清代宫廷履职折单片数据库的研制

清代宫廷履职折单片数据库的研制

一、官员侃真档案该宫的课程单份数据库是根据在中国第一批历史档案馆（以下简称历史博物馆）收集的清代官方课程文件的编年史写成的。这批档案包括有清代官员吏部文职、兵部武职履历引见折、履历单、履历片。清代官员履历引见折,是清政府选官部门(吏部选文职、兵部选武职)在月选官时形成的文书。履历引见折分引见折和应选官履历两部分,又称“引见履历折子”。引见折由吏部等主稿,应选官履历由应选之人亲自书写;官员履历单,是清朝吏部在考察、任命官员中形成的文书。官员履历片,是在长期官员记名、升补活动中形成的,由军机处掌管的记录某官员升迁、调补、丁忧、休致、病故等情况的文书。这批档案的特点是:(1)数量大、具有系统性。从清代康熙六十年(1721年)始一直到宣统三年(1911年)止,时间跨度达180多年的官员履历。其中不仅有高级官员,还有中下级官员。共有50073件档案。(2)内容丰富。记录了官员的姓名、籍贯、年龄、出身、经历,有些还有履历、家庭、家族和社会关系。(3)有的文件是皇帝亲自用朱笔批阅过的。这批档案是我们当今研究、撰写清代人物传记的客观真实的第一手资料,是研究清代职官制度的原始素材,是研究清代各专门历史的重要参考材料。1981年,一史馆对这批档案进行了秩序整理和编目,共编制了档案目录4册。同时编制了人名索引和职官索引两套检索工具。1985年,将这部分档案全部拍成缩微胶片。1996年,又将这部分档案影印,以《清代官员履历档案全编》为名,共30册。2004年,一史馆依据履历折单片的档案著录卡片,建立了清代宫中履历折单片的目录数据库。目的是利用更加现代化的手段,使这部分档案利用起来更加方便,使档案工作能够适应现代社会的发展。二、“单段”目录数据库的特征1、查询和查询功能查找清代宫中履历折单片档案原件(或缩微胶片)的途径有人名索引、职官索引,《清代官员履历档案全编》一书的查找途径是人名索引。数据库查询与手工查询的最大区别在于:可以进行多途径查找,可以多个条件组合同时查询。每一条数据库官员履历记录的内容有:档号、原纪年、姓名、籍贯、职官、汉字时间(即朝年)。例如,档号为“折0011—20”,原纪年为“0605”,其中06为清朝第六个朝代雍正朝,05表示五年,姓名“萧再何”,籍贯为“湖广人”,职官“江西永新营守备”,汉字时间为“雍正五年”。这些项目每项为一个字段,每一个字段都可以作为查找项。这些字段覆盖了官员履历内容的6个方面。2、人名搜寻,或使用为官搜寻使用计算机检索表现出很大的灵活性。根据需要利用者可以选择使用人名查找,或使用职官查找。可使用人名与时间组合查找,也可使用职官和时间组合查找。还可以进行人名、职官、时间3项组合查找,即可以任意组合字段查询,在检索方式上比手工方式灵活。3、检索一个内容在检索速度方面表现出计算机本身的优势。通常检索一个题目,几分钟之内就可以完成。另一个方便之处是可以多人在不同地点同时使用机读检索工具。4、清代官员身份证件利用目前该数据库提供的数据只限于档案的著录内容,看档案还需要看胶片或出版物。以后会将档案原件图像连接到目录上,使清代官员履历折单片的利用完全计算机化。总之,清代宫中官员履历折单片数据库,为研究人员提供了一种方便的手段,可以快捷地查找到所需要的信息。三、折单片检索界面数据库数据分为两级,第一级为案卷级数据,第二级为文件级数据。一条案卷数据对应多条文件数据。图一是宫中履历折单片的检索界面,中间部分分为左栏、右栏。左栏中显示的是案卷信息,其中包含全宗号、案卷号、案卷题名、录入人、密级。见图二。右栏中显示的是文件信息,其中包含档号、原纪年(公元年)、姓名、籍贯、职官、汉字时间。查找信息是在右栏(文件级数据)的数据内进行(见图三)。图一检索页面常用功能说明如下:1、选择查询范围。(1)询问整个文件库在全库50073条记录范围中查询。(2)在当前搜索结果中搜索在已经检索到的记录中再一次查询。(3)组合检索后显示页面只在当前选中的卷内文件的范围内查询。例如:在左栏中点击第一条记录,案卷号为“单0298”。这时右栏中下边框上“文件表记录条数”显示为“20”,即案卷号为“单0298”的案卷内有20条文件记录。如果这时进行组合查询,并且选择“在当前卷内文件中查询”则查询只在这20条数据内进行。2、组合检索。进入组合检索后显示页面如下(图四):可以进行关键字列内显示的档号、原纪年、姓名、籍贯、职官、汉字时间等字段的查找。即可以进行单独字段的查找,也可以进行多个字段的组合查找。3、借阅信息查询。4、预约申请。5、挂接图像。通过挂接图像功能可以连接到档案原件的图像。6、填写提调申请。7、存储。可以将查找结果存储到磁盘内。有三个选择:全宗级查询结果、案卷级查询结果、文件级查询结果。应该选择文件级查询结果。8、打印。可以将查找结果打印出来。9、查看帮助。查看软件使用的帮助信息。10、退出。退出此菜单。11、案卷列表栏内显示的是案卷及信息,这里只有案卷号。12、当前案卷内所含文件列表栏,显示文件目录。其中所有的信息都可检索。13、显示案卷栏内的记录数,即案卷数。14、显示文件栏内的记录数,即文件数。15、当前数据库名称。16、指明正在选中查看的是案卷栏内的记录,还是文件栏内的记录。如果是前者,“当前操作对象”为“案卷表”,如果是后者,“当前操作对象”为“文件表”。四、运算符的使用通过3个例子:1个检索条件的查找、2个检索条件的查找、3个检索条件的查找来举例说明使用方法。在举例中只介绍怎样填写查找表达式。例1、查找有关“张凤岐”的记录。首先进到检索页面,在检索条件中输入条件进行查询。索条件有三条:关键字、运算符、条件值。输入检索条件:关键字=???运算符=???件值=???输入查找条件:关键字=姓名,运算符=“等于”,条件值=张凤岐检索后命中一条记录,记录的内容为:档号单0298—02原纪年1230姓名张凤岐籍贯河南洛阳人职官山东道员汉字时间光绪三十年在检索条件的3个条件中,“关键字”内容为需要查找的字段,可以是档号、原纪年、姓名、籍贯、职官、汉字时间各项中的任何一个字段。“运算符”是对关键字进行范围限定的表达。它可以用“等于”、“大于等于”、“小于等于”、“大于”、“小于”、“包含”中的任意一种。“条件值”为关键字中需要查找的具体内容,如关键字为姓名时,条件值中应当填入具体的名字。一般来讲关键字如果为汉字字段(姓名、籍贯、职官、汉字时间),运算符选择“等于”或者“包含”。其中“等于”的意思是:如果数据库中需要查找的字段中的汉字与条件值中的字(或者词)完全一致,则这条记录就符合条件。“包含”的意思是:如果数据库中需要查找的字段中的汉字中包含了条件值中的字(或者词),则这条记录就符合条件。例如对汉字时间进行查找时,如果数据库中的数据为“雍正五年”,当检索式为:关键字=汉字时间、运算符=等于、条件值=雍正,则查找不到这条记录。因为没有汉字时间等于雍正的记录,汉字时间都为既有朝代又有年代。当检索式为:关键字=汉字时间、运算符=包含、条件值=雍正,则凡是汉字时间字段中有“雍正”两字的记录都符合条件。例2、查询光绪三十年的直隶道员。首先进到检索页面,在检索条件中输入条件进行查询。检索条件有三条:关键字、运算符、条件值(见图四)。(1)输入条件:关键字=职官,运算符=“等于”,条件值=直隶道员(2)点击“添加检索条件”(3)点击“并且”(4)输入条件:关键字=汉字时间,运算符=“等于”,条件值=光绪三十年(5)点击“添加检索条件(6)点击“检索”检索结果为命中5条。在此例中涉及到两个条件:职官和汉字时间。当查找用到两个或两个以上的条件时,在表达式中要说明条件和条件之间的关系。在检索页面右下部分显示了两个条件逻辑关系的类型(见图一),有“并且”、“或者”、“非”。“并且”的意思为:两个条件都符合的记录才是符合条件的记录。如本例中,两个条件之间使用了“并且”,意思是既要满足职官为直隶道员,又要满足时间为光绪三十年的记录才符合条件。“或者”的意思为:满足两个条件之一的记录,即为符合条件。在本例中,当两个条件之间的关系选择“或者”时,它的意思是:当记录中职官为直隶道员,或者汉字时间为光绪三十年,都是符合条件的记录。这个范围比“并且”的范围大的多。“非”的意思为:在符合第一个条件的记录中去掉符合第二个条件的记录。如利用者需要除雍正元年以外的全部雍正朝的记录,可以用“非”进行限制。例3、查找“贵州平远州人”、“刑部直隶司郎中”、“光绪三十一年”履历档案。首先进到检索页面,在检索条件中输入条件进行查询。检索条件有3条:关键字、运算符、条件值(见图四)。(1)输入条件:关键字=籍贯,运算符=“等于”,条件值=贵州平远州人(2)点击“添加检索条件”(3)点击“并且”(4)输入条件:关键字=职官,运算符=“等于”,条件值=刑部直隶司郎中(5)点击“添加检索条件”（6)点击“并且”(7)输入