2023年采购合同的档案管理制度

2023年采购合同的档案管理制度选购 合同的档案管理制度1

公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、制度

所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。

二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的'资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。

三、合同档案管理原则

1、公司经营产品的选购 、销售均须订立合同。

2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司全部销售业务合同文档。

四、合同章管理原则

1、公司统一发放合同章，属销售业务运用的合同章发放到销售部。

2、业务合同章除因工作须要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。

3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可运用。若因工作须要带合同章外出时，须办借用手续，运用完毕后即行交回。

五、合同文档的管理要求

1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明缘由，刚好处理并追究相关人员责任。

3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、合同档案管理人员应依据实际须要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各业务员可查阅合同文档，确因工作须要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特别状况不得外借。

五、附则：

1、本制度自审批通过之日起实施。

2、本制度由销售部负责说明。

六、附件：《合同档案登记表》

选购 合同的档案管理制度2

第一章总则

一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。

其次章合同分类

一、选购 合同：指为生产产品选购 原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。

二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

三、技术服务合同：指供应技术服务、产品修理、技术询问、技术转让等签订的合同。

四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或托付生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣扬等市场活动合同。

八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。十、综合合同：区分于上述类别的其他合同或协议。

第三章档案管理的责任安排

一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。

经营管理部合同管理专员负责全部文件编号归档；非选购 、非销售类合同的盖章和合同编号安排；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

二、各部门设档案管理员予以帮助管理。

各部门负责本部门合同或协议的编号安排、档案资料的收集整理。

第四章文件合同归档要求

一、文件合同编号规则

合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。

文件合同号由公司号、年度号、分类号、依次号、部门代码组成。

基本模式：ST-20xx－XS－0001－HT

1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。

2．分类号：分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母赐予识别代码。

3．依次号：依次号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……表示公司当年某一类合同的序号。

4．部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；

二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。

三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料刚好提交给档案管理员，并按月将合同的全部档案资料提交完整。

四、全部档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。

五、全部以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。

六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。

第五章合同档案保管期限及销毁

一、正式形成的合同档案以合同签订之日起起先计算档案保管期限。

二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的永久保存。

三、档案销毁：

1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。

2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。

3.合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的.平安。

4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。

第六章档案借阅

一、公司合同原件，一般不予借出。

二、特别缘由须要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。

三、借出档案借用期限为一周。

借阅人应到期归还。确因工作须要接着借用的，必需再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。

四、借阅人应留意档案平安和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。

第七章责罚制度

一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发觉，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报指责。

二、公司全部员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视详细状况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报指责；

三、公司全部员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效惩罚100元；

四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等状况，应马上报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效惩罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业隐私，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视状况严峻程度追究其相关责任。

五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者赐予相应的纪律处分并赐予通报指责。

六、对借阅公司档案用于非工作须要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。

第八章附则

一、本制度由行政部门负责说明及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际状况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。

二、本制度自下发之日起执行。

三、附件

附件1《档案移交单》

附件2《档案借阅单》

附件3《档案销毁清单》

附件4《合同登记本》

选购 合同的档案管理制度3

1.目的：加强选购 部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范选购 管理体系，制订本制度。

2.适用范围：适用于选购 部对内部文件及档案的限制。

3.职责：

3.1选购 档案管人员：负责选购 部全部文件的整理及归档。

3.2选购 经理：负责选购 档案文件调阅、销毁等事项的审批。

4.档案管理方法：

4.1归档内容分类：

4.1.1选购 内部文件的归档。

选购 部工作中需存档的文件，选购 订单、应付账款对账单、工作安排、选购 安排、入库单、退货单及选购 部门相关管理文件资料。

4.1.2公司其他部门供应的文件归档。

公司其他部门供应的图纸、选购 申请单、原材料质量返馈单等相关资料。

4.1.3外来或外放文件的归档。

供应商资料、选购 合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。

4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。

选购 部的台账、电子档的文件记录。

4.2档案保存期限：

4.2.1公司内部往来文件需保存3年。

4.2.2公司外部往来文件需保存5年。

4.2归档要求：

4.2.1归档文件材料应齐全完整，根据文件的自然形成规律保持文件之间的'历史联系及真实性。

4.2.2全部文档均要编号，并建立书目，逐项填写清晰，书写工整。

4.2.3全部存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。

4.2.4选购 部档案要有专人、专位的保管。

4.2.5选购 部档案要分类保管并划分档案保管期限。

4.3档案调阅：

4.3.1需查阅或借阅选购 部文件时，需向选购 部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件时，需履行审批手续，得到选购 领导签字批准。

4.3.2查阅档案人员要求严格执行平安和保密制度，不得泄露。

4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经选购 经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特别状况借出，必需经理选购 经理审批签字。

4.3.4选购 档案管理人员，要刚好收取借阅的档案，避开遗失。

4.4档案销毁

4.4.1选购 档案保管期限已满或已失效，须要销毁时由选购 部档案管理人员提出销毁看法，编制销毁清单，该清单永久保存。

4.4.2办理销毁手续，必需经由选购 经理批打算，方能销毁。

4.4.3选购 档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。

选购 合同的档案管理制度4

一、档案资料

招标过程中全部的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必需整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司全部项目（含分公司项目）都必需统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必需由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必需统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥当保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。

二、归档及备案时间

总公司项目，在项目分成前必需完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必需完成除中标通知书外的全部档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的.分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司刚好将应由总公司统一管理的档案包括电子资料刚好交回总公司。

监管机构资料备案时间：

1、电子资料

电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速马路管理处“职工之家”房建工程施工招标），全部与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中心投资项目，资料应上传中心投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。

2、除未中标人投标文件外的全部档案资料，资料整理时应留意按过程依次整理，特殊是招标过程比较困难的项目。

2.1档案盒：除未中标人投标文件外的全部档案资料必需装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。