公文筐测验(项目管理师1)课件

公文筐测验项目管理师资格认证培训一、什么是文件筐测验文件筐测试又叫公文处理测验。在这种测试中，受测者假定将接替某个管理者的工作，要在规定的时间内处理相当数量的文件、电话、信笺等，主要考察受测者的计划、决策能力。这是被多年实践完善并被证明为有效的管理干部测评方法之一。二、提供的信息文本背景信息：组织信息、人员、主要问题、日历表、角色要求、做答说明等公文：信件、请示、报告、指示、建议、备忘录、电话记录、抱怨投诉、统计报表答题卡三、评价要素是否每份文件都看过，并做了相应批复是否利用了各种文件所提供的信息能否分清轻重缓急，有条不紊地处理这些文件对问题的判断是否得当，处理办法是否合理是否依据文件所提供的事实进行判断和决策是否恰当授权是关注大局还是拘泥于细节……四、示例背景信息：今天是2005年11月28日，恭喜您有机会在以后的1个小时里担任豪杰贸易公司项目经理的职务。问题情境：现在是上午9点，在听取了下属的工作汇报，做好今天的工作安排之后，你来到办公室，秘书已经将你需要处理的近日积压的文件整理好，放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的。你必须在1个小时内处理好这些文件，并做出批示。10点钟在会议室还有一个重要的会议需要你主持。在这1个小时里，你的秘书会为你推掉所有的杂事，将没有任何人来打扰你。另外，很抱歉，由于电话线路正在维修，你在处理文件的过程中，没有办法与外界通话，所以，需要你以文件、备忘录、便条、批示等形式将所有文件的处理意见、办法等，做书面表述，最后由你的秘书负责传达。示例：文件1李总监，您好！我是××软件开发公司技术主管李文，我们为贵公司定制的项目管理软件系统的试运行正在进行。按照协议规定，在9月20日之前完成试运行。按照合同规定，我们曾商定过，九月份之前完成对于贵公司使用者的培训。由于贵公司一直无法安排时间进行培训，贵公司主管人员以此为由，拒绝支付剩余款项。我们希望，能否与您见面协商一下费用的支付问题及其他事宜？谢谢您。开始先做如下处理再约见对方（2）回信中道歉并承诺立即解决（2）不予处理（0）回信指责对方坚持培训后付款（2）了解软件实际运行情况（1）要求下属为培训实施做准备（1）要求下属提供详细书面调查报告，就合同做沟通准备（1）与财务部门协商做好付款预算（1）了解培训未能进行的原因（1）遵守合同条款，同时也为本公司不能履行合同做谈判准备或相应措施（1）能考虑到该项目属于长期合作项目，要和对方保持良好合作（1）授权下属进行详细情况调查（1）参考答案示例：文件2李总：您好！最近我在工作遇到了一个麻烦：上次我与我的两位得力助手共同成功地完成了一项您交给的重大项目后，您在对我们的工作进行评价时，仅仅肯定了我的贡献，并给予我一个出国进行培训的机会。我出国回来后的最近一段时间里，这两位助手和我关系就变得微妙起来，工作的开展也明显受到影响。这样拖下去，肯定不是一个办法。您看我该如何处理这个问题？开始回信不谈个人意见，希望下属谨慎处理2回信中不谈看法回避或拖延问题1不予处理（0）回信，或建议面谈2自己亲自和有情绪的员工谈话，消除其误解（1）建议下属公开表扬当事员工，采取必要的激励措施（1）提示下属采取必要措施，不要因此影响当前的工作（1）建议下属采取合适的沟通方法，使问题明朗化（1）了解是否存在其他原因，并授权下属独立处理该问题（1）承认自己的失误，承诺会在适当时机肯定两位员工的成绩（1）建议改进团队的任务分配和激励计划，避免此类事件再次发生（1）肯定下属的工作，肯定其所得到的奖励（1）参考答案上海开往桂林的K859次列车今晨脱线，已确认3人死亡事故发生后，正在国外访问的铁道部部长刘志军立即对事故救援工作提出要求。一是全力以赴、不惜一切代价抢救受伤人员，做好善后处理工作；二是认真做好滞留旅客安抚、转运及餐饮服务等工作；三是组织力量尽快抢通线路，恢复正常运输秩序；四是查明事故原因，深刻吸取教训，杜绝类似事故再次发生；五是全路紧急行动起来，各级领导干部深入一线，投入到抗洪抢险当中，保畅通、保安全、保稳定。并指派铁道部副部长卢春房带领有关人员迅速赶赴现场，指挥事故救援。文件筐模拟测试题【情境】今天是2012年11月18日，恭喜您（你叫赵子成）有机会在以后的两个小时内担任某公司的项目总监。现在是上午九点钟，在听取了下属的工作汇报，做好今天的工作安排之后，您来到办公室。秘书已经将您需要处理的近日积压文件整理好，放在文件夹内。文件的顺序是随机排列的，您必须在三个小时内处理好这些文件，并做出批示。十一点钟在会议室还有一个重要的会议等您主持。在这两个小时里，您的秘书会为您推脱掉所有的杂事，没有什么人会来打扰您。另外，很抱歉，由于电话线路正在维修，您在处理文件的过程中，没有办法与外界通话，所以，需要您以文件、备忘录、便条、批示等形式将所有文件的处理意见、办法，做书面表达，最后交给秘书负责传达。【任务】请您查阅文件筐中的各种信函、电话录音以及电子邮件等，并用如下回复表作为样例，给出您对每个文件的处理思路，并做出书面表述。具体答题要求是：1、请给出您的处理思路，并准确、详细地写出您将采取的措施及意图；2、在处理文件的过程中，请认真阅读情景和十个文件的内容，注意文件之间的相互联系；3、在处理每个具体文件时，请重点考虑以下内容：（1）需要收集哪些资料；（2）需要和哪些部门或人员进行沟通；（3）需要您的下属做哪些工作；（4）应采取何种具体处理办法；（5）您在处理这些问题时的权限和责任。【文件一】类别：电子邮件来电人：招标专员接受人：赵子成项目总监日期：7月8日赵总：A公司的招标项目是一个比较大的项目，对我们公司未来的发展前景具有重要的作用。鉴于此，我们针对这个项目做了一份可行性分析。分析表明，这个项目虽然可以带来巨大的盈利，但是需要更多的资源支持，因此我们必须削减掉我们目前其他小项目的资源。不知您会如何处理？请批复。建议面谈1、要求下属汇报招标项目基本情况2、授权下属评价招标项目的综合效益3、授权下属评估所需资源4、授权下属评估消减小项目的损失及可行性5、提出解决方案后报批参考答案【文件二】类别：电子邮件来电人：项目主管接受人：赵子成项目总监日期：7月8日赵总：B项目正在按项目范围说明书的要求如期进行中，但是，上周我们工作遇到一个难题，最近甲方单位要求的项目范围不断在改变，导致我们工作量不断增加，甚至会影响我们项目的预期完工，这样会严重损害公司的利益。我方已派员进行过沟通和协调，但是甲方单位领导仍然坚持自己的做法。我们已经不能处理了。请指示。要求项目主管妥善解决该问题1、要求下属汇报项目进展情况2、全面了解甲方意图3、评估项目变更的可行性及损失情况4、明确项目范围变更谈判的底线5、约甲方协商参考答案【文件三】类别：电话录音来电人：项目主管接受人：赵子成项目总监日期：7月8日赵总：由于新启动的C项目工期长，环节多，难以在短期内看出进展情况以及合理地进行资源配置，因此，经总部提议，希望制定出一份进度管理计划，采用新的方式进行进度监控，并严格按照计划执行，您觉得采用怎样进度管理最合理。请指示。要求项目主管提出初步设想1、分析C项目工期特点2、剖析C项目各环节3、找出C项目所有节点4、预算时间进度5、勾画出进度管理路线图参考答案【文件四】类别：电话录音来电人：项目主管接受人：赵子成项目总监日期：7月8日赵总：D项目是公司的一个新项目，这是该项目组提交的项目费用计划书，从项目费用计划书上我们发现，它的人工成本费用比其他的同类项目高很多，我们估计这应该与这个项目的管理不规范有关，所以我们建议能否缩短项目的工期。不知您的看法如何？请批复。要求项目主管先拿出处理意见1、查阅项目费用计划书2、分析对比各项费用项3、查找相关原因4、研究缩短工期的可行性5、提出最终解决方案参考答案【文件五】类别：电子邮件来电人：项目主管接受人：赵子成项目总监日期：7月8日赵总：昨日我们接到消息，政府打算对一个采购项目进行招标，我认为我们公司具备一定的实力，在投标中应该有很大的竞争优势，我已将投标书发送到您的邮箱了。但是您到现在还没回复，另，我还想咨询您，在投标过程中我们应该注意哪些问题？盼回复。答应项目主管会尽快处理1、对迟复邮件表达歉意并说明原因2、查阅招标书3、了解自身优势及不足4、了解政府采购项目的详细内容5、掌握竞标单位的动向6、协商具体方案参考答案【文件六】类别：电话录音来电人：采购部接受人：赵子成项目总监日期：7月8日赵总：有一个重要情况向您反映。我们公司为了缩减成本，往往选择购买的产品价格低，质量差，但是这样就导致我们项目的售后服务很麻烦，客户的抱怨很多。我们建议公司能否在保证利润的情况下，购买价格适中，质量比较好的产品，以便减少售后的麻烦。此建议当否，请批示。要求采购部制定具体方案1、肯定采购部的思路和想法2、了解采购产品情况3、了解售后服务情况4、调查客户抱怨原因5、建议设立询价制度参考答案【文件七】类别：电话录音来电人：公司总经理接受人：赵子成项目总监日期：7月8日赵总：上个月我们在项目检查中，发现许多项目的质量存在问题，而且，我们公司连正规的项目质量管理体系都不完善。质量体系是项目管理的生存之本，我们没理由不重视。请你先拿出一个方案过几天大家讨论一下。拿出初步意见向老总汇报1、了解项目质量问题2、检查项目质量管理情况3、分析项目质量管理体系主要弊端4、检讨忽视原因5、提出解决方案参考答案【文件八】类别：电子邮件来电人：某项目经理接受人：赵子成项目总监日期：7月8日赵总：最近，公司派我带领原来的团队负责一个新项目。我们项目团队结合以往经验顺利完成了前期工作，也得到了甲方的确认。但由于进度紧张，又申请从公司调来了2名成员进入项目团队。项日开始实施后，项目团队原成员和新加入的成员之间经常发生争执，对发生的错误相互推诿。项目团队原成员认为新加入的成员效率低下，延误了项目进度；新加入成员则认为项目团队原成员不好相处，不能有效沟通。我开始认为这是正常的项目团队磨合过程，没有过多的干预。但是项目实施2个月之后，我发现这样下去肯定会出问题。对此，您有何建议？要求项目经理妥善解决该问题1、找原成员座谈了解原因2、与新成员交流了解原因3、强化团队意识4、明确岗位职责5、严格规章制度参考答案【文件九】类别：电话录音来电人：培训主管接受人：赵子成项目总监日期：7月8日赵总：下周一，公司进行项目经理培训，有一个主题需要你来主讲，即在项目实施过程中，因存在一些特殊事件可能会导致项目最终失败，我们可以通过各种形式来规避风险，减少损失。为了减少项目的失败，您觉得我们应该怎样进行项目风险管理最合理。答应主讲项目风险管理课程1、了解相关理论2、收集企业案例3、准备教案4、注意授课技巧5、做好工作安排参考答案【文件