电子文件管理教程课件

电子文件的概念

电子文件的要素

电子文件的种类

电子文件的生命周期

电子文件的特点

电子文件的法律证据效力电子文件概述一、电子文件的概念电子文件（

electronicrecords

）是国家机关、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录电子文件的两个基本特征：电子文件是文件的一种类型，文件是电子文件的概念基础。电子文件是由电子计算机、数码相机、数字传感器等数字设备生成处理和存储的，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”（digitalrecords）第一节电子文件的概念和作用一、电子文件的概念认识和判断电子文件应注意以下三个要点：电子文件是电子化业务及活动的产物电子文件是内容稳定的信息凭证电子文件的信息表现方式是多样化的第一节电子文件的概念和作用一、电子文件的概念在我国文件、档案管理领域，对于文件有两种理解：一种是狭义的理解，也称为“小文件观”，即“文件”特指处于业务活动过程中的记录，归档之后的文件则被称为“档案”另一种是广义的理解，也称为“大文件观”，涵盖文件从生成到最终永久保存或销毁的全过程，其中具有保存价值的文件被称为“档案”，在这种观点中，文件包含档案第一节电子文件的概念和作用二、电子文件的作用关于文件的作用和效力，国家标准《信息与文献文件管理第１部分：通则中归纳了13个方面：以有序、高效、负责的方式开展业务活动；以一致和公平的方式提供服务；支持并记录政策的形成和管理决策的过程；保证宏观管理和微观管理的一致性、连贯性和效率；方便业务活动在整个机构内的有效开展；在受灾的情况下，提供持续运作的可能；满足有关档案、审计和监督方面的法律法规的要求；第一节电子文件的概念和作用二、电子文件的作用为法律诉讼提供保护和支持，包括对与机构活动证据存在与否相伴随的风险管理提供保护和支持；保护机构的利益，保护员工、客户和当前及未来相关利益方的权利；支持并记录当前与未来的研究活动、进展情况、取得的成绩以及历史研究活动；提供事务活动、个人活动和文化活动的证据；建立事务标识、个人标识和文化标识；建立机构记忆、个人记忆或集体记忆第一节电子文件的概念和作用二、电子文件的作用在数字环境中，电子文件的作用会有所强化并以新的方式实现，主要表现在几下几方面：广泛应用于信息传递和社会交往广泛应用于信息传递和社会交往维护社会组织和个人的合法权益延续历史，传承文明第一节电子文件的概念和作用案例“911事件”引发数据灾备关注2001年9月11日，美国纽约世界贸易中心双塔楼在“911”事件中倒塌，位于这座大楼中的许多公司，因为其所有业务数据被毁，无法继续业务活动，只得申请破产。世界著名的摩根斯坦利银行的总部及其数据也毁于这次事件中，但是该银行采用了数据备份系统，在数英里外的新泽西州的蒂内克保留着备份数据，在重新安装好硬件系统后，第三天就恢复了营业。这个事件引发了全世界对于系统和数据灾备的关注。第一节电子文件的概念和作用案例东德大量电子文件无法读取民主德国产生的包括行政文件、农业文件、劳工统计资料、监狱登记册、人事案卷在内的成千上万份电子文件，在德国统一之后，由于介质老化、软件不详等诸多原因不能读取，经全力抢救也无法挽回，造成了民主德国历史的一段空白。第一节电子文件的概念和作用文件三要素:内容（content）、背景（

context

）和结构（structure）内容指文件中所包含的表达作者意图的信息内容指文件中所包含的表达作者意图的信息结构是指电子文件的内容组织和存储方式，包括物理结构和逻辑结构第二节电子文件的要素一、按电子文件的信息存在形式划分文本文件（text）数据文件（data）图形文件（graphic）图像文件（image）影像文件（video）声音文件（audio）程序文件（program）多媒体文件（multimedia）超文本文件（htpertext）第三节电子文件的种类二、按电子文件的生成方式划分按生成方式，电子文件可以分为原生电子文件和数字化电子文件原生电子文件:在计算机系统中直接生成的数字信息文件，如在办公自动化（OA）系统中起草、发布、流转的发文、电子邮件、计算机辅助设计文件等数字化电子文件:将模拟信息的源文件（

如纸质文件、模拟录音文件、缩微胶片等）经由数字设备转换而成的数字信息文件第三节电子文件的种类案例我国档案数字化进展截至2014年，全国3319个国家综合档案馆以卷为保管单位的2.7亿卷档案已数字化4500多万卷，数字化率为17％

，以件为保管单位的2.5亿件档案已数字化5000万件，数字化率为20％

。截至2014年，青岛市档案馆已经将馆藏3100万页档案全文、95万张照片23万分钟的音视频档案以及1500万条目录信息转换成数字图像，形成了丰富的数字档案信息资源，其中开放档案提供在线利用。第三节电子文件的种类三、按电子文件的生成系统划分按生成系统，电子文件常见种类有电子公文、数据库文件、电子邮件、网页文件、计算机辅助设计文件、地理信息系统文件等第三节电子文件的种类案例英国政府网站档案馆英国国家档案馆于2003年9月建立了英国政府网站档案馆（UKCovernmentWebArchives,UKGWA），归档所有的英国中央政府网站，包括中央政府各部门网站、政府机构和非政府部门的公共机构网站、公共咨询和皇家委员会网站、重要的国家医疗服务体系网站，以及区域发展机构网站。该档案馆保存了从1996年至2014年大约3000个网站的大约25亿网页，数据达90TB。该档案馆具有完善的浏览和检索功能，还设置了跳转功能，如果用户查找的网站已不存在，而在政府网站档案馆中获得保存，那么用户就会自动被引入该档案馆。第三节电子文件的种类案例我国政务微博快速发展截至2014年11月底，我国政务微博认证账号（

含新浪微博、腾讯微博两大平台）达到27.7万个，累计覆盖43.9亿人次，中央国家机关政务微博认证账号达到219个，累计覆盖2.7亿人次，省级及以下各级单位政务微博认证账号超过19.4个，累计覆盖20.8亿人次。截至2014年12月，中国政务微博年发布量达到1782.3万余条，同比增长20.1％

，转发评论量达2.3亿条，同比增长17.5％

。在发布量明显增长的同时，评论转发比、原创微博量方面也有明显提升。政务微博呈现集群化发展特点，形成从中央到地方，覆盖不同级别、不同职能部门的政务微博矩阵。随着“互联网＋政务”的推进，政务微博运营已经成为政府日常工作的组成部分，运营水平的高低也成为政府部门行政能力的“标尺”第三节电子文件的种类案例英国在线社交媒体档案库英国国家档案馆在线社交媒体档案库已经保存７０００

多份ＹｏｕＴｕｂｅ视频和超过６５０００份政府部门发布的Ｔｗｉｔｔｅｒ消息，这些归档的社交媒体内容作为官方公共档案被永久保存。该系统可以通过抓取“快照”的形式收集Ｔｗｉｔｔｅｒ消息，包括很多重大事件的信息，如乔治王子出生、王妃钻石庆典、

２０１２年伦敦奥运会和２０１３年温布尔登网球公开赛等。在线社交媒体档案库还保存与社交媒体内容相关的背景信息，包括发布者和发布时间等，以保障其真实性和便于利用第三节电子文件的种类四、按电子文件的功能划分按功能，电子文件可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件主文件是指表达作者意图、行使职能的文件支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件、表格处理软件、图形软件、多媒体软件等主文件和支持性、辅助性、工具性文件是互相作用、相辅相成的第三节电子文件的种类一、文件生命周期理论要点文件生命周期理论的基本内容可以概括为三方面：文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段文件在每一阶段因其特定的效用状态和价值形态而与价值主体、保存场所和管理形式之间存在一种对应关系第四节电子文件的生命周期二、电子文件生命周期理论的发展国际档案理事会电子文件委员会１９９７年颁布的《电子文件管理指南》提出了电子文件生命周期（thelifecycleofelectronicrecord）的概念，把电子文件划分为三个阶段：设计阶段（或概念阶段,conceptstage）:电子文件系统的设计、开发和安装阶段形成阶段（creationstage）:每一份电子文件在电子环境中生成的过程保管阶段（maintenancestage）:对形成后的电子文件进行技术维护和保管的阶段第四节电子文件的生命周期三、文件连续体理论澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德（FrankUpward）在20

世纪90年代提出了“文件连续体理论”（theoryofrecordscontinuum）文件连续体理论构建了一个由四个坐标轴:文件形成者轴、业务活动轴、价值表现轴和文件保管轴，其组成的坐标体系，用以描述文件生成、管理、保存中的各种要素及其相互影响该理论认为，文件管理是“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”，这种过程打破了原来文件生命周期理论中各阶段之间截然分开的界限，取而代之以连续保管模型第四节电子文件的生命周期一、电子文件的技术特点数字信息的非人工识读性计算机软硬件系统的依赖性信息与特定载体之间的易分离性信息的易变性信息存储的高密度性多种信息媒体的可集成性信息组织的多维性物理结构与逻辑结构的分离性信息的可操作性第五节电子文件的特点案例利用庭审记录研究治安规律2012年，美国乔治梅森大学联合英国的两所大学，将伦敦市240年的罪犯庭审记录输入计算机，然后对这些数据加以挖掘和分析，研究各种案件的发展趋势、触发原因和社会背景第五节电子文件的特点案例让每件产品产生记忆通用电气公司“工业互联网计划”的一部分是通过传感器监测生产过程，他们的目标是“让每件产品产生记忆”。产品在出厂前就被植入传感器，记录它的生产过程，在产品到达顾客手中、进入服务状态之后，传感器将每时每刻记录产品的运行情况，一旦出现问题和故障，通用电气公司可以快速整合生产记录、销售记录、产品运行记录等数据进行分析并采取措施第五节电子文件的特点二、电子文件的形成特点电子文件与形成活动的伴生性电子文件之间的有机联系性电子文件种类与状态的多样性第五节电子文件的特点案例国家电网公司不同业务系统电子文件类型国家电网公司通过“三集五大”的信息化体系来支撑业务。其中ERP（涵盖人力资源管理、财务管理、物资管理、设备管理、项目管理）、协同办公、生产管理、营销管理、基建管理、省调运行、科技项目管理、经法、安监、大规划、电子商务、电力市场交易等12个业务系统已经接入了电子文件管理平台，截至2014年末已存储2亿条电子文件数据第五节电子文件的特点我国顺应信息时代证据形式的发展趋势，通过法律法规的制定与更新，为电子文件法律证据地位的确立提供了依据，主要见于《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国刑事诉讼法》

《电子公文传输管理办法》等我国的法律已经原则上承认了电子文件的法律证据效力、特定条件下电子公文具有凭证作用、电子数据明确作为一种新的证据类型第六节电子文件的法律证据效力案例电子邮件的法律证据效力2008年2月底，消费者就微软在某些性能不足以运行所有vista功能的电脑上贴上“VistaCapable”标签一事提起集体诉讼，并要求微软CEO史蒂夫·鲍尔默出庭作证。微软对此提起上诉，坚称鲍尔默与此案决策毫无关系，没有必要出庭作证，而负责此项目的两位经理已离开公司。原告拿出几封微软内部的电子邮件来证明鲍尔默可能对VistaCapable项目有特殊的了解，美国西雅图区联邦法官玛莎·佩奇曼认为该证据有效，裁定鲍尔默必须在1个月内到庭作证，并且作证时间最多可达３小时此外，截至2015年，依据美国X1Discovery网站公布的数据，已有900起法庭案件是由社交网络的信息作为证据解决的第六节电子文件的法律证据效力１．

电子文件的概念是什么？２．

分析“大文件观”视角下电子文件与电子档案的关系。３．

电子文件的作用有哪些？４．

电子文件的要素有哪些？５．

电子文件的种类有哪些？６．

如何理解电子文件生命周期理论？７．

电子文件有哪些技术特点？８．

电子文件的形成特点包括哪些？９．

电子文件是否具有法律证据效力？思考与练习电子文件的管理目标电子文件管理的效用电子文件的管理理念与原则电子文件的管理模式电子文件的管理体制电子文件管理的法规、制度和标准电子文件管理概述一、保证电子文件的真实性真实性的三个要求:文件与其制文目的相符文件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合文件的形成或发送与其既定时间一致在我国，电子文件的真实性包含形成过程和内容两个方面第一节电子文件的管理目标一、保证电子文件的真实性保证电子文件真实性的困难:电子文件信息的易更改性，在电子文件形成、流转和使用过程中，如果不采取控制措施，极易不留痕迹地改动文件信息技术措施的不配套，如未普遍采用数字签名技术、元数据捕获、运行过程追踪审计等电子文件信息的软硬件依赖性，由于软硬件平台的不断升级，为保证电子文件信息的可读性，通常需要对文件适时迁移，以适应新的运行环境，而迁移过程可能造成文件某些信息的变化或丢失，影响电子文件的真实性第一节电子文件的管理目标二、保证电子文件的完整性完整性是实现电子文件证据价值、情报价值和长期可读的重要保障，不完整的电子文件往往不能证实自身的真实性，也不能如实反映机构活动的真实面貌第一节电子文件的管理目标二、保证电子文件的完整性为了确保相关电子文件的齐全完整:要切实维护电子文件的逻辑联系，确保每一份电子文件的内容、结构和背景信息无缺损、未被更改和可关联要掌握电子文件的形成规律和分布状况，对本机构、本地区不同业务系统、不同信息平台、不同媒体的文件进行统一规划、统一管理，详细确定电子文件的归档范围和归档要求，通过系统功能和人工监控将具有有机联系的电子文件收集齐全，完整归档要执行国家档案局发布的档案行业标准，将公务电子邮件纳入电子文件管理范围，关注专用业务系统及新媒体环境中具有文件价值的新型记录信息，探索和改进电子文件的收集策略第一节电子文件的管理目标三、保证电子文件的可用性文件的可用性指的是文件可以被查找、检索、呈现或理解电子文件的可用性表现在三个方面：电子文件是可以查询到的电子文件信息是可以利用的电子文件是可读、可再现的第一节电子文件的管理目标三、保证电子文件的可用性文件的可用性主要面临三个问题：电子文件的非人工识读性。电子文件的信息是一系列二进制比特流，人不能直接识读，只能借助计算机硬件与软件读取电子文件的系统依赖性使得每一份文件只有在相应的系统环境中才能被真实再现，系统不兼容或软硬件的升级换代往往导致文件无法读出电子文件载体的长期保存。电子文件载体的寿命要远短于纸张，更容易老化和损坏此外，病毒感染、信号衰减、加密文件无法正确解密等原因也都可能影响文件的顺利读出第一节电子文件的管理目标四、保证电子文件的安全性电子文件的安全性是指电子文件在产生、传输、使用等过程中载体和信息的安全电子文件的安全性是真实性、完整性、可用性的基础，是对电子文件拥有者和合法使用者利益的保障，任何安全问题都可能使电子文件遭受破坏，使其利益相关者遭受不同程度的损失第一节电子文件的管理目标四、保证电子文件的安全性电子文件安全性的含义大致可归结为文件自身安全和文件使用安全两个方面文件自身安全是指文件的真实性、完整性、可用性未遭侵害，确保以可信的状态存在和再现文件使用安全是指在规定的权限中合规使用电子文件，没有因恶意或无意的违规使用造成文件信息的变化、泄密和被损坏第一节电子文件的管理目标四、保证电子文件的安全性影响电子文件安全的因素非常复杂，包括自然灾害、社会灾害等环境因素，硬件、软件、病毒、系统功能等技术因素，黑客、窃密等人为因素，制度规范、管理设施、管理者素质等管理因素，等等第一节电子文件的管理目标一、管护信息资产案例5家华尔街股票代理公司未保留电子邮件遭罚2002年12月，5家华尔街股票代理公司德意志银行、高盛集团、美国银行公司、摩根斯坦利和花旗集团旗下的所罗门美邦，因未保留与业务有关的电子邮件，而被分别处以165万美元的罚款。2006年5月，摩根斯坦利再次因未按规则保存电子邮件而被美国证交会罚款1500万美元。此前该公司因拒绝交出电子邮件而输了一场民事官司，被陪审团一审判定赔偿14.5亿美元第二节电子文件管理的效用二、提高工作效率案例电子文件管理可提升经济和社会效益加强电子文件管理，是当前我国经济和社会转型发展的内在要求，是建设环境友好、资源节约型社会的一个有效途径、是提升经济和社会效益的一个有力措施。据海关数据统计.2014年全国共有32.9万家企业参与无纸化通关，占全国进出口企业总数的88％

，进出口电子报关单通关时间平均比传统纸质报关单通关时间分别少32.51小时和5.27小时。另据央行数据显示，截至2014年年底，我国信用卡累计发卡量已突破4.36亿张。如果信用卡纸质对账单全部改为电子对账单，仅邮寄费一项一年节省可达数十亿元第二节电子文件管理的效用二、提高工作效率案例电子文件管理可提高行政效率，方便社会利用2014年，国家卫生和计划生育委员会建立了国家新农合电子文件交换平台，形成了国家、省、医院之间的电子文件交换传输通道，方便了农民跨省就医报销，经办机构可通过新农合电子文件管理信息系统进行报销单据核对，大大缩短了报销周期，使农民短期内就能拿到新农合补偿款，减轻了农民经济压力。同时，该试点工程中还设立了人工费用核查操作，提高了新农合补偿审核业务经办效率，降低了行政成本第二节电子文件管理的效用三、方便利用共享案例电子文件助力搭建土地管理改革创新大平台2011年，国土资源部开发全国宗地电子文件管理系统，实现宗地统一代码电子文件数据的实时在线获取，利用国土资源业务网，建立数据汇交系统，实现全国和省、市、县电子文件信息的联动传输，并保持数据的统一性。宗地电子文件既关联宗地的权属、空间等土地管理信息，又关联房屋、基础建设等经济社会信息，实时同步各类土地的用地性质、使用状况、权属关系、变动情况等信息，为实施以土地为核心的不动产统一登记工作打下坚实基础，为国土资源管理提供实时数据支撑，为人口普查、水利普查、城乡规划等提供科学决策依据，为社会公众提供准确、快捷的权属登记和信息查询服务，全面提升国土资源综合监管能力和信息社会化共享服务水平第二节电子文件管理的效用三、方便利用共享案例民生档案就地查询，全市通办上海档案部门拓展民生档案远程服务内容，使知青上山下乡、知青返城、知青子女回沪、婚姻登记、计划生育等五类档案实现“就地查询、跨馆出证、馆社联动、全市通办”。目前覆盖全市208个社区事务受理中心的上海民生档案工作远程服务系统，惠及全市2300多万市民。市民可以凭本人有效身份证件，在就近的档案馆或街镇社区事务受理服务中心查到本人档案信息，并当场获得档案部门出具的档案证明，在获得证明的同时，一次性把要办的事办完。据统计，自“全市通办”开通以来，受惠群众已超过3万多人次第二节电子文件管理的效用三、方便利用共享案例南京电子病历文件管理系统实现区域病历共享南京市卫生局开发了电子病历文件管理系统，集中采集南京市各医院病案首页、出院小结、检验检查报告、中西药处方表、费用明细表等电子病历文件，采集的版式文件可按照流程在试点医院实现共享和调阅。同时，该系统开发了第三方调阅接口，实现与南京卫生12320网站、南京微信微门户、我的南京APP等互联网应用的对接，进行过实名认证的用户可通过应用查询医检结果第二节电子文件管理的效用四、保存数字记忆电子文件的长期保存具有多重功用和价值，择其要点：一是提供既往信息作为现实业务和决策的参照借鉴二是作为历史资料守护真相，连接古今三是作为文化资源多元开发第二节电子文件管理的效用一、电子文件管理理念法规遵从理念业务驱动理念资产管理理念风险管理理念全程管理理念全程管理理念集成管理理念动态管理理念第三节电子文件的管理理念与原则一、电子文件管理理念案例文件与相关业务的融合管理秦山核电公司将文件管理流程嵌入设备管理流程之中，充分满足设备管理的需要。设备文件的生成、流转、发布和利用分别对应着设备管理当中不同的工作环节，参与或承担某项设备管理职能，而设备文件的生成、流转、发布和利用都要经过文档管理部门的审核，保证其规范性及处于受控状态，从而大大提高了设备管理的质量和效率第三节电子文件的管理理念与原则一、电子文件管理理念案例家电网以电子文件管理提高企业经济效益2013年5月，国家电网公司全面启动电子文件管理工作，经过两年多的努力，建成了覆盖所有单位、贯穿主要业务、联通各层级的电子文件管理系统。通过将电子文件管理与生产经营工作深度融合，有效降低了企业经营成本，提高了企业经济效益。以财务部门为例，通过开展财务凭据线上流转，预计每年可为企业减少纸张打印费、运输传递费1400余万元，财务核算流转效率可提高３０％

，减少人员使用750人／

年。再以信息化部门为例，该部门利用电子文件管理系统实现了废弃业务信息设备的腾退再利用，共腾退243套废弃业务系统、630台服务器，节约运维费300余万元、设备费200余万元，极大缓解了系统运维压力，实现了资源的科学调配和高效利用第三节电子文件的管理理念与原则二、我国电子文件管理原则统一管理全程管理规范标准便于利用安全保密第三节电子文件的管理理念与原则一、双套制和全电子化双套制：对同一份文件实行纸质版本和电子版本的双套存储管理，这是一种依存于纸质文件的电子文件管理全电子化：文件从生成、运转到归档保存都以电子形式存在，电子文件的业务有效性和法律凭证性已经得到认可，可以独立地行使文件的职能，成为机构中最重要、最核心、最可信的信息资源第四节电子文件的管理模式一、双套制和全电子化独立运行的电子文件管理系统的主要特点有：以电子文件独立行使职能为目标，确保电子文件具有行政（

业务）有效性和法律证据性被纳入管理范围的电子文件须由内容、结构和背景信息构成电子文件管理系统和业务流程紧密结合，支持流畅的、合法的业务处理过程和文件流程，推动机构业务流程的改进和完善，成为机构信息系统的重要组成部分第四节电子文件的管理模式二、集中式与分布式集中式保管模式：对于具有档案价值的电子文件应该交由档案馆保存分布式保管模式：形成机构应该自始至终保管自己的电子文件，而不是将进入档案阶段的电子文件移交档案馆，档案馆对于非现行电子文件的保管进行指导和帮助，并具有一定的控制权两种模式的共同点：档案馆应该在总体上控制对国家具有保存价值的电子文件资源第四节电子文件的管理模式一、宏观管理体制改革加强统筹协调拓展管理职能覆盖全程管理第五节电子文件的管理体制二、电子文件不同阶段的管理分工与组织三个阶段：文件形成阶段，文件形成单位管理阶段，文件长期保存阶段第五节电子文件的管理体制三、电子文件中心电子文件中心项目大致有以下几种类型:现行文件查询服务型备份型中转站型，即中间性、过渡性管理机构永久保管型系统服务型第五节电子文件的管理体制三、电子文件中心案例·安徽省电子文件中心安徽省电子文件中心于2005年10月启动建设，2012年年底建成使用，累计投入经费800万元。建设目标定位于四个方面：一是保存数字档案遗产，对省直单位产生的应当归档的电子文件，实行规范采集、归档，移交管理，永久保存；二是通过建立有效的管理体制机制，探索科学的策略、方法，应用先进实用技术，保障电子文件具备凭证属性；三是实现资源共享，提供一站式服务；四是通过电子文件规范化管理，提高政府效能。电子文件中心建设坚持标准先行，同步起草了三个档案行业标准，完整定义了电子文件信息模型，电子文件元数据和归档文件按照洋葱结构封装成XML单一对象，实现了信息的自包含、自描述、自证明和显示一致性，摆脱了依赖管理系统的风险。系统设计遵从《开放档案信息系统参考模型》，具备电子文件收、管、存、用完整功能。目前已接收15家省直单位电子文件，数据量83GB

第五节电子文件的管理体制四、数字档案馆概念：数字档案馆被总结为实体概念（

或称机构概念）和系统概念两类前者是对传统档案馆概念的一种继承，其核心功能不变，只是数字档案馆集中管理的对象变成了数字形式的档案后者则是对既有档案馆概念的一种颠覆，其属概念从“机构”转变为“信息系统”，其功能从保管利用变为整合不同信息资源提供在线服务第五节电子文件的管理体制四、数字档案馆数字档案馆具备以下特点：数字档案馆的本质特征是具备一个收集、管理、共享利用数字档案信息的系统该系统的管理对象以数字档案为主，也可以包括其他类型信息。数字档案馆的建设主体可以是一个实体档案馆、多个档案馆，可以是非传统档案保存机构第五节电子文件的管理体制四、数字档案馆数字档案馆的类型：按照管理对象和功能定位，数字档案馆包括电子文件长期保存型和历史档案共享服务型按照系统建设方式，数字档案馆包括独立式和集中式两种类型第五节电子文件的管理体制四、数字档案馆数字档案馆的功能：接收（或摄取），负责从生产者处接收提交信息包，生成档案信息包档案存储，负责存储和检索档案信息包。数据管理实体负责填充、维护和存取档案馆藏的描述性信息和管理档案所需的管理性信息利用（或访问、

存取），负责生成分发信息包，为用户提供信息利用服务保存计划（或保存规划），负责监控系统环境，提供长期保存策略的推荐意见，以确保系统存储的信息能够长期被指定用户群利用行政管理，包含系统其他实体日常运行所需的服务和功能第五节电子文件的管理体制四、数字档案馆数字档案馆建设内容：基础设施建设应用系统建设数字档案资源建设人才队伍建设标准规范建设安全保障体系建设第五节电子文件的管理体制一、电子文件管理的法律规范电子文件法律规范是由国家最高权力机关按照一定的立法程序制定并依靠国家强制力保证实施的行为规范，表现形式一般是有关法律文件中的禁止性条文、义务性条文、授权性条文等。由于电子文件及其管理尚处于不成熟期，各国有关电子文件的法律规范除了具有国家立法的权威性、强制性之外，目前还具有分散性、不配套性、间接性、模糊性等特点关于电子文件的法律证据效力、安全问题、隐私权问题、知识产权问题都有法律法规涉及第六节

电子文件管理的法规、制度和标准二、电子文件管理制度综合性电子文件管理制度综合性电子文件管理制度是旨在实现电子文件全程管理，较为全面地涉及各方面管理要求的制度。其范围可以是一个机构、一个地区、一个国家甚至国际性的，其内容既有宏观的原则性要求，也有比较具体的操作性规定专项电子文件管理制度专项电子文件管理制度是依照有关的法律法规和综合性电子文件管理制度的精神，针对电子文件及其管理的某一方面内容而制定的制度。这类制度主要涉及

电子文件的管理程序、方法、技术等，内容一般比较具体、详细，具有可操作性第六节

电子文件管理的法规、制度和标准三、电子文件管理标准国际标准与我国标准（部分）第六节

电子文件管理的法规、制度和标准1．电子文件管理的目标有哪些？2．影响电子文件管理目标实现的主要因素有哪些？3．电子文件管理有哪些方面的效用？4．如何在与纸质文件管理的比较中理解电子文件管理理念和管理原则？5．分别理解法规遵从、业务驱动等电子文件管理理念的内涵和实践应用。6．如何认识和推动文件管理从双套制向全电子化的转变？思考与练习7．你怎样看待关于分布式与集中式保管的争论、演变与走向？8．电子文件管理体制建设与改革的重点是什么？9．电子文件不同阶段的组织分工是怎样的？10．你认为电子文件中心的功能如何定位为宜？11．数字档案馆的功能与建设内容是什么？12．电子文件管理的法规制定现状如何？13．电子文件管理的制度制定现状如何？14．电子文件管理的标准制定现状如何？思考与练习电子文件形成的概念电子文件的创建电子文件的接收电子文件的流转电子文件的更改电子文件的分发电子文件的形成电子文件的传输电子文件形成系统电子文件形成的管理要求电子文件形成的管理职责电子文件形成的管理系统一、电子文件形成的概念理解一般理解：认为形成是一个概括度比较高的词，用以描述电子文件从无到有的过程基于电子文件管理系统的理解：认为只有捕获进入ＥＲＭＳ的符合文件定义的数据才是电子文件，电子文件的形成即电子文件捕获综合理解，即将上面两种观点综合起来，持这种观点的代表性机构是国际文件管理信托基金会第一节电子文件形成概述二、电子文件形成活动创建创建工具：硬件工具和软件工具；创建途径：原生性创建和再生性创建接收：电子文件形成机构从其他机构接收电子文件的活动流转：电子文件由形成机构内部多个部门、多个人员处理生效的过程更改：按照一定的标准、原则、制度和要求，应用特定的方式修改、补充或变更某份电子文件某些内容的过程更改过程：提出更改申请、审核更改申请、执行更改操作和记录更改过程第一节电子文件形成概述二、电子文件形成活动分发分发类型:按照分发发生的时机，可以分为：文件流转之中的分发与文件流转之后的分发；按照文件接收对象的不同，分发可以分为直接分发和间接分发传输传输方式：介质传输和网络传输例：电子公文传输系统第一节电子文件形成概述二、电子文件形成活动关于流转流转过程第一节电子文件形成概述二、电子文件形成活动关于流转流转类型：括以文件为中心的流转和以业务为中心的流转第一节电子文件形成概述三、电子文件形成的技术环境多载体并存的技术环境电子文件形成系统的类型大致分为两类：第一，桌面系统，第二，数据库系统支撑的网络业务系统典型电子文件形成系统的功能——流转功能流转功能包括定义流转过程、支持审批、通知消息、记录流转过程等第一节电子文件形成概述基于实践经验，我们可以将电子文件形成过程中的管理要求总结为如下方面：合规形成按需形成形式规范内容准确背景完整格式得当流程合理控制得当有效识别等第二节电子文件形成的管理要求流程合理流程合理的具体要求：电子文件形成流程合理电子文件形成流程和电子文件归档管理流程、电子文件长期保存流程得到有效整合第二节电子文件形成的管理要求流程合理流程优化的方法自动化：将电子文件管理流程中部分管理活动或其部分工作步骤交由计算机系统执行削减：削减电子文件管理流程中部分管理活动或其部分工作步骤前置：可将电子文件管理流程中部分后续管理活动或其部分工作步骤提前，在文件生命周期前端实现，相应地，让原来负责后续活动的有关人员参与前端过程合并：将电子文件管理流程中部分管理活动或其部分工作步骤合成一项管理活动或一个工作步骤并行：将电子文件形成、管理流程中原先按照先后顺序依次执行的部分管理活动或其部分工作步骤并行执行第二节电子文件形成的管理要求控制得当控制得当是指对电子文件的形成过程采取适当的措施进行监督和控制，主要包括状态控制、权限控制、版本控制等状态控制：电子文件形成过程中需要控制的状态主要有处理状态、生效状态权限控制：电子文件形成机构应该建立人员安全管理机制和授权机制，对电子文件的形成和管理的权限进行恰当的控制版本控制：版本控制方式：本地式、集中式、分布式第二节电子文件形成的管理要求一、电子文件形成的管理职责电子文件形成者的职责确保电子文件合规形成、按需形成、背景完整、控制得当文件、档案人员的职责文件、档案部门主管：对电子文件的形成负有总体管理职责文件控制人员：处理和组织公司各种与项目管理有关的文件，通过监督信息的流动，包括负责监控、整理和跟踪收文，确保适当的文件能够被恰当的人使用文件、档案管理人员：承担具体的文件形成管理工作，包括业务指导、参与业务系统设计、承担培训任务等第三节电子文件形成的管理职责和管理系统一、电子文件形成的管理职责信息技术人员的职责为电子文件形成提供系统支持和技术支撑，负责电子文件及其形成元数据的存储、维护等工作；并和文件、档案管理部门及人员一起，确保其电子文件系统外包服务工作合乎文件管理的要求机构行政主管的职责为电子文件管理提供行政支持，特别是赋予文件、档案管理部门对电子文件形成加以管控、服务和指导的职责，并对整个电子文件形成和管理的合规性和效率负首要责任系统外包服务商的职责第三节电子文件形成的管理职责和管理系统1．如何理解电子文件形成的概念？2．电子文件的形成包括哪些活动？3．举例说明电子文件创建工具和创建途径。4．举例说明电子文件流转的类型。5．电子文件更改的要求有哪些？6．举例说明电子文件分发类型和分发要求。7．以电子公文传输为例，说明电子文件传输的要求。8．举例说明电子文件形成的技术环境9．电子文件形成的管理要求有哪些？思考与练习10．为何合规形成、按需形成是电子文件形成最基本的管理要求？11．如何保证电子文件背景完整？12．电子文件流程合理的含义是什么？如何保证？13．如何开展电子文件的状态控制、权限控制和版本控制？14．如何识别电子文件？15．举例说明如何分配电子文件形成的管理职责？16．如何降低电子文件系统外包服务的风险？17．针对不同的电子形成系统环境，举例说明应采取哪些系统策略以满足文件管理要求？思考与练习电子文件捕获与归档的基本含义电子文件捕获的基本内容、要求与方法电子文件归档的基本内容、要求与方法电子文件的移交与接收的程序和要求电子文件的捕获、归档与移交一、电子文件捕获的基本含义捕获是伴随着电子文件管理而出现的一个新的术语，字面的意思是将信息放入系统的过程捕获的具体含义包括：捕获的目的捕获的对象捕获的时间捕获的内容捕获的方式捕获的结果第一节电子文件的捕获与归档概述二、电子文件归档的基本含义电子文件归档是指具有保存价值的电子文件一经形成或办理完毕后转化为具备档案属性的电子文件的过程第一节电子文件的捕获与归档概述三、捕获、归档及其与相关概念的辨析捕获与归档的区别主要有：产生背景不同管理视角有别操作对象有别操作时间有别相关概念：捕获与登记移交与归档第一节电子文件的捕获与归档概述一、电子文件捕获的对象单组件文件组合文件复合文件第二节电子文件的捕获二、电子文件的捕获系统ISO15489-1将文件系统定义为对文件进行捕获和管理并提供利用的系统从该定义中可以看出，捕获是文件系统必须具备的一项基本功能捕获功能可以选择由业务系统、电子文件管理分别承担系统或者两者共同承担第二节电子文件的捕获三、电子文件捕获的流程电子文件捕获是一套“组合动作”，具体活动内容包括：文件抓取、元数据抓取、文件与元数据整合、验证、登记、分类组织和存储保管等第二节电子文件的捕获四、电子文件捕获的要求文件对象的捕获要求元数据捕获要求批量捕获要求电子文件捕获范围纳入捕获范围的电子文件是机构在业务活动中通过各类业务系统生成与接收的文件。理论上讲，电子文件捕获范围大于归档范围第二节电子文件的捕获五、电子文件及其元数据的捕获方式电子文件捕获方式元数据捕获方式系统自动捕获手工录入第二节电子文件的捕获一、电子文件归档范围电子文件归档范围的制定原则价值决定原则一致性原则适度放宽原则第三节电子文件的归档一、电子文件归档范围电子文件归档范围的制定思路确定电子文件的归档范围，可以从以下不同角度予以综合考虑从稿本的角度看从格式的角度看从附带材料的角度看从双套制归档的角度看第三节电子文件的归档一、电子文件归档范围电子文件归档范围的主要内容在行使本机构行政管理、业务管理、经营管理等职能活动中形成的各种文本、图形、图像、音视频、数据库、程序文件、网页以及其他专门格式的文件有助于保证电子文件长期真实、完整、可用、安全的其他相关材料。新型电子化业务中形成的电子文件，如机构网站、邮件系统或者微博系统中生成的电子文件在业务活动中与电子文件一起形成的其他载体文件第三节电子文件的归档二、电子文件归档方式逻辑归档与物理归档在线归档与离线归档第三节电子文件的归档三、电子文件归档时间电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档实时归档是指电子文件形成后或者办理完毕后即刻归档(如图)定期归档是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间后再向档案部门移交第三节电子文件的归档四、电子文件归档要求电子文件归档工作的要求贯彻“前端控制”和“全程管理”的思想电子文件归档中质量检查与技术检测工作同步电子文件归档的质量要求真实性完整性可用性电子文件归档的程序要求第三节电子文件的归档一、电子文件移交与接收程序第四节电子文件的移交与接收案例澳大利亚、英国的电子文件移交流程澳大利亚和英国电子文件移交工作开展得比较成功，且富有特色。澳大利亚将电子文件移交分为移交准备工作、检查隔离工作、电子文件保存和电子文件存储四个阶段；而英国的移交流程则包括保留文件结构并迁移到移交介质，格式转换并保存相关元数据，将完成格式转换的电子文件拷贝到移交介质上并保持文件结构，对待移交的磁带和磁盘进行整理，保留相应的文件检索工具，以及对上述流程的登记和记录六个主要环节第四节电子文件的移交与接收二、电子文件移交与接收要求电子文件移交要求移交时间移交格式移交载体元数据应当与电子文件一起移交电子文件有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息采用技术手段加密的电子文件应当解密后移交，压缩的电子文件应当解压缩后移交；特殊格式的电子文件应当与其读取平台一起移交移交单位应当将已移交的电子文件在本单位至少继续保存５年电子文件的移交可采用离线或在线方式进行第四节电子文件的移交与接收二、电子文件移交与接收要求电子文件移交要求离线移交电子文件应当满足下列基本要求：移交单位一般采用光盘移交电子文件，光盘应当符合归档要求移交单位一般向同级国家综合档案馆（

或其他专业档案馆）移交一套光盘，光盘应当单个装盒移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测存储电子文件的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签，移交载体内电子文件的存储结构应符合国家和地方的有关要求在线移交电子文件的单位应当通过与管理要求相适应的网络传输电子文件，传输的数据应当包含符合要求的电子文件及其元数据移交之前，应当对电子文件数据的真实性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交第四节电子文件的移交与接收电子文件接收要求：档案馆应当建立电子文件接收平台，进行电子文件数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作档案馆应当对所接收的电子文件数据及其载体的真实性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可接收档案馆应当将电子文件的交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子文件元数据中档案馆应当对电子文件数据迁移和转换前后的一致性进行校验档案馆应当对所接收的电子文件载体保存５年以上档案馆对电子文件载体应当按照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和《磁性载体档案管理与保护规范》进行管理第四节电子文件的移交与接收三、电子文件移交与接收中的关键问题电子文件移交数据构成要求数据接口的技术实现四性测试指标和系统实现方案电子文件元数据实施方案第四节电子文件的移交与接收１．如何理解电子文件的捕获？分析捕获与登记、归档、移交等相关概念之间的区别与联系。２．电子文件捕获的具体要求是什么？３．如何实现元数据的捕获？４．电子文件归档的范围包括哪些？５．归档电子文件应该满足哪些要求？６．电子文件移交与接收的程序是什么？７．电子文件移交与接收应该符合哪些要求？思考与练习电子文件分类的含义电子文件分类的方法业务活动分析电子文件分类方案的建立电子文件的分类一、电子文件分类相关概念电子文件分类在文件管理中，依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对业务活动和／或文件进行的系统标识和整理电子文件分类方案电子文件分类方案，也称电子文件分类体系它面向整个机构的所有电子文件，是指导机构进行电子文件分类的工具第一节电子文件分类概述二、电子文件分类的目的电子文件分类并不是为了描述文件的内容或者促进检索，其目的在于维护文件和形成文件的业务活动之间的关联，将文件置于其形成的业务活动背景之中，从而使得一组相关联的文件能够重现形成文件的相关事件的“完整故事”电子文件分类成为维护文件的真实、可靠、完整的重要手段，成为整套文件管理活动的支撑工具，为一系列文件管理活动提供实施框架，包括识别需要被捕获的文件，确定和实施保管期限以及确定文件安全和存取权限等第一节电子文件分类概述三、电子文件分类的时机电子文件分类的时机指的是何时对电子文件进行分类。与纸质文件分类相比，电子文件分类的时机大大提前，甚至可提前至文件形成之时第一节电子文件分类概述四、电子文件分类与其他文件管理活动的关系电子文件分类与鉴定、处置电子文件分类与安全和利用权限设置将安全和利用权限设置与电子文件分类方案相连的价值：能够全面控制文件的安全利用有利于对在具体业务中形成的文件进行精细化管理保障电子文件自形成之时起就受到安全保护第一节电子文件分类概述一、职能分类法职能分类法根据文件形成和使用的业务背景而不是文件自身的内容主题或其他属性对文件进行分类，即根据文件为什么存在（

即产生文件的职能）而不是文件是关于什么的（

即文件的主题）对文件进行分类作用支持业务的有序开展支持文件现行和长期的可理解性支持检索和一个业务活动相关的所有文件帮助机构全面掌控电子文件资源支持按类开展的文件管理第二节电子文件分类的方法一、建立电子文件分类方案的原则业务驱动原则统管全局原则全程统一原则法规遵从原则载体和格式中立原则精细化原则用户友好原则集成原则第三节电子文件分类方案的建立二、建立电子文件分类方案的方法环境调查法律规范环境组织结构环境组织结构环境职能结构事业部结构区域结构矩阵结构横向组织结构网络结构第三节电子文件分类方案的建立二、建立电子文件分类方案的方法业务活动分析等级分析序列分析确定业务活动细分程度建立业务分类方案第三节电子文件分类方案的建立二、建立电子文件分类方案的方法设置电子文件分类方案的层级和类目职能层类目活动层类目事务层类目：专案案卷、类目名称完善电子文件分类方案的相关要素编制说明类目编码类目范围说明参见说明负责部门第三节电子文件分类方案的建立１．在数字环境下，电子文件分类相比我国传统的档案分类发生了哪几个方面的变化？２．职能分类法在电子文件管理中的作用有哪些？３．基于职能的文件分类方案和文件保管期限表、文件安全和存取方案之间有何关系？４．请说明等级分析法和序列分析法的区别和联系。５．请结合实际，分析一个专案案卷的结构。６．请选取一个文件形成单位，对其进行环境调查和业务活动分析，为其建立一个电子文件分类方案。思考与练习本章要点电子文件鉴定、处置的概念及相互关系电子文件鉴定与处置的内容与程序电子文件价值鉴定的方法电子文件保管期限与处置表电子文件处置的内容及方法对电子文件鉴定、处置过程的监控电子文件的鉴定与处置一、电子文件鉴定的概念与内容电子文件鉴定的概念从通俗的意义上讲，鉴定就是在仔细研究之后加以判断的意思鉴定工作包括真伪鉴定、开放鉴定、密级鉴定、价值鉴定、技术鉴定等。其中，最为常用的鉴定概念是文件的价值鉴定，即按照一定的方法和原则，判断文件的现实和历史价值，确定其保管期限第一节电子文件鉴定与处置概述一、电子文件鉴定的概念与内容电子环境下鉴定工作内容的拓展对于文件身份的鉴定，即对电子文件的识别技术鉴定电子文件鉴定工作的内容判断文件是否属于归档范围划分电子文件的保管期限第一节电子文件鉴定与处置概述二、电子文件处置的概念与内容电子文件处置的概念本教材认为电子文件的处置是指按照电子文件保管期限表、处置表或其他规定，对在文件形成机构内保管到期的电子文件实施移交、销毁或续存的一系列过程电子文件处置的内容移交销毁续存第一节电子文件鉴定与处置概述三、电子文件鉴定与处置的关系鉴定与处置的关系非常密切，鉴定决定哪些文件需要保存以及需要保存多久，处置则是对保存到期的文件予以移交、销毁或续存的处理。没有鉴定，处置无所依据；没有处置，鉴定有始无终。两者共同决定文件的最终归宿第一节电子文件鉴定与处置概述四、电子文件鉴定与处置过程中需要开展的其他工作保管期限与处置表的制定对电子文件鉴定与处置的监控第一节电子文件鉴定与处置概述五、影响电子文件鉴定与处置的因素环境因素价值取向变得多元化、法规标准较为缺乏客体因素电子文件的原始性、真实性难以确认电子文件的关联性与动态性导致电子文件的鉴定需要复杂的技术手段电子文件数量剧增电子文件存储的高密度性，以及存储成本逐年下降的事实，给保留更多电子文件提供了可能性主体因素电子文件鉴定的新特点向鉴定人员提出了更高的要求第一节电子文件鉴定与处置概述一、电子文件价值鉴定方法的要素分析第二节电子文件的价值鉴定一、电子文件价值鉴定方法的要素分析主观要素鉴定服务对象鉴定者客观要素文件价值可操作性第二节电子文件的价值鉴定二、电子文件价值鉴定的方法内容鉴定法和职能鉴定法是进行电子文件价值鉴定采用的两种基本方法前者的关键是通过直接审阅电子文件的内容判断其价值后者则通过研究分析形成电子文件的职能活动的重要性来判断其价值但是，内容鉴定法和职能鉴定法并非彼此孤立的关系，审阅内容时也会考虑到其反映的职能因素，职能活动也会反映在文件的内容上第二节电子文件的价值鉴定三、电子文件保管期限与处置表的制定与实现电子文件保管期限与处置表电子文件的价值鉴定，需要根据一定标准来确定电子文件是否需要保存以及保存时限，该标准的表现形式是电子文件保管期限表而处置表则在保管期限表的基础上，主要规定文件保管期满之后，是销毁、续存还是移交第二节电子文件的价值鉴定三、电子文件保管期限与处置表的制定与实现电子文件保管期限与处置表的制定的具体内容根据机构职能设置表中显示的职能、工作和环节，明确机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类，结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤，将这些职能、活动、事务环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存，其他文件酌情考虑考虑特殊类型电子文件的保管期限，如数据库文件、程序文件、网页文件等电子文件保管期限与处置表的实现第二节电子文件的价值鉴定四、电子文件鉴定的特点鉴定对象鉴定时间鉴定自动化程度第二节电子文件的价值鉴定一、销毁电子文件销毁是指消除或删除文件，使之无法恢复的过程主要有以下几种分类方法：按载体来分，可分为磁性销毁、电子半导体及其记录数据的销毁、光盘及其记录数据的销毁三类依据电子文件销毁对象的不同，可分为非涉密数据的清除和涉密数据的销毁两类。其中，涉密数据的销毁又分为绝密数据的销毁、机密数据的销毁、秘密数据的销毁和一般敏感数据的销毁等类别。依据销毁方式的不同，可分为软销毁和硬销毁两种第三节电子文件的处置二、续存续存是指电子文件继续保存在形成文件的机构中，机构拥有文件实体的保管权和信息的管理权具体的续存方式包括：保存在文件管理系统中。脱机保存缩微转换成纸质文件迁移第三节电子文件的处置三、移交移交是指机构将其电子文件转交给其他机构保存，根据情况的不同，机构可以单独将文件实体或文件信息的管理职责转交给其他机构，也可以将两者一起转交具体方式包括：移交档案馆随业务的移交而移交。第三节电子文件的处置１．电子文件鉴定的概念和主要内容是什么？２．电子文件处置的概念和主要内容是什么？３．在电子文件鉴定和处置过程中需要开展哪些工作？４．影响电子文件鉴定与处置的主要因素有哪些？５．电子文件价值判断与传统载体文件有无不同之处？６．试比较电子文件保管期限与处置表同传统文件保管期限表在制定与实现方面的异同。７．分析电子文件鉴定工作的主要特点及原因。８．如何进行电子文件的处置？思考与练习电子文件保存的基本要求电子文件保存的影响因素OAIS参考模型的基本内容电子文件保存的常规方法电子文件保存的重点方法电子文件保存的管理策略电子文件保存的主要载体电子文件存储系统架构电子文件载体保管要点电子文件的保存一、电子文件保存面临的威胁分析内部挑战：电子文件自身的脆弱性易改性多重依赖性寿命短暂比特腐化外部挑战：电子文件面临的外部威胁灾害灾难威胁人为因素威胁组织和经济因素的威胁第一节电子文件保存概述二、电子文件保存的基本要求维护载体有效性保障信息可用性保障信息可理解性保障完整性的管理要求重视环境动态性强化风险管理备份全面监控第一节电子文件保存概述三、电子文件保存的影响因素电子文件的非直读性导致数字信息无法独立存在软硬件更新过快导致电子文件可读性面临挑战电子文件的特定类型和结构增加了保存的难度第一节电子文件保存概述四、电子文件保存的基本内容电子文件技术属性的识别归档／移交技术检测保存管理第一节电子文件保存概述五、OAIS参考模型的基本内容OAIS

参考模型（ISO14721;2003,Openarchivalinformationsystem——Referencemodell，开放档案信息系统参考模型）是一项基于信息长期保存与获取的国际标准，是事实上的长期保存技术体系的构建原型第一节电子文件保存概述一、电子文件保存的方法概述积极保管与消极保管常规方法、重点方法和辅助方法二、电子文件保存的常规方法更新复制第二节电子文件的信息保存三、电子文件保存的重点方法迁移迁移的类型:主动迁移与被动迁移;入库迁移、技术变革迁移与按需迁移;硬件迁移、操作系统迁移、应用系统迁移、文件格式迁移和载体迁移等迁移管理:确定迁移管理的流程;记录迁移路径;设置迁移管理中心仿真仿真的形式可分为：硬件仿真，即模仿原硬件平台；软件仿真，即模仿应用软件；虚拟器中介仿真，即制作仿真用的中间件。目前主要的仿真技术包括：建立一种普遍适用的技术，用于描述在将来未知平台上再现当前和未来电子文件所需的各种属性的仿真器设计以人们可读的方式保存、查找、访问和重现电子文件所需的元数据，使仿真技术可以用于电子文件的存储与管理将文档、元数据、软件和仿真说明进行封装，并维护其间的联系，防止丢失第二节电子文件的信息保存三、电子文件保存的重点方法封装典型的封装结构VEO、METS第二节电子文件的信息保存四、电子文件保存的辅助方法技术保存硬拷贝输出第二节电子文件的信息保存五、电子文件保存的管理策略确定电子文件保存的技术方案加强基于文件生命周期的责任者管理开展格式管理确定长期保存格式选择标准格式注册进行有效的格式迁移加强元数据管理第二节电子文件的信息保存一、主要载体类型第三节电子文件的载体保管二、载体选择寿命性能与成本标准化程度保护性能载体检测技术第三节电子文件的载体保管三、存储系统架构DASDAS是直接将存储设备通过总线（SCSI、PCI、IDE等）接口连接在一台服务器或客户端扩展接口下的数据存取设备，是传统的存储架构。它完全以服务器为中心，寄生在相应服务器或客户端上，本身不带有任何存储操作系统NASNAS是指将集成的存储系统（

如磁盘阵列和磁带设备），直接通过LAN

接口连入信息通信网络的技术，它使用TCP/IP之类的信息通信协议SANSAN以数据存储为中心，采用可伸缩的网络拓扑结构，是具有高传输速率的光通道的直接连接方式CASCAS具有面向对象的存储特征，基于磁记录技术，按照所存储数据内容的数字指纹寻址，具有良好的可搜索性、安全性、可靠性和扩展第三节电子文件的载体保管四、各类载体保管要点电子文件载体与纸质档案载体保管的不同磁性载体保护控制适宜的温湿度、防止外来磁场、防止灰尘、防止机械震动、避免强光、防止复印效应光盘保护控制温湿度、防治空气污染、避免盘面损伤、保证光盘刻录质量、光盘标签管理、日常管理第三节电子文件的载体保管１．

电子文件保存所面临的威胁有哪些？２．

电子文件保存的基本要求是什么？３．

如何理解ＯＡＩＳ参考模型中的信息包？４．

如何以ＯＡＩＳ参考模型为基础，构建组织电子文件长期保存系统框架？５．

电子文件都有哪些常规保存方法？６．

电子文件的迁移可分为哪些类型？７．

如何理解仿真的概念？８．

电子文件的封装结构有哪些？思考与练习９．

如何进行电子文件的格式管理？10．

电子文件的载体都包括哪些？其各自特点表现在哪些方面？11．

电子文件存储系统架构有哪几种类型？12．

电子文件载体保管应注意哪些问题？13．

试比较电子文件的保存与传统纸质文件的保管。思考与练习电子文件检索的概念电子文件利用的概念电子文件检索与利用的特点电子文件检索与利用的基本原则电子文件检索的常用方法电子文件检索的系统功能电子文件检索标准化电子文件提供利用的内容电子文件提供利用的类型电子文件提供利用的方式电子文件的检索与利用一、电子文件检索的概念检索的定义广义的检索包括存储和查找两个方向相反的过程，存储是指将信息资源中具有检索意义的特征标识出来，通过编制检索工具、建立数据库等方法，使之成为有序的信息集合的过程；查找则是指在信息集合中选择、获取特定信息的过程第一节电子文件检索与利用概述一、电子文件检索的概念检索的类型直接检索：指由利用者（

最终用户）直接在电子文件相关系统中查找和定位所需文件信息的过程间接检索：指利用者委托电子文件管理部门或机构代为查找和定位所需文件信息的过程，受托部门或机构统一整理检索结果，将其返还给委托用户基于数据库的检索全文检索第一节电子文件检索与利用概述一、电子文件检索的概念检索与相关概念检索与元数据管理检索与标引检索与利用第一节电子文件检索与利用概述二、电子文件利用的概念利用的定义利用是指查找、使用或检索电子档案的权利、机会和方法利用的类型原发性利用增值性利用业务支撑性利用文化研究性利用内部利用外部利用第一节电子文件检索与利用概述二、电子文件利用的概念利用与相关概念利用与开发利用与提供利用第一节电子文件检索与利用概述三、电子文件检索与利用的特点共享性复用性交互性灵活性第一节电子文件检索与利用概述四、电子文件检索与利用的基本原则便利原则经济原则广泛原则安全原则第一节电子文件检索与利用概述一、电子文件检索的常用方法布尔逻辑检索:用逻辑“或（or）”“与(and)”“非(not)”等布尔逻辑运算符对检索入口词或代码进行组配查找所需信息的检索方法近邻检索:用特定的位置算符表达检索词与检索词之间的位置关系，以表达更为确切的检索要求，提高查准率字段限制检索与短语检索:把检索词限定在某一特定的字段范围内进行检索第二节电子文件的检索一、电子文件检索的常用方法加权检索:在检索时给每一检索词一个表示其重要程度的数值（

即权值），然后对含有这些检索词的文件信息进行加权计算，其和在规定的临界值以上者可被作为检索结果输出，权值的大小可以作为对检出文件的排序依据截词检索:将检索词在其认为合适的地方截断，让计算机按照检索词的局部片段同索引词进行对比，将所有满足截词要求的文献作为答案输出第二节电子文件的检索二、电子文件检索的系统功能支持常见的检索方法提供多种检索入口展现文件层次结构，并提供通畅的导航具有用户友好性界面友好、兼容多种浏览器、输入输出友好、提供适当的帮助功能提供安全保障功能提供用户检索行为的分析功能第二节电子文件的检索三、电子文件检索的实现原理基于数据库的电子文件检索基于现代信息检索技术的电子文件检索第二节电子文件的检索四、电子文件检索系统的评价可以从功能和性能两个方面对电子文件检索系统进行评价功能评价可通过测试系统是否具备某项功能来进行，相对容易性能评价的常用衡量尺度是时间和空间，时空占用越小，则系统越好对于检索系统来说，评价的重点通常是检索结果的相关性，常用的评价指标有查准率和查全率第二节电子文件的检索五、电子文件检索数据的交换通过数据库格式直接交换通过独立于平台的交换格式交换通过相互映射或与第三方标准进行映射第二节电子文件的检索一、电子文件提供利用的内容电子文件提供利用工作的主要内容包括三个方面：用户分析、用户服务和用户反馈第三节电子文件的提供利用一、电子文件提供利用的内容用户分析分析用户的类型和需求用户服务服务者通过一定的渠道为利用者提供电子文件信息服务的工作，这是提供利用的主体内容，在很多场合下，这项工作几乎是提供利用的代名词用户反馈接受用户反馈是掌握用户需求、评价用户服务质量的有效方法，也是提供利用工作持续改进的重要支撑第三节电子文件的提供利用二、电子文件提供利用的类型文件形成机构提供利用和档案馆提供利用独立式、集中式和合作式营利性和非营利性第三节电子文件的提供利用三、电子文件提供利用的方式互联网服务内网服务集中阅览复制供应咨询服务第三节电子文件的提供利用四、电子文件利用的访问控制确定角色、分组和用户明确权限控制的颗粒度设置访问控制策略验证权限访问控制是否有效第三节电子文件的提供利用１．

如何理解电子文件检索与利用的相互关系？２．

结合实例谈谈你对电子文件检索与利用特点的理解。３．

结合实例谈谈你对电子文件检索与利用原则的理解。４．

电子文件检索有哪些常用方法？５．

电子文件检索系统应具备哪些功能？６．

结合实际分析基于数据库的检索和全文检索的利弊。７．

如何评价一个检索系统的优劣？８．

如何实现跨系统的电子文件目录信息的交换？思考与练习９．

结合实际，分析互联网服务方式的特点和要求。10．

复制供应这种服务方式是否过时，为什么？11．

如果由你来负责开