原始凭证的审核与研究

页脚页脚--会计原始凭证的审核研究摘要：现在，企业有很多舞弊行为导致企业资产流失。这些行为在凭证上会有一些表现，本文试图通过原始凭证审核来监督企业员工的行为，确保员工的行为符合公司的利益。本文采用形式审核与实质审核的方法审核原始凭证。凭证中的各种舞弊行为已经在很大程度上阻碍了企业的发展，伤害了员工的创业积极性，增加了企业生产管理的成本而且不利于各部门之间的协调。会计原始凭证审核主要是针对外来凭证中的采购发票，采购管理是企业运作的一项重要职能。本文通过讨论采购舞弊在原始凭证上的表现和对企业造成的影响得出公司需要建立一整套采购管理机制，使得供应链采购成本降低，库存降低和减少交货提前期。重点分析了供应链环境下采购和凭证审核监督的对策与建议：（1）采购人员实行竞争上岗；（2）建立、健全规范的采购程序；（3）加大对不法行为的惩处力度；（4）采购与个人利益挂钩等等。论文得到的结论与经验对于同类企业和政府部门有参考价值与借鉴意义。关键词：原始凭证；审核；采购凭证；报销与管理AbstractAtthepresenttime,therearemanyembezzlementwhichleadtoassetrunoff.Thesebehaveisreflectonaccountingevidences.Throughprimaryevidencecheckingsuperviseemployee’sbehave,makesuretheirbehavesbenefitcompany.Thethesisadoptcheckingonformandcheckingonsubstance.Embezzlementinprimaryevidencehaveobstructedthedevelopmentofcompany,destroyedemployee’semotion,addedthecostofproducingandaddedthedifficultofeachdepartment’scoordination.Accountingevidencecheckingmainlyrefertoexternalpurchaseevidence.Purchasemanagementisoneimportantfunctionincompanyoperationmanagement.Throughthestudyonthepurchasingembezzlementreportonaccountingevidenceandinfluenceoftheembezzlement,thethesisdrawtheconclusionthateveryenterpriseneedstoconcentrateonanormalizepurchasecourse,forconcentrateonpurchasingmanagementofsupplychain,inventorymanagementofsupplychain,inventorymanagementandleadtimeofdelivery.Inthearticlewefocusonanalyzingthepurchasingcounter-method,accountingevidencecheckingandsuggestionundersupplychainevidence.(1)Purchasershouldcompetewithotherpeopletodecidewhohavethejob.(2)Companyshouldconcentrateonanormalizepurchasecourse.(3)Thepeoplewhomakefalseshouldbepunishedharder.(4)Purchasingshouldconnectwithpersonalbenefit.Andsoon.Theconclusionandexperiencefromthethesishasuseforreferenceforthoseenterprisefacethesimilarsituationandgovernment.KeyWords：PrimaryEvidence；Check；PurchaseEvidence；PayAndManagement目录摘要 ………………………1Abstract ………………………2引言………………………4一、会计原始凭证概述 ………5二、会计原始凭证审核 ………5（一）原始凭证失真及其表现 ………………5（二）原始会计凭证审核分析方法 ………8三、结论及建议……………13（一）结论 …………………13（二）建议 …………………14参考文献 …………………17引言现在，企业的很多员工利用职权之便捞取个人利益。例如：采购人员拿回扣，管理人员利用企业的各项报销制度肆意挥霍企业钱财等行为在当今社会有一定的普遍性，这些行为极大的损害了公司的利益阻碍了公司的发展。与此同时，这些问题也会在原始凭证上有所表现，通过认真审核原始凭证可以发现一些不合理的问题。当今，如何防止一些“特权人物”中饱私囊，加强对这些人员的监督和完善企业的相关制度等问题引起社会各界的高度关注。本文主要是针对各种原始凭证的审核来探讨对各种不法行为的监督与惩治。现在，有很多书也探讨凭证的审核，但绝大多数是从审计方面来看待这个问题，而不是从企业管理方面来探讨它。即使有一两本书从企业管理的角度来探讨这个问题，他们大都是讲述在国有企业或集体企业里应该如何运用审核凭证加强对企业的管理。然而，几乎没有学者关心非公有制企业的相关管理问题，并且非公有制企业毕竟与公有制企业有很多不同，公有制企业的管理办法在非公有制企业中未必适用。本文立足于非公有制企业来探讨原始凭证审核对加强管理的重要意义，针对非公有制企业的相关问题和实际情况给出自己的一些建议。一、会计原始凭证概述定义：原始凭证是在经济业务发生时直接取得或填制的，用来载明经济业务实际执行和完成情况，明确经济责任，并具有法律效力的原始书面证明，是记帐的原始依据。分类：原始凭证按其来源不同，可分为外来原始凭证和自制原始凭证。外来原始凭证是指在经济业务完成时，从其他单位或个人直接取得的凭证，如购物时取得的发票，收款单位或个人开具的收据。自制原始凭证，是指本企业编制的凭证。对外的自制凭证主要有：销货发票、本企业签发的支票、本企业签发的汇票以及收到债务人还款开立的收据等等。对内的自制凭证主要有：验收入库单、出库单、成本计算表、固定资产折旧计算表、工资表、旅差费报销单等等。二、会计原始凭证审核（一）原始凭证失真及其表现现在，有很多非生产人员利用职务之便为己牟利。他们有的通常将自己的生活用品的发票拿到企业报账，有的在采购公用物品时将自己的私人物品的金额算入其中从而拿回企业报账，有的以不合理价格为企业采购物品从而获利……在税务查账中，原始凭证是必查资料，也是对被查单位偷税漏税行为作出结论的证据。因此，必须认真，细致地审查原始凭证。发票是纳税人的主要原始凭证。凡购销商品，提供或接受服务以及从事其他经济活动，都必须开具或收取发票，作为财务报销凭证。白头单、伪发票、没有套印“全国统一发票监制章”的发票，都属不合法凭证。原始凭证失真，是指凭证反映的经济内容有伪。其表现为：1、有涂改痕迹为了掩人耳目，常常涂改内容不多，一般只是在原有金额前面加上一位数，且与原来的笔迹酷似，此类虚假凭证从形式上无法排查必须从内容方面仔细查看才能发现。这种作弊行为，或是有关人员从中贪污舞弊；或是有关人员与外部公司串通从而收取回扣；或是该单位试图通过虚大进项税从而偷税、漏税。2、张冠李戴的虚假票据主要审阅购货、运费、委托加工费的发票上写的抬头单位是不是被查单位的名称。此类虚假凭证较为明显，因为一个公司一般是不会将自己的名称写错的。例如，某办事员外出为公司采购一批奖品准备搞活动期间发放，这些奖品本来是自由市场的地摊货，但此人故意叫销售人员以某个百货店的名义开具高于原价数倍金额的发票。开票人因为不熟悉他所提到的百货店误将该店名写错。还有些抬头单位名称都对的虚假发票，此类作弊行为较为隐蔽一般只看凭证不容易发现其中的问题，必须把发票和实物结合审查才能发现其中的问题。例如，某工作人员外出为公司购买一些办公用品，他先低价在自由市场上购买物品然后伙同某知名超市的相关人员使其为他开出本超市的发票。如此，回到公司可以索得高额的物价款，并且无从考查。此类情况只能检验物品与开具单位是否相符，例如，一般情况下超市的物品质量有保障，包装较好而且有条形码。3、没有经济责任人亲自签字没有经济责任人亲自签章的问题，主要出现在自制凭证的某项支出，业务招待费等的报销。此类虚假凭证不是很明显因为制假人总是试图模仿别人的笔迹。需要仔细分辨才能分清真假。例如，某人自制了8名临时工的工资单，每人的工资数额不等，共890元，以同一笔迹签收。后经查明，原来是支付给他自己的介绍费。4、空进空出的原始凭证有的原始凭证反映的经济业务并不存在，而是臆造出来的经济业务。此类作弊行为往往是因为有些人员将私人的消费转嫁到了企业。例如，某销售主管将在某超市购买办公用品的发票拿来请经理报销签字，却并没有一同拿来实物。其实他是叫收银员将自己私人用品打印出办公用品的发票。并且发票的金额一般不大，审查的经理不会太在意也不会要求查看购买的实物商品。此类情况其实很多，因为企业为了有更好的销售业绩，往往为销售人员特别是业绩较好的销售人员开绿灯。他们请客户吃饭可以报销，出租车费和公交车费可以报销，通讯费可以报销……。招待费用的报销必须认真审查。请外来的人员吃饭，发票必须是国家印制的税务发票。这样的发票和饭店的所得税挂钩，饭店一般是不会给开具比实际金额多的发票的。吃饭的数量必须根据企业的相关情况认真核查。请购货方吃饭必须控制在一定范围内。由于销售而搭出租车的费用也必须控制在一定范围内。5、开立凭证的单位名称有疑有的员工跟某些供应商有亲戚关系，将大批原材料的定单给了亲戚，为掩人耳目，在开具发票时用其他公司的名称和印章或者自己私刻不知名的印章。此类虚假发票的审查，不易发现错误只有通过公司自己逐步建立稳定的供应链，保证原材料的品质。此类发票审查时需注意是否总来自一家公司。如果总是在一家公司订货其中必有原因。如果多家公司均属于不知名企业也有问题。6、欠缺计算依据凭证反映的经济业务过于笼统，缺乏计算金额的依据。有的发票只写明购买物品的种类并没有数量和单价，不能计算出具体的金额。例如，某员工为公司购买清洁用具，上面写着：扫帚、拖帕、清厕剂、洗手液共计260元。会计人员很难审核票据的真实性。（二）原始会计凭证审核分析方法1、形式审核形式审核过程中，主要审核原始凭证的填制是否符合规定的要求，即原始凭证规定的内容是否填写齐全，数字的计算是否正确，办理凭证手续是否完备，凭证上填制的文字是否清晰易于辨认等等。形式审核是防止原始凭证做假的第一步。由于原始凭证是经济业务发生或完成时的最初记录，所涉及的经济业务复杂多样，所反映的具体内容千差万别，来源渠道各不相同，但不管怎样，作为明确经济责任的最初书面证明，他们都必须具备以下的基本内容：（1）原始凭证的名称；（2）填制原始凭证的日期和编号；（3）接受凭证的单位名称；（4）经济业务的内容摘要——经济业务的实物数量、单价等；（5）填制凭证单位及经办人员签章。原始凭证是具有法律效力的证明文件，是进行会计处理的依据。应此，原始凭证的形式审核主要从内容是否完整，数字的计算是否正确，办理凭证手续是否完备，书写是否规范入手：①内容完整，凡是凭证内所要求填写的项目，要逐项填写，不可遗漏少填。如果少填了凭证的日期和编号，那么在记录经济业务是会出现逻辑混乱，例如：先采购原材料然后才发生与之相关的一些费用如运输费用，装卸费用等。不填写日期还可能出现更为严重的问题，例如：这一次运输费调到另一次去，从而可能让一些人通过调低费用致使会计报表的报告期的利润调高。又如，接受凭证的单位名称残缺，则会导致经济业务的责任不明确，还可能把本属于别的企业的费用计入自己的帐内。领料单只填写领取数量不填剩余数量则可能会导致多领的现象，领料人员不签字则会导致责任不明确，不填写领料日期则会致使原材料使用监督困难。②数字的计算正确，计算错误是一种低级错误，应该在形式审核过程中小心仔细，防止因为数字的计算不正确导致企业资产外流。例如，工资单的填制过程中，各项的名称与金额必须对应正确，否则会引起不必要的麻烦。③办理凭证手续完备，指这项经济业务的所有程序是否都走完了，如果有某项程序遗漏可能导致原始凭证不合法，不能依据此原始凭证作会计分录和记账。例如：报销凭证必须有相关负责人的签章，如果没有则按规定不予报销。又如，入库单如果没有库存管理人员的签章也不能据此记账。④书写规范，凭证上填写的数字，一定要字迹清晰、整洁，易于辨认，对于涂改、刮擦、挖补、字迹过于潦草或模糊的会计人员可以拒绝入账，要求重新补过。规定大写的数字，必须用正楷或行体字书写，大写数字中间的“0”，应写成“零”；阿拉伯数字不得连笔写；小写金额前应填写人民币符号。形式审核在企业原始凭证审核过程中很重要，不能做形式，满不在乎。因为原始凭证的形式填写不正确或不规范可能导致很严重的后果。例如，凭证反映的经济业务有歧义，经济业务责任人不清或经济业务缺乏应有的记账信息或备查资料等。原始凭证审核时，可以与规范填写的原始凭证对比，这样原始凭证的填制有什么纰漏也就一目了然了。2、实质审核实质审核主要是审核原始会计凭证上记录的经济业务是否真实、合理、合法。(1)真实性审核真实性审核是指原始凭证所反映的经济业务是否属实，经济业务是否是真的发生，发生的时间、地点是否属实，数额是否虚大等。凭证的真实性审核是极其复杂的事，而且必须要多方核查才能发现其中的问题。凭证的真实性审核还应参考经济业务发生后的实质性后果来审查。①经济业务发生是否属实。例如，某销售部主管带回一张某超市开具的发票。凭证反映的是购买了一批办公用品。形式审核无误，实质审核时本应该验收后入库，但销售部经理签字后，会计人员认为销售部经理已经验收，且此类物品不须入库。会计人员并没有要求出示购回的办公用品，就报销后记账了。如此一来则会导致空进空出的现象。故此，企业各部门在需要某些物品时，应该先填写采购申请单，然后经过公司领导审批，由专门人员负责采购，而且企业一定要格外注意某些超市开具的发票，鼓励员工不去那些会开虚假发票的超市购物。②数字虚大的发票。数额虚大的发票有很多种，例如，涂改数据，隐瞒销售折扣，掺入个人的利益等等。票据有涂改痕迹。为了掩人耳目，常常涂改内容不多，一般只是在原有金额前面加上一位数，且与原来的笔迹酷似，此类虚假凭证从形式上无法排查必须从内容方面仔细查看才能发现。这种行为，或是有关人员从中贪污舞弊；或是有关人员从外部公司收取回扣；或是该单位试图通过虚大进项税从而偷税，漏税。隐瞒销售折扣的凭证。现在购买各种商品一般都有销售折扣，在各超市购物有时会满几百返还现金，有时候送代金券。而这些折扣公司并不知情，故这些好处自然都被采购人员占为己有。隐瞒销售折扣是一种司空见惯的现象，因为这种现象比较普遍很难通过审核原始凭证的方法实施监督管理，故此应该建立相应的制度。例如，采购的绩效评估机制等，给采购人员为公司采购每批商品打分，从而实施优胜劣汰，竞争上岗的采购岗位，这样在一定程度上采购人员会让渡个人利益。掺入个人利益的凭证。掺入私人利益的发票常常会出现很多不合理现象。如不合理高价，不合理低价。因此，这部分内容在合理性审核部分讲述。(2)合法性审核企业一般不会出现不合法原始凭证，即使有不合法的经济业务或经济行为与不合法支出，反映在原始凭证上也会有合法的外衣。本文重点在帮助企业管理各项支出与收入，而并非是审计中的原始凭证的审核，故此部分略去。(3)合理性审核合理性审核是指原始凭证所反映的经济业务明显不合乎常理。合理性审核主要审查：大宗采购应有的折扣而凭证反映没有折扣或单价高于市场价格，销售价格明显偏低，采购价格明显偏高，原始凭证缺乏计算依据，应该有的关联业务而凭证反映没有，采购的单位或原材料的供应商多次出现过于单一的现象。三、结论及建议（一）结论杜绝滥用职权、以权牟利的行为势在必行。消除人们“不拿白不拿”的思想，为企业树立良好的企业文化，改革企业的主旨制度，打造素质过硬的管理团队。目前的会计凭证监督不利导致：(1)首先导致企业成本的直接增加。道理非常简单：利润=收入-费用费用增加利润自然减少，这就是为什么有的公司实现了销售，但依旧处于亏损状态。主要是因为，管理费用中不合理成份太多的缘故。(2)其次导致间接成本的增加。公司为了加强管理监督势必会加大监控力度，从而导致企业成本增加。员工自己也会有不必要的支出。(3)成本不能领先就易失去市场份额，包括原有低端的市场份额。目前，药品市场竞争已经达到焦灼状态。原本制药行业是暴利行业，随着国家对药品的监控的不断加强，不合理销售渠道逐渐被堵死。制药行业出现了僧多粥少的局面。紧接而来的是制药行业内部的残酷竞争。没有成本优势就没有市场份额，没有市场份额就没有生存的土壤。如果加之质量也不如别人，恐怕只有被淘汰出局的命运了。(4)工作氛围遭到破坏。采购过程中的以个人利益为先的做法，使得整个供应链环节甚至整个公司人员的工作激情下降，也就是说工作本身不能对员工形成吸引力，大家更都想到的是如何提高自己在供应链中的地位从而增加自己的灰色收入，这种工作情绪导致整个供应链的工作甚至整个公司的工作出现一片混乱的境况，采购部门与其他部门很难协调工作。（二）建议在市场经济残酷的竞争中要想获得发展，必须努力提高企业的效益使得资金的收益稳步增长。加强管理，调动员工的积极性与创造性，让员工对企业有归宿感，这样才能真正提高企业的竞争力。外出采购，代表公司招待顾客，代表企业招标工程，为企业招聘员工等涉及到权利的业务常常会有人有机可乘，从而给企业带来不可估计的损失。社会上现在对工资有这样的一种算法：基本工资+奖金+报销=实际收入。可见，企业中用不正当凭证报销谋取利益的做法具有社会普遍性。有权利的地方就必须有制度加以约束，绝对的权力是导致腐败的根源，同时权利与义务也必须对等，这样才能做到公正合理，赏罚得当。只有明赏罚，才能激励员工为企业用心做事。采购是极其容易出现问题的行为，国家机构也普遍存在此类问题。但是面对这样的老大难问题也一直不能很好地解决。对于私营企业滥用凭证报销牟利的行为，我有以下建议：(1)采购人员的岗位实行轮换制或考核制。这样可以在一定程度上解决问题。对员工的采购物品性价比进行评估，制定绩效评估机制，考核员工为企业采购物品的能力。谁能够用最少的钱为公司购买最优质优量的商品谁就应当担任采购这个职务。这符合西方经济学中的竞争机制，从而各方力量的抗衡，能够达到均衡的一种状态，这样可以实现经济效率。(2)采购要符合程序。采购的物品必须先有企业有关部门的采购计划单，领导在计划单上签字认可后，采购员才可以照单采购。不能买回来后才找领导签字报销。这样可以在制度上防止有人拿自己的私人物品发票回公司报销。(3)做好验收入库工作，防止空进空出。有些审查人员碍于领导的脸面，往往将审查入库环节忽略，这便是最容易出现问题的根源。有些小企业并不是统一购买清洁类用品或其他观赏类物品例如，花卉。入库后也不是统一发放，而是采用极其便利的方式由部门自己购买，自己保存使用。这样很容易导致空进空出。故此，审查入库很有必要。(4)部分让利。古人云：“预先取之，必先与之。”例如，报销差旅费时公司可以指定相应的标准，超过部分报销百分之五十，节余部分百分之三十归个人。实践证明这个方法可以有效降低差旅费。(5)加重对违规分子的处罚。我们知道亚当斯密“经济人”理论认为：个人共有的本性是利己主义。当一个人在经济活动中面临若干不同的选择机会时，他总是追求最大化的利益。我们应该把人作为“经济人”，“理性人”为前提来