商业管理有限公司广场活动管理制度

制度名称嘉兴恒利商业管理有限公司广场活动管理制度（试行）制度编号号生效日期2014年7月1日撤销原编号无审批者店总经理签署发放范围各部门日期为了进一步加强和规范本公司门前广场/商场内部活动的管理，更好的展现恒利购物广场活动魅力，特制定以下广场/内场活动的申请原则、流程、要求、收费、实施等管理办法，请相关部门遵守执行。一、场地规划说明1、广场可使用范围和区域划分：南面、北面共划分2块区域，在此区域内进行广场活动。方位区域面积（东西间距*南北间距）中山西路A区10m*10mB区10m*10mC区7m*10mD区7m*10m商场内部E5m*2mF7m*6mG7m*5mH5m*2m（实际尺寸以现场测量为准，活动前期请参展商务必到场测量确认，后附具体场地规划图）二、活动安排原则1、广场活动主要以形象推广为主，销售展卖为辅（原则广场活动不允许销售）。2、活动厂商以商品确定的领头品牌和主流品牌为主，公司将视厂商的投入情况在有关方面给予一定的辅助与支持。3、企划部根据公司需要、活动内容、实施能力、申请时间等因素统筹规划和安排。三、活动申请流程1、营业部相关活动经该部门经理同意后，填写《广场活动申请表》报企划部。2、企划部根据审批原则进行具体安排，并报公司领导批准。3、公司领导批准后，企划部将广场活动安排提前10天通报工程物业部，营业部门监督厂商将相关审批资料交工程物业部，由工程物业部办理相关报审工作。工程物业部于活动前5天将报审结果通报企划部，以便于通知安排和筹办。4、审批通过后，申请部门应按照申请批准内容会同有关部门组织好活动的正常实施与现场管理，企划部进行监督，工程物业部进行相关配合。四、活动申请要求1、申请时间：各营业部门当月申请下月广场活动（申请截止时间：每月20日）正常情况下：广场活动持续时间为1-2天，基本上以周末为主。2、活动申请准备资料：1）《广场活动申请表》2）活动内容及流程方案3）现场效果图或场地规划题图4）广场申请用电要求5）相关文件五、广场活动收费标准（一）广场活动促销场租费收费标准：1、商场内部品牌申请（保证金3000元）区域时间A区（元/天）B区（元/天）C区（元/天）D（元/天）E（元/天）F（元/天）G（元/天）H（元/天）周一至周日400040004000300015001500100010002、商场以外品牌或单位申请（保证金5000元）区域时间A区（元/天）B区（元/天）C区（元/天）D（元/天）E（元/天）F（元/天）G（元/天）H（元/天）周一至周日500050005000350020002000150015003、广场活动促销电费收取标准：1）用电量50千瓦/时，每半天（不超过12小时）1000元；每天（不超过24小时）2000元；2）用电量30千瓦/时，每半天（不超过12小时）600元；每天（不超过24小时）1200元。3）其它用电量根据现场实际所需用电量待定4、其他：1）广场活动需在活动前至财务部交纳保证金元，如活动有序进行未发生投诉扰民等异常情况，将于活动结束一周后退还保证金。如发生异常情况，将视情况酌情扣罚保证金。2）活动费用在审批结果通过后至活动前交至财务部。3）收费标准将视时间、品牌情况进行酌情调整。所有费用在活动实施前付清。4）活动开始前品牌厂商与营业部门和企划部门签署《嘉善恒利购物广场举办活动协议书》，并按照协议书规定进行广场活动。如外部品牌或单位申请，则申请方直接与企划部签定活动协议。七、活动实施1、广场活动由活动申请部门负责实施和现场管理。2、按照活动现场规定区域及面积进行搭台施工，不得占用其他通道。3、施工单位须在企划部和工程物业部同意下在规定的时间内进行，在搭台或撤场的过程中，必须严格做好安全警示工作，并安排人员进行监督和看护，严禁高声喧哗，活动器材轻拿轻放，施工分贝必须在控制范围内，严禁扰民。活动前和活动过程中，活动方所在的营业部门及时和其他相关部门做好沟通，企划部在活动过程中进行监督，工程物业部进行相关工务、保全工作的配合。活动现场承办方必须严格控制活动音量，原则上不播放音响，如有需要，须向公司另行提交申请报告，在规定的时间内有限的使用。活动现场厂商是以公司整体的形象进行活动，严禁发放宣传资料，不随意赠送商品，不做影响市容的事项，如发生，公司有权制止其活动继续进行。未经同意，不得随意更改原计划活动方案、增加活动项目和随意增加其他厂商的活动。活动部门应注意爱护公司设施和形象，如有损坏，照价赔偿。不得随意张贴海报、乱堆乱放，活动结束后做好必要的现场清理工作。活动期间活动部门要确保所搭建的展台安全可靠，能抗风雨。如因展台搭建不够牢固导致任何人员伤害和财产受损的情况发生，活动方将承担由此造成的一切后果。八、退还押金流程广场活动结束后，品牌商需携带押金收据，向企划部申请退押金；企划部根据财务要求填写资金使用申请单，附押金收据交款单，报经理签字，并附上开户行及账号。财务部审核，财务部经理签字，报店总经理签字批准；财务部通知企划部领取退款（转账支票）。5、企划部通知品牌商领取退款九、退款时间因审批时间要求，原则上装修押金每周退一次，每周四退上周五之前已转交财务部的退款申请单。附1：《广场活动申请表》附2：《场地规划图》附3：《嘉兴恒利商业管理有限公司举办广场/内场活动协议书》

广场活动申请表活动内容活动主题：活动时间：活动地点：A□B□C□D□E□F□□其它：活动品牌单位名称现场负责人姓名、手机号码：活动方式：标准场地费用：租金（大写）（小写：元/天*天=元）付款方式：支票□现金□电汇□其他标准费用：保证金大写：（小写：元）电费（大写）（小写：元）付款方式：支票□现金□电汇□实际收取费用：租金（大写）；电费（大写）；保证金（大写）特别说明：企划部安排意见场地安排人意见：活动执行人意见：企划部经理意见：总经理审批说明：1、本申请一般应在活动前1个月提出。2、活动申请获批准后，由相关部门办理场地使用报审工作；企划部协调安排活动场地；工程物业部负责活动用电、保安等相关配合工作；申请部门负责现场管理。3、现场音响的音量应控制在65分贝以下；派发的传单须具备工商部门的有效批文。嘉善恒利购物广场活动规范协议书甲方：嘉兴恒利商业管理有限公司乙方：甲乙双方经协商，就乙方在甲方广场上进行的广场活动达成如下协议：甲方同意提供大门外指定广场仅供乙方举办活动使用，（广场上严禁进行商品交易，如有违反将立即停止，并不退还所缴纳场地使用费）。活动时间：年月日至年月日□可以使用音响设备：使用时间：9：30-21：30□不得使用音响设备4、场地费用：根据嘉兴恒利商业管理有限公司活动制度，双方达成协议，乙方使用场地费用元/天，共计元，含电费吗？在活动开始前一周内以□现金或□支票形式交财务部，财务部开具相应发票。5、活动保证金：向甲方财务部交纳活动保证金现金元。活动结束后一周后退还保证金。乙方权责：一、活动现场面积不得超过，舞台高度不超过米，且不得阻碍广场通道与盲道，如活动面积和舞台超出范围，甲方将扣罚乙方全部活动保证金。二、乙方在活动前须向甲方提交相关授权书证，并保证所举办的活动内容符合国家相关法律法规，如因此引起的一切责任由乙方承担，影响到甲方影响和声誉还应进行赔偿。三、广场活动的安全工作由乙方负责，甲方工程物业部可予以辅助配合。四、广场活动原则上不使用音响设备。如有特殊需要，乙方需向甲方提前说明。（内容包括：音响使用原由、使用时间、使用期间活动内容等）。五、广场活动使用音响时，乙方必须对现场音量严格控制，白天不得超过65分贝，晚上不得超过65分贝。并服从甲方统一管理。六、在甲方企划部及工程物业部的同意下，乙方于指定时间进行搭台和彻场。在搭台或彻场的过程中，必须严格做好安全警示工作，并安排人员进行监督和看护，严禁高声喧哗，活动器材轻拿轻放，施工分贝必须在控制范围内，严禁扰民。七、乙方要确保所搭建的展台安全可靠，能抗风雨。如因展台搭建不够牢固导致任何人员伤害和财产受损的情况发生，乙方将承担由此造成的一切后果。八、乙方需做好活动场地的卫生保洁工作，广场活动不得损坏现场设施，如有损坏照价赔偿，活动现场不随意张贴海报，乱堆乱放，若发生有碍市容或特殊情况，乙方必须无条件停止活动，拆除有关设置，活动结束后做好必要的现场清理工作。九、乙方需对本协议中有关价格等条款履行保密义务，且本协议未涉及的内容，参照甲方其他相关制度执行。乙方派驻人员及应遵守甲方商场整体管理的各项规定，且乙方派驻人员应接受甲方举办的培训活动；如有违规者，应按甲方规定处理，乙方有义务敦促派驻人员遵章守纪，并配合甲方对违规者进行处理。其他事项：一、广场活动各类审批手续由乙方办理，甲方予以配合。二、乙方在广场活动期间由工程物业部配合广场活动提供的相应电量。三、活动中乙方违反政府部门标准、不服从甲方管理引起投诉，或违反本协议条例，甲方工程物业部将扣除保证金并由乙方承担一切责任。同时该单位将被列入甲方广场活动违规单位名单中，甲方今后将不再接受该单位的广场活动申请。四、在广场活动安全有序完成和未发生被投诉等前提下，甲方于一周后退还活动保证金。以上条款，双方需共同遵守。本协议一式贰份，甲乙双方各执壹份，盖章签字后生效。未尽事宜，双方协商解决。