采购控制程序

[全]采购控制程序采购控制程序1目的为保证公司产品质量，必须对采购产品及外部提供产品、服务和过程实施控制，确保采购产品满足公司产品规定的要求。2适用范围适用于对公司产品所需的全部采购产品及其外包活动的控制。采购产品包括：生产所需原材料、工装器具等。外包活动的选择评定参照产品的采购程序3职责3.1供销部负责组织产品所需物资的采购及供方、外包方、外包方的选择和评价；3.2

质检部负责进货验证。3.3生技部负责仓库的管理工作，参与对供方、外包方、外包方的评审。4控制程序和要求；4.1采购产品的分类及采购渠道4.1.1由供销部按采购产品影响产品质量的重要程度，将采购产品分为A、B、C三个质量分类等级并标注在《物资分类明细表》中：1）A类（重要）物资——决定功能、性能作用的物资；2）B类（一般）物资——对功能、性能起一定作用的物资；3）C类（辅助）物资——不直接影响功能、性能的物资。4.2对供方、外包方及外包方的评价、选择和验证4.2.1对供方、外包方的评价和选择4.2.1.1各部门根据工作项目工作需要，对供方、外包方物资、信誉、经历及业绩、环境/职业健康安全绩效等进行比较，选择合格的供方、外包方，填写《供方、外包方评定记录表》。4.2.1.2对确定业务来往的供方、外包方，应根据充分的书面证明材料，适用时，可包括以下内容：a)管理体系认证证书；b)本公司对供方、外包方质量管理体系进行评审的结果；c)本公司对供方、外包方其他的满意程度调查，以及供方、外包方业绩的调查和证明材料；d)供方、外包方产品的质量、价格、社会信誉、交货能力等情况及产品进入本地市场的准用证明；e)供方、外包方的财务状况及服务和支持能力；f)苗木的植物检疫证明等；4.2.1.3对第一次供应重要物资或服务的供方、外包方，除提供充分的书面材料外，还需经样品测试及小批量产品试用或服务质量初评，测试合格才能供货。4.2.1.4对于一般物资供方、外包方，需要经过样品验证合格，各相关部门提供评价意见，供销部经理批准，可列入《合格供方名单》。4.2.1.5对于批量供应的辅助物资，进货部门在进货时应对其进行验证，并保存验证记录，合格者由供销部经理批准后，即可列入《合格供方名单》。4.2.1.6对零星采购的辅助物资，其进货验证记录即为此供方、外包方的评价。4.2.1.7对重要服务提供方、外包方应对其提供的每一项重要服务进行评估，并及时反馈我方意见。对达不到我方要求而又无改进者应提出警告，直至取消合作。4.2.1.8供销部负责将合格供方、外包方列入本公司的“合格供方、外包方名单”,经总经理批准后，该名单发至有关部门备案。4.2.2对供方、外包方的验证a)正常情况下，供销部应每年组织一次对合格供方、外包方的会审或考察式的复审验证，验证其质量保证能力，形成《供方、外包方业绩评价记录》，评价时按百分制，质量评分占60分者，交货期评分占20%，其余（如价格、售后服务等）占20%。判定总分低于60（或质量评分低于48），应取消其合格供方、外包方资格；如因特殊情况留用，应报总经理批准，但应加强对其服务和供应物资的进货验证。连续第二次评分仍然不及格，应取消其供货资格，由各有关部门实施。验证其是否可持续的作为本公司的供方、外包方。b)服务供方、外包方控制：为公司提供服务的供方、外包方，如运输公司、生产方、检验、培训机构等，也应经评价后方可向公司提供服务。c)当发现有以下情况时，应对其进行评审或实地考察验证。i.供方、外包方提供的产品质量下降，已对本公司产品质量产生影响。ii.供方、外包方提供的产品供应不畅，不能满足本公司采购计划数量的要求。iii.供方、外包方不履行采购合同的条款，对本公司合同的履约构成威胁。iv.新产品开发情况下，需重新验证供方、外包方质量保证能力。d)复审和/或实地考察验证认为不合格的供方、外包方，供销部应对其明确提出限期整改要求。在限期内整改不合格的，报总经理批准后，取消其资格并停止其供货。e)被取消供货资格的供方、外包方，由供销部通知各部门，将其从合格供方、外包方名单中除名，由供销部另行选择新的供方、外包方。为保障采购产品的可靠供应，当供方、外包方出现不能满足本公司产品要求的迹象时，就应开始对新的供方、外包方进行调查。4.3采购信息4.3.1采购文件4.3.1.1应包括拟采购产品的信息：a)对产品的质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件）；b)对产品的验收要求；c)其他要求，如价格、数量、交付等。4.3.1.2适当时还包括：a)对供方、外包方的产品、程序、过程、设备、人员提出有关批准或资格鉴定的要求，如对供方、外包方产品的质量认证要求，对生产过程、设备及人员要求、委托检测的服务要求等；b)适用的质量、环境、职业健康安全管理体系要求。4.3.2本公司的采购文件包括《材料采购标准》、《采购单》、《采购产品报验单》、《采购合同》及附件等。采购文件发放前，应有相应的发放部门负责人对其要求是否适当进行审批。1）采购单是本公司与供方、外包方签订的采购合同的分批采购计划，对采购频次较低的产品也可作为采购合同独立使用，它是本公司与供方、外包方的契约性采购依据。2）采购产品的图样和参数指标，规定了采购产品的尺寸、材料及执行标准、状态或特性、工艺要求，是检验和验证采购产品是否符合要求的重要依据。3）《采购产品报验单》记载了供方、外包方提供产品的数量和可接收产品的数量，是本公司确认接收或退货数量的依据。4）本公司的检验和试验标准或与供方、外包方签订的验收协议以及采用的外部标准是验收采购产品的方法和可接收水平的准则。4.4向供方、外包方提供的图样、检验和试验标准，必须确认是受控文件。发放时，由采购人员从办公室领出文件，尽量当面交给供方、外包方代表。对尺寸复杂或关键的采购产品，采购员应请供销部人员向供方、外包方进行充分沟通，保持本公司与供方、外包方对采购产品的要求理解一致。供方、外包方在接收文件时，应在文件发放登记表上签名；当用邮寄或传真向供方、外包方发出采购资料时，要求供方、外包方用传真或其它方式确认收到的图号、文件号及日期，并要求确认人在回复件上签名。4.5采购的实施4.5.1采购计划的下达1）供销部应按《生产计划》要求，在参考库存量的基础上，向合格供方、外包方或代理商发出“采购单”，请供方、外包方或代理商对该计划予以确认。之后，保持与供方、外包方联系，组织采购产品按时进公司。2）编制或填写采购单时，应明确“采购单”上的所有事项并填写清楚、规范，如有其它商定或说明的事项可另外书面说明。3）对合格供方、外包方不能按期供货且本公司又急需的产品，填写《临时采购要求单》，报告总经理审批同意后（必要时须经顾客同意），可向其他供方、外包方限量采购代用产品，但对这些代用产品，必须经生技部检验或验证合格后方可使用。4.5.2采购产品报验及入库手续的办理所有的采购产品进公司后，应保护好产品标识，采购人员应一式三份填写《采购产品报验单》，连同采购产品提交质检部检验，报验单上的所有项目应填写清晰明确。采购产品若不能立即检验时，先将其作为待检品入待检库或放置到待检区域。检验后，采购员应根据检验员的判定意见，对已检合格的入合格品材料库；对已检不合格的入废品库；对已检待判定品暂存待检库。此单经检验员、仓库保管员签字后，作为我公司采购产品入库的依据；采购产品中的不合格品按《不合格控制程序》执行。4.6采购产品的验证4.6.1在供方、外包方货源处的验证。当供方、外包方使用的材料出现问题时，应对供方、外包方及其货源处做现场调查或验证。安排验证物资的事宜和放行的方式应和供方、外包方达成协议，根据协议派人到供方、外包方货源处监督验证把关，但这种验证不能降低采购产品的验收标准，也不排除其后本公司的拒收。4.6.2顾客对供方、外包方产品的验证当合同有规定或因特殊情况，顾客或其代表在供方、外包方或在本公司对供方、外包方提供的产品进行质量验证时，本公司应予配合。但