划、重要年度计划；4.重要的部门变动、人员调整、奖惩事项；二、《中铁建工集团XXX项目部》（信函式公文）1.与集团公司不相隶属的单位联系工作，商洽、答复问题；2.向下属工程单位布置具体工作,下达、调整单项任务计划；3.答复下属工程单位的请示事项；4.向下属工程单位通报情况,批评错误,表彰奖励先进；三、《中铁建工集团XXX项目部XX部》（部门信函式公文）1.在职权范围内与项目下属单位的部门联系工作，询问和答复问题，布置、指导业务工作，通报情况；2.在职权范围内与集团公司外部单位联系工作、询问和答复问题。第十五条草拟公文应当做到：一、符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。二、情况确实，观点明确，开门见山，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。三、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。四、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。五、人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。项目办公室工作手册(试行版)全文共10页，当前为第10页。六、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。项目办公室工作手册(试行版)全文共10页，当前为第10页。七、应当使用国家法定计量单位。八、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。九、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十六条公文拟出送办公室审核前，主办部门负责人应认真审核、修改、签字。审核的重点是：是否需要行文，行文目的是否表述明白，处理意见是否适当可行，是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及集团公司现行制度，涉及其他部门职权范围内的问题是否协商一致。第十七条拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见并会签后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请项目部领导协调或裁定。第十八条公文送项目领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。第十九条上行文由项目主要负责人或者主持工作的负责人签发；下行文或平行文，由单位主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。经签发后的文稿，他人不得擅自改动。如必须改动，须经签发人同意。第二十条重要公文发出后，主办部门应当及时了解、掌握办理、执行情况，并向项目领导反馈。项目办公室工作手册(试行版)全文共11页，当前为第11页。第二十一条公文正式印制前，办公室工作人员在编文号登记的同时应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。公文用印前，要全面检查公文印制质量。项目办公室工作手册(试行版)全文共11页，当前为第11页。第二十二条校对由拟稿人负责，拟稿人外出时应委托代办人，认真校对，确认无误并签字后方可付印。第二十三条公司普通传真电报用于处理紧急公务。办理基本程序为：拟稿—核稿—签发—编号、登记、用印—传真发送—存档,与发文办理程序基本相同。通过传真机发送时应取得收方人员的收到确认,做好传发记录,以备核查。当收方传真机处于自动接收状态时,必须通过其它话路取得收方确认,以免误事。第五章收文办理第二十四条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、传递、承办、催办、立卷、归档等程序。第二十五条收到上级或本系统以外单位的来文，办公室应当进行审核，审核的重点是：是否应由本单位办理。收到下级单位上报的需要办理的公文，审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范。第二十六条经审核，对符合本办法规定和可受理的公文，办公室应当及时提出拟办意见送项目领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定或不应由本单位办理的公文，经办公室负责人批准后，可以退回来文单位并说明理由。第二十七条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当附注理由并及时退回办公室。需要传阅的公文，一般不得在部门、个人之间直接横传。项目办公室工作手册(试行版)全文共12页，当前为第12页。第二十八条办理收到公文中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请项目领导协调或裁定。项目办公室工作手册(试行版)全文共12页，当前为第12页。第二十九条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。第三十条送项目领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室工作人员要负责催办。第六章公文归档第三十一条公文办理完毕后，应当根据《总公司档案管理办法》、《总公司文书档案管理规则》，和集团公司、项目部办公室档案管理办法规定，及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。第三十二条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第七章公文管理第三十三条公文由专职人员统一收发登记、审核、用印、归档。第三十四条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁。第三十五条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。第三十六条项目撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第八章附则第三十七条行政法规、规章和人事任免方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。项目办公室工作手册(试行版)全文共13页，当前为第13页。第三十八条公文处理中涉及电子公文的形成、归档时，应执行电子公文的有关管理规定。项目办公室工作手册(试行版)全文共13页，当前为第13页。第三十九条本办法由集团公司办公室（党委办公室）负责解释。3．附件3.1式样13.2式样23.3式样33.4式样43.5式样53.6式样63.7文件签发单3.8发文登记表3.9收文登记表3.10公文批办单3.1式样1000001机密★5年特急中铁建工ⅩⅩⅩ〔2011〕Ⅹ号关于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ的通知ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ:项目办公室工作手册(试行版)全文共14页，当前为第14页。ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。项目办公室工作手册(试行版)全文共14页，当前为第14页。附件：1.ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ2.ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ二Ｏ一一年Ⅹ月Ⅹ日（附件只发主送单位）主题词：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ抄送：ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ。中铁建工集团XX项目部办公室2011年Ⅹ月Ⅹ日印发3.2式样2000002机密★3个月急件中铁建工ⅩⅩⅩ〔2011〕Ⅹ号签发人：ⅩⅩⅩ关于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ的请示ⅩⅩⅩⅩ:（其他同式样1）项目办公室工作手册(试行版)全文共15页，当前为第15页。3.3式样3项目办公室工作手册(试行版)全文共15页，当前为第15页。机密★6个月中铁建工XXX函〔2011〕Ⅹ号急件关于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ的批复ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ:ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ。二Ｏ一一年Ⅹ月Ⅹ日主题词：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ抄送：ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ。中铁建工集团XX项目部办公室2011年Ⅹ月Ⅹ日印发3.4式样4关于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ的通知ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ:ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ二Ｏ一一年Ⅹ月Ⅹ日项目办公室工作手册(试行版)全文共16页，当前为第16页。主题词：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ项目办公室工作手册(试行版)全文共16页，当前为第16页。抄送：ⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩ。中铁建工集团XX项目部办公室2011年Ⅹ月Ⅹ日印发3.5式样5（3）中铁建工集团有限公司XXX项目部办公室二Ｏ一一Ⅹ月Ⅹ日研究ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ问题ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ出席：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ项目办公室工作手册(试行版)全文共17页，当前为第17页。ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ项目办公室工作手册(试行版)全文共17页，当前为第17页。主题词：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ分送：ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ、ⅩⅩⅩ。3.6式样6中铁建工集团有限公司普通传真电报项目办公室工作手册(试行版)全文共18页，当前为第18页。3.7文件签发单项目办公室工作手册(试行版)全文共18页，当前为第18页。[]号缓急限制级别密级受控标识签发:会签:文件标题:附件:主题词:拟稿部门:拟稿人:电话:文件核稿主办单位:办公室:主送:抄送:项目办公室工作手册(试行版)全文共19页，当前为第19页。排版(打字):校对:份数:项目办公室工作手册(试行版)全文共19页，当前为第19页。顺序号日期发文部门发文字号文件标题/事由收文单位份数印章用印人批准归卷日期归入卷号备注月日项目办公室工作手册(试行版)全文共20页，当前为第20页。3.8发文登记表项目办公室工作手册(试行版)全文共20页，当前为第20页。项目办公室工作手册(试行版)全文共21页，当前为第21页。3.9收文登记表项目办公室工作手册(试行版)全文共21页，当前为第21页。收文号收文来文单位来文字号文件标题附件份数密级缓急承办单位签收人复文号归卷日期归入卷号备注月日文件标题附件来文单位来文字号来文时间来文件数办公室意见：项目领导批示：部门阅办签字：归卷日期归入卷号项目办公室工作手册(试行版)全文共22页，当前为第22页。3.10公文批办单项目办公室工作手册(试行版)全文共22页，当前为第22页。（二）印章管理1．流程经办人填写用印申请单经办人填写用印申请单部门领导审核签字主管领导审批签字主管领导不在项目部，经电话请示主管领导，同意后方可加盖印章，待审批人回项目部后，由经办人补办手续并送文书留存文书加盖印章2.管理办法印章管理涉及经济和法律关系，事关项目部和集团公司的整体利益，在合同、协议、对外公文、收款等文件中使用公章时,确保所有对外文件安全、有效、可控，审核者及经办人要严格依据公章管理程序使用公章。所有对外的文件,合同协议使用印章时，应该通过审批程序来进行,印章的管理人及权利人作为把关者,必须严格遵循签批程序。项目部印章管理办法第一条概述项目办公室工作手册(试行版)全文共23页，当前为第23页。为统一规范项目部印章的管理和使用，根据《中铁建工集团有限公司印章管理使用规定》特制定本办法。项目办公室工作手册(试行版)全文共23页，当前为第23页。第二条印章的刻制与启用1.项目部印章由批准成立项目部的发文机关制发。目前各项目部发文机关为集团公司或各子公司。2.印章所刊名称，为项目部正式名称。3.新刻制印章由集团公司办公室（或各二级单位办公室）发文启用后方能使用。印章使用单位（部门）要明确印章保管人，并由保管人到办公室登记领取。负责刻制印章的办公室留好印模。第三条印章的效力项目部印章代表中铁建工集团或各子公司对外承担项目所应承担的权利及义务。第四条印章的使用与管理1.项目部公章必须交由专人负责管理，项目经理为公章使用管理第一责任人。公章管理人员更换时，必须办理书面交接手续，并及时上报集团公司或二级单位办公室备案。2.项目部印章由办公室管理。项目部各部室及各合作单位需用印章时，原则上一律到办公室用印，非特殊、紧急情况，不外出用印。需外出时，须由印章管理人员随同监印。3.项目各部室使用项目部印章时，须有部室主管领导审批同意，用印人与监印人同时签字后，方可使用。用印完毕后要及时做好用印登记，填写用印登记表。用印留存材料要定期整理，立卷归档。4.印章使用要坚持原则，严格手续。管理人员要认真负责管理好印章，严禁在空白纸张和表格上加盖公章，严格审核用印内容，对不符合用印手续的印件，印章管理人员有权拒绝办理，并坚持请求审批。项目办公室工作手册(试行版)全文共24页，当前为第24页。5.严禁个人私自携带公章，对于违反规定使用印章或者印章使用不当，造成不良后果的，追究保管人员及相关责任人行政责任；触犯刑律的，交由司法机关审处。项目办公室工作手册(试行版)全文共24页，当前为第24页。6.印章如不慎丢失，要查明丢失原因和责任人，并及时上报集团公司办公室，经集团办公室声明作废后，按规定程序申请重新刻制新的印章。7.项目完工交验后，应将项目部的印章及用印审批单一并及时交回印章刻制部门（集团办公室或二级单位办公室），由刻制印章部门决定是否销毁或继续保管。项目部决不能自行销毁印章。3．附件3.1用印申请单3.2印章使用登记表3.1用印申请单用印申请单项目办公室工作手册(试行版)全文共25页，当前为第25页。年月日项目办公室工作手册(试行版)全文共25页，当前为第25页。申请部门部门领导签字申请人印章保管人用印原因用印对象用印种类用印数项目部领导签字3.2印章使用登记表印章使用登记表序号用印对象印数印章类别用印部门用印时间申请人批准人经办人备注项目办公室工作手册(试行版)全文共26页，当前为第26页。项目办公室工作手册(试行版)全文共26页，当前为第26页。（三）档案管理1.流程存放整理存放整理归档分类打包部分销毁储存2.管理办法项目部办公室文书档案管理办法第一条 总则1.为建立和健全项目文书档案管理制度，确保档案的齐备和完整，更好地为经营发展、科学决策和管理工作服务，根据《总公司档案管理办法》、《总公司文书档案管理规则》，制定本办法。第二条 职责1.办公室主任负责审批档案资料的借阅。2.办公室职员负责公司档案资料的管理。3.各部门资料管理员负责本部门档案资料的整理和存档管理工作。第三条工作程序档案资料的收集和整理（1）办公室行政秘书负责项目公文资料的收集，包括呈文资料、收文资料、发文资料、各种荣誉证书、上报资料、书籍、图片、视频等的收集。（2）各部门资料管理员负责本部门档案资料的收集整理。2.档案类目（1）档案分类视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按全宗、大类、小类三级分类。先以全宗区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。（2）如因文件类型较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。项目办公室工作手册(试行版)全文共27页，当前为第27页。（3）同一“小类”的文件以装订于一个卷宗为原则，并赋予一个案卷号，一个全宗内不得有相同的案卷号。如文件较多，一个卷宗不够时，可以两个以上的卷宗装订，并于案卷号后增设“卷次”编号，以便查考，同一案卷号后不得有相同的卷次号。项目办公室工作手册(试行版)全文共27页，当前为第27页。（4）案卷索引表中的档案号的表示方式如下X1—X2—X3—X4其中X1为全宗代号，X2为小类号，X3为案卷号，X4为卷次号。（5）立卷类目一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3.档案序列参考编制模式A.行政管理（A为大类代码，下同）A1规章、制度、办法（含集团、分公司及项目部制定的管理性文件）A2目标管理（含年计划、目标责任状、月计划、总结、经营分析）A3呈文、收文、发文（按呈收发日期顺序编排）A4企业文化建设（画册、内部报刊、媒体报导等）A5会议资料（会议通知、记录、主要领导发言、签到、编发纪要）A6各类项目方案（可研报告，市场调查、分析、预测等）A7项目各种证照，项目部设立、变更资料A8印章使用A9固定资产A10低值易耗品A11公务用车A12食堂及卫生防疫A13安保及消防A14社会工作A15其他项目办公室工作手册(试行版)全文共28页，当前为第28页。B.人事档案；项目办公室工作手册(试行版)全文共28页，当前为第28页。B1组织机构及部门岗位设置B2员工档案（入职资料、考评、任免、奖惩等）B3劳动人事合同（失效件加盖失效印、标准时间）B4薪酬福利、劳动保险B5员工培训、学习B6其他（含参考文献、法律法规）C.其他（会计档案、科技档案等专业档案由项目对口部门管理）第四条档案资料的归档1.项目各部门须及时将办理完毕的文件材料搜集齐全，加以整理，送交办公室整理归卷，专业性文件材料（财务、工程方面的）交相关部门。2.办公室文员负责将各类资料、档案进行科学分类和立卷，按照“档案类目”条款，拟写案卷标题、卷内文件排列与编号，填写卷内目录、案卷封面和装订案卷。3.档案原则上采取文件柜封闭型管理。第五条档案资料的保管1.档案资料的保管期限各部门要指定专人，参照附件中的《文书档案保管期限表》中各类档案的保管期限，妥善保管好本部门的档案资料；2.档案保管人员要做好档案资料的防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防高温，定期检查档案保管状况，对破坏或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。3.档案保管人员调动工作和辞职时，应在离职前办理好交接手续。4.项目部撤销时，应将本项目全部的档案资料认真整理，妥善保管，并向上级档案管理部门移交，并报集团办公室备案。第六条档案的借阅项目办公室工作手册(试行版)全文共29页，当前为第29页。1.员工因业务需要调阅档案时，应填写《档案调阅申请单》，并经审批。项目办公室工作手册(试行版)全文共29页，当前为第29页。2.档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案立即归入档架。《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。3.调卷人对于所调阅档案，不得抽换增损。4.调阅的档案应与经办业务有关，如需调阅与经办业务无关的案件，须经分管领导同意。调阅设定密级的档案，必须呈请项目经理批准。第七条档案资料销毁1.办公室无查考价值档案资料的销毁，由办公室文员提出，办公室主任审核后报项目经理批准。2.各部门无查考价值档案资料的销毁，由资料保管员提出，报部门负责人批准后执行。3.档案资料的销毁由专人负责，一般为办公室行政秘书和各部门资料管理员。同时，要有专人进行监督，防止档案遗失和泄密。4.档案资料销毁时，原保管人要做好所销毁档案资料的登记、审批工作。第八条项目部会计档案、工程技术档案等属于专业档案，项目办公室应协助相关部门完成该类档案的管理和条目登记工作。3.附件3.1卷内目录3.2案卷索引表3.3分类文件目录表3.4档案调阅申请单3.5文书档案保管期限表3.1卷内目录卷内目录项目办公室工作手册(试行版)全文共30页，当前为第30页。档号：项目办公室工作手册(试行版)全文共30页，当前为第30页。顺序号文号责任者题名日期页号备注卷内备考表单位名称：立卷时间：案卷目录号：案卷号：立卷人：监督人：本卷内的文件张数：本卷内需说明的情况：3.2案卷索引表项目办公室工作手册(试行版)全文共31页，当前为第31页。案卷索引表项目办公室工作手册(试行版)全文共31页，当前为第31页。序号案卷号案卷题名建档日期储存位置保存期限3.3分类文件目录表分类文件目录表顺序号案卷号文件号文件标题（文件内容）责任人归卷日期备注3.4档案调阅申请单档案调阅申请单项目办公室工作手册(试行版)全文共32页，当前为第32页。编号：项目办公室工作手册(试行版)全文共32页，当前为第32页。申请部门部门负责人调卷人/经办人档案名称及代码用途是否设密及密级调阅时间办公室审批项目经理审批归档记载管档人3.5文书档案保管期限表项目办公室工作手册(试行版)全文共33页，当前为第33页。文书档案保管期限表项目办公室工作手册(试行版)全文共33页，当前为第33页。顺号条款名称保管期限一会议文件（一）本单位党政工团召开的代表大会、工作会议的文件材料1通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、简报等永久2会议发言、提案、贺信、贺电、重要的照片、录音（像）带长期3一般简报、参考文件、小组记录、会议服务的计划、总结短期（二）本单位行政领导、党支部会议文件材料，如经理办公会，党政联席会议、党支部会议的决议、决定、记录、纪要、领导讲话、讨论通过的文件永久（三）本项目部各部门召开的专业会议长期（四）参加上级机关会议带回的文件材料长期1重要的、需要贯彻执行的长期2一般的短期二上级机关和本单位颁发的决议、决定、规定、指示、命令、通知、批复、请示、批复等文件材料（一）上级机关颁发的1直属上级机关颁发的、属本项目部业务的、非直属上级机关颁发的针对本项目部业务并要执行的重要的文件材料永久2直属上级机关颁发的属本项目部主管业务并要执行的一般文件材料长期3代上级机关草拟并被采用的重要文件最后草稿长期4其他需要执行的文件材料短期（二）本单位制发的1项目部印发的文件，一般业务问题的、在较长时间内要查考利用的长期2事务性有参考价值的短期（三）本项目部的请示与上级机关的批复、下属分部的请示与项目部的批复长期三计划、规划文件（一）上级机关编制下达的项目计划、年度计划、控制数字长期（二）本项目部编制的年度及季度计划长期四总结、报告、调查研究等文件材料（一）本项目部的1年度以上工作总结，调研工作中形成的典型、系统的重要文件材料永久2主要职能活动年度以上的总结、专题总结，各种普查工作、质量体系认证中形成的综合成果、专题成果、方案、总结、报告、质量手册长期3一般性的报告、调研材料、程序文件、质量记录短期（二）下级分部报送的工作总结、一般性的报告和调研材料短期五统计报表（一）本项目部编制和汇总的1年度以上的以及一次性重要调查统计报表和统计材料永久2半年以下的长期3本单位季度以下的短期（二）下级分部报送的短期六组织机构、人员编制文件材料（一）本单位组织机构成立、撤消、合并、更改名称、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料永久（二）下属分部报批的组织机构成立、合并、更改名称和人员编制文件材料长期七本单位员工的录用、任免、晋级、调转、奖惩等文件材料（一）录用、任免、定职、定级、调资、职称评聘、调转、抚恤、死亡等文件材料长期（二）员工（干部、工人）名册永久（三）组织关系介绍性存根短期（四）重大发明创造、有重大功绩的奖励文件材料1省、部级及以上的永久2地、市级及以下的长期3本项目部管理、批准的短期（五）对有关人员的处分材料1影响大、问题严重的永久2一般的长期八各种事故形成的文件材料（一）有重大经济损失和政治影响的重大、大事故永久（二）重大事故、恶性事故长期项目办公室工作手册(试行版)全文共34页，当前为第34页。（三）项目办公室工作手册(试行版)全文共34页，当前为第34页。大事故短期九项目部与国内外有关单位、专家、技术人员来往文书、鉴订的合同、协定、协议书等文件材料（一）有历史意义和长远利用价值的永久（二）重要的长期（三）一般的短期十本单位有关房地财产、物资设备、档案等交接凭证长期十一党和国家领导人、省部级领导人在视察、检查本单位工作中形成的题词、题字、讲话等重要的文字和声像材料永久（四）总结、报告、调研报告等1．计划编制及总结项目办公室应根据项目工程的进展，制定项目办公室每一阶段工作计划，特别是开工初期、关键期和收尾期以及年度和季度计划安排，协助工程管理部门制定项目的进度计划，努力实现工作计划和控制的标准化。项目办公室作为一个信息流转和经验数据存档的中心，存在着大量的项目管理的信息，应及时对项目管理中产生的知识和经验进行总结，做好主要职能的总结、专题总结。要对现存的办公室工作的制度、模板和管理方法进行更新和改进，适应项目的发展。2.调研报告、党政专题材料办公室应协助项目党组织做好党务、宣传、企业文化建设等方面的工作。做好各类调研工作的总结、报告，形成典型、系统的文件材料，独立或与相关部门配合进行各类专题材料的撰写。3．大事记编辑制度项目办公室工作手册(试行版)全文共35页，当前为第35页。第一条为进一步做好项目管理方面大事、要事的记载工作，特制定本制度。项目办公室工作手册(试行版)全文共35页，当前为第35页。第二条“大事记”记载内容：凡是对今后有考证价值的重要工作，工程里程碑进度，突发的一些重大事件，均在记载范围之列：1.项目部重要会议、重要活动以及参加国家、地方或行业的重要会议。2.本工程的里程碑进度。3.项目部印发的重要决定、规章制度等。4.项目部主要领导调动、任免、奖惩等情况。5.项目部机构的重大变化。6．项目部取得的重大成绩和科技成果。7．上级单位及有关单位领导来项目部检查指导工作及其它重要活动。8．项目部发生的重大事故、灾情及处理情况。9．需要记载的有价值的其它大事、要事。第三条编写要求1.应按时间顺序记载，并标明序号。2.一般应一事一记。对大事、要事的时间、地点、人物、因果等力求记清楚，必要的数据也要记录。3.“大事记”记载要完整、真实、准确、及时，文字要简洁，做到大事、要事不漏记。第四条工作要求：1.项目部各部门要设专人记载“大事记”，每月进行整理打印，并报送项目办公室。2.办公室负责项目部“大事记”的记载整理工作。项目办公室工作手册(试行版)全文共36页，当前为第36页。3.年度“大事记”经过整理后，送上级单位归档。项目办公室工作手册(试行版)全文共36页，当前为第36页。会议管理第一节项目部主要会议类型一、项目部党政联席会议项目部党政联席会议主要讨论研究决定项目部重大事项决策、干部及管理人员任免调配、重要工作安排、大额度资金使用等。具体研究：施工生产计划、项目施工方案的制定和调整;项目相关预算的制定和调整，决算的审定；项目部(指挥部、经理部)机构调整、管理干部的使用、任免、调离、一般人员的招聘与使用；劳务队伍的选择、使用、年审、考核、评价；劳务分包工程的数量、单价、总价的确定；劳务队伍的验工计价和末次清算；机械设备、大宗材料、周转料、重要仪器和办公生活用品等的供应商的选择，采购、租赁及大宗废旧物资的处理方案；项目规章制度、改革措施的制定、修改和废除；项目作出的奖惩事项，评先和评优；工资奖金等涉及员工切身利益的政策制定和调整；党风廉政建设中的重大问题，重大案件涉及党纪政纪的处理；项目出现的责任事故、突发事件的处理；项目领导班子的自身建设、领导班子成员的工作分工；项目参加公司党代会、职代会代表候选人的推荐；工程款、材料款、机具租赁费等对外费用的结算和支付；内部有关资金的调配和划拨；项目办公费、招待费、电话费及购买礼品、纪念品等制度的制定。二、项目部党支部（总支）会议项目办公室工作手册(试行版)全文共37页，当前为第37页。项目党支部委员会一般在项目开工前、重要节点完成前和急、难、险、重任务出现前，以及安全、质量、文明施工等出现重大问题后即时召开。会议主要研究：讨论制定项目施工进度、安全、质量、文明施工、成本管理、民工队伍管理等办法措施；讨论研究研究项目党建标准化、项目文化标准化以及党风廉政建设等方面的问题；研究培养、发展新党员问题，讨论研究、协调工会、共青团组织方面的问题；讨论研究关心员工的思想政治教育和业余文化生活等方面的问题。具体内容参见《中铁建工集团项目党建标准化工作手册》。项目办公室工作手册(试行版)全文共37页，当前为第37页。三、阶段性工作会议项目经理主持召开，全体管理人员参加，讨论项目部重大事项，总结上一阶段工作，布置下一阶段工作并进行工作动员。四、联合检查专题会议由项目经理带队，检查现场、职工食堂、民工生活区，参加人员为各部室及各队伍的负责人，检查完后召开专题会议，总结现场在安全、文明施工方面存在的问题，提出整改措施，落实责任人，并限期整改。五、每日（周）工程调度（生产）例会每日及每周固定时间由项目部生产副经理主持生产例会，参加人员为施工、技术、安全、质量、调度、机械、各个队伍负责人，主要解决施工现场发生的安全、质量、进度等问题。六、重要大型会议项目办公室工作手册(试行版)全文共38页，当前为第38页。在项目召开的集团公司或分子公司大型会议，参照《集团总部大型会议组织暂行规定》，项目部办公室负责或参与会议的组织筹备工作。制定会议组织方案，落实会议名称，时间，地点，会议主旨和目标，会议议程，主持人，出席人员（名单），会议预算，食宿计划和现场布置，针对可能存在的问题制定解决方案。认真做好会议接待、会务和总结工作，确保会议的顺利召开。项目办公室工作手册(试行版)全文共38页，当前为第38页。项目会议的会务组织一、会议筹备1．会议的召开。除了正常的工作例会以外，由项目部主要领导参加的会议都应该由申请人（部门）向办公室提出，由办公室请示项目主要领导后决定是否召开和何时召开。紧急会议按照时间要求，随时上报随时召开。2．会议方案的制定。主要内容包括:会议名称、时间、地点、议题、出席人员、列席人员、邀请单位、日程安排、参观活动、表彰、材料准备、宣传报道、经费及其他有关事项等，并按程序报项目有关领导审批。3．会议筹备组的确定。重要会议（上级单位在项目部召开的会议）经项目部领导批准可成立会议筹备组，开展会议组织工作。拟定会务小组人员名单、分工计划和会议期间领导讲话、座谈、参观、表彰等重大活动的组织方案。4．《会议通知》的下发。具体内容包括:会议名称、时间、地点、内容、参加人员、典型经验或发言材料的要求、有关部门及名额分配等。经项目部领导审核后下发。5．会议材料的筹备。以项目部名义召开的综合会议的所有上述会议材料由办公室牵头组织，会议材料筹备包括起草并跟踪做好会议领导讲话材料、主持词及其他材料的准备工作。项目办公室工作手册(试行版)全文共39页，当前为第39页。6．重要会议要提出每次全体会议席次图、主席台席次图;如有全体合影，需提出第一排席次图和全体人员席次图;如有正式宴请，需准备餐桌座签，拟定分桌人员名单;根据需要，确定是否安排清真席。项目办公室工作手册(试行版)全文共39页，当前为第39页。7．重要和大型综合会议要编印《会议手册》。《会议手册》的主要内容包括:（1）会议日程安排，包括会议代表自报到之日起到会议闭幕止每日上午、下午及晚上的具体安排。（2）住房安排，包括会议代表单位、姓名、职务、住房号及电话，是女性代表、少数民族代表的需注明。（3）会议分组名单，包括会议代表总人数，各小组人数，各小组组成单位及部门名称，小组成员名单，小组召集人、联络员、会场。（4）会议筹备组的组成，包括各会务小组成员名单、住房号及电话。（5）会议注意事项、作息时间表等。8．会议纪念品。项目内部的一般会议原则上一律不发纪念品。上级单位在项目召开的综合性大型会议可以安排会议纪念品。纪念品由办公室提出方案后报请项目主要领导审定。二、会务工作(一)会前工作1．重要会议由项目部主管领导会前召集会务工作协调会，会务筹备成员和有关人员参加，通报各自情况，协商解决有关问题，提出工作安排意见。项目办公室工作手册(试行版)全文共40页，当前为第40页。2．安排、布置会场。摆放桌签、饮用水、鲜花和绿色植物，悬挂会标、测试音响设备，查看领导休息室准备情况。项目办公室工作手册(试行版)全文共40页，当前为第40页。(二)报到工作l．会议报到。重要会议要做好签到记录;向每位与会人员发送《会议手册》、会场席次图及有关会议文件和会议材料;发放代表证、工作证等证件;发放餐票;安排会议代表领取房间钥匙和进住房间;随时统计报到人数以备领导查询;答复会议代表咨询。2．报到结束后，汇总有关情况报告会务筹备组组长，要特别注意代表变更情况和因故不能及时报到代表的情况。3．如果会议安排接送站，要根据情况安排专人和车辆到机场和火车站接送代表。(三)会议期间工作1．与出席会议的领导随行人员保持联系，及时迎送领导。2．每次全体会议之前，都要认真检查会场情况，包括会标、主席台、代表座签和音响等，妥善安排领导随员、工作人员及记者席位。3．安排好会议期间的代表就餐。(四)会后工作l．会务组在会议结束后负责收齐与会议有关的各种文件材料，各种录音、摄影、录像等全套资料，登记存档。2．会议结束两天内，会务组必须撰写会议通讯、信息并经项目部主管领导审阅后上报和外对报送第三节会议的相关表格一、会议签到表项目办公室工作手册(试行版)全文共41页，当前为第41页。二、会议记录项目办公室工作手册(试行版)全文共41页，当前为第41页。3.1签到表会议（培训）签到表会议议题会议时间会议地点主持人记录人应到人数实到人数缺席序号姓名部门序号姓名部门3.2会议记录项目办公室工作手册(试行版)全文共42页，当前为第42页。中铁建工集团XX项目部项目办公室工作手册(试行版)全文共42页，当前为第42页。会议第次会议记录日期：年月日时开始结束地点：主持人：记录人：会议主要内容出席（共人）列席（共人）缺席（共人）附件1、原始记录页2、整理记录页3、会议文件件项目办公室工作手册(试行版)全文共43页，当前为第43页。注：记录用纸以A4纸横写第页共页项目办公室工作手册(试行版)全文共43页，当前为第43页。五、办事（一）接待1.流程接到接待通知接到接待通知向有关领导汇报向有关领导汇报根据来宾级别、来访目的制订接待方案根据来宾级别、来访目的制订接待方案交项目领导审核交项目领导审核批准后通知有关部门做好相关准备批准后通知有关部门做好相关准备安排来宾食、住、行、会安排来宾食、住、行、会安排返程票务、送站事宜安排返程票务、送站事宜追踪服务、信息报送、接待总结，如需要报集团办公室追踪服务、信息报送、接待总结，如需要报集团办公室2.办法项目部接待管理办法第一条接待工作原则1、接待工作要坚持热情、周到、适度的原则。2、办公室为接待工作的归口管理部门，负责对内、对外的接待工作。对内接待包括公司上级领导、兄弟单位领导参观、视察，公司各机关各处室负责人及以上领导检查、指导工作；对外接待包括接待甲方、监理方、设计院、咨询单位、当地政府、媒体或合作单位的领导、工作人员到项目部参观、工作；其他单位参观考察人员。第二条接待工作要求1、对联系来访的信件、来电等事宜应做好详细记录，及时向有关领导汇报，根据来宾目的和要求，制定接待方案（附件3.1），责任落实到人，呈分管领导审批后尽快实施。项目办公室工作手册(试行版)全文共44页，当前为第44页。2、接待方案一般应包括如下内容：项目办公室工作手册(试行版)全文共44页，当前为第44页。（1）来宾基本信息，具体包括：来宾姓名、单位、职务、性别、人数、联系方式、来访事宜等。（2）来访安排，具体包括：来访目的、接待时间、接待地点、陪同领导、参与人员、相关材料等。（3）服务安排，具体包括：接送站安排、住宿时间和地点、用餐时间和地点、陪餐人员、照相、摄像、用车、着装及礼品安排等。3、视来宾的级别与来访目的，除向来宾提供“接待方案”（附件3.2）外，附加简要的工程概况、工程进度及项目宣传手册。4、对于重要上级领导（包括业主、地方政府、股份公司及集团公司等）来项目检查指导工作，除了安排好常规的接待安排外，必须根据不同的对象准备好相应的汇报材料。5、要树立宾客至上，为来宾服务的思想。接待人员着装应整洁大方，服务要主动、热情、礼貌、遵守纪律，使客人感到热情、周到；回答问题认真负责，介绍情况实事求是，注意保守企业秘密；应尊重客人的民族习惯和宗教信仰，按照一般的接待礼仪和当地风俗习惯安排接待。6、提高接待工作效率，主动协助来宾办理各项事务，提前迎接客人、安排好起居生活、商议活动日程、安排领导同客人见面、组织好客人活动、安排宴请，根据需要准备纪念品。安排好来宾返程事宜、协助客人结算、征求客人对接待工作的意见。提醒客人带好自己的物品、送客人到车站(机场)、通知来宾单位客人返程日期和车船、飞机班次。第三条接待标准。1、项目部根据接待对象的情况划分合适的标准。项目办公室工作手册(试行版)全文共45页，当前为第45页。2、凡业主、甲方及上级领导到项目部视察，由项目部主要领导陪同。项目办公室工作手册(试行版)全文共45页，当前为第45页。3、外地参观学习团体，由项目部有关领导出面看望。4、一般性业务联系，陪客与来宾职务大体相等即可。5、严格控制陪餐人员人数。6、对外招待坚持“小额、必须、和谐”的就餐原则。3.附件3.1供领导审批接待方案3.2外部来宾接待方案3.3接待礼仪安排知识3.1供领导审批接待方案XXXX项目部接待方案来访人基本情况介绍：姓名单位职务性别民族来访目的：（如有正式函件请附后）到达方式及时间：是否需要书面汇报：接待方案：项目责任人标准时间地点陪同领导汇报材料准备纪念品购买来宾证、安全帽发放住宿安排用餐安排车辆安排行程图会议室准备主管领导意见：项目办公室工作手册(试行版)全文共46页，当前为第46页。

3.2外部来宾接待方案项目办公室工作手册(试行版)全文共46页，当前为第46页。XXX项目部接待安排欢迎词：来宾日程安排：时间活动内容地点联系人联络电话：陪同领导介绍:姓名职务3.3接待礼仪安排知识二、乘车座次安排1.轿车司机

秘书2号首长

1号首长2.面包车（中巴）司机首长秘书三、会议座位安排1.主席台座次安排（1）主席台人数为奇数时：7

5

3

1

2

4

6主席台下项目办公室工作手册(试行版)全文共47页，当前为第47页。（2）主席台人数为偶数时：项目办公室工作手册(试行版)全文共47页，当前为第47页。6

4

2

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5主席台下2.会议座位安排（1）长条桌注：A为上级领导或外宾席，B为主方席当A为外宾时，A3与B3分别为客方与主方译员（2）沙发室a.与外宾会谈注：A为主方，B为客方b.与上级领导座谈注：A为上级领导，B为主方领导3.签字仪式座位安排4.谈判会谈座位安排五、合影图注：人员排序与主席台安排相同（二）公务用车管理1．流程公务用车流程图用车部门填写派用车部门填写派车单办公室主任根据车辆情况统一派车，并在派车单上签字。司机见单出车司机将派车单填写完整，交办公室。2．办法车辆使用管理办法第一条 总则1. 为加强车辆和驾驶员的管理，保证车辆管理工作进一步规范化、制度化，有效发挥车辆的使用效率，为项目部生产经营各项工作提供车辆保障，特制定本办法。项目办公室工作手册(试行版)全文共48页，当前为第48页。2. 项目部公务车辆的使用、调派、维修保养，与车辆有关的各种费用汇总登记以及其他相关事务性的管理工作，由办公室负责。项目办公室工作手册(试行版)全文共48页，当前为第48页。第二条 车辆管理1. 项目部公务车辆由办公室负责统一管理并按车牌号码造册登记建立管理台帐。2.公务用车各种车辆的附带资料，除行车执照、保险卡由专职司机携带外，其余由办公室专人保管并统一安排办理年审、保险等有关手续。3.如果车辆办理移交应及时办理车辆转籍手续，并将该车各种资料随车移交。第三条 车辆使用1. 项目部公务车辆由办公室统一协调、调度、分配使用。按照来宾用车、领导用车、银行取送款、各部门（单位）用车的顺序，由车辆调度人员派车。2. 项目部公务车辆调派应根据以下情况具体实施：（1）各部门应提前一天向办公室提出用车申请，以便合理安排使用。（2）办公室日常必须保留一辆备用车，以备应急使用。（3）需项目部派车，应填写《派车单》（后附），经本部室负责人核准后，交办公室。办公室根据事务的重要性顺序、路途远近，统筹安排，向司机派发《派车单》。（5）不按规定程序办理申请，办公室有权不予派车。如公务用车安排不开或无法满足需求确需自驾车时，产生的费用经项目领导核准后，可以予以报销。项目办公室工作手册(试行版)全文共49页，当前为第49页。（6）各部室员工因公事到外地出差时，项目部原则上不予派车，应尽量乘坐公共交通工具。如确需自驾，经项目领导核准后，自驾费用可以予以报销。由项目部组织到外地的公事，办公室负责派车。项目办公室工作手册(试行版)全文共49页，当前为第49页。3. 公务车由专职司机驾驶，不得借予他人使用。司机见单出车，出车完毕将派车单上交办公室。出车途中，司机发现出车时间、地点与派车单明显不符时，司机有权要求用车人向办公室说明实际情况。4. 各部室用车须遵守如下原则与规定：（1） 车辆为项目部执行公务专用车辆，不得用于私人事务。（2） 车辆不得运载任何与业务无关的人员或物品。（3） 车辆行车途中应特别注意安全行驶，乘坐人员不得干扰司机正常驾驶。第四条 公务车辆的保养1. 项目部公务车辆的维修、保养，需填写《车辆维修、保养申请单》（后附），办公室负责人签认后，送修。办公室负责建立各车维修、保养费用台帐。2. 项目部公务车辆维修、保养应到项目部统一指定的修护厂进行维修、保养，否则不予报销修理费用。自行修复的，可报销购买材料零件费用。3. 当车辆在行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理，经修理厂评估修理费超过500元时，应及时报办公室负责人，经同意后进行修复。4. 因司机使用不当或疏于保养，导致车辆损坏或机件故障，修护费由司机承担。第五条 违章与事故处理1. 违反交通规则或发生事故，有下列情形之一的，由司机负担全部责任。项目办公室工作手册(试行版)全文共50页，当前为第50页。（1） 无照驾驶。项目办公室工作手册(试行版)全文共50页，当前为第50页。（2） 未经许可将车借予他人使用。2. 司机因违反交通法规，被执法部门处罚的各种罚款，一律由本人自行负担，项目部不予报销。3. 各种车辆如在公务途中因不可抗力发生事故，应先急救伤患人员，向附近交管机关报案，并及时向项目部办公室报告情况，如属小事故，司机可自行处理后向办公室报告。4. 意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与项目部共同负担。5. 项目部员工自驾车发生事故处理办法亦参照以上规定。第六条 费用管理1. 公务车实行油卡加油并建立油耗台账。2. 公务车的维修、保养等日常报销以凭证为准，经办公室审核，报领导审批后，实报实销。3. 各部室人员因公自驾办理公事，产生的费用（油费、过路过桥费、停车费），在填写《公务自驾车登记表》，经项目领导审批后，可进入车辆费用正常报销手续，月末办理。第七条考核与惩罚1．办公室负责对专职司机的管理和考核，对驾车人驾驶、维修和保养车辆的各种行为进行监督。2．对正确驾驶、爱惜车辆、维持车内清洁和违规使用车辆、损害车辆的行为分别给予奖惩。3.附件3.1公务用车派车单项目办公室工作手册(试行版)全文共51页，当前为第51页。3.2车辆维修、保养申请单项目办公室工作手册(试行版)全文共51页，当前为第51页。3.3公务自驾车登记表3.1公务用车派车单派车单年月日用车申请（使用部门填）派车（综合办公室填）事由车号车型司机乘车人数用车时间办公室签字拟往地点自往自往行驶纪录(司机填)行驶里数路码指数经办人签字至部门主管审核司机签字3.2车辆维修、保养申请单车辆维修、保养申请单申请时间申请人车牌号码维修、保养内容预计费用维修、保养时间综合办公室负责人项目主管领导项目办公室工作手册(试行版)全文共52页，当前为第52页。3.3公务自驾车登记表项目办公室工作手册(试行版)全文共52页，当前为第52页。公务自驾车登记表填表日期：年月日姓名所属部门自驾事由自驾日期自年月日至年月日主管领导审核办公室主任审核项目经理审批（三）人事管理项目办公室通常需要承担起项目大部分的人事管理的职责。应该严格遵照集团公司和分、子公司人力资源相关政策进行管理，做好与上级人力资源管理部门和相关部门的沟通、配合，对项目人事进行有效、动态的管理。1.组织机构及岗位（1）根据项目情况编制各部室及各岗位职责，要求条目清晰，权责明确；（2）各部室及各岗位职责编制完毕后及时在项目公布，并报上级人力资源部门备案；（3）根据客观情况，进行及时调整并公布。2．考勤管理2.1日常考勤项目办公室工作手册(试行版)全文共53页，当前为第53页。（1）项目部实行不定时工作制、以月为周期的综合工时制及轮班工时制度。项目部领导班子成员实行不定时工作制，项目部其它施工管理人员实行综合工时制，门卫、巡守人员实行轮班工时制。各单位可依据工作情况，按施工要求，阶段性地调整工时制度，安排工作时间，并公告本单位员工；各单位因工程阶段性抢工需要，实行倒班或集体延长工作时间的，应做好工作时间部署和考勤内容调整。项目办公室工作手册(试行版)全文共53页，当前为第53页。（2）为加强项目员工考勤管理，杜绝员工迟到、早退现象的发生，应制定日常考勤管理制度。每月底由办公室根据实际出勤情况，由办公室考勤负责人统计制表报送财务。严格执行请、销假制度，员工请假要严格履行请假手续，假期结束要及时到项目办公室办理销假手续，凡未经请假、请假未准或假满未经续假而擅自不到岗者以旷工处理。2.2假期（1）项目部人员请假一天者，须经部门领导批准，若超过一天必须经项目经理批准后方能离开工地。请假期间按相应假期规定办理。（2）员工依法享受国家规定的法定假日，但由于工作需要，项目部可临时安排员工于法定假日、公休日照常上班。（3）员工探亲假、年假等各种假期参照公司相关政策执行。2.3出差项目部要根据需要安排员工出差，受派遣的员工，无特殊理由应服从安排。（1）员工出差在外，应注意人身及财物安全，遵纪守法，按项目部规定的标准和使用交通工具，合理降低出差费用。（2）项目部对出差的员工按规定标准给报销费用和交通费用。项目办公室工作手册(试行版)全文共54页，当前为第54页。（3）出差人员返回后，应及时向主管述职。项目办公室工作手册(试行版)全文共54页，当前为第54页。3．薪酬管理办公室