技术文件更改培训资料

2014.09技术文件更改规范培训技术文件更改管理规定更改方法划改将技术文件上需要更改的尺寸、文字、符号、图形等用细实线划去，被划去部分应能清楚地看出更改前的内容，然后填写新的尺寸、文字、符号、图形等，在更改部位附近写上更改标记——用加圆的小写英文字母表示，如○a、○b、○c……（见图1）52

a54图1

划改的更改标记更改标记一般按每张图样或文件编排。由多张表示同一代号的图样或文件时，更改标记应按全份图样或文件编排同一更改标记，填写在该份图样或文件的第一张上，特殊情况也可按每张图样或文件编排。更改栏的内容更改图样等技术文件时应在标题栏中的更改栏内填写以下内容：更改标记；更改处数——同一标记的更改处数；更改文件编号——更改通知单的编号；更改日期；更改人员签字。3

更改程序3.1.2确定涉及技术文件当更改内容确定后，应确定更改内容所涉及的技术文件。如更改产品图样的某一内容时，应更改涉及这一内容的其他技术文件（设计更改应包含零件图册、使用说明书、产品质量特性重要度分级表、技术协议、产品标准、产品制造验收技术条件、装箱单、物料单（SAP）等文件）。5.2

更改方式文件更改由更改人员根据所更改的内容分为临时更改与正式更改两种方式，按规定发放相应的更改通知，并组织其更改。3.2.1

临时更改临时更改技术文件内容时应下发临时更改通知单，临时更改范围包括：当技术文件上的更改内容作阶段性的更改时(如试制阶段)，此更改不更改归档的底图、原件及电子文档，其它产品图样均应更改；当技术文件上的更改内容作暂时更改时，有关产品图样及技术文件均不更改。但应在临时更改通知单上明确更改的有效日期或批次，经履行审批手续后直接发至有关部门，生产部门据此组织生产。试制生产中的产品图样及设计文件，如有明显的错误或不合理处而妨碍生产时，允许先临时更改生产用图，并签署更改人员及更改日期，但事后应及时补办更改通知单。3.2.2正式更改正式更改技术文件内容时应下发正式更改通知单，非临时更改范围都应视为正式更改，正式更改应更改所有纸质文档（含底图及蓝图）技术文件，并同时更改其相应的电子文档（包括SAP数据）。更改通知单编制更改人员按照规定的内容填写更改通知单，临时更改通知单应在通知单前加“临时”字样。更改人员在编制更改通知单时应先申请更改通知单编号，产品图样及设计文件更改通知单编号由设计人员到技术管理部（档案）申请。工艺及工装文件更改通知单编号由工艺人员在计算机系统中申

请自动取号。编制更改通知单时，应填写上同时应更改的相关文件名称，并对相关文件同步进行更改。依据更改方法按具体实施情况填写更改内容，并在代号栏中填写更改件图号及物料代码，换图应在“更改标记”栏中注明。更改原因应按设计缺陷、降低成本、增加功能、用户特殊需求、配套件质量无法满足设计要求、外部质量问题、内部质量问题归属填写。更改人员依据评审确认意见将更改通知单中制品数量、处理方法及日期、更改实施日期填写在更改通知相应栏中，特别是对于批量反馈或因存在严重设计缺陷进行重大（重要）的更改必须与质量部门协商确认规定强制实施日期。必要时，对整机产品（入库及调试阶段），以及售出的产品进行相应的处理，处理办法应另加说明。更改实施日期是指更改人员确认从所涉及到更改的第一道工序开始必须切换实施的日期，自此道工序至整机下线这段过程中已存在的成品及半成品称为“制品”。制品处理意见是指对制品的处理方式，无制品时应填写“无制品”，有制品时通常分为“可用”、“改制”、“作废”三种方法。可用”和“改制”应在“制品处理意见”栏中明确规定使用时间、数量和改制方法。制品使用时间由生产部门根据生产批次情况优先安排消化使用完毕时的截止日期确定后提供；改制方法由工艺部门根据制品统计时状况制订临时工艺流程方案进行确定后提供。“作废”应在“制品处理意见”栏中明确规定数量、作废日期。3.3.7更改人员应在“更改通知单”中明确标识零部件工件状态及更改涉及单位或部门。工件状态包括：外购、外协、自制三类。‘外购’类零部件的工件状态和更改涉及单位或部门应由设计人员负责识别并提供，外协’和‘自制’类零部件的工件状态和更改涉及单位或部门应由工艺人员负责识别并提供。‘更改涉及单位或部门’对于公司内部部门在更改通知单中用部门代号表示。公司各部门代号见附录B。必填项为：

“A”，表示技术中心B12、装载机智能化制造中心技术处B38/传动件制造中心技术处B49/特种工程机械制造中心技术处B58、装载机智能化制造中心检验处B40/传动件制造中心检验处B51/特种工程机械制造中心检验处B60、装载机智能化制造中心装配分厂B43/传动件制造中心装配分厂B53/特种工程机械制造中心装配分厂B62、徐工重庆B63

等五个有全套图纸部门，其余根据工艺流程涉及部门确定增加相应的部门代号。3.3.8

更改通知单应明确通知发放的部门，发放部门应包含所有涉及更改影响的部门。更改流程更改人员依据更改需求，制订产品图样及设计（工艺）文件相应的更改方案；更改人员依据更改内容的重要性组织更改方案验证，确认满足更改要求的验证结果应纳入更改方案评审资料；一般更改可通过变换方法计算、类比（与已证实的类似设计进行比较）、计算机仿真、试验及评审等方式进行验证；对重要改进应采用模拟工况试验、可靠性试验、顾客试用、评审或验收等形式进行验证。更改人员提出方案涉及更改的产品部件、零件明细（取消件应在备注中注明）组织工件状态确认及制品统计，制品统计见表25102-2《技术文件更改制品统计表》，工件状态确认见5.3.7

条款要求。生产制造部负责生产制品的统计，物资供应部负责已订货制品的统计，并对统计结果的准确性负责。将制品统计表传递到工艺部门，工艺部门应在半个工作日内完成工件状态的确认工作，并传递到采购、生产部门进行制品统计（工序状态、数量），对外协采购件应在备注栏注明配套厂家。如更改种类数小于50，两责任部门应在半个工作日内必须予以回复返至更改人员，否则不得超过1个工作日。制品统计信息传递应在SAP系统中进行。更改人员草拟更改通知单，并发送至工艺人员审核，审核应在半个工作日内完成。工艺人员在审核更改通知单的同时，应提供更改件涉及到的生产部门明细。更改人员待收到在制品统计结果后，初步拟定处理意见，并按更改重要性委托或组织更改方案、在制品处置方案及更改实施日期等相应更改评审。评审完毕后更改人员应将评审记录随更改通知归档，对重大更改的评审材料，还应提交其电子文档归档。对一般更改项目，由更改部门视具体情况，组织相关部门按会议或传递评审方式实施评审并记录；对重大的更改（改进）项目，更改部门在更改方案拟订后，组织相关部门评审。评审内容主要包括：技术方案更改的可行性，以及对在制品、库存产品和以交付产品的影响，涉及需要更改的技术文件等。评审结论及必要的措施应在评审记录中给予明确。评审记录见附表（表25102-3）《改进项目评审记录》。对更改后为“作废”的制品项次应将评审记录报经分管领导审批。更改人员按评审意见及审批意见完善更改通知单内容。更改人员在更改通知单审查签字完整后组织相关部门会签（工艺、生产、采购、质量部门为必签部门，服务、财务部门视涉及情况进行增

添），并经批准后方可组织更改通知发放。更改通知单批准完毕后，更改人员组织复印，并按通知发放部门组织发放。同时据其更改内容要求同步更改产品图样及设计（工艺）文件纸质文档（含底图、蓝图）及其电子文档（含SAP数据）工艺人员应及时依据设计更改通知内容要求，按上述规定制订和发放工艺更改通知，并更改相应工艺文件（同步更改电子版）、编制在制品改制件临时工艺及SAP数据维护；如更改导致工艺装备或有关专业工艺文件改动时，产品工艺人员应及时以书面形式通知工装设计人员或专业工艺设计人员，及时对工装图样或专业工艺文件做相应改动。当实施更改影响零部件成本或制件作废时，更改人员应将更改通知单发放到资产财务部；当实施更改影响产品销售和产品服务、备件时，更改人员应将相应更改转化为更改信息单，发放至服务部（同步传递其电子版，由服务部负责传递至市场部及备件中心），并随同更改通知单归档，更改信息转化见附录C。文件更改实施更改通知中“划改”部分：由更改实施部门先更改档案室底图后,再至技术中心（产品所）、各制造中心技术处、检验处和各分厂现场技术组（或办公室）各更改技术文件1份(蓝图)；各部门、分厂现场检验、施工用技术文件由部门、分厂现场技术组负责依据更改通知进行更改；供方技术文件由物资供应部依据更改通知负责组织供方技术文件更改；更改单中“换新、新增、作废”部分由档案室人员根据更改通知单及文件发放、撤回明细按使用部门进行换发、撤回,双方在交接记录上签字(日期)。公司内文件发放明细按工艺部门制订发放一览表制订；公司外文件发放明细由采购部门依据确定的配套生产厂家进行提供，并由采购部门负责依据其明细对配套厂家技术文件的换发、撤回；技术协议签订部门负责依据更改通知对协议签订下发前的配套厂家技术文件（图纸）进行更改、换发，撤回，否则按以上更改或更换条款执行；更改实施部门对所更改的技术文件的更改正确性、完整性、一致性负责，确保更改的文件和发放的文件一致，更改份数应和发放份数相等。3.4.12

精益制造部和物资供应部应及时按照更改通知实施要求日期切换组织生产，并负责依据“在制品处理意见”组织对制品进行处置。在制品涉及的分厂或部门应及时组织在制品的确认、有效隔离、标识、按规定处置等过程的具体实施。质量部门应按更改通知要求及时组织更改效果验证，并组织对更改实施的产品进行市场跟踪，落实验证更改效果，并将验证记录反馈至更改人员，以便其组织改进效果评价。服务部应配合质量部门及更改人员跟踪产品更改验证工作，并就产品质量提出改进完善需求建议。财务部门负责对实施更改后涉及零部件成本较大变化或制件作废时的成本核算，并及时维护财务SAP

数据及维护信息反馈。更改管理更改通知应履行签批手续后方可发放，接收部门应在更改通知原件上签收并建档记录。更改通知单签字齐全（含发放记录签字）的原件及其电子文档、评审记录原件、产品更改信息单在更改完毕后应及时随同更改通知单归档，由技术中心技术管理部(档案)负责建档保存。产品图样等技术文件的换图不得改变其图样代号(或编号)的换图：更改人员应先更改原图样，更改完毕的原图样底图及电子文档应归档另存并加标识，然后按照最后一次更改后的尺寸、文字、图形(没有划改及更改标记)等重出新图。必须改变其图样代号(或编号)的换图：更换后的新图样采用隶属编号应按《产品图样及设计文件编号原则》的规定在图样代号后加尾注号，分类编码应重新编号。工艺文件的编号应按工艺文件编号的相关规定编制。新底图的更改栏中，只注明旧底图上最后一次的更改标记和更改通知单代号，并在处数栏填写“换图”字样，在签字、日期栏由最后一次更改的人员签署姓名、日期。新底图上应有原图的设计、校对、审核及批准人员签字，若不便取得旧底图上原有人员的签字，则由他人用长仿宋体填写原有人员的姓名。在新底图“旧底图总号”栏中，填写旧底图的底图总号，并在该栏下面的签字栏、日期栏由档案员签署姓名、日期。更改人员按更改通知单内容编制归档文件清单，提交新图样（或技术文件）的电子文档及纸质文档归档，原产品图样（或技术文件）的电子文档应另存并加标识。换图时应按技术文件发放明细通知至原有产品图样（或技术文件）的部门领取，同时收回原产品图样（或技术文件），加盖作废标识，并

标明作废依据的文件号，统一处理。档案部门的原产品图样纸质文档加盖“保留借用”字样，单独保存备查。4

记录《更改通知单》（表25102-1）《技术文件更改制品统计表》（表25102-2）《改进项目评审记录》（表25102-3）技术文件严禁乱涂乱划签收日期在实施日期之后无关单位不要体现应该先去档案室更改底图涉及部门没有签收划线未用直尺直接将原数据涂改，未标注更改标记无签字2、3数字看不清楚更改标记b未标注取消后应将此页取下批准未签更改文件号处写得是图号严禁在有效技术文件上用铅笔随意涂改签名签在更改文件号处，无更改文件