公司各类档案管理制度

10公司各类档案治理制度案法和档案治理规定，特制定以下制度：一、公司及治理处专(兼)职档案治理员负责公司及治理处全部文件〔质量文件和记录、通知、规定、总结、报告、会议纪要等〕及资料〔技术图纸、说明书、手册、声像制品、法规、车辆档案照片等〕的存档、收集和保管，做到完整、系统、准确。二、任何人员借阅上述文件资料，须经公司相关领导批准，登记日期、用途、经手人及归还时间。阅，不准复印，不准带离办公室。擅自给他人翻阅。论是按字母挨次还是按内容、按时间等形式分类，其目的都是为了查找快速便利，因此都必需在档案夹里清楚地标明。经有关领导批准后按程序销毁。要留意对其的保密。八、对重要设备资料，应检查验收，并准时归档。理好，注明时间、地点、来宾姓名、活动内容，交文档治理员准时归档。文件档案的归档及治理一、部门应按总经办档案治理的要求做好文件材料的立卷归档工作，案卷应依据文件材料自然形成的规律，保持文件之间的历史联系，分类立卷一般按“年度+时间”或“年度+作者”分类立卷。档案的归档时间一般要求档案治理部门在其次年上半年内〔最迟不得超过第三季度〕将上一年应归档的文件材料归整立卷。职人员立卷。各立卷单位在工作中形成的文件材料，承办人在办理完毕后，应准时、全部交本单位立卷人员整理、立卷和归档。房合同、公证书、审计、验资、审核报告、年报、党、团、人事花名册及各种会议活动和重要记录、照片、录音、录像等用完后应主动交到档案室，并办理交接手续，以防归档材料的流失。位业务工作拟订案卷类目，设置临时卷夹，对具有保存价值的文件进展收集、归卷。四、归档文件应当符合以下要求：1、应归档的文件材料要齐全完整，使立成的案卷能正确的反映本单位各项工作活动的真实面貌，并便于查找、利用和保管。2、鉴定归档文件资料的保存价值和确定保管期限。立卷时应依据规定将永久、长期、短期保管的文件分类整理立卷。3、案卷标题〔名目〕要简明、准确的概括卷内文件的主要制发机关、问题、文50〔不得笼统的使用上级、有关部门等模糊字眼。须填写卷内文件名目和备考表，并打印各年度的档案名目、编写名目表。使用统一卷皮〔可订做或购置，应以市档案局规格为标准。4、全部本单位发出文件的原稿，文件处理手续必需完备，在原稿上应公司领导人签发，盖有公司公章和写明年、月、日。破损的文件应裱糊。6、卷内文件要逐张编号，使用黑色〔或蓝黑色〕号码机油的号码机在文件正面〔指有内容的，空白纸除外〕边缘一公分按挨次打号。同一案文件号。五、组卷要留意区分年份，一般不要不同年月的文件立在一个卷内，即：1、年度打算、总结、报表、预决算等放在针对的一年；2、长远打算放在针对年度的第一年；3、跨年度的总结放在文件内容针对的最终一个年度；4、法规性文件放在公布或批准的一年；5、运动的文件放在完毕的一年；6、跨年度的案件材料放在结案的一年；7、回忆性、纪念性的文件放在写成的一年；8、当年未办理完的文件，如要在其次年第一季度以后才能办完则连同当年的文件放在翌年立卷；9、跨年度的请示与批复，来文与复文放在复文年度。2公分，如超过时，则可视状况分开立卷。文件数量少不能单独立卷的，可与其他类似性质的文件组成一卷。案卷最终“备考表”中加以说明。亲热关系、文件形成时间的先后次序、文件编号次序〔主要用于按作者特征组合的案卷、特地年度和便于利用的要求，进展系统的排列。1、一个问题、一个案件或按作者组成的案卷，卷内文件应按重要程度进展排列。2、几共性质一样或相近的问题、案件组成的案卷，卷内文件先分问题、案件，再按时间挨次排列。3、会议文件组成的案卷，按重要程度进展排列。4、几个作者的文件先分作者，再按时间挨次排列。5、来往文件组成的案卷，一般是：转发件在前，被转件在后；正件、存本在前，附件、底稿在后；短期为十五年以下〔含十五年。经济文化建筑和物业治理具有长远利用价值的材料的文件材料。主要包括：1、公司工作中形成的重要文件。如：条例、细则、指示、决议、打算、董事会会议、年度工作打算、总结、重要的请示及其批复、报告、机构演化、人员编制、人〔照片、录音、录像〕和图片材料。2、报送的有关方针政策和重要问题的请示、报告、总结等文书材料及声像图片材料。要查考利用价值的文件材料。主要包括：1、公司工作中形成的、在相当长时间内需要查考利用的文书材料以及声像图片2、上级机关颁发、转发的属于本公司主管业务并需要贯彻执行的重要文书材料。如对公司工作的指示、规定、颁发、批复等；3、公司各部门报送的重要文件材料；件材料，包括：一般业务来往文书、通知、规定和批复文件。协议、合同〔正本〕等有关文件的保管期限按其有效期满后的一年一月一日起计算。声像档案的治理一、声像档案的归档范围1、照片〔底片〕会议类：本公司召开或参与的会议。视察接待类：上级领导视察、来宾接待、外事活动等。施工典礼、重要谈判等。文体类：各项竞赛、竞赛、庆祝联欢活动、文艺表演、培训学习等。领导照片类：本公司成立以来各界领导照片。2、录音带〔盒〕3、录像带4、磁盘光碟二、声像档案的制作及归档要求1、各类归档的声像资料，均应附有简明扼要的文字说明，文字说明应包括内容映大事、事物的具体内容，以及制作者等六要素。2、全部的归档照片都应附有底片，底片与相片的影像相符，归档时相片、底片同时编号分别存放。3、公司领导人归档的照片要包括两张彩色工作照和两张二寸黑白免冠照。4、会议类声像材料要有完整的会议名称横标的主席台全景，领导人讲话，代表发言，会议争论及颁奖仪式，代表席或观众席等场面的内容。5、录像带图像要清楚、内容要完整，能够概要反映事物的全貌。6、录音带的声音要去除，一盒磁带一般不得录制两项内容。7、录音带资料一般为三分钟，重要的可适当延长时间。8、依据职责分工，负责录制、拍照、收集人员应按归档要求整理后交档案室，档案室负责归档保管。9、归档时间及手续：各类声像资料一般于形成后半个月内，由制作者按归档要续后，移交表由双方各持一份。会计类档案的立卷归档及治理保管，有序存放，便利查阅，严防毁损、散失和泄密，依据财政部、国家档案局颁的有关规定，结合公司特点和实际，制定本制度。记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。具体包括：1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；账簿；3说明、财务分析报告等；〔复印件、审计报告、税务核查报告、银行存款余额调整表、银行对账单、工资发放表〔复印件、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、财务人员移交清册以及与财务相关的其他书面财务资料和磁介质财务资料等。负责整理立卷、装订成册、编号、加具封面并注明记录人、记录期间、保管人员等。每卷册须编制明细清册，以便查找。电脑资料须准时备份两份并统一妥当保管。备份的磁盘、光盘须填写标签，明确保管责任人；书面会计档案的填制须使用黑色钢笔填制并在填制错误时承受横线更正法更正并签章。五、会计档案的治理及借用2、会计档案要保持清洁、枯燥，做好防霉、防潮、防蛀工作。会计档案治理人员要定期对会计档案进展除虫杀菌，以保证会计档案的完好无损；留意防火，制止在档并通知有关部门和有关人员；3、公司财务人员因工作需要查阅会计档案时，必需按规定准时归复原处；须填写查阅登记表并经财务经理〔或分公司经理或副经理〕签字前方可查阅，并在规定时间内准时归还。个别重要档案须经公司总经理〔或总公司财务经理〕批准前方可查阅；其职责是：对会计档案保管人员的工作进展不定期的检查，并对其档案治理的标准化程度进展指导、实行监视。案资料准时归还，严防毁损、遗失和泄密。觉察丧失、毁损的会计档案资料，应马上检查近期的档案查阅登记表，找出相关责任人并向其索取；对确已无法追回的〔已丧失或毁损的〕会计档案资料，应告之责任人写出遗失或毁损状况说明，并会计档案兼管人、公司财务经理直至总经理恳求处理并追究相关人员责任。请示结果连同遗失说明保存会计档案相关卷宗中以便备查。对于无法查明缘由的遗失或毁损的会计档案资料，应马上报公司会计档案兼管人、财务经理直至总经理予以处理并追究相关人员责任。八、会计档案的保存和销毁1、会计档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为3510销毁：和档案编号，应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；公司财务经理、总经理须在会计档案销毁清册上签署意见；销毁会计档案时，由档案治理人员执行，由会计档案兼管员监销；要销毁的会计档案。销毁后，在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销状况报告公司财务经理；销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。十、未尽事宜，可按公司相关制度执行，或请示公司财务经理后按要求进展。制度有关条款执行。附表：会计档案分类及保管期限表一、会计凭证

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分类保管方式按月以标准方式及封皮装订成册并存入凭证盒上有关工程填写清楚、完整;每月有N本的按年度分柜存放保管。二、会计账簿类日记账、固定资产卡片、关心账簿等

现金、银行存款日记账保管 账簿按年度分盒存放保25年；固定资产报废清理后管；固定资产卡片等另515三、财务报告类 月季度财务报告保管3年；按月季度、年度财务报月季度财务报告、年度财务报年度财务报〔决算永久保告分类、分盒存放保管告〔决算〕 管四、其他类银行存款余额调整表银行对帐单

余额调整表和银行对帐单保5件柜编号名册”以便查找。业务档案的归档及治理户〔业主〕资料、消防、设备运行等档案、文字资料等技术文件材料。〔接收〕后一个月内由工程部、治理处业务部门收集两套，一套移交品质部，另一套部门自留；二、组卷方法及要求：1、档案按《根本建设工程文件材料归档范围保管期限表》及本公司依据业务需包括几个工程的文件材料，为便于区分和查阅，最好有彩色纸隔开。2、竣工图纸依据数量的大小〔多少，组成一卷或按建筑、构造、给排水、电气等分别组成假设干卷。4.5厘米厚，以便装订和阅读。、文字材料尺寸大小符合标准要求，修补整齐，去掉金属物，加封面用线绳装订成册。5A4〔不装订〕和手风琴折叠法〔适用装订，一般承受正面折叠法，并把图纸标题栏露在右下角。〔图纸〕编上一个固定的挨次号，填写卷内名目、备考表及编写案卷封面。卷内材料如有文字和图表散失或不明状况的应在备考表中加以说明。档案的库房治理及供给利用防鼠、防潮、防尘、防高温等设施或措施。库房技术治理条件参照国档发[1987]19号对所接收的案卷，要进展审查，分类，加工整理，并入库妥当保存。二、档案治理员应不断提高档案的科学治理水平，加强档案队伍建设，依据工作重要文件汇编、专题文件汇编等，并依据需要编制重要文件名目、专题卡片等。四、档案治理员应乐观开展档案编写争论和供给利用工作，并依据实际需要编制严格审批权限和借阅手续。进展统计，定期向上级和同级档案部门报告。随时检查，觉察问题准时解决，以保证档案的完整与安全。档案治理、鉴定及销毁办保管，财务档案由财务保管，其他资料，如合同、协议、行政人事档案等应在整理归档后，集中总经办档案治理室统一保管。〔永久、长期、短期〕档案，要分开名目、编号、排列保管，各类档案要有档案名目，名目要去除标明档案的年月、保管