人事档案管理标准

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档人事档案管理标准目次1范围： 22规范性引用文件： 23术语、定义： 34职责： 35管理内容与方法： 36检查与考核 11附录A（规范性附录）人事档案管理工作示意图 12附录B（规范性附录）员工档案材料分类及排列顺序一览表.....................................................13附录C（规范性附录）人事档案目录 19附录D（规范性附录）人事档案转递通知单存根 35附录E（规范性附录）查（借）阅人事档案审批表 36附录F（规范性附录）新任集团管理企业领导人员档案报送单………………..37前言本标准是根据XXXXX有限责任公司（以下简称“XXXXX公司”）标准体系工作的需要而编制，是企业标准体系建立和实施的个性标准，目的是为了规范化、标准化公司人事档案管理工作，促进公司人力资源管理工作的顺利进行，从而加快企业标准体系的完善，适应国家标准和国际先进标准的需要。本标准由XXXXX公司行政部提出并归口管理。本标准起草部门：本标准起草人：本标准初审人：本标准复审人：本标准批准人：本标准于20年月日首次发布。人事档案管理标准1范围本标准规范了XXXXX公司人事档案管理的内容和要求。本标准适用于XXXXX公司人事档案材料的收集、利用、传递、管理等工作。2规范性引用文件下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。全国人大常委会《中华人民共和国档案法》劳力字[1992]33号《企业职工档案管理工作规定》组通字[1996]14号《中共中央组织部关于印发（干部人事档案材料收集归档规定）的通知》京组通[2006]4号《中共北京市委组织部关于开展干部档案审核工作的通知》Q/ZSFD-205.02-02-2011《管理标准编写规定指引》3术语、定义3.1XXXXX公司、公司指XXXXX有限责任公司。3.2人事档案指人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据。3.3人事档案整理指根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。3.4人事档案审核指对归档材料进行全面检查，确认材料内容是否真实准确，手续是否规范完备，进而判定材料有无保存价值、是否归入人事档案的一项业务内容。3.5人事档案传递指员工所在单位或主管部门发生变化后，人事档案管理部门将其档案转给新的主管单位人事档案管理部门的一项工作。4职责行政部是公司人事档案管理的归口部门，具体负责公司人事档案的收集、整理、保管等日常管理工作。5管理内容与方法5.1总则人事档案是公司行政部及其他部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，人事档案管理工作是公司组织人事工作的重要组成部分，是历史地、全面地考察了解和正确评价员工的依据。5.2人事档案材料收集5.2.1主动收集人事档案材料并归档是公司行政部、各部门、各位员工的职责和义务，是不可缺少的一道重要工作程序。任何个人都不得擅自保存档案材料，更不得据为己有。5.2.2公司行政部对员工材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。5.2.3立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经相关领导和部门审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。5.2.4归档范围5.2.4.1人力资源管理工作中形成的员工档案材料：5.2.4.1.1招收、聘用工作中形成的报考登记表、考试成绩、聘用、续聘审批表、聘用合同书及解聘、辞退材料；5.2.4.1.2调配、转业安置、任免、考察、考核等工作中形成的履历表（书）、简历表、履历（简历）材料、各种登记表、干部任免呈报表（包括同时上报的考察材料）、考核登记表、民主评议和组织考察综合材料、鉴定材料、自传、退（离）休审批表和军队转业干部审批表等材料；5.2.4.1.3办理工资、待遇等工作中形成的登记表、审批表和解决待遇问题的批复材料；5.2.4.1.4政审工作中形成的调查报告、审查结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交待说明及作为依据的调查证明材料；甄别及复查结论（意见、决定）、复查报告、批复及主要依据材料；更改民族、出生年月、参加工作时间、国籍的个人申请、组织审批意见及作为依据的证明材料。5.2.4.2通过筹备党代会、人代会、政协会、工会、共青团、妇联等代表会议的部门或临时机构，收集代表、委员登记表和个人政绩材料。通过有关统战部门收集民主党派代表会等会议形成的代表登记表和委员的简历、政绩材料。5.2.4.3通过员工受教育的院校、党校、培训部门收集学生（学员）登记表、报考登记表、毕业生登记表、学习成绩表、毕业证书（原件个人保存）、学位审批材料、学历证明书、培训结业成绩、鉴定等材料。5.2.4.4通过评定专业技术资格部门，收集评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业职务的审批表、套改和晋升专业职务（职称）审批表。5.2.4.5通过公司党委组织部门收集在组织建设中形成的已批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、个人总结、整党中形成的不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料。民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党员登记表、优秀党员和优秀党务工作者事迹及组织审批材料；认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见等材料。5.2.4.6通过公司共青团组织，收集团的建设中形成的入团志愿书、申请书、团员登记表、优秀团员和优秀团的工作者事迹材料、退团材料。5.2.2.7通过工会等有关部门，收集在事迹表彰活动中形成的先进工作者、先进生产者的登记表、先进模范事迹材料、嘉奖通报材料。5.2.2.8通过纪律检查、监察、司法及有关行政部门，收集形成的处分决定、免于处分的处理记过材料、查证核实报告、上级批复、个人对处分决定的意见、本人检查、交待材料、通报批评材料、法院的判决书、复查甄别报告、决定、上级批复材料。5.2.3.9通过审计部门收集形成的对员工经济工作中的评价材料，有关问题的处理意见等材料。5.2.2.10通过有关科技部门、本人和报刊杂志收集员工的发明、科研成果及有重大影响（如获奖或在全国性的报刊上发表）的论文、著作、译著等的目录。5.2.2.11收集员工因病、工伤、意外事故致残的体检表、鉴定等有关材料。5.2.3形成档案材料的部门将归档材料送交人事档案管理人员时，双方必须办理材料交接手续。5.3人事档案材料鉴别5.3.1判断所收集材料的真伪，检查材料是否齐全完整，成套材料不缺份，单份材料不少页;检查撰写是否符合要求，文字须是铅印、胶印、油印、计算机打印或蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水或纯蓝色墨水以及复写纸书写;审查材料的手续是否完备。5.3.2不属于归档材料的处理办法5.3.2.1有保存价值的文书资料，如任职文件、历史资料、重大会议记录等，可交文书档案部门或其它有关部门保存；5.3.2.2应由本人保存的材料，如奖状、毕业证书、学生证等，要及时退还本人，个别不宜退给本人的，可经行政部审查，领导批准后销毁；5.3.2.3归档手续不具备的材料，如应盖公章而未盖公章，应由本人签署意见而未签字的结论材料，有下级意见而无上级批复及内容不完整、字迹不清的材料，要及时退给有关部门或个人补办手续，限期15天内补办完毕后再归档；5.3.2.4无结论的审查材料，要退给有关部门做出审查结论后再归档；5.3.2.5经鉴别确需销毁的材料，应进行详细登记，报请分管领导批准后，予以销毁。5.4人事档案的整理在对档案材料进行鉴别的基础上，人事档案整理工作包括分类、排序、技术加工、装订五个步骤，通过整理达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。5.4.1人事档案的分类将档案材料按照按材料内容、性质及材料之间的内在联系，区别类型，相对集中，进行组合排列，共分为十大类。5.4.1.1第一类履历材料。指员工本人历次填写的各种简历、履历、登记表等基本情况的材料。履历表须贴照片，盖公章。5.4.1.2第二类自传材料。指员工本人所写的有关叙述经历、家庭情况、社会关系、成长过程等自传性质的材料。5.4.1.3第三类考察、考核、鉴定材料，审计工作中形成的材料。干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类。按材料形成的时间顺序排序。5.4.1.4第四类学历学位材料；职业（任职）资格考试材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映个人科研学术水平的材料；培训材料。毕业证书的原件、复印件都不能存档。如需存档，复印单位加盖公章。职称单科考试成绩不存档。5.4.1.5第五类审查工作中形成的材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的组织审查意见及所依据的证明材料。5.4.1.6第六类参加中国共产党、共青团及民主党派材料，包括批准为中共正式党员、共青团及民主党派的有关材料。5.4.1.7第七类表彰奖励材料，包括指组织正式批准授予的各种荣誉奖励的决定，审批表和先进事迹材料等。5.4.1.8第八类执纪执法部门形成的涉及个人的材料，包括党组织给犯错误党员的各种党纪处分，行政上给予员工的行政处分。5.4.1.9第九类招录、聘用、公开选拔和竞争上岗等工作中形成的材料；任免、调动、退（离）休、军人转业（复员）安置工作中形成的材料；辞职、辞退、罢免材料；办理工资、待遇等工作中形成的材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议工作中形成的材料。5.4.1.10第十类其他可供参考材料。是指以上九类材料都不能包括而又有较大价值可供参考的材料，例如：健康检查和处理工伤事故工作中形成的材料；办理丧事形成的材料；档案审核、报送工作中产生的反映档案情况的材料；其他材料。5.4.2人事档案排序5.4.2.1按材料形成时间的先后顺序进行排序。适用于这种方法排列材料有第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类。其中第四类、第九类一般按时间顺序进行排序，但在处理不同性质材料时要采用二级分类法，即先将性质相同的材料集中后，再按时间顺序排列。第四类材料二级分类顺序为：1、学历学位材料；2、职业（任职）资格考试材料和评（聘）专业技术职务（职称）材料；3、反映个人科研学术水平的材料；4、培训材料等。第九类材料二级分类顺序为：1、任免材料；2、工资材料；3、出国、出境材料；4、参加会议的代表登记表等材料。5.4.2.2按材料的内容以及材料之间的内在联系排序。适用于这类方法排列材料的有第五类、第六类、第八类，其中：第五类、第八类材料的排列顺序一般为：上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分的意见、调查报告、证明材料、本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前，即入团志愿书、入团申请书、退团材料；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，即入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表。5.4.2.3每一类材料排好顺序后，要编制类号和顺序号。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页数。页数的计算方法为：凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面形如计算。空白纸和托裱用的衬纸不计页数。复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。5.4.3人事档案目录的编制5.4.3.1档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观、使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水。档案目录不能粘贴涂改。5.4.3.2每类目录之前应注明类号和类别名称，按照类别排列顺序和人事档案目录格式，逐份逐项进行填写。5.4.3.3序号填写材料类号和排列顺序号。材料类号用大写的“一”至“十”，二级分类的类号用（一）至（四），序号用阿拉伯数字填写1，2，3，4，5等。5.4.3.4“材料名称”根据材料题目编写，要简明扼要，准确地揭示材料内容。5.4.3.4.1填写材料名称要突出材料的基本内容；5.4.3.4.2要准确揭示和高度概括出材料的性质特征；5.4.3.4.3简化题目要规范，必须确切反映材料的内容特点；5.4.3.4.4名称与材料内容明显不一致的，要根据内容重新命题，并在备注栏加以注明；5.4.3.4.5没有名称的材料，可根据材料内容拟定标题，标题要规范、确切；5.4.3.4.6证明材料的名称要根据材料的内容来拟定，不能笼统地写“证明材料”，要准确地揭示出证明人的姓名或单位、证明人与被证明人之间的关系、被证明人的问题等。5.4.3.5“材料形成时间”填写材料落款的最后时间。凡复制的材料，应填原件形成时间，不填材料复制时间，要用阿拉伯数字填全年月日。5.4.3.6“页数”填写材料的页数。材料的页数计算要规范统一，凡铅印页码的材料、表格，要如实填写页数，无铅印页码的材料，采用图书编页法，有文字内容的，每面有字即为一页。5.4.3.7“备注”填写需要说明的情况。包括附有考察材料的干部任免审批表、复制件等情况说明。5.4.3.8每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。5.4.4人事档案材料的技术加工5.4.4.1档案材料载体，应使用16开规格的办公用纸。5.4.4.2对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保证文件原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制件应附在原件后，与原件作为一件。5.4.4.3幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏档案材料内容，不要对材料进行过度裁剪。5.4.4.4幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。5.4.4.5拆除档案材料上的订书钉、区别针、大头针等金属装订物。5.4.4.6每份档案材料在整理时必须保证各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。5.4.5人事档案材料的装订5.4.5.1装订好的档案，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。结实、齐整、美观、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。5.4.5.2档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，留有2-2.5厘米的装订边，装订边如没有留2-2.5厘米，应加边。5.4.5.3人事档案厚度超过3.5厘米的，可以分成两卷装订。分卷装订时，必须保证同一类材料在同一卷中。5.5人事档案查阅5.5.1因考察、任免、调动、晋级、政审、组织发展、出国、福利待遇、治丧等需要，可查阅当事人档案。5.5.2查阅员工档案，应填写《查阅员工档案登记表》。5.5.3查阅员工档案的工作人员必须是中共党员，在查阅室查阅。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。外部人员一般要求两人，应持本单位介绍信及本人工作证。5.5.4查阅档案时要注意爱护，保持档案整洁，严禁对档案涂改、圈划、抽取、撤换、污损等。查阅档案时严禁吸烟。5.5.5未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。确因工作需要从档案中取证的，必须经人事部门有关领导同意后，方可办理。复制的材料，不得给无关人员观看，用毕自行销毁。5.5.6员工档案一般不外借，特殊情况需外借的，须经行政部经理批准后方可借用，时间一般不超过两周，用后及时送还。5.6人事档案转递5.6.1转递的人事档案质量要合格5.6.1.1转出和接收的人事档案必须做到信息准确、材料齐全、手续完备、整理规范。5.6.1.2转出单位在转递档案前，要对档案进行严格审核，对不符合要求的档案进行认真整改,并按照要求，整理合格、装订成册，不得扣留材料或分批转出。经审核整改后符合要求的档案，报公司分管人事档案工作的领导审批。经领导批准转出的档案，要进行详细登记。5.6.1.3接收单位要对接收的档案进行严格审查，发现问题后及时向转出单位反馈并退回档案整改。经整改合格后，转出单位再将档案转接收单位，接收单位人事档案管理人员复查合格后才能报单位分管人事档案工作的领导审批入库。5.6.2人事档案转递过程要安全5.6.2.1转出的档案要进行严密包封，详细填写《员工档案转递通知单》，与档案一道密封，加贴密封条并盖密封章,通过机要交通转递或派专人递送。5.6.2.2档案转出后，在档案名册上注明何时转往何处，以便备查。档案转出，过期一个月未退回执，应通过有关途径询问，以防丢失。5.6.2.3接收单位发现档案有拆封痕迹的，要进行调查核实。5.6.2.4接收的档案经审核符合标准的，在档案转递单的回执上签名盖章并退回原单位。若缺少材料要在回执单上写明；对不符合要求的档案，立即退回原单位。5.6.2.5收到不属于本单位管理的员工档案，应立即退回转出单位。5.6.2.6对接收的员工档案，要认真登记、编号、入库。5.6.2.7严格执行档案转递制度，避免出现“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转。5.6.2.8对违反转递制度，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料的视情节和后果追究当事人和有关管理人员的责任。5.6.3新任集团公司所属企业领导人员档案报送工作5.6.3.1新任集团公司所属企业领导人员的人事档案由公司人事部门进行报送。5.6.3.2新任企业领导人员正式任职后，应将其人事档案报送集团公司人力资源部。5.6.3.3对所报送的档案进行严格审核后，逐项填写《新任集团管理企业领导人员档案报送单》，详细列出档案中的遗留问题。《新任集团管理企业领导人员档案报送单》经组织人事部门分管领导签批并加盖组织人事部门公章或党委公章。5.6.3.4新任集团管理企业领导人员档案及《新任集团管理企业领导人员档案报送单》应派专人报送。5.6.3.5对存在问题的档案，须在一个月内整改完毕并重新报送。5.7人事档案保管与保护5.7.1为确保人事档案的绝对安全，行政部要建立坚固、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库内应设置空调、去湿、灭火等设备。5.7.2库房的防火、防潮、防驻、防盗、防光、防高温等设施应经常检查；应经常对库房进行清扫和通风，以保持库内的清洁和库内适宜的温、湿度温度(14～24摄氏度，相对湿度45～65％）。5.7.3无关人员不得进入档案库房，库内严禁吸烟，更不准明火进入库房。5.7.4建立人事档案的底帐登记簿（册）、查借阅登记簿（册）、转递（收、发）登记册，每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。5.8人事档案材料收集工作纪律5.8.1行政部应加强对人事档案材料收集归档工作的监督和检查，确保人事档案材料及其信息安全，确保收集归档工作有序进行。5.8.2行政部、公司各部门及其工作人员都有保护人事档案的义务。任何人不得以任何借口，要求档案工作人员或他人涂改、抽取、增添、伪造或销毁档案材料。5.8.3人事档案工作人员在收集归档工作中要严谨细致，严格把关，保守秘密，遵守以下纪律5.8.3.1不得将归档范围之外的材料归入档案。5.8.3.2不得擅自携带人事档案材料外出。5.8.3.3不得私自摘抄、复制人事档案材料。5.8.3.4不得擅自公布人事档案材料。5.8.3.5不得私自允许他人涂改、伪造、撤换、增添或销毁档案材料。5.8.3.6严格遵守党和国家的保密制度，不准向无关人员谈论档案内容。5.8.4严禁任何个人私自保存他人的档案和档案材料。5.8.5对违反收集归档纪律的直接责任人员和负有责任的领导人员，要给予相应的党纪、政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。5.8.6任何个人不得查阅本人及其亲属的档案。6检查与考核6.1本标准的执行情况由公司分管领导和行政部组织检查与考核。附录A（规范性附录）人事档案管理工作示意图程序收集鉴别整理保管检索利用转递统计收集归档材料，补充档案材料。是否属于所管员工应归档的材料，是否齐全完整、手续完备，是否真实可靠。材料分类、排列、复制、目录登记、技术加工、打孔装订、检查验收。专（兼）职人员，专用库房，专用铁质五节柜，“六防措施”落实。有检索工具：计算机检索、手工簿册查询。查阅借用，为员工工作提供信息。员工调动工作或职务变动后，将档案转到新的主管部门。统计档案管理工作基本情况，核对档案材料。内容三及时：及时收集，及时归档，及时按规定组织补充。鉴别准确，去留合理，处理得当。认真鉴别，分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。严密科学；安全可靠；便于查找。检索科学，方法得当，简便易行，查找准确迅速。坚持原则，手续完备，登记清楚，安全保密，积极主动。机要转递专人送取，档案完整齐全，转递及时安全。定期及时，科学准确，情况登记清楚，问题及时处理。标准附录B（规范性附录）员工档案材料分类及排列顺序一览表类别材料分类排列顺序目录填写备注目录职务变动表的前面员工职务变动登记表排在目录后面第一类1、知青、教师、职工、军人、员工登记表、简历表、履历表(书)、2、党员员工简历表;目录按材料形成时间的先后顺序排列填写。按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略。按时间顺序排序。贴像片、盖公章。第二类1、凡由本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、社会关系等情况，属自传性质的材料。2、以自传为主要内容的履历式简历表等。目录按材料形成时间的先后顺序排列填写。按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略。按时间顺序排序。第三类1、鉴定材料:学生、学员、实习、劳动、自我鉴定，毕业生鉴定、高校毕业生鉴定、结业鉴定、学生操行评语、政治操行鉴定表、工作鉴定、团员、党员、员工鉴定、后备干部登记表、退役军人鉴定、转业干部鉴定、飞行员鉴定、工作调动鉴定、下派干部鉴定、社教运动鉴定表；2、干部考核表、干部考察材料、对本人的考察意见、思想品德考察表、公务员考核表、审计考核材料、出国人员鉴定表、外国工作期间鉴定;研究生学习期间总结表、党性锻炼小结；3、离任审计(如有问题放第8类).目录按材料形成时间的先后顺序排列填写。按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略。按时间顺序排序。现职和科级以上干部民主评议材料归档;干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类类别材料分类排列顺序目录填写备注第四类1、中学学生登记表、毕业生登记表；2、各类大中专院校学生登记表、毕业生登记表、毕业研究生登记表、学员毕业鉴定表(含成绩单)、学习情况登记表，高校学籍登记表);符合国家规定的学历证明、肄业、毕业证明，教育部门出具的学历证明等；3、报考攻读硕士学位研究生登记表、专家推荐表、硕士研究生学籍登记表、学业成绩登记表、硕士毕业生登记表；4、报考博士学位研究生登记表、专家推荐表、博士课程学习成绩表、博士毕业证书或学位证书、博士研究生学籍登记表、博士毕业生登记表、授予学位推荐表；硕士学位审批材料、博士学位审批材料；5、专业技术职务任职资格申报表;聘任、套改、晋升、解聘专业职务(职称)的审批表、登记表;员工的创造发明、科研成果、著作及有重大影响论文的评价材料及目录;员工本人写的技术业务自传;反映员工业务能力方面的其它材料；6、员工进修登记表、岗位培训登记表、党校培训登记表；选拔留学生审查登记表、教师职务任职资格呈报表、提升教师专业技术职务名称审批表、卫生人员技术职称晋升呈报表；7、教师过渡审批表、公务员过渡培训表目录填写为二级分类方法：学历学位材料；职业（任职）资格考试材料和评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映个人科研学术水平的材料；培训材料每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略，每小项按时间顺序排序。例：四、学历学位及评聘专业技术材料㈠学历学位材料1、2、㈡职业（任职）资格考试和专业技术职务材料1、2、㈢反映个人科研学术的材料1、2、㈣培训材料1、2、1、毕业证书的原件、复印件都不能存档。如需存档，复印单位加盖公章。2、职称单科成绩考试通知要退还本人。

类别材料分类排列顺序目录填写备注第五类1、政治历史问题的审查结论(批注)、调查报告、主要证明材料、检举材料、本人交待及对结论的意见;2、甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告及有关的依据材料;3、一般历史问题的结论材料和主要证明材料;因入党、入团、出国、参军而形成的政审材料;4、确定和更改员工的姓名报告及批件；确定和更改员工的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查结论以及所依据的主要证明材料；家庭成员、主要社会关系的平反决定、通知或复查意见等；5、学生政审表、高中毕业生政审表、学生政治情况调查表、毕业生政治审查表、新兵政治审查登记表、入伍时间审批表、下乡时间审批表、更改参加工作时间批复、报告及证明；更改民族的批复；6、本人的证明材料：家庭情况的证明材料、爱人情况登记表，其妻×××的证明材料、其夫×××的证明材料、其父×××的证明材料、其母×××的证明材料等。按政审时间先后，排出每次政审的成套材料。批复；结论；本人对结论的意见；调查报告；调查证明材料(按调查报告中引证的要顺序排列)；本人检查交待及申诉材料(有复查结论、平反决定的排在前面)，不同问题分别做出结论的将每个问题的成套材料分别集中在一起;同一问题多次审查形成的材料，将每次审查形成的成套材料分别排列在一起，并将最后一次问题材料排在这一问题材料的最前面;其余的按每次审查的时间先后顺序成套排列。先排序反映同一问题或内容材料集中在一起，按材料主次关系排序。1、先将本人材料、上级批复、结论、本人对结论的意见、调查报告、证明材料、本人检查交代材料。2、再存放爱人、父母、兄弟、姐妹等材料。每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数、份数，ＸＸＸ年不能省略归入此类材料应注意材料的完整性。

类别材料分类排列顺序目录填写备注第五类1、政治历史问题的审查结论(批注)、调查报告、主要证明材料、检举材料、本人交待及对结论的意见;2、甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告及有关的依据材料;3、一般历史问题的结论材料和主要证明材料;因入党、入团、出国、参军而形成的政审材料;4、确定和更改员工的姓名报告及批件；确定和更改员工的民族、年龄、国籍、入党、入团和参加工作时间的组织审查结论以及所依据的主要证明材料；家庭成员、主要社会关系的平反决定、通知或复查意见等；5、学生政审表、高中毕业生政审表、学生政治情况调查表、毕业生政治审查表、新兵政治审查登记表、入伍时间审批表、下乡时间审批表、更改参加工作时间批复、报告及证明；更改民族的批复；6、本人的证明材料：家庭情况的证明材料、爱人情况登记表，其妻×××的证明材料、其夫×××的证明材料、其父×××的证明材料、其母×××的证明材料等。按政审时间先后，排出每次政审的成套材料。批复；结论；本人对结论的意见；调查报告；调查证明材料(按调查报告中引证的要顺序排列)；本人检查交待及申诉材料(有复查结论、平反决定的排在前面)，不同问题分别做出结论的将每个问题的成套材料分别集中在一起;同一问题多次审查形成的材料，将每次审查形成的成套材料分别排列在一起，并将最后一次问题材料排在这一问题材料的最前面;其余的按每次审查的时间先后顺序成套排列。先排序反映同一问题或内容材料集中在一起，按材料主次关系排序。1、先将本人材料、上级批复、结论、本人对结论的意见、调查报告、证明材料、本人检查交代材料。2、再存放爱人、父母、兄弟、姐妹等材料。每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数、份数，ＸＸＸ年不能省略归入此类材料应注意材料的完整性。

类别材料分类排列顺序目录填写备注第六类1、入团志愿书、申请书、退团材料；2、入党志愿书（己经批准为中共正式党员、入党申请书、转正申请；3、党员登记表、不予登记的决定：组织批示意见及所依据的材料，取消预备党员资格材料党员登记表(属整党性质的)、党员民主评议材料;4、加入民主党派的有关材料、组织审批意见；5、开除党籍、团籍的处分材料放在第八类，原入党、入团志愿书仍放在第六类，但需在封面注明“已开除”字样。入团志愿书；入团申请书；团员登记表；离退团材料；开除团籍材料；入党志愿书；入党申请书；转正申请书；党员登记表；加入民主党派的有关材料。按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略。入党积极分子考察材料不存档第七类1、各级组织正式命名授予的英雄、模范、先进工作者等称号和本单位年度性奖励的授奖决定(审批表)先进事迹及荣誉称号材料、通报表扬材料;创造发明奖励材料;2、各种业务奖励材料;3、从事专业工作三十年人员审批表、登记表;有突出贡献的中青年专家审批表;拔尖人才审批表;其它荣誉称号的审批材料。按材料形成的时间先后顺序排列。按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数、份数，ＸＸＸ年不能省略。每份材料要盖公章第八类1、法院判决书、劳动教养审批材料、员工违犯党纪、政纪、国法所受的处分(免于处分的处理意见)、查证核实报告、上级批复、本人对处分的意见和检查交待材料；2、通报批评材料；3、甄别、复查报告、决定、上级批复及本人意见。确属错误，组织上未给予处分的，本人对错误的认识交待或检查材料；4、关于×××取消所受处分的决定；刑事判决书。按处分时间排列，每次处分所形成的成套材料(指受处分两次以上的)，排列同五类相同，凡有取消处分和甄别、复查平反决定材料排在每次处分材料的前面。即：上级批复、处分决定、本人对处分的意见、调查报告、证明材料、本人检查交待或申诉材料；同第五类排列顺序一样。注意此材料的完整性和成套，手续要齐全。本人对处分的意见常常同处分决定在同一材料上。

类别材料分类排列顺序目录填写备注第九类1、任免：招工、入伍审批表、知青下乡审批(登记表);以工代干转正审批表；吸收录用员工审批表;聘用员工审批表(合同书)；续聘审批表、解聘、辞退材料；军衔审批表、军队转业干部、复员退伍军人审批表；干部任免审批表及相应的考察材料或表现材料；公开选拔和竞争上岗等工作中形成的材料；享受处级以上待遇审批表;退职、退(离)休审批表(提前和延长离退休材料)；2、工资：调整工资、工资改革、提职、兑现工资、转正定级人员审批表、奖励工资、津贴审批表；有突出贡献的奖励晋级表；3、出国：出国人员审批表;4、其它：县团级以上党代会、人代会、政协代表会议、工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会议代表登记表；公务员过渡登记表；大学生进京审批表；员工调动审批表。此类材料分为四小类各小类材料分别按形成时间的先后顺序排列。九、工资、任免等材料㈠任免材料（材料分类中1）；㈡工资材料（材料分类中2）；㈢出国人员审批表（材料分类中3）；㈣参加会议的代表登记表等其它材料（材料分类中4）。目录登记时，四小类之间留有补充材料时备用空格;例：9-1-1是第九类中任免材料的第一份材料的第1件材料。第十类前九类不包括的、属于有较大参考价值的材料：1、有残疾的体检表、残疾等级材料；2、民事纠纷判决书、调解书；3、大中专院校毕业生报到通知书、派遣证；4、工伤、职业病、可做享受劳保待遇或提前退(离)休依据的体检证明材料；5、员工逝世后的悼辞(生平)；6、非正常死亡的调查报告、处理材料、善后处理意见、死亡通知书、死亡报告单；死亡员工登记表；7、“三险”证明等；8、员工档案审核、报送工作中产生的反映员工情况的材料；9、其它材料。按材料形成时间先后顺序排列。按每份材料逐件填写。要写明年、月、日及页数，ＸＸＸ年不能省略。体检表要求存放最近一份。备注：在填写目录时，每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。附录C（规范性附录）人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日一履历材料1二自传材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日三鉴定、考核、考察材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日四学历、学位、职称等材料(一)学历学位材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日(二)专业技术职务材料1(三)个人科研学术材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日(四)培训材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日五政审材料1六入党(团)材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日七奖励材料1八处分材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日九录用、任免、聘用、工资等材料(一)任免材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日(二)工资材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日(三)出国材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日(四)其它材料1人事档案目录类号材料名称材料制成时间页数备注年月日十其它可供组织参考的材料1干部职务变动登记表姓名性别出生时间0000.00籍贯任职时间免职时间部门职务批准文电号0000.000000.00干部职务变动登记表任职时间免职时间部门职务批准文电号附录D（规范性附录）人事档案转递通知单存根第（）号兹将等同志的人事档案材料册（其中正本册、副本册），材料份转往单位。经办人：年月日人事档案转递通知单第（）号：兹将等同志的人事档案材料转去，请按档案目录清点查收，并将回执退回我单位。姓名转递原因正本（册）副本（册）材料（份）人事档案转递通知单回执：你处于年月日转来字号等同志的人事档案共册（其中正本册、副本册），材料共份，已全部收到。现将回执退回。收件人：收件单位（盖章）：年月日附录E（规范性附录）查（借）阅人事档案审批表内容项目姓名单位职务政治面貌被查（借）阅人查（借）阅人查（借）档理由查（借）阅单位主管部门负责人签字：年月日主管部门意见年月日备注附录F（规范性附录）新任集团管理企业领导人员档案报送单姓名档案卷数工作单位及职务任职时间“三龄一历”审核情况出生时间参加工作时间入党时间学历学位档案整理人档案审查人人事档案遗留问题或需要说明的情况报送单位意见主管领导签字：（盖人事或党委印章）年月日精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档人事档案管理实用教程(讲义)6、按是否在岗的情况来分。7、按载体形式来分。（五）人事档案的内容与分类人事档案正本。人事档案副本。（六）人事档案管理体制、机构与人员配备我国人事档案实行集中统一、分级负责的管理体制。人事档案管理的一般操作规程（一）人事档案的收集与补充1、人事档案的收集范围2、人事档案收集的途径3、人事档案的收集方法4、建立收集补充制度（二）人事档案的鉴别1、人事档案鉴别工作的内容2、对不在归档范围的材料的处理（三）人事档案的整理1、人事档案整理的基本要求2、人事档案整理的范围3、人事档案的正本与副本4、人事档案的整理步骤5、整理人事档案应注意的问题（四）人事档案的保管与保护1、硬件2、软件（五）人事档案的统计1、人事档案管理各环节的数量状况统计2、档案库房和人员情况的统计（六）人事档案的提供利用1、人事档案的查阅2、人事档案的外借3、提供复制件和加工件服务（七）人事档案的转递1、人事档案转递工作的基本要求2、人事档案转递工作的方式（八）干部职工特殊变动情况下的档案管理三、人事档案现代化管理简介四、干部人事档案相关管理制度介绍1、《干部人事档案材料的收集制度》2、《干部人事档案材料鉴别归档制度》3、《干部人事档案整理工作制度》4、《干部人事档案安全保密制度》5、《干部人事档案查（借）阅制度》6、《干部人事档案的转递制度》7、《干部人事档案的检查核对制度》8、《干部人事档案管理人员工作职责》2011年4月人事档案管理实用教程云南省档案局陈建丽人事档案管理的一般概念简介（一）概述P224随着我国市场经济的发展及人事制度改革、新的用工制度的发展与需要，人事档案的重要性日益为人们所认同。简言之，凡涉及到识人用人、人员流动任免、落实个人待遇等等，无不以人事档案为依据。人事档案产生于人事管理活动。自从有了国家政权，有了对人的管理，就有了对人进行记录和管理的人事档案。中国现代人事档案工作起步于中国共产党建立之后开展的革命战争年代，建立于新中国成立之后。目前人事档案制度基本建立，人事档案的管理工作逐步规范化、标准化、科学化，全国规模的人事档案工作体系基本形成。与此同时，人事档案管理的理论研究也取得初步进展，出版了一系列有关人事档案管理工作的专著及大量的研究论文，有关部门（中共中央组织部、人事部、劳动部、国家档案局等）还发布了一些有关人事档案管理的行政规章。这些专著、研究论文、工作规章在对人事档案工作的基础理论进行探讨研究的同时，总结了我国人事档案管理工作几十年的经验与教训，对人事档案管理工作作出了一些具体、明确的规定，对我们从事人事档案管理工作具有很强的指导意义。目前作为具体从事人事档案管理工作依据的主要有这样一些：eq\o\ac(○,1)《干部档案工作条例》、eq\o\ac(○,2)《干部档案整理工作细则》、eq\o\ac(○,3)《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》、eq\o\ac(○,4)《企业职工档案管理工作规定》、eq\o\ac(○,5)《流动人员人事档案管理暂行规定》、eq\o\ac(○,6)《国家教委委属高校干部人事档案工作暂行规定》及一系列有关干部人事档案工作目标管理方面的文件材料（《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理考评标准》）等。云南省委组织部、省档案局在对上述条例、规定进行转发并贯彻实施的同时，也出台了相关的实施意见，具有很强的可操作性。以上这些行政法规和业务规章的发布与贯彻实施，使人事档案管理有章可循。（二）人事档案的定义Q14人事档案一般定义为：人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案。简言之，人事档案即是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的，经组织认可归档保存的个人材料。它是国家档案的重要组成部分。个人履历、自传、学历、各种鉴定、考核材料、政治历史、社会关系情况的审查材料、加入党派的材料、任免、录用、聘用、奖惩材料、工资级别等其他对组织有参考保存价值的材料都可以归入人事档案。这里，介绍一个目前最常见的概念：职工档案。这是目前数量最多，也是最普遍的一类人事档案。一般干部和职工的人事档案与工人档案统称为职工档案。可以简单定义为：职工档案主要是指企事业单位的一般干部、职员和工人的人事档案。职工档案是职工个人经历、思想品德、工作态度、业务技能与成绩、奖惩等情况的综合反映，由各种招工、转干、聘任、体检、考核、政审、鉴定、工资、奖励、处分等方面内容的表格和文字材料构成。Q77（三）人事档案的属性Q15-17人事档案主要具有以下属性：1、集合性。人事档案是以个人为单位，按照一定原则和方法组成的专卷或专册，集中反映了一个人成长的经历、政治状况、业务实绩等全貌。卷内的每一份材料，都必须反映该人的情况，不得夹杂或混入别人的材料，也不能将该人的材料肢解割裂，分散在不同的部门保管。因此，人事档案是集合性的材料，以职工个人为主线，集中反映该职工个人的历史全貌。2、认可性。人事档案材料不是杂乱无章的的堆积，也不是任意放进去或编造的个人材料，而是经组织、人事部门认可的个人材料。人事工作的中心任务，就是识人用人，知人善任。因此组织、人事部门经常采取各种形式了解人员的经历、表现、才能、成果等情况，需要个人填写履历表、鉴定、小结、成果表、考核材料等，所有这些材料，都必须得到组织的认可，不能随意填写，更不能私自放入个人档案中。个人的学历、文凭等都应经过组织认定、盖有公章，而不应该是伪造的。在市场经济条件下，有些人为了谋取个人私利，骗取钱财，伪造假文凭、假档案的事时有发生，但这绝不是科学意义上的真实的人事档案。3、专门性。人事档案是一种专门档案。包含三层意思：eq\o\ac(○,1)是组织、人事工作专门领域形成的档案；eq\o\ac(○,2)其内容具有专门性，自成体系，反映人事管理方面的情况；eq\o\ac(○,3)人事档案具有专门的形式和特定名称种类，如关于人事方面的各种登记表、考核材料等。4、真实性。人事档案能真实客观地反映个人的本来面貌。真实性是人事档案的生命，是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提。凡归档的材料必须实事求是真实可靠。5、现实性。人事档案是由组织、人事、劳资等部门在现实的人事管理活动中形成的、反过来又作为现实的人事管理工作的重要依据，为现实的人事管理工作服务，因而具有很强的现实效用。6、动态性。随着时间的推移和个人的成长，人事档案需要不断根据每个人的实际表现的记载不断补充内容，并随人员的流动而流动，因此人事档案始终处于“动态”之中。（人事档案建立以后，不是一成不变的，并不意味着人事材料归档的完成和收集工作的结束，它是一个根据形势的发展和各个历史阶段对每个人的实际表现的记载不断补充内容的过程；也是一个随着人员的流动而流动的过程。）人事档案的管理无论是检索工具的编制，还是档案实体的整理，都以其“动”而区别于其他门类的档案。一方面，人事档案涉及的个人大多数仍在各个领域各单位从事社会实践活动，继续谱写自己的历史，这就决定了人事档案须随个人的成长不断增加新的内容，以满足人事工作的需要；另一方面，人事档案涉及的人员是不断流动的，调动、晋升、免职等情况经常发生，随之而来的是当事人工作单位和主管其人事档案的单位的变动。因此，人事档案须随人员的流动经常转递和流动，变换工作单位和管理部门。其动态性特征主要表现在以下三个方面：（递增性、转移性、波动性）eq\o\ac(○,1)递增性。人事档案最显著的特征是，卷内档案材料呈递增趋势。一个人从家门或校门走上工作岗位后，他的档案材料数量与其工作年限成正比。比如转正定级、职务任免、工资晋升、入团入党、考察奖惩、职称评聘等，其材料与日俱增。eq\o\ac(○,2)转移性。“档随人走”是人事档案的又一动态管理特征，凡人员调动、军队干部转业、学生毕业分配等等，其档案都随人员转移到新的工作单位。eq\o\ac(○,3)波动性。一般而言，传统的文书档案的卷内文件材料装订后，其信息不再变动。而人事档案的卷内信息除了拥有递增性特征外，还体现在信息的历史波动性。比如，体现在职务和工资的升降方面：有的干部任职以后又免、撤、改职，免、撤、改职后又复原职；有的干部晋升工资后，因某种原因又降了工资。体现在工作单位的变动方面：有的人员调离原工作单位后又调回，调回后又再度调去别的单位，等等。诸如此类，都使卷内信息呈波动性。7、保密性。人事档案中记载了个人的自然情况（姓名、别名、出生地、出生年月、家庭成员）、个人健康、婚姻状况、工资收入、政治面貌、业务成果、职务职称、奖惩情况、专业特长等各方面情况，其中有些涉及个人隐私、与该档案人有关的重大事件、工作失误等内容，在相当时期内是保密的，不能对外开放，以确保个人权益和国家利益不受侵犯。一般只能由组织人事部门掌握，并建立严格的保密制度，不得随意公开与扩散，特别是领导干部、著名科学家、知名人士，其人事档案内容的性更强。8、权威性。正因为人事档案具有认可性、真实性等属性，因此人事档案内容具有较强的权威性。反映一个人面貌的材料，只有从人事档案中查阅才是最可靠、最权威的。（四）人事档案的种类划分Q65传统的人事档案包括干部档案、工人档案、学生档案、军人档案四大类，已不能涵盖和囊括一般人事档案的内容，远远不适应现代社会发展的需要。目前，人事档案已发展为档案的一大门类，用不同的标准，从不同的角度，可以从宏观上将其进行以下分类：1、按工作单位的性质来分，可分为党政军机关人事档案、企业单位人事档案、事业单位人事档案、集体单位人事档案。继续细分下去，党政军机关可分为党委机关、政府机关和军事机关；企业单位可分为工业企业、农业企业和商业企业，亦可分为国有企业、外资企业、合资企业、民营企业；事业单位可分为学校、医院、新闻单位、研究所、文艺、体育机构等。2、按职责和专业来分，可分为国家公务员档案、科研人员档案、教师档案、医生档案、护士档案、运动员档案、演员档案、财会人员档案、企业职工档案、军人档案、记者档案、编辑人员档案、学生档案等。3、按人员管理的权限来分，可分为中央管理人员档案、部管人员档案、省（市、区）管人员档案、厅（局）管人员档案、地（市）管人员档案、县管人员档案、厂管人员档案等。4、按职务级别和影响程度来分，可分为高级人员（高级干部、高级知识分子、高级技师等）档案或名人档案（著名政治活动家、著名科学家、著名演员、著名运动员等），中级人员档案、一般工作人员档案。5、按政治面貌来分，可分为中共党员档案、共青团员档案、非党团人员档案或民主人士档案。6、按是否在岗的情况来分，可分为在岗人员人事档案、待岗人员人事档案、流动人员人事档案、下岗人员档案、离退休人员人事档案等。7、按载体形式来分，可分为纸质人事档案、磁质人事档案、电子人事档案或数字人事档案等。还可从另外的角度和标准对人事档案进行分类。现较常见的主要有：国家公务员人事档案、企事业职工档案、教师与科研人员人事档案、学生档案、流动人员人事档案等。虽然各种人事档案具有共性，都是人事管理方面的内容，是个人自然状况、社会经历和现实表现的记录，但由于工作性质的不同，因而其具体内容和要求是有差异的，应根据各类人事档案的特点进行归类，组成各具特色的人事档案管理体系。我们这里所讲述的主要是有关人事档案的最基本的、普遍性的知识。（五）人事档案的内容与分类各级人事部门对所管理的干部、职工都要建立人事档案。人事档案一般分为正本和副本。正本必不可少，而副本则根据需要建立。一般高级领导干部或同时受几个部门管理的干部就要建立人事档案的副本，以备工作之需。人事档案正本的内容主要包括：eq\o\ac(○,1)履历材料；eq\o\ac(○,2)自传材料；eq\o\ac(○,3)鉴定、考核、考查材料；eq\o\ac(○,4)学历和评聘职称材料；eq\o\ac(○,5)政审材料；eq\o\ac(○,6)参加中国共产党、共青团、民主党派的材料；eq\o\ac(○,7)奖励材料；eq\o\ac(○,8)处分材料；eq\o\ac(○,9)录用、任免、聘用、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记材料；eq\o\ac(○,10)其他可供组织参考的材料。人事档案副本，由人事档案正本的七类主要材料的复制件及重复件构成：eq\o\ac(○,1)正本中第一类的近期履历材料；eq\o\ac(○,2)第三类的主要鉴定、干部考核材料；eq\o\ac(○,3)第四类的学历、学位、评聘专业技术职务的材料；eq\o\ac(○,4)第五类的政治历史问题的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；eq\o\ac(○,5)第七类的奖励材料；eq\o\ac(○,6)第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）；eq\o\ac(○,7)第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。（一般来说，包括除正本中的自传、党团材料和其他类以外的七大类材料，）其他类别多余的重要材料，也可归入副本。正本和副本分别由主管单位和协管单位保管。根据中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》第四章的有关规定，现职干部档案正、副本按如下分工进行保管：C301、中管干部由省委组织部负责建立干部档案副本，省管干部和地州市委管理的干部，由干部所在单位建立干部档案副本。2、中央管理的干部，档案正本由中央组织部管理，副本由省委组织部管理。3、省委管理的干部，正本由有关的干部档案管理部门保管，副本由干部所在单位保管。4、各地各单位应根据干部管理范围各自制订档案保管和代管范围。凡由上级单位或同级其他部门代管档案，其所在单位应做好干部档案情况登记，以便本单位使用。（六）人事档案管理体制、机构和人员配备Q46我国人事档案实行集中统一、分级负责的管理体制。集中统一是指人事档案必须集中由组织、人事档案部门统一管理，其他任何部门或个人不得私自保存人事档案。分级负责是指全国人事档案工作，由各级组织人事部门根据其管理权限，负责某一级别人员的人事档案材料，并对人事档案工作进行指导、检查与监督。具体而言，县级以上机关、单位的人事档案要按照干部管理权限集中统一管理（如中央管省部级、省管厅级、地市管处级），县以下机关、单位的干部人事档案由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理，不具备保管条件或档案很少的单位由上一级单位管理。企业的人事档案，一般由本单位自行保管，但是厅级以上领导的档案要由省委组织部管理。P234关于干部档案的管理体制，云南省委组织部在《关于贯彻中共中央组织部、国家档案局﹤干部档案工作条例﹥的实施意见》中，明确了具体的管理办法：C281、各级领导干部的档案，按干管权限由各级组织或有关部门管理，即由各级党委组织部管理。2、省级各部委办厅局的干部档案，由各单位组织、干部或人事部门集中统一管理。部委办厅局所属企、事业单位的干部档案，由企、事业单位的组织、干部或人事部门集中统一管理；不具备管理条件的单位，可由上一级主管单位的干部、人事部门代管。3、地州市部委办局及所属企事业单位的干部档案，由各单位组织、人事部门统一管理；不具备保管条件的可由地州市委组织部或地州市人事（劳动人事）局（处）、教委（教育局）相对集中管理。我省现状：从州级以下均由组织部、人事部门保管。4、县以下机关、企事业单位的干部档案，由县委组织部和县人事局、教育局集中管理。5、一个单位由两个或两个以上部门管理干部、职工人事档案的，应统一集中到一个部门管理；凡实行档案综合管理的单位，其干部、职工人事档案要固定专人与其他档案（如文书档案、会计档案、科技档案等）分别管理，业务上接受本单位组织、干部、人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。关于干部档案管理的机构和人员配备，中组部《档案工作条例》第二章第七条规定：“县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行监督和指导。每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。”根据这一原则，云南省委组织部在《关于贯彻中共中央组织部、国家档案局﹤干部档案工作条例﹥的实施意见》中作了如下表述：C291、各地州市委组织部应建立相应的专门机构或明确一个部门主管，按规定数额配备相应的专职或以管理档案为主的兼职党员干部负责管理干部档案并指导本地区的干部档案工作。2、省级各部委办厅局中，负有业务指导任务的，应明确一个部门负责本部门和本系统的干部档案工作，配备相应的专职干部。无业务指导任务的可配备一名以管理档案为主的兼职党员干部。3、县（市）委组织部要设立档案组（或档案室），配备专职或以管理档案为主的兼职党员干部。4、地州市县人事（劳动人事）局和教委（教育局）干部档案管理的机构设置和人员配备可根据工作需要参照同级组织部门办理。5、省地两级企业、事业单位的干部档案管理机构和人员，亦可参照此意见办理。一般而言，对于省地两级企事业单位的人事档案来说，一般由本单位自行保管，但是厅级以上领导的档案要由省委组织部管理，处级以上领导的档案要由地州市委组织部管理。职工档案可以不分级别，由各单位人事档案部门、人力资源部或综合性档案机构集中统一管理。人事档案管理的一般操作规程（狭义）现代管理学的一个突出特征就是规范化，现代人事档案也逐步走上了规范化管理之路。从宏观管理的角度来说，人事档案规范化管理是指根据组织、人事、劳动等部门的现实要求，科学地、系统地、动态地管理人事档案，使人事档案发挥更大效能，更好地为社会主义和谐社会建设服务。现代人事档案管理是一个很广的范畴，我们这里重点针对本单位长期以来形成的这部分人事档案的管理，即以手工整理与计算机辅助，管理对象为纸质的实体档案的这样一种传统意义上的人事档案管理工作。这就是狭义的人事档案规范化管理的内容。现代人事档案规范化管理的目标是：eq\o\ac(○,1)收集完整；eq\o\ac(○,2)鉴别准确；eq\o\ac(○,3)整理有序；eq\o\ac(○,4)保管安全；eq\o\ac(○,5)利用方便。就一个单位的人事档案管理来说，一般依照以下步骤进行：（一）人事档案的收集与补充人事档案材料的收集是人事档案工作的最重要的一个环节，它处于人事档案管理工作的最前端。只有做好收集工作，才能为人事档案工作的其他环节打下物质基础，也才能使人事档案全面完整地反映一个人的历史面貌。收集完整是目标。同时，人事档案的动态性特征决定了作为其后续环节的补充工作的不可或缺，因而收集与补充必须同时进行，二者不可偏废。1、人事档案的收集范围P227、C54-57（中组部《干部人事档案材料收集归档的规定》）eq\o\ac(○,1)个人履历表、简历表、各类人员登记表。eq\o\ac(○,2)自传和属于自传性质的材料。eq\o\ac(○,3)组织审定的考察材料、年度考核登记表、个人鉴定等考察考核干部工作中形成的材料。eq\o\ac(○,4)学历证明、各种录用聘用表、聘用合同、政审材料等。eq\o\ac(○,5)专业技术职务任职资格申报表、审批表等。eq\o\ac(○,6)干审工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人对结论的意见、检查交待或说明的材料以及作为依据的证明材料，甄别、复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。eq\o\ac(○,7)个人姓名、民族、年龄、国籍、入党入团时间、参加工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复及证明材料。eq\o\ac(○,8)入党志愿书、申请书，党员登记表，民主评议党员过程中形成的组织意见，退党材料；入团志愿书、申请书，团员登记表，退团材料；加入民主党派的材料等个人在党团组织建设中形成的材料。eq\o\ac(○,9)个人受组织各种处分材料：处分（或撤销处分）决定、上级批复、个人检查交待材料、法院判决书、离婚材料等。eq\o\ac(○,10)办理出国出境人员审批表、登记表等。eq\o\ac(○,11)办理工资、待遇工作中形成的登记表、审批表及批复材料。eq\o\ac(○,12)干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的干部任免审批表、调动鉴定、转业鉴定、授予（晋升）军（警）衔审批表、离退休审批表、公务员过渡登记表、定级定工资等材料。eq\o\ac(○,13)党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的代表登记表、委员简历、政绩材料等。eq\o\ac(○,14)表彰奖励先进人物登记表、嘉奖通报材料。eq\o\ac(○,15)体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残的确认材料，新录用干部体检表和毕业分配工作体检表等材料。eq\o\ac(○,16)办理丧事形成的悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书等材料。总之，凡是与个人权益信息息息相关的这些个人人事材料都要全面收集、整理、归档。2、人事档案收集的途径P228、Q107eq\o\ac(○,1)通过组织、人事、劳资部门收集履历、考核、任免、调动、晋升、工资、退离休等材料；eq\o\ac(○,2)通过党团组织等部门收集入团入党、党团登记、退团退党等材料；eq\o\ac(○,3)通过纪检监察司法审计部门收集受处分材料、审计结论材料；eq\o\ac(○,4)通过教育管理部门和学校收集成绩、学历等材料；eq\o\ac(○,5)通过业务部门收集业务考绩、技术发明、论文目录等材料：eq\o\ac(○,6)组织干部人事部门，应根据工作需要，适时布置填写干部（职工）履历表或干部（职工）履历补充表等各种登记表，及时充实档案内容。3、人事档案的收集方法（简单提一下）P228-229eq\o\ac(○,1)定向收集；eq\o\ac(○,2)定时收集；eq\o\ac(○,3)追踪收集。在发现档案不完整时要根据有关线索追踪收集。4、建立收集补充制度Q109人事档案材料的收集与补充，是一项贯彻始终的经常性工作，不能单纯依靠突击工作，应当建立起必要的收集工作制度。主要包括：eq\o\ac(○,1)移交和转递制度。各级人事档案部门应当在现有工作的基础上，建立健全人事档案的移交和转递制度，明确规定本单位、本部门在日常工作活动中形成的、属于人事档案管辖范围的材料，都应当及时地移交给人事档案部门，使人事档案能够及时地、源源不断地得到补充。移交制度应当有明确的移交范围、移交时间、移交时的人事档案的整理要求等内容。eq\o\ac(○,2)清理制度。人事档案部门根据所管档案的情况，定期对人事档案进行清理、核对，将所缺材料逐一登记下来，有计划、有步骤地进行收集。eq\o\ac(○,3)催要制度。人事部门在日常工作中不能坐等有关部门主动报送材料，也不能送多少收多少，应当经常和有关单位联系，主动催促并索要应当归档的人事档案材料。eq\o\ac(○,4)及时登记制度。收文登记、移交登记。eq\o\ac(○,5)检查制度。根据所管辖人事档案的数量状况，人事档案管理部门应在每季度、半年或一年对人事档案进行一次检查，核对，将那些不符合归档要求的材料，立即退回形成机关或部门重新制作或补办手续；剔出不符合人事档案归档范围的材料，退回原单位处理。另外，根据人事档案之间的有机联系，如若发现缺少的材料，应当填写补充材料登记表，以便补齐收全。eq\o\ac(○,6)随时补充材料制度。为了了解员工各方面的情况，及时补充人事档案的内容，组织、人事及劳资部门应当根据工作需要和档案材料的短缺情况，不定期地统一布置填写履历表、自我鉴定、体检表等，以便随时补充人事档案材料，使组织上能比较完整地掌握一个人的情况。由于人事档案材料的来源具有多维性、广泛性和分散性的特点，只有完整、全面地收集人事档案材料，才能使人事档案浓缩一个人的全貌，做到“档即其人”，才能为各级组织、人事、劳动等部门了解人、选拔人和使用人、落实个人待遇等提供重要依据。因此，完整地收集人事档案材料，必须做到：明确收集归档的范围；制定收集工作制度；采用先进科学的收集方法（如整理前收集和整理后收集、内部收集和外部收集、纵向收集和横向收集、经常收集和突击收集等）。（二）人事档案的鉴别人事档案材料的鉴别是指依照一定的原则与规定，对收集起来的人事档案材料进行甄别和价值鉴定，再根据它们的真伪和价值进行取舍，最后将具有保存价值的材料归入档案，把不应当归档的材料剔出销毁或转送其他部门予以处理的一项业务工作。鉴别准确是目标。属于归档范围的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的档案材料须盖章签字后才能归入人事档案。不属于规定的归档范围的材料不得擅自归档。人事档案鉴别工作的内容P229、Q112针对工作中可能会遇到的一些具体情况作些说明。eq\o\ac(○,1)判断材料是否属于所管人员本人的个人材料。首先，辨认姓名的异同：同姓同名；同姓异名或异姓同名；一人多名。其次，辨认材料的内容和作用：看内容，即审核材料的内容是否与人员的问题有关，比如政审材料中所反映的内容与该人员的结论是否有内在联系，是否是结论的依据；看用途，比如对于证明材料要详细审查，看此材料用于证明谁的问题，也就是被证明人是谁？如果被证明人不是该人员，那么这份材料一般也就不是该人员的；另外，该人员所写的证明他人问题的材料，由于它的用途不是证明该人员的，所以不该归入该人员档案中。eq\o\ac(○,2)判断材料是否属于人事档案。一个人的档案材料包括人事档案内容的材料及非人事档案内容的材料两大部分。鉴别工作的任务就是将两者严格区分开来，择其前者归档，并将那些非人事档案的材料另加处理。常见的人事档案材料：（主要根据正本所包括的十大类内容来判断，这里就不细述了。）C4A政审材料：审查结论、复审结论、甄别平反结论或决定，通知、批复、组织批注意见，带结论性的调查报告，证明材料，本人交代和本人对组织结论签署的意见和对有关问题的主要申诉材料；B纪检案件材料：处分决定、批复、通知、调查报告、复查、甄别、平反决定，本人检讨（查）、申诉，本人对处分决定签署的意见的复制件或打印件；C职务任免、调级、出国人员审查材料、任免呈报表、调动登记表、调级审批表、出国人员审查表；D入党入团材料：入党入团志愿书、申请书（包括自传材料），转正申请书以及入党入团时组织上关于其本人历史和表现以及家庭主要成员、社会关系情况的调查材料；E司法案件材料：判决书复制件及撤销判决的通知书。F晋升技术职称、学位、学衔审批表以及业务考绩资料：技术人员登记表、考试成绩表、业务自传、技术业务的个人小结以及组织评定意见，创造发明和技术革新的评价材料，考核登记表、重要论文篇目和著作书目；G奖励材料：授予先进模范称号的决定、通知、批复、